Zatrudnianie pracowników spoza Polski od dawna jest papierkiem lakmusowym kondycji polskiego rynku pracy, który - szczególnie po wybuchu wojny w Ukrainie - przechodzi bezprecedensową transformację. Od lutego 2022 roku do kraju napłynęło kilkumilionowe grono obywateli Ukrainy, a sektor usług wspólnych, budownictwo i logistyka praktycznie nie funkcjonowałyby dziś bez rąk do pracy z zagranicy. W ostatnich miesiącach obserwujemy jednak kolejną falę dyskusji: rząd zakończył bowiem etap konsultacji publicznych projektu ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców, Sejm X kadencji skierował do dalszych prac druk nr 949, a Prezydent 10 kwietnia 2025 roku podpisał Ustawę z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. W efekcie specjaliści HR muszą śledzić zmiany w zakresie zatrudniania cudzoziemców, by nadążyć za coraz bardziej cyfrowym, ale i bardziej restrykcyjnym systemem kontroli.
Choć konstrukcja ta pozornie działa, praktyka codziennej obsługi pracodawców obnażała jej mankamenty: zbyt długie kolejki w urzędach wojewódzkich, papierowy obieg dokumentów i rozproszone bazy danych. Nic dziwnego, że ustawodawca od lat przymierzał się do gruntownego przepisania całości - ostatecznie uznając, że prostsze będzie stworzenie nowej ustawy zamiast kolejnych nowelizacji. Tym samym Ustawa z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy została w całości uchylona i zastąpiona Ustawą z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP ustawą o rynku pracy i służbach zatrudnienia.
Polski model zatrudniania cudzoziemców dojrzewa: od ręcznej, papierowej obsługi po cyfrowy rejestr z predykcyjną analityką. Nowa ustawa z jednej strony likwiduje anachroniczne bariery (test rynku pracy, osobiste wizyty w urzędach), z drugiej - stawia na surowe sankcje i wysokie opłaty, przerzucając ciężar odpowiedzialności na przedsiębiorcę, który nie zbuduje u siebie kultury compliance. Jak podaje Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji, 1 czerwca 2025 r. weszły w życie ważne zmiany dotyczące zatrudniania cudzoziemców na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Nowe przepisy przyspieszają cały proces, chociażby przenosząc działania całkowicie do sieci za pośrednictwem usług portalu praca.gov.pl.
Obowiązująca podstawa prawna i nadchodzące zmiany
Aby zrozumieć, jak daleko idą przygotowywane reformy, warto najpierw uporządkować fundamenty. Zatrudnienie cudzoziemców w Polsce do tej pory regulowały przede wszystkim dwa akty: Ustawa z 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz Ustawa z 12 grudnia 2013 roku o cudzoziemcach. Pierwsza przesądza o zasadach wydawania zezwoleń na pracę (typy A-E) i oświadczeń o powierzeniu pracy obywatelom sześciu państw, druga natomiast kompleksowo normuje legalny pobyt. Od 18 listopada 2023 roku Polska wdrożyła także dyrektywę (UE) 2021/1883 o Niebieskiej Karcie, otwierając drogę wykwalifikowanym specjalistom do szybszej relokacji w ramach Unii.
Od 1 czerwca 2025 r. zmienią się zasady zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP, zastąpi dotychczas obowiązujące przepisy ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy. Pracodawcy powinni przygotować się na nowe obowiązki administracyjne, rozszerzone wymogi formalne oraz surowsze sankcje za naruszenie przepisów o zatrudnianiu cudzoziemców.
Ustawa z dnia 20 marca 2025 roku o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium RP
Według uzasadnienia projektu opublikowanego na stronie rządowej gov.pl fundamentem reformy ma być pełna elektronizacja postępowań. Wszystkie wnioski o pozwolenia na pracę, przedłużenia czy zmianę warunków zatrudnienia trafią wyłącznie do nowego systemu teleinformatycznego, a przedsiębiorcy będą potwierdzać je podpisem kwalifikowanym lub Profilem Zaufanym.
Niezwykle nośnym medialnie punktem stała się zapowiedź odejścia od tzw. testu rynku pracy. Do tej pory starosta weryfikował, czy na dane stanowisko nie znajdzie się kandydat z Polski lub UE; nowelizacja rezygnuje z tego wymogu, argumentując konieczność przyspieszenia procedur w branżach o systemowym deficycie kadr. Jednocześnie ustawodawca wprowadza wyższą odpowiedzialność finansową pracodawcy: od 2026 roku opłata za wniosek o zezwolenie może wzrosnąć do równowartości minimalnego wynagrodzenia, co przy prognozie 4626 zł oznacza obciążenie kilkunastokrotnie wyższe niż obecne 100 zł za wniosek powyżej trzech miesięcy. W przypadku pracowników sezonowych opłata za wniosek może wynieść maksymalnie 10% wynagrodzenia minimalnego. Wysokość zostanie określona przez ministerstwo.
Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zasadniczo nie zawiera przepisów umożliwiających legalne zatrudnienie w ramach zezwoleń na pracę cudzoziemców przebywających na terytorium Polski na podstawie wizy wydanej przez inne państwo strefy Schengen (art. 3 ust. 2 ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców). Jak wskazano w uzasadnieniu projektu tej ustawy, jest to działanie celowe, wynikające z dotychczas rosnącej lawinowo skali nieprawidłowości dotyczących wykorzystywania wiz wydawanych przez inne państwo obszaru Schengen do legalizacji pobytu cudzoziemców na terytorium Polski na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy bez związku z wykonywaniem pracy. Nie będzie możliwe legalne zatrudnienie w ramach zezwoleń na pracę cudzoziemców przebywających w Polsce na podstawie wizy wydanej przez inne państwo strefy Schengen.
Pobyt w Polsce w ramach ruchu bezwizowego z określonych przez ministra ds. pracy państw nie będzie mógł być podstawą do wykonywania legalnie pracy na terytorium RP. Nowe przepisy wprowadzają restrykcyjne podejście, zgodnie z którym pobyt w Polsce musi być oparty na polskim tytule pobytowym, jeśli ma być połączony z legalnym wykonywaniem pracy.
W efekcie, w większości branż umowy cywilnoprawne mogą stracić na atrakcyjności jako forma zatrudnienia cudzoziemców. Pracodawcy i zleceniodawcy będą zmuszeni do częstszego sięgania po umowy o pracę, które - choć mniej elastyczne - zapewniają zgodność z nowymi regulacjami.
Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza pełną elektronizację procedur związanych z legalizacją pracy cudzoziemców. Wnioski o wydanie zezwolenia na pracę oraz dokumenty dotyczące wniosku będzie można składać wyłącznie za pomocą systemu teleinformatycznego. Wnioski złożone w inny sposób będą pozostawiane bez rozpoznania (art. 8 ust. 2-5 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej).
Ustawa o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej nakłada na pracodawców kilka nowych obowiązków informacyjnych, m.in.:
- przekazywanie kopii umów - pracodawca będzie musiał przekazać organowi, który wydał zezwolenie na pracę, kopię umowy z cudzoziemcem w języku polskim przed powierzeniem mu pracy,
- powiadomienie wojewody o zmianach sytuacji - nowa regulacja skraca dotychczasowy okres na powiadomienie z 3 do 2 miesięcy i wprowadza obowiązek powiadomienia organu, jeżeli cudzoziemiec: nie podejmie pracy w ciągu 2 miesięcy (dotychczas były to 3 miesiące) od początkowej daty ważności zezwolenia, przerwie pracę na okres przekraczający 2 miesiące (dotychczas były to 3 miesiące), zakończy pracę wcześniej niż 2 miesiące (dotychczas były to 3 miesiące) przed upływem okresu ważności zezwolenia;
- powiadomienie starosty dotyczące oświadczenia - regulacja utrzymuje istniejący obowiązek powiadamiania starosty o statusie zatrudnienia cudzoziemca, ale z dokładniejszym określeniem terminów: 7 dni na powiadomienie o podjęciu pracy przez cudzoziemca (termin pozostaje bez zmian), 14 dni na powiadomienie o niepodjęciu pracy przez cudzoziemca (wydłużenie terminu);
- informowanie wojewody o zakończeniu pracy na podstawie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę - ustawa wprowadza dla pracodawców nowy obowiązek informowania wojewody o utracie pracy przez cudzoziemca posiadającego zezwolenie na pobyt czasowy i pracę. Dotychczas obowiązek ten spoczywał wyłącznie na cudzoziemcu, teraz odpowiedzialność jest podzielona - pracodawca ma obowiązek poinformować właściwy urząd wojewódzki w ciągu 15 dni od zakończenia zatrudnienia. Jest to istotna zmiana, która wymaga od pracodawców monitorowania nie tylko statusu zezwoleń na pracę, ale również zezwoleń pobytowych pracowników.
Nowe przepisy od 1 czerwca 2025 r. znacząco podnoszą kary za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców. Mianowicie kto nielegalnie powierza pracę cudzoziemcowi, podlega karze grzywny od 3000 zł do 50 000 zł (art. 84 ust. 1 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej). Przy czym karę wymierza się w kwocie nie niższej niż 3000 zł za każdego cudzoziemca (art. 84 ust. 13 ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej). Nie podlega karze za powierzenie pracy cudzoziemcowi nieposiadającemu ważnej wizy lub innego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej ten, kto, zatrudniając cudzoziemca, spełnił łącznie następujące warunki: wypełnił obowiązki uzyskania od cudzoziemca przedstawienia przed rozpoczęciem pracy ważnego dokumentu uprawniającego do pobytu na terytorium Polski i przechowywania ich kopii przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca i 2 lata po jego zakończeniu, chyba że wiedział, iż przedstawiony dokument został sfałszowany, zgłosił cudzoziemca, którego zatrudnił, do ubezpieczeń społecznych, o ile taki obowiązek wynika z przepisów. Nielegalne zatrudnienie to nie tylko zatrudnienie bez zezwolenia, ale także zatrudnienie na innych warunkach lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu. Nawet niewielka zmiana zakresu obowiązków cudzoziemca bez aktualizacji zezwolenia może narazić pracodawcę na odpowiedzialność za nielegalne zatrudnienie.
Nowe warunki dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom
Zatrudnienie cudzoziemców to nie tylko różnice kulturowe. Po ostatnich zmianach w Kodeksie pracy doprecyzowano, w jakich warunkach powierzenie wykonywania pracy cudzoziemcowi będzie możliwe. Przede wszystkim cudzoziemiec musi legalnie przebywać na terytorium Polski, a jego pobyt musi umożliwiać podjęcie pracy. Osoby przebywające w Polsce na podstawie wiz turystycznych, edukacyjnych (nie dotyczy studentów studiów magisterskich) czy w ramach wydarzeń kulturalnych, nie będą mogły pracować, nawet jeśli mają ważną wizę wydaną przez inne państwo strefy Schengen. Kolejnym warunkiem dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom jest zawarcie odpowiedniej umowy - umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.
Wizy, studenci, programy wymiany - kto może, a kto nie może pracować?
Możliwość zatrudnienia cudzoziemca zależy od rodzaju posiadanej wizy lub podstawy pobytu. Wiza długoterminowa wydana przez inne państwo strefy Schengen (np. w celach edukacyjnych, turystycznych czy religijnych) niestety nie uprawnia automatycznie do pracy w Polsce. Wyjątkiem są m.in. studenci jednolitych studiów magisterskich i uczestnicy programów wymiany kulturalnej, którzy mogą podejmować pracę wakacyjną w ramach bardzo konkretnych warunków. Osoby, które są objęte ochroną czasową lub mają pobyt rezydenta długoterminowego UE, również mogą być zatrudniane - zgodnie z przepisami o dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom.
Niebieska Karta UE - szybka ścieżka dla wysokokwalifikowanych specjalistów
Od 18 listopada 2023 roku funkcjonuje już zmodernizowana procedura EU Blue Card. Nowelizacja polskiej ustawy o cudzoziemcach wprowadziła możliwość zmiany pracodawcy po 6 miesiącach, niższy próg wynagrodzenia (od 2025 roku 1,0 zamiast 1,5 × średniej krajowej) oraz ułatwiła samozatrudnienie. Implementacja dyrektywy umożliwia też krótkoterminową mobilność w całej UE bez dodatkowych zgód, jeśli cudzoziemiec spędził w Polsce co najmniej 12 miesięcy. Firmy IT mogą więc planować transfer wewnątrzkorporacyjny w ramach jednolitego łańcucha wartości, minimalizując liczbę procedur.
Od 1 czerwca 2025 r. zmieniają się zasady wydawania Niebieskiej Karty UE - specjalnego zezwolenia na pobyt czasowy i pracę w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji. Cudzoziemiec, który uzyska takie zezwolenie, otrzymuje kartę pobytu z odpowiednią adnotacją, wydaną przez wojewodę, uprawniającą do legalnego pobytu i pracy na całym terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Zezwolenia na pobyt czasowy i pracę - co się zmienia?
Jeśli planujesz dłuższy pobyt i pracę w Polsce, nadal konieczne będzie uzyskanie zezwolenia na pobyt czasowy i pracę. Zmiany obejmują m.in. doprecyzowanie tego, co trzeba wykazać przy składaniu wniosku o zezwolenie na pracę. Chodzi np. o podanie celu zatrudnienia, dołączenie oferty pracy lub umowy z dokładnym opisem obowiązków, miejsca pracy i wymiaru etatu. Przy zawodach wymagających wysokich kwalifikacji potrzebne będą też dokumenty potwierdzające wykształcenie, uprawnienia lub doświadczenie.
Jeśli cudzoziemiec zakończy pracę lub straci zatrudnienie, pracodawca ma obowiązek zgłoszenia tego do urzędu. W niektórych sytuacjach, jeśli jako obcokrajowiec nie podejmiesz nowej pracy, konieczne będzie zakończenie pobytu.
Praca sezonowa - dodatkowy obowiązek od 1 lipca
Od 1 lipca 2025 r. w przypadku zatrudniania cudzoziemców do prac sezonowych pojawił się nowy obowiązek: przekazanie kopii umowy do urzędu pracy. Ma to zwiększyć kontrolę i zapobiec nadużyciom w tej formie zatrudnienia.
Zatrudnianie cudzoziemców a likwidacja testu rynku pracy
Jedną z najważniejszych zmian po 1 czerwca 2025 r. jest likwidacja testu rynku pracy. Dotychczas pracodawca musiał uzyskać z powiatowego urzędu pracy informację, że nie ma możliwości zatrudnienia obywatela Polski lub UE na dane stanowisko. Ten obowiązek został zniesiony, co ma znacznie uprościć zasady zatrudniania cudzoziemców.
Projekt przewiduje pierwszeństwo w rozpatrywaniu spraw o wydanie zezwolenia na pracę dla pracodawców mających strategiczne znaczenie dla polskiej gospodarki. Obecnie oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelom Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji oraz Ukrainy można zarejestrować na okres 6 miesięcy w okresie kolejnych 12 miesięcy. Projekt przewiduje wydłużenie tego okresu aż do 24 miesięcy oraz likwidację 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego. Przewiduje się również możliwość powierzenia pracy w określonych zawodach cudzoziemcom nie będącym obywatelami ww. Projekt przewiduje przyspieszoną ścieżkę wydawania wiz krajowych w celu wykonywania pracy oraz na tzw. “oświadczeniach” o powierzeniu wykonywania pracy na podstawie listy określonych w rozporządzeniu państw, których obywatele będą mogli zostać przyjęci poza kolejnością. Projekt został skierowany do Sejmu, a nowe przepisy mają wejść w życie 14 dni po ich ogłoszeniu.
Praca cudzoziemców na terytorium Polski na podstawie umów cywilnoprawnych i umów o pracę
Cudzoziemcy mogą być zatrudniani w Polsce zarówno na podstawie umowy o pracę, jak i umowy cywilnoprawnej - pod warunkiem że pozwalają na to przepisy oraz warunki pobytu danej osoby. Warto upewnić się, jaka forma zatrudnienia będzie możliwa w Twoim przypadku.
Taka umowa musi być zawarta na piśmie przed rozpoczęciem pracy i przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca. Niezbędne jest też, by warunki wykonywania pracy - w szczególności zakres obowiązków, wynagrodzenie oraz okres wykonywania pracy - były zgodne z treścią zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi.
W przypadku zmiany warunków (np. zwiększenia liczby godzin pracy), pracodawca ma obowiązek proporcjonalnie zwiększyć wynagrodzenie i - jeśli dotyczy - dokonać odpowiednich zgłoszeń do urzędów. Niedopuszczalne jest oczywiście powierzanie pracy osobie, która nie spełnia wymogów legalnego pobytu lub nie posiada zezwolenia na pracę.
Obowiązki informacyjne pracodawców
Od 1 czerwca 2025 r. pracodawcy powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi muszą spełnić szereg obowiązków informacyjnych. Warto je znać, nawet jeśli to Ty ubiegasz się o pracę. Obowiązki te obejmują m.in.:
- przesłanie kopii umowy przed rozpoczęciem pracy,
- złożenie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi - najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy,
- poinformowanie o podjęciu pracy przez cudzoziemca - w terminie 7 dni,
- poinformowanie o niepodjęciu pracy - w terminie 14 dni od planowanej daty rozpoczęcia,
- zgłoszenie każdej zmiany warunków zatrudnienia, takich jak zwiększenie wymiaru czasu pracy, wynagrodzenia lub zmiana stanowiska - w terminie 7 dni od dokonania zmiany,
- dostarczenie kopii zezwolenia na pracę lub zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, jeśli takie zezwolenie było wymagane,
- poinformowanie o zakończeniu pracy przed czasem.
Pełną listę obowiązków z wyznaczonymi datami znajdziesz tutaj.
Wszystkie te wnioski i dokumenty, choć składane online, trafiają zawsze do właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy powiatowego urzędu pracy (w przypadku oświadczeń) lub do wojewody (jeśli dotyczą zezwoleń na pobyt czasowy i pracę). Niezależnie od tego, czy zatrudniasz cudzoziemca, czy to Ty podejmujesz pracę jako obcokrajowiec, pamiętaj o upewnieniu się, że powyższe punkty zostały wypełnione. Niedopełnienie tych obowiązków - nawet formalnych - może skutkować uznaniem zatrudnienia za nielegalne, co wiąże się z sankcjami dla pracodawcy i konsekwencjami dla cudzoziemca (np. odmową przedłużenia pobytu).
Zmiany dla agencji zatrudnienia
Zaktualizowane przepisy wzmacniają również kontrolę nad pośrednictwem pracy. Firmy zajmujące się pośrednictwem w zatrudnianiu cudzoziemców muszą być wpisane do rejestru agencji zatrudnienia i prowadzić swoją działalność przynajmniej od 2 lat.
Agencje funkcjonujące już przed 1 czerwca 2025 r. muszą zaktualizować swój wpis w Krajowym Rejestrze Agencji Zatrudnienia do 31 sierpnia 2025 r., by móc kontynuować pośrednictwo lub organizację pracy tymczasowej dla cudzoziemców; brak reakcji poskutkuje utratą prawa do takich usług.
Oświadczenie o powierzeniu pracy - dłużej, wygodniej, ale nie dla wszystkich
Najpopularniejszą ścieżką legalizacji zatrudnienia obywateli Ukrainy, Białorusi, Gruzji, Mołdawii i Armenii pozostaje oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Co ważne, rejestracja oświadczeń odbywa się już wyłącznie online poprzez portal praca.gov.pl i wymaga kwalifikowanego podpisu lub Profilu Zaufanego, natomiast dokument przychodzi w formie elektronicznego pliku możliwego do okazania w PDF w trakcie kontroli.
Jak już wspomniano, warunkiem zatrudnienia np. obywatela Ukrainy w Polsce jest uzyskanie przez pracodawcę stosownego oświadczenia, które następnie wpisywane jest do konkretnego rejestru. Pracodawca składa oświadczenie w powiatowym urzędzie pracy właściwym ze względu na siedzibę lub miejsce pobytu stałego. Należy zaznaczyć, że siedziba dotyczy osób prawnych, a pobyt stały osób fizycznych.
Oświadczenia mogą być rejestrowane tylko w przypadku podklas PKD niewymienionych w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2017 r. w sprawie podklas działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD), w których wydawane są zezwolenia na pracę sezonową cudzoziemca. Pracodawca nie może więc prowadzić działalności sezonowej.
Oświadczenie składa się poprzez stronę internetową danego urzędu pracy. Do wniosku należy dołączyć załączniki takie jak:
- dowód dokonania wpłaty za wpis oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi - obecnie wynosi ona 100 zł. Wpłaty należy dokonać przed złożeniem wniosku, a w przelewie powinna znaleźć się nazwa firmy, natomiast w tytule najczęściej jest to imię i nazwisko cudzoziemca;
- oświadczenie o niekaralności, a dokładnie oświadczenie podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi dotyczące okoliczności, o których mowa w art. 88z ust. 5 pkt 1-6 Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
- ważny dokument tożsamości;
- kopię wszystkich wypełnionych stron ważnego dokumentu podróży cudzoziemca lub kopię innego ważnego dokumentu tożsamości cudzoziemca, a jeżeli cudzoziemiec nie przebywa na terytorium RP - kopię stron dokumentu podróży z danymi osobowymi cudzoziemca.
Wydanie oświadczenia
Wpisanie do ewidencji następuje w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania oświadczenia, chyba że prowadzone jest postępowanie wyjaśniające - wówczas wpisanie następuje do 30 dni. Decyzja odmowna może być w przypadku, gdy podmiot powierzający pracę był karany w związku z powierzeniem pracy cudzoziemcom, tj. dopuścił się przestępstw lub poważnych naruszeń przepisów w zakresie zatrudniania cudzoziemców lub niektórych przepisów Kodeksu karnego.
Samo oświadczenie nie jest wystarczające do legalnej pracy w Polsce - cudzoziemiec musi jeszcze posiadać tytuł pobytowy pozwalający na pracę (np. odpowiednia wiza lub zezwolenie na pobyt czasowy, przebywanie w ruchu bezwizowym do 90 dni w ciągu kolejnych 180 dni).
Wpisu do ewidencji zatrudniająca osoba fizyczna może także nie uzyskać, jeżeli urząd uzna pozorność złożenia dokumentu oraz w przypadku gdy firma nie dopełnia obowiązków związanych z prowadzeniem działalności lub powierzeniem pracy, np. nie posiada środków na pokrycie zobowiązań wynikających z powierzenia pracy, nie prowadzi działalności uzasadniającej powierzenie pracy, zalega z odprowadzaniem składek m.in. na ubezpieczenie społeczne, zalega z uiszczeniem podatków.
Otrzymanie oświadczenia - dalsze obowiązki
Po otrzymaniu wpisu osoba fizyczna zatrudniająca cudzoziemca powinna wykonać kilka ważnych obowiązków. Przede wszystkim należy poinformować pisemnie powiatowy urząd pracy o podjęciu lub niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w oświadczeniu. Dodatkowo pracodawca jest także zobligowany do zawarcia umowy pisemnej z cudzoziemcem. Umowa ta powinna być dla cudzoziemca zrozumiała i zawierać wszystkie warunki, jakie są zawarte w oświadczeniu. Zatrudniający powinien oczywiście pamiętać o wypełnieniu wszystkich obowiązków względem tego pracownika, czyli np. zgłoszeniu do ubezpieczeń. Jeśli pracodawca chce kontynuować umowę o pracę z cudzoziemcem, może złożyć do wojewody wniosek o wydanie zezwolenia na pracę. Zezwolenie takie wydawane jest w trybie uproszczonym, tj. z pominięciem tzw. testu rynku pracy. Co ważne, w takim przypadku pracownik ten będzie mógł legalnie wykonywać pracę u tego podmiotu podczas oczekiwania na decyzję z urzędu.
Zezwolenia na pracę typów A-E - krótsze terminy, ale nowe opłaty
Wiosną 2024 roku Ministerstwo Rodziny ogłosiło, że docelowy czas rozpatrywania wniosku o zezwolenie spadnie do 30 dni, a złożony elektronicznie wniosek z kompletem dokumentów będzie traktowany jako „milcząca zgoda” po upływie 60 dni. Jednocześnie przewidziano jednorazową opłatę w wysokości 50 zł za wnioski do 3 miesięcy i 100 zł powyżej tego terminu do momentu wejścia w życie nowych stawek z minimalnym wynagrodzeniem w roli punktu odniesienia.
W przypadku potwierdzenia miejsca zamieszkania, brak jasnych wytycznych oraz zmieniające się możliwości i preferencje mieszkaniowe powodują, że w zdarzeniu z urzędniczą praktyką dostarczane dokumenty (np. Proponowane zmiany odzwierciedlają realia społeczne i mogę przynieść faktyczną korzyść polegającą na skróceniu trwania czasu procedury (m.in. z powodu mniejszej liczby wymaganych dokumentów, braku dodatkowych wezwań do strony urzędu i wyjaśnień ze strony wnioskodawców np. w zakresie miejsca zamieszkania w Polsce). Podobny wpływ może mieć zmiana w zakresie poziomu dostarczenia dowodu otrzymywania wynagrodzenia przez cudzoziemca. Obecnie w przypadku zmiany pracodawcy wymaga się od cudzoziemca uzyskania nowego zezwolenia na pobyt czasowy. To powoduje, że liczba spraw rozpatrywanych przez urząd wojewódzki rośnie, w wraz z nią długość postępowań. Umożliwienie dokonania zmiany decyzji w zakresie pracodawcy (na wzór przepisów dotyczących „Niebieskiej Karty”) mogłoby pozytywnie wpłynąć pozytywnie na liczbę spraw poprzez transparentność postępowań i większą elastyczność procedur. Podobnie jak możliwość wpisania do decyzji (w miejsce pracodawcy) tytułu do wykonywania pracy bez zezwolenia (np.
Elektronizacja i centralny rejestr legalizacji pracy
Nowa ustawa tworzy Centralny Rejestr Zatrudniania Cudzoziemców (CRZC), w którym wojewodowie, powiatowe urzędy pracy i Straż Graniczna będą zamieszczać informacje o każdej decyzji, zgłoszeniu i wyniku kontroli. Pracodawca uzyska dostęp do portalu, widząc status wniosków i alerty o zbliżającym się końcu ważności dokumentów. System zostanie zintegrowany z bazą PESEL 2.0 oraz ePUAP, co pozwoli na automatyczne przypisywanie numeru PESEL zatrudnionemu cudzoziemcowi po uzyskaniu zezwolenia.
Nowe role PIP i Straży Granicznej - kontrole predykcyjne
Ustawodawca idzie śladem skarbówki i zapowiada predykcyjny dobór podmiotów do kontroli - CRZC ma generować listy przedsiębiorstw z nietypową rotacją zezwoleń, liczbą anulowań lub wygaśnięć, a także podejrzanymi wahaniami wynagrodzeń. Inspektor będzie mógł sprawdzić stan faktyczny bez zapowiedzi i nałożyć grzywnę w maksymalnej wysokości 50 000 zł za każdą osobę, jeśli okaże się, że pracownik wykonuje inne obowiązki niż wskazane w zezwoleniu lub pracodawca nie przekazał mu umowy w języku zrozumiałym.
Minimalne wynagrodzenie i warunki pracy - indeksacja i raportowanie
Nowa ustawa utrzymuje zasadę, że cudzoziemcowi wolno proponować wynagrodzenie nie niższe niż to, które otrzymują pracownicy lokalni na porównywalnym stanowisku. Od 2025 roku służby zatrudnienia chcą jednak weryfikować mediany płac na podstawie danych ZUS i GUS; jeśli deklarowana pensja okaże się rażąco zaniżona wobec średniej branżowej, urząd będzie mógł wydać decyzję odmowną.
Praktyczne konsekwencje dla pracodawcy
Dla działów HR oznacza to konieczność skrupulatnego przekładania kodów stanowiskowych ISCO-08, monitorowania opóźnień w autoryzacji wniosków w CRZC oraz ścisłej współpracy z działem księgowości. W praktyce warto wdrożyć procedurę 4 kroków: elektroniczna check‑lista dokumentów, przypomnienia kalendarzowe na 90/60/30 dni przed końcem zezwolenia, roczny audyt wypłacanych wynagrodzeń i dwupoziomowe archiwum (plik PDF w systemie kadrowym plus backup w chmurze zgodny z RODO).
Perspektywa pracownika spoza UE - większa mobilność, szybsze rozpatrywanie, ale i wyższy koszt
Cudzoziemcy zyskują możliwość dłuższej pracy na podstawie oświadczenia, krótszych kolejek w urzędach i łatwiejszej relokacji w ramach UE, jednak muszą liczyć się z tym, że część kosztu administracyjnego przerzucona zostanie na nich poprzez nową tabelę opłat. Już dziś firmy outsourcingowe alarmują, że wzrost kosztu pozwolenia do ponad 4000 złotych może wypchnąć mikroprzedsiębiorców z rynku usług prostych: sprzątania, ochrony czy gastronomii.
Rekomendacje - jak przygotować firmę na zmiany w zakresie zatrudniania cudzoziemców?
Warto przeprowadzić audyt aktualnych zezwoleń, ustandaryzować nazewnictwo stanowisk według ISCO‑08, odświeżyć procedurę onboardingową tak, aby każdy dokument istniał w dwóch językach, oraz stworzyć wewnętrzny dashboard, który zaciąga dane z CRZC. Równolegle należy zabezpieczyć budżet na potencjalne, wyższe koszty administracyjne i uwrażliwić kierowników liniowych, że praca na innych warunkach niż określone w zezwoleniu rodzi natychmiastowe ryzyko grzywny. W ostatnim kroku uprzedźmy zarząd, że przyszłe obciążenie finansowe możemy częściowo skompensować skróceniem procedury rekrutacji - tańsze będzie pozyskanie pracownika w 30 dni zamiast 120 dni przestoju operacyjnego.
Zatrudnianie CUDZOZIEMCÓW w Polsce 2026: nowe zasady od 5 marca! | Ihor Isakov | Tax Safe
Eksperci PwC szacują, że polski rynek pracy będzie potrzebował ok. 1,5 mln pracowników do 2025 roku. Luka na rynku pracy powiększa się, bo firmy chcą się rozwijać, a jednocześnie Polska starzeje się - czyli więcej osób odchodzi z rynku pracy, niż na niego trafia. Nadzieją są cudzoziemcy, ale obecne procedury ich zatrudniania są niejasne i skomplikowane, a cały proces trwa zbyt długo. Potrzeba zmian.
Polskie firmy mierzą się nie tylko z lokalną konkurencją o pracownika, ale i zagraniczną. Krajem, który bardzo potrzebuje siły roboczej są np. Niemcy, które wprowadzają daleko idące ułatwienia np. dla pracowników z Ukrainy. Z szacunków PwC wynika, że do 2025 r. na krajowym rynku pracy może brakować nawet 1,5 mln osób. Oznacza to konieczność zatrudniania dodatkowo każdego roku ponad 300 tys. pracowników.
Sama procedura u wojewody najszybciej przebiega w Krakowie - 30 dni, najdłużej w Katowicach i Wrocławiu 60-90 dni. Dokumenty, które trzeba zgromadzić, są różne w poszczególnych regionach kraju - wynika to z rozbieżności interpretacyjnych ustawy. - Tak być nie powinno. Dziś pracodawca, który chce zatrudnić kilkudziesięciu pracowników w dwóch różnych oddziałach, musi inaczej przygotować się do tych procedur i zgromadzić inne dokumenty - mówi Jadwiga Chorązka. - Przepisy dotyczące zatrudniania cudzoziemców niestety nie nadążają za potrzebami biznesu. W ostatnim czasie pojawiły się pewne ułatwienia, jednak z naszej praktyki współpracy z przedsiębiorcami wynika, że nadal procedury są niejasne i skomplikowane, a cały proces trwa zbyt długo - zauważa Agnieszka Kucharska, menedżer w dziale prawno-podatkowym PwC, ekspert ds. legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce.
Jest bardzo wiele obszarów, w których potrzebne są zmiany i usprawnienia. - Warto zacząć od stworzenia jednolitych systemów wydawania dokumentów legalizujących pracę w Polsce - mówi Filip Kowalski, ekspert w zespole PwC ds. legalizacji pracy i pobytu cudzoziemców w Polsce. Dodaje, że niezwykle istotne jest także wprowadzenie skróconej ścieżki uzyskania zezwoleń na pracę dla firm szczególnie istotnych z punktu widzenia gospodarki w danym regionie, a także rozszerzenie listy państw, których obywatele mogliby korzystać z podjęcia pracy na podstawie oświadczeń.
Cudzoziemcy nie tylko chętnie przyjeżdżają do pracy w Polsce, ale chcą u nas zostać dłużej. Od 2 lat Polska jest liderem w UE, jeśli chodzi o liczbę wydanych obcokrajowcom zezwoleń na pobyt (tzw. karty pobytu). W porównaniu z 2013 r. liczba udzielonych zezwoleń na pobyt w związku z wykonywaniem działalności zarobkowej w naszym kraju w 2017 r. wzrosła aż o 321%. Do Polski najczęściej przyjeżdżają obywatele Ukrainy, w ostatnich latach widoczny jest dodatkowo dynamiczny wzrost liczby pracowników z Białorusi i Indii. Co ważne, coraz więcej cudzoziemców pracuje w Polsce legalnie. Na koniec III kwartału 2018 r. liczba osób spoza Polski zarejestrowanych z ZUS wynosiła niemal 570 tys.
Liczba zezwoleń rośnie bardzo dynamicznie. Nie mamy jeszcze danych za 2018 rok, ale szacuje się, że wydanych mogło zostać nawet ponad 300 tys. Dla porównania - w 2017 wydano ich 235 626, a jeszcze w 2013 roku - niecałe 40 tys.
PwC szacuje, że w 2020 roku takich zezwoleń może być ok. 450 tys., a w 2025 roku - nawet 740 tys. W procedurze uproszczonej w 2013 roku zarejestrowano ok. 235 tys. PwC spodziewa się, że w 2025 r. w ciągu roku może ich być nawet ponad 4 mln. Ponad 90 proc. wszystkich oświadczeń wydaje się dla obywateli Ukrainy.
- Albo znacząco zwiększymy potencjał urzędów, albo je zinformatyzujemy, albo zmienimy procedury. Innego wyjścia nie ma - mówi Mariusz Ignatowicz. Urzędy już teraz zalane są wnioskami, a same mają problemy kadrowe i nie radzą sobie z ich obsługą. Eksperci PwC podkreślają, że uszczelnienie systemu z początkiem 2018 roku przyniosło istotne zmiany. Wcześniej nawet 70 proc. cudzoziemców, którym wydano oświadczenie, nie podejmowało pracy. Teraz proporcje odwróciły się i wśród osób, którym urząd pracy zarejestrował oświadczenie pracy nie podejmuje ok. 1/3.
Jeszcze 10-12 lat temu polskie firmy poszukiwały za granicą głównie specjalistów wysokiej klasy. Dziś potrzeba pracowników wszystkich szczebli, a zmiany demograficzne sprawiają, że z niedoborem pracowników zmagają się wszystkie branże. W kolejnych latach sytuacja będzie jeszcze trudniejsza. Zmieniają się też cudzoziemcy, którzy przyjeżdżają do Polski. Kiedyś cudzoziemiec przyjeżdżał, pracował u jednego pracodawcy, a zarobione pieniądze wysyłała rodzinie. Dziś coraz częściej cudzoziemcy osiedlają się w Polsce stają się takim samym zasobem, jak pracownik krajowy.
tags: #pwc #zatrudnienie #cudzoziemca