Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS) stanowi kluczowe narzędzie wspierające ustawiczne kształcenie w obliczu dynamicznie zmieniającej się gospodarki i rosnących wymagań rynku pracy. Utworzony ze środków Funduszu Pracy, KFS ma na celu wspieranie rozwoju kompetencji zawodowych pracowników.
Od 1 stycznia 2026 roku wchodzą w życie istotne zmiany dotyczące zasad korzystania ze środków KFS. Projekt rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej rozszerza krąg uprawnionych beneficjentów, co oznacza szerszy dostęp do funduszy, ale także większą konkurencję o nie.
Nowi Beneficjenci i Zmiany od 2026 Roku
Dotychczas głównymi odbiorcami środków KFS byli pracodawcy oraz pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę. Od 1 stycznia 2026 roku uprawnienia do korzystania ze środków KFS zostaną rozszerzone o:
- Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.
- Osoby świadczące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło).
Ta zmiana otwiera nowe możliwości dla samozatrudnionych oraz osób pracujących w oparciu o kontrakty cywilnoprawne, umożliwiając im inwestowanie w rozwój własnych kompetencji.
Zmiany w Procedurach i Wymaganiach
Wprowadzenie zmian w Krajowym Funduszu Szkoleniowym wiąże się również z nowymi formalnościami i procedurami:
Obowiązkowy Wpis Instytucji Szkoleniowych do Bazy Usług Rozwojowych (BUR)
Od 2026 roku dotychczasowy rejestr RIS przestanie być wystarczający. Instytucje szkoleniowe będą musiały posiadać wpis do Bazy Usług Rozwojowych (BUR). Współpraca z podmiotem nieposiadającym takiego wpisu uniemożliwi uzyskanie dofinansowania z KFS.
Przedsiębiorcy powinni upewnić się, że współpracują z podmiotami, które już przeszły proces migracji z RIS do BUR, lub zapytać o plan uzyskania wpisu. Brak wpisu do BUR po 2025 roku wykluczy szkolenie z możliwości dofinansowania.
Nowe Wymagania Dotyczące Wniosków
Wniosek o dofinansowanie będzie musiał zawierać dodatkowe informacje:
- Obligatoryjna imienna lista uczestników wraz z numerami PESEL. Jest to obowiązkowy element wniosku, który będzie powtarzany w dokumentacji rozliczeniowej.
- Oferta szkolenia oraz inne załączniki wymagane przez Urząd Pracy, publikowane na stronie PUP.
W przypadku KFS dokumenty należy dostarczyć do Powiatowego Urzędu Pracy właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy albo miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.
Terminy Ogłoszeń i Naborów
Nabory na szkolenia będą musiały być ogłaszane z odpowiednim wyprzedzeniem:
- Ogłoszenie naboru: co najmniej 21 dni przed planowanym terminem rozpoczęcia naboru.
- Minimalny czas trwania naboru: co najmniej 14 dni.
Te terminy dają przedsiębiorcom czas na przygotowanie wniosków, ale wymagają również bieżącej czujności w monitorowaniu ogłoszeń starostów i wojewódzkich urzędów pracy.
Dodatkowe Aspekty i Ryzyka
Projekt rozporządzenia wprowadza również:
- Limit wydatków przypadających na jednego uczestnika szkolenia.
- Obowiązek utrzymania zatrudnienia po zakończeniu szkolenia.
Najczęściej wskazywanym ryzykiem jest nadmierna biurokracja na etapie składania wniosku. Warto sprawdzić możliwość składania wniosków w formie elektronicznej.
Drugim potencjalnym problemem jest brak wpisu instytucji szkoleniowej do BUR, co może wykluczyć szkolenie z możliwości dofinansowania.
Kolejne ryzyko to opóźnienia w rozpatrywaniu wniosków. Choć projekt rozporządzenia nie wskazuje maksymalnego czasu na decyzję, warto założyć odpowiedni bufor czasowy.
Jak Przygotować się do Nowych Zasad?
Aby efektywnie skorzystać z możliwości KFS po zmianach, przedsiębiorcy powinni podjąć następujące kroki:
- Weryfikacja Dostawców Usług Szkoleniowych: Upewnij się, że wybrane instytucje szkoleniowe są wpisane do Bazy Usług Rozwojowych (BUR).
- Aktualizacja Polityki Szkoleniowej: Uwzględnij nowe limity finansowania oraz obowiązek utrzymania zatrudnienia po szkoleniu.
- Przygotowanie Dokumentacji: Opracuj wzorcową dokumentację, taką jak listy uczestników, zaświadczenia, listy płac czy umowy z trenerami, aby wniosek był gotowy do złożenia w momencie ogłoszenia naboru.
- Monitorowanie Ogłoszeń: Regularnie sprawdzaj strony internetowe Powiatowych Urzędów Pracy i Wojewódzkich Urzędów Pracy lub ustaw alerty, aby nie przegapić terminów naborów.
- Długofalowe Planowanie: Stwórz wieloletni plan rozwoju kompetencji pracowników, który pozwoli racjonalnie wykorzystać środki KFS i uniknąć sytuacji braku możliwości sfinansowania potrzebnych szkoleń.
KFS 2026 Przewodnik
Wsparcie w Uzyskaniu Dofinansowania
Proces ubiegania się o środki z KFS, a także z BUR, może wydawać się skomplikowany. Firmy takie jak Odnova oferują wsparcie w całym procesie:
- Pomoc w przygotowaniu wymaganych dokumentów.
- Wskazówki dotyczące krok po kroku, jak uzyskać środki na wybrany kurs.
- Działanie całkowicie bezpłatne dla klienta.
W przypadku KFS, pierwszy krok często polega na wypełnieniu i przesłaniu formularza dofinansowania. Po jego weryfikacji, firma skontaktuje się z Tobą, aby pomóc w przygotowaniu wniosku.
Baza Usług Rozwojowych (BUR) to ogólnodostępna, darmowa platforma, na której można znaleźć oferty kursów zawodowych. Aby uzyskać wsparcie z BUR, należy z pomocą firmy przygotować wniosek i złożyć go u odpowiedniego operatora. Po pozytywnym rozpatrzeniu, można zapisać się na kurs.
Stałe podnoszenie kompetencji jest kluczowe, zwłaszcza w zawodach takich jak fizjoterapeuta. Dzięki wsparciu z KFS i BUR, koszty kształcenia nie muszą stanowić bariery w rozwoju zawodowym.
Podział Środków KFS
Podział środków KFS odbywa się według określonych zasad:
- Ogólna kwota przeznaczona na KFS jest dzielona na działania Wojewódzkich Urzędów Pracy i urzędu obsługującego Ministra właściwego do spraw pracy.
- Z pozostałej puli środków, 80% jest dzielone na województwa proporcjonalnie do wielkości zatrudnienia. Środki te są wydatkowane przez powiatowe urzędy pracy.
- Pozostałe 20% puli środków tworzy rezerwę KFS.
Szczegółowych informacji na temat wydatkowania KFS w powiatach udzielają poszczególne powiatowe urzędy pracy.
Podsumowując, zmiany w Krajowym Funduszu Szkoleniowym od 2026 roku znacząco poszerzają dostęp do środków na rozwój kompetencji. Kluczowe jest jednak odpowiednie przygotowanie i zrozumienie nowych wymogów, aby móc w pełni skorzystać z dostępnych możliwości.