Legalne zatrudnienie cudzoziemców w Polsce wymaga od pracodawców spełnienia szeregu obowiązków administracyjnych i znajomości obowiązujących przepisów. W związku z rosnącą liczbą obcokrajowców na polskim rynku pracy, wielu pracodawców staje przed wyzwaniem prawidłowego przeprowadzenia procedur. Prawidłowe zrozumienie wymogów i unikanie błędów jest kluczowe dla uzyskania pozwolenia na legalne zatrudnienie.
Obywatel państwa spoza Unii Europejskiej i Europejskiego Obszaru Gospodarczego może legalnie pracować w Polsce pod warunkiem posiadania dokumentu dopuszczającego do polskiego rynku pracy, tytułu pobytowego uprawniającego do wykonywania pracy, wykonywania pracy zgodnie z warunkami tego dokumentu oraz zawarcia odpowiedniej umowy z pracodawcą.
Zasady zatrudniania cudzoziemców regulują ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom oraz akty wykonawcze.
Obywatele Ukrainy przebywający legalnie w Polsce mogą podejmować pracę u dowolnego pracodawcy bez dodatkowych zezwoleń, przy czym pracodawca obowiązany jest zgłosić podjęcie pracy do powiatowego urzędu pracy w ciągu siedmiu dni. Wyjątek ten wynika z ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa.
Pracodawca nie może wskazywać wprost w ogłoszeniu rekrutacyjnym, że oferta jest skierowana wyłącznie do obywateli Polski lub Unii Europejskiej czy też innych wybranych narodowości. Takie ogłoszenie nosiłoby znamiona niedozwolonej dyskryminacji w zatrudnieniu.
Dokumenty dopuszczające do pracy
Do dokumentów dopuszczających do pracy należą:
- Zezwolenie na pracę wydawane przez wojewodę na okres do trzech lat. Należy pamiętać, że uzyskane pozwolenie ogranicza się do podjęcia pracy przez cudzoziemca u konkretnego pracodawcy. Znacząca zmiana zakresu jego obowiązków wymaga wystąpienia do wojewody o zmianę decyzji.
- Zezwolenie na pracę sezonową wydawane przez starostę uprawniające do pracy w określonych sektorach do dziewięciu miesięcy w roku.
- Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy składane w powiatowym urzędzie pracy, które dla obywateli Armenii, Białorusi, Mołdawii i Ukrainy uprawnia do wykonywania pracy nie-sezonowej przez 24 miesiące. Rejestracja oświadczenia następuje, co do zasady, w terminie 7 dni roboczych.
- Zezwolenie na pobyt czasowy i pracę wydawane cudzoziemcowi przez wojewodę jednocześnie uprawnia do pobytu i pracy. W przypadku zezwolenia na pobyt i pracę, czas oczekiwania na decyzję uzależniony jest od kwestii indywidualnych sprawy i może potrwać od kilku tygodni, nawet do kilku miesięcy.
Wykonywanie pracy na podstawie zezwolenia lub oświadczenia wymaga posiadania odpowiedniego tytułu pobytowego lub wizy uprawniającej do pracy, a także spełnienia szczegółowych przesłanek określonych w ustawie o cudzoziemcach, w tym możliwości korzystania ze stempla potwierdzającego złożenie wniosku o pobyt rezydenta długoterminowego UE.
Aby cudzoziemiec legalnie wykonywał pracę na tych zasadach, musi mieć wizę w celu wykonywania pracy.
Proces legalizacji pracy cudzoziemców na terytorium RP wymaga od pracodawców spełnienia wielu obowiązków administracyjnych.
Błędne, nieprawidłowo wypełnione wnioski lub braki w wymaganych danych to jedne z najczęściej popełnianych błędów, które wpływają na wydłużenie procedury otrzymania pozwolenia lub całkowite odrzucenie wniosku. Dodatkowo należy pamiętać o dołączeniu do wniosku, dokumentu potwierdzającego legalność pobytu cudzoziemca na terenie Polski. W przypadku ubiegania się o zezwolenie na pracę, obcokrajowiec powinien posiadać kartę pobytu lub wizę uprawniającą go do podjęcia zatrudnienia (w przypadku ruchu bezwizowego, niezbędne jest przestawienie paszportu biometrycznego). Niezbędne jest także podanie wysokości wynagrodzenia, zgodnego z przepisami dot.
Czas oczekiwania na wydanie zezwolenia zależny jest przede wszystkim od liczby wpływających wniosków o zezwolenia na pracę i od tego, czy złożony został komplet wymaganych dokumentów. W przypadku zezwolenia na pracę decyzja legalizacji wydawana jest w przeciągu 1 miesiąca od złożenia wniosku. Natomiast w przypadku chęci zatrudnienia cudzoziemca na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy, decyzja wydawana jest do 7 dni roboczych od momentu złożenia prawidłowej dokumentacji. Czas w każdym przypadku może ulec wydłużeniu o kolejne tygodnie, a nawet miesiące.
Po otrzymaniu zezwolenia, pracodawca pisemnie informuje organ wydający zezwolenie o dacie, z którą zamierza powierzyć pracę cudzoziemcowi, a także (o ile wcześniej tego nie zrobił) przedstawia kopię jego meldunku.
W przypadku zezwolenia na pracę, cudzoziemiec powinien posiadać kartę pobytu lub wizę uprawniającą go do podjęcia zatrudnienia (w przypadku ruchu bezwizowego, niezbędne jest przestawienie paszportu biometrycznego).
Uzyskałem zezwolenie na pracę dla cudzoziemca, ale nie podjął pracy - co zrobić? W terminie 7 dni należy pisemnie powiadomić wojewodę, który wydał zezwolenie na pracę, że cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 2 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę. Wojewoda nie uchyli decyzji, jeśli pracodawca poda przyczynę niepodjęcia pracy i w powiadomieniu znajdą się okoliczności wskazujące, że zezwolenie będzie wykorzystane zgodnie z jego przeznaczeniem.
Likwidacja procedury przedłużenia zezwolenia na pracę - od 01.06.2025 w przypadku chęci kontynuowania zatrudnienia cudzoziemca na okres dłuższy niż obejmuje zezwolenie na pracę, należy złożyć nowy wniosek o wydanie zezwolenia na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi na to samo stanowisko.
Pracodawca nie może odmówić obywatelowi państwa trzeciego dalszego udziału w procesie rekrutacji przez wzgląd na niezbędne procedury legalizacyjne. Za obiektywnie uzasadnione kryterium należy uznać na przykład: względy gospodarczo-biznesowe, które wymagają niezwłocznego rozpoczęcia pracy przez nową osobę (co w przypadku cudzoziemców jest często niemożliwe), brak zaznajomienia pracodawcy z procedurami z zakresu legalizacji pracy cudzoziemców na jego rzecz, brak budżetu na angażowanie w tym zakresie zewnętrznych doradców.
W interesie pracodawcy jest możliwie jak najszybsze pozyskanie danych umożliwiających mu ocenę statusu legalizacji pobytu i pracy w Polsce kandydata. Kodeks pracy określa katalog danych, których przyszły pracodawca może żądać od kandydata do pracy. Niemniej jednak zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone we wspomnianym katalogu, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Wydaje się, że takimi „innymi danymi osobowymi” mogą być właśnie dane dotyczące obywatelstwa i ewentualnych zwolnień od obowiązku posiadania zezwolenia na pracę.
Dane osobowe powinny być przechowywane przez okres nie dłuższy niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. W praktyce pracodawcy często przechowują tego rodzaju dane przez mniej więcej 3 miesiące, a jeśli uzyskali uprzednią odrębną zgodę kandydata na przetwarzanie jego danych osobowych na potrzeby ewentualnych przyszłych rekrutacji - przez okres do 1 roku.
Szczególne rozwiązania i wyjątki
Istnieją szczególne rozwiązania dotyczące członków rodzin personelu dyplomatycznego, dokumentów wydanych przez inne państwo obszaru Schengen oraz sytuacji ruchu bezwizowego, z zastrzeżeniem ograniczeń dla wybranych państw.
Zezwolenia takiego nie muszą mieć m.in.: osoby posiadające zezwolenie na pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej, studenci studiów stacjonarnych odbywanych w Polsce.
Wprowadzone w lipcu 2007 r. regulacje ułatwiły przyjmowanie do prac sezonowych Białorusinów, Rosjan i Ukraińców. Zwolniły ich z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, jeśli chcą ją wykonywać nie dłużej niż przez trzy miesiące w ciągu kolejnych sześciu i mają oświadczenie polskiego pracodawcy o zamiarze powierzenia pracy, zarejestrowane w PUP.
Konsekwencje nielegalnego zatrudnienia
Nielegalne wykonywanie pracy lub nielegalny pobyt może skutkować karą grzywny, decyzją o wydaleniu, wpisem na listę cudzoziemców niepożądanych oraz wpisem do Systemu Informacyjnego Schengen skutkującym odmową ponownego wjazdu.
Nielegalne zatrudnienie podlega surowym sankcjom.
Wsparcie i informacje
Bezpłatnych informacji i porad z zakresu prawa pracy oraz legalności zatrudnienia, a także rozpatrywania skarg pracowniczych, udziela Państwowa Inspekcja Pracy; informacje o inspektoratach i oddziałach terenowych dostępne są na stronie www.pip.gov.pl.
Państwowa Inspekcja Pracy rozpatruje również skargi pracowników na nieprzestrzeganie przez pracodawców przepisów prawa pracy, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz nielegalne zatrudnienie.
Każdy ma prawo złożyć wniosek do Państwowej Inspekcji Pracy, jeżeli uważa, że są możliwe ulepszenia w realizacji jej zadań.
Państwowa Inspekcja Pracy zapewnia anonimowość pracownikom, którzy składają skargę, chyba że wyrażą pisemną zgodę na ujawnienie informacji, iż kontrola jest przeprowadzana w związku ze złożoną skargą.
Zatrudniasz cudzoziemca? Ten błąd może zniszczyć Twoją firmę!
Debata wokół projektu ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców
Największe organizacje pracodawców apelują do rządu o zmiany w projekcie ustawy ws. zatrudniania cudzoziemców. Nie zgadzają się na propozycję, według której pracownicy tymczasowi z zagranicy mieliby pracować wyłącznie na podstawie umowy o pracę.
Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej przygotowało projekt ustawy o zatrudnianiu cudzoziemców. W pierwotnej wersji projektu resort zaproponował, aby obcokrajowcy pracowali w Polsce wyłącznie na podstawie umowy o pracę. W przepisach uzasadniano, że ta zasada ochroni pracowników i wyeliminuje nieprawidłowości. Pracodawcy ostro skrytykowali propozycję, stwierdzając, że spowoduje ona wzrost kosztów zatrudnienia i w istocie prawdopodobieństwo przejścia dużej grupy obcokrajowców do szarej strefy.
W przypadku pracowników tymczasowych wymóg zatrudniania na umowy o pracę miałby pozostać. Anna Wicha, prezes Polskiego Forum HR, twierdzi, że jest to dyskryminujący przepis, który uderza w konkurencyjność polskiej gospodarki.
Przedstawiciel Pracodawców RP, Szymon Witkowski, zwraca uwagę, że obligatoryjne zatrudnianie cudzoziemców na podstawie umowy o pracę przez agencje pracy tymczasowej wpłynie znacząco na koszty przedsiębiorców. Podkreśla, że w projekcie znajdują się również inne niedociągnięcia, ale co do zasady jest tam cały szereg bardzo dobrych i pożądanych przez rynek rozwiązań, jak elektronizacja postępowań dotyczących zatrudniania obcokrajowców, czy rezygnacja z testu rynku pracy.
Federacja Przedsiębiorców Polskich również zgłosiła negatywne stanowisko do proponowanego zapisu (art. 6 projektu) dotyczącego wydawania zezwolenia na pracę, uznając go za nie do przyjęcia ze względu na bezzasadne różnicowanie sytuacji cudzoziemców w zależności od przyjętej formuły zatrudnienia.
Konfederacja Lewiatan wyraża zdziwienie regulacją, którą wpisano do projektu, i zwraca uwagę na brak doprecyzowania, że praca cudzoziemca może być wykonywana na rzecz i pod kierownictwem osoby trzeciej. Według tych przepisów, legalizacja zatrudnienia cudzoziemców nie będzie możliwa w przypadku wykonywania pracy na rzecz osoby trzeciej, co ogranicza możliwość świadczenia usług dla klientów pracodawcy.
Przedstawiciele organizacji pracodawców twierdzą też, że ustawa w obecnym kształcie doprowadzi wręcz do zablokowania możliwości delegowania zagranicznych pracowników z i do Polski.
tags: #pracuj #pl #pracodawca #rozpatruje