Stanowisko sekretarza w jednostkach samorządu terytorialnego (JST) jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania urzędu. Regulacje prawne dotyczące zatrudnienia, obowiązków i wymagań stawianych kandydatom na to stanowisko są szczegółowo określone w ustawie o pracownikach samorządowych. Zrozumienie tych przepisów jest niezbędne dla prawidłowego obsadzenia tej ważnej funkcji.
Podstawa zatrudnienia i status prawny
W obowiązującym stanie prawnym stanowisko sekretarza miasta, gminy, powiatu czy województwa jest zaliczane do grupy tzw. pozostałych pracowników samorządowych. Podstawą nawiązania stosunku pracy z sekretarzem jest umowa o pracę, co stanowi wymóg ustawowy wynikający z art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (u.p.s.). Sekretarz podlega bezpośrednio kierownikowi urzędu (wójtowi, burmistrzowi, prezydentowi, staroście, marszałkowi), który może go upoważnić do wykonywania w jego imieniu określonych zadań, zwłaszcza z zakresu organizacji pracy urzędu i zarządzania zasobami ludzkimi.
Warto podkreślić, że z uwagi na hierarchię służbową, niemożliwe jest jednoczesne pełnienie funkcji wójta i sekretarza przez tę samą osobę. Pracownik zatrudniony jako sekretarz może jednak skorzystać z urlopu bezpłatnego na czas pełnienia funkcji wójta. Rozpoczęcie pracy na stanowisku z wyboru nie powoduje automatycznego wygaśnięcia umowy o pracę, gdyż do wygaśnięcia stosunku pracy prowadzą jedynie ściśle określone zdarzenia prawne.
Wymagania kwalifikacyjne dla kandydata na stanowisko sekretarza
Stanowisko sekretarza jest traktowane jako stanowisko kierownicze urzędnicze, co wiąże się ze specyficznymi i wyższymi wymaganiami kwalifikacyjnymi w porównaniu do innych stanowisk urzędniczych.
Wykształcenie
Osoba zatrudniona na stanowisku sekretarza musi posiadać wykształcenie wyższe pierwszego lub drugiego stopnia w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym. Oznacza to ukończenie studiów potwierdzone dyplomem licencjata, inżyniera, magistra lub równorzędnym, w zakresie umożliwiającym wykonywanie zadań na tym stanowisku.
Staż pracy
Minimalny staż pracy wymagany od kandydata na stanowisko sekretarza jest wyższy niż w przypadku innych stanowisk kierowniczych. Zgodnie z art. 5 ust. 2 u.p.s., kandydat powinien legitymować się:
- Co najmniej czteroletnim stażem pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach samorządowych, w tym co najmniej dwuletnim stażem pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w tych jednostkach.
- Lub co najmniej czteroletnim stażem pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach samorządowych oraz co najmniej dwuletnim stażem pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych.
Warto zaznaczyć, że wymagany staż pracy odnosi się do pracy w określonych urzędach i jednostkach, a nie do ogólnego stażu pracy.
Pozostałe wymagania
Oprócz wykształcenia i stażu pracy, kandydat na stanowisko sekretarza musi spełniać ogólne wymogi stawiane pracownikom samorządowym, określone w art. 6 u.p.s.:
- Obywatelstwo polskie (z zastrzeżeniem dotyczącym obywateli UE i innych państw, którzy mogą być zatrudnieni na stanowiskach niepowiązanych bezpośrednio z wykonywaniem władzy publicznej).
- Pełna zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych.
- Niekaralność prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe.
- Cieszenie się nieposzlakowaną opinią.
Nieposzlakowana opinia i niekaralność
Wymóg posiadania „nieposzlakowanej opinii” jest klauzulą generalną, która odnosi się do postawy kandydata zarówno w życiu zawodowym, jak i prywatnym. Obejmuje takie cechy jak uczciwość, rzetelność, odpowiedzialność, spolegliwość. Utrata nieposzlakowanej opinii może stanowić przeszkodę w zatrudnieniu lub prowadzić do zwolnienia z pracy.
Niekaralność za umyślne przestępstwa jest warunkiem koniecznym do zatrudnienia. W przypadku skazania prawomocnym wyrokiem sądu za takie przestępstwa, właściwy organ JST jest zobowiązany do rozwiązania umowy o pracę z sekretarzem w ciągu miesiąca od uzyskania informacji o skazaniu.
Procedura zatrudnienia na stanowisko sekretarza
Co do zasady, stanowisko sekretarza obsadzane jest w drodze otwartego naboru. Nabór kandydatów na wolne stanowisko przeprowadza się nie później niż w ciągu 3 miesięcy od zwolnienia stanowiska.
Wyjątki od procedury naboru
Istnieją sytuacje, w których nie jest wymagane przeprowadzanie procedury naborowej:
- Zastępstwo za nieobecnego pracownika: Na podstawie art. 12 ust. 2 u.p.s., nie wymaga się naboru w celu zatrudnienia osoby na zastępstwo w związku z usprawiedliwioną nieobecnością pracownika samorządowego. Należy jednak pamiętać, że osoba zatrudniona w zastępstwie musi spełniać wymagania kwalifikacyjne do pracy na tym stanowisku.
- Awans wewnętrzny: Choć istnieją odmienne interpretacje, Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (MAC) stoi na stanowisku, że ustawodawca nie zabrania zatrudnienia sekretarza w drodze tzw. awansu wewnętrznego, pod warunkiem spełnienia wymogów kwalifikacyjnych. Stanowisko sekretarza jest bowiem zaliczane do kierowniczych stanowisk urzędniczych, a ustawa premiuje przeniesienie pracownika na wyższe stanowisko.
W przypadku obsadzenia stanowiska sekretarza przez zastępcę wójta w niepełnym wymiarze etatu, dopuszczalne jest zatrudnienie, jednakże wyłącznie w trybie konkursowym, a nie poprzez awans wewnętrzny.
Obowiązki sekretarza
Główne obowiązki sekretarza obejmują:
- Zapewnienie właściwej organizacji pracy urzędu.
- Realizowanie polityki zarządzania zasobami ludzkimi w imieniu kierownika urzędu.
- Prowadzenie w imieniu kierownika urzędu powierzonych mu spraw.
Ograniczenia w prowadzeniu działalności gospodarczej
Sekretarz, jako osoba pełniąca funkcje publiczne, podlega ograniczeniom w prowadzeniu działalności gospodarczej, określonym w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publiczne. Obejmują one m.in. zakaz:
- Bycia członkiem zarządów, rad nadzorczych lub komisji rewizyjnych spółek prawa handlowego.
- Bycia syndykiem lub zastępcą syndyka w postępowaniu upadłościowym.
- Bycia zatrudnionym lub wykonywania innych zajęć w spółkach prawa handlowego, które mogłyby wywołać podejrzenie o stronniczość.
- Prowadzenia działalności gospodarczej na własny rachunek lub wspólnie z innymi osobami.
Istnieją jednak wyjątki od tych zakazów, np. gdy osoba jest wskazana przez Skarb Państwa lub jednostkę samorządu terytorialnego. Naruszenie tych zakazów skutkuje obowiązkiem rozwiązania umowy o pracę.
SECRETARY INTERVIEW QUESTIONS & ANSWERS! (How To PASS a Secretarial Interview!)
Rozwiązanie umowy o pracę
Umowa o pracę z sekretarzem może zostać rozwiązana w różnych okolicznościach:
- Wypowiedzenie: Dotyczy przypadków likwidacji lub reorganizacji jednostki, niezawinionej utraty uprawnień lub stwierdzenia trwałej niezdolności do pracy.
- Bez wypowiedzenia: W przypadku skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe (art. 6a u.p.s.).
- Konsekwencja naruszenia ograniczeń działalności gospodarczej: W przypadku naruszenia przepisów dotyczących ograniczenia prowadzenia działalności gospodarczej, pracodawca ma obowiązek rozwiązać umowę o pracę.
W przypadku braku działania organu JST w sytuacji skazania sekretarza, wojewoda może wydać zarządzenie zastępcze rozwiązujące umowę o pracę.
tags: #drugie #zatrudnienie #sekretarz