Podróż służbowa to kluczowe pojęcie w prawie pracy, które określa zasady wykonywania zadań służbowych poza stałym miejscem pracy. Zrozumienie definicji i zasad rozliczania delegacji jest niezbędne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.
1. Definicja podróży służbowej
Pojęcie podróży służbowej pracownika, co do zasady, wynika z art. 775 § 1 Kodeksu pracy (k.p.), który określa, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Zgodnie z tym przepisem, podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i w miejscu określanym w poleceniu wyjazdu służbowego. Podkreśla się, że podróż służbowa ma charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały, związany z wykonaniem konkretnego zadania, a nie z ciągłym wykonywaniem zwykłych obowiązków pracowniczych poza stałym miejscem świadczenia pracy.
Pojęcie podróży służbowej jest kluczowe z punktu widzenia przysługiwania pracownikowi należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jeżeli pracownik nie znajduje się w podróży służbowej, należności te mu się nie należą.
Aby można było mówić o podróży służbowej, wyjazd musi spełniać następujące warunki:
- Odbywać się na polecenie pracodawcy.
- Jego celem musi być wykonanie zadania służbowego.
- Miejsce wykonywania zadania służbowego musi się znajdować poza miejscowością, w której jest stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Wszystkie powyższe cechy muszą wystąpić łącznie, gdyż brak którejkolwiek z nich wyklucza zakwalifikowanie pracy „wyjazdowej” jako tej świadczonej w ramach delegacji.
1.1. Polecenie wyjazdu
Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy, które najczęściej ma formę pisemną. Skoro podróż służbowa jest wyjazdem na polecenie pracodawcy, to pewne wyjazdy nie mogą zostać uznane za delegację. Przykładem może być sytuacja, w której pracownik zawiera z pracodawcą porozumienie dotyczące świadczenia przez pewien okres pracy w innym miejscu niż stałe miejsce pracy. W takim przypadku wyjazdy do tej miejscowości nie stanowią podróży służbowych, a pracownik pozbawia się prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej.
Przepisy prawa pracy nie określają bezpośrednio maksymalnego czasu trwania delegacji. Powszechnie przyjmuje się jednak, że wyjazd w delegację stanowi wyjątkowe i incydentalne zjawisko. W praktyce przez analogię przyjmuje się, że delegacja może trwać maksymalnie 3 miesiące (art. 42 § 4 k.p.).
WAŻNE! Podróż służbowa co do zasady nie może trwać dłużej niż 3 miesiące.
Skoro pracodawca nie może narzucać wyjazdów delegacyjnych trwających powyżej 3 miesięcy, to należy uznać, że dłuższy wyjazd odbywa się za zgodą pracownika. Samo udanie się w 4- czy 5-miesięczną delegację może zostać uznane za zgodę na czasową zmianę miejsca pracy.
1.1.1. Treść polecenia wyjazdu
Kodeks pracy i rozporządzenie o podróżach służbowych nie wymagają, aby polecenie wyjazdu służbowego miało formę pisemną. Należy jednak pamiętać, że kwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej i związane z tym zwolnienia podatkowo-składkowe świadczeń otrzymywanych z tego tytułu przez pracownika muszą się opierać na faktycznym udokumentowaniu wyjazdu. Udokumentowaniem będzie polecenie wyjazdu, które do celów rozliczeniowych powinno mieć formę pisemną.
Polecenie udania się w delegację powinno zawierać podstawowe informacje związane z wyjazdem, tj. wskazanie:
- Cel wyjazdu - zarówno miejsce (miejsca), jak i zadania do wykonania przez pracownika.
- Miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży.
- Czas trwania delegacji.
- Środek transportu.
- Czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży (jeśli tak, to powinna zostać określona wysokość zaliczki).
Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Umożliwia to rozliczenie kosztów podróży już od faktycznego miejsca zamieszkania pracownika.
Pracodawca wskazuje, kiedy pracownik ma się udać w podróż i kiedy z niej powrócić. Nie należy przy tym ograniczać się jedynie do dat, ale też określić godziny podróży. Przy określaniu, w szczególności godziny rozpoczęcia podróży, należy pamiętać o przepisach dotyczących czasu pracy.
2. Rozliczanie kosztów podróży służbowej
Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Są to diety oraz zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych niezbędnych udokumentowanych wydatków.
Pracodawca powinien zrekompensować wydatki pracownika. Immanentną cechą podróży służbowych są wydatki po stronie pracownika, które ostatecznie powinien zrekompensować pracodawca. Jeśli decyzja pracodawcy (polecenie wyjazdu) powoduje powstanie dodatkowych kosztów po stronie pracownika, to obowiązkiem zatrudniającego jest ich zwrot.
2.1. Koszty dojazdów środkami komunikacji miejscowej
Za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej na terenie kraju pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety.
Koszty biletów a ryczałt: Wysokość ryczałtu przewidziana w rozporządzeniu nie zawsze odpowiada aktualnej rzeczywistości finansowej, co może prowadzić do sytuacji, w której kwota ta nie pokrywa faktycznych kosztów przejazdów.
Jeżeli ryczałt na przejazdy miejscowe wynikający z rozporządzenia w sprawie należności związanych z podróżami służbowymi nie pokrywa niezbędnych w związku z tym zadaniem kosztów przejazdów komunikacją miejscową, pracownik może domagać się zwrotu udokumentowanych wydatków. Dotyczy to sytuacji, w których koszt standardowego środka komunikacji miejscowej zbiorowej, użytego w uzasadniony sposób dla zrealizowania polecenia pracodawcy, przekracza kwotę ryczałtu.
2.2. Zwrot kosztów używania prywatnego samochodu
Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na odbycie przez pracownika podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje z tego tytułu zwrot kosztów przejazdu takim samochodem.
Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodu osobowego niebędącego własnością pracodawcy, następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.
Ryczałt jest obliczany i wypłacany dopiero po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Otrzymany przez pracownika ryczałt z zasady podlega opodatkowaniu, jednak wartość takiego przysporzenia korzysta ze zwolnienia od podatku, gdy obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy wynika wprost z przepisów innych ustaw.
W jaki sposób rozliczać podróż służbową przedsiębiorcy? Q&A
3. Wyjątki i ograniczenia
Nie każdemu pracownikowi pracodawca może polecić wyjazd w podróż służbową. Dotyczy to wyjazdów kobiet w ciąży i pracowników opiekujących się dzieckiem do lat 4. Osoby te mogą jeździć w delegacje, ale niezbędne jest wcześniejsze uzyskanie od nich zgody na wyjazd.
W przypadku kierowców, po zmianie przepisów od 2 lutego 2022 r., podróżą służbową jest każde zadanie służbowe wykonywane w ramach krajowych przewozów drogowych polegające na realizowaniu, na polecenie pracodawcy, przewozu drogowego poza miejscowość siedziby pracodawcy lub inne miejsca prowadzenia działalności przez pracodawcę. Nie wykonują jednak obecnie podróży służbowych kierowcy w międzynarodowych przewozach drogowych.
Miejsce pracy a podróż służbowa
Miejsce pracy może zostać określone w umowie o pracę w różny sposób: jako stały punkt (np. siedziba pracodawcy, adres jednostki organizacyjnej) lub jako obszar geograficzny. Jeżeli pracodawca i pracownik uregulują miejsce pracy w umowie o pracę w sposób konkretny i rzeczywisty, wyznacznikami przy określaniu miejsca pracy danego pracownika powinna być zasada, zgodnie z którą zawsze należy się kierować rzeczywistym, faktycznym obszarem, po jakim poruszać się będzie pracownik w ramach zwykłych, codziennych czynności.
Wyjazdy w celu wykonania zadania służbowego poza miejscowość siedziby pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy stanowią podróż służbową. Jeżeli miejscowość siedziby lub oddziału firmy znajduje się poza obszarem ustalonym w umowie o pracę jako stałe miejsce wykonywania pracy, to wyjazdy do tej miejscowości należy zakwalifikować jako podróże służbowe.
tags: #delegacja #w #jazdach #na #obszarze #realizacji