Podczas prowadzenia działalności gospodarczej zdarzają się sytuacje, kiedy faktura kosztowa zostanie pominięta lub dostarczona zbyt późno, po terminie wyliczeń podatkowych. Częstym problemem u przedsiębiorców jest odnalezienie faktury kosztowej, po zaksięgowaniu miesiąca. Pojawia się pytanie, czy taką fakturę możemy ująć w bieżącym okresie, czy musimy się cofnąć do miesiąca, w którym faktura została wystawiona.
Faktura kosztowa ze stawką "zw" - co to oznacza?
Podmioty zwolnione z VAT wystawiają faktury ze stawką "zw", co oznacza "zwolniony". Jest to przywilej podatników, których obroty ze sprzedaży opodatkowanej nie przekraczają 200 tys. zł w danym roku rozliczeniowym. W przypadku firm rozpoczynających działalność w trakcie roku, limit ten pomniejsza się proporcjonalnie do czasu prowadzenia działalności.
Faktur bez VAT (a więc ze stawką zw) nie należy mylić z fakturami z zerową stawką VAT. Faktury bez VAT wystawiają podmioty zwolnione z VAT, natomiast faktury z zerową stawką podatku - wyłącznie czynni podatnicy VAT. Fakturami z zerowym VAT dokumentuje się m.in. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów, eksport towarów i usług z nimi związanych czy usługi transportu międzynarodowego.
Lista obowiązkowych elementów, jakie muszą się znaleźć na fakturze bez VAT, jest zdecydowanie krótsza niż w przypadku klasycznych faktur VAT. W polu przewidzianym na wpisanie stawki VAT umieszcza się skrót „zw” (zwolniony). Warto też pamiętać, że podatnicy zwolnieni z VAT podmiotowo i przedmiotowo mają inne obowiązki formalne związane z informowaniem o zwolnieniu, z którego korzystają. W przypadku zwolnienia przedmiotowego informacja o podstawie prawnej zwolnienia (art. 43 ust. 1 ustawy o VAT) musi zostać umieszczona na fakturze.
W obiegu prawnym funkcjonują zarówno dokumenty papierowe, jak i elektroniczne. Dopuszczalne są też różne formy archiwizowania faktur. Z indywidualnych interpretacji podatkowych jednoznacznie wynika, że faktury otrzymane w formie papierowej można przechowywać wyłącznie w postaci cyfrowej, a ich papierowe oryginały - zniszczyć. Warunkiem jest zachowanie integralności i czytelności dokumentów.
Podatnik zwolniony z VAT nie ma bezwzględnego obowiązku wystawiania faktur VAT - może je wystawiać dobrowolnie. Obowiązek powstaje dopiero wtedy, gdy nabywca towaru lub usługi w ustawowym terminie zażąda wystawienia faktury. Ten termin upływa po trzech miesiącach, licząc od końca miesiąca, w którym przedsiębiorca dostarczył towar lub wykonał usługę bądź otrzymał całość lub część zapłaty.
Wystawienie faktury przez podmiot zwolniony z VAT nie rodzi konsekwencji w podatku VAT.
Zapomniana faktura kosztowa a podatek dochodowy
W sytuacji, gdy zapomniana faktura została odnaleziona po zamknięciu miesiąca, do którego powinna być zaksięgowana, dopuszcza się zaksięgowanie faktury do bieżącego okresu. W polu "Data otrzymania" wprowadzamy 1 dzień miesiąca, w którym zostanie ujęta faktura. Faktura kosztowa może być zaksięgowana tylko w roku, którego dotyczy.
Przykład: Marzec 2024 został zamknięty przez przedsiębiorcę. W kwietniu odnalazł on dwie faktury kosztowe. Jedna wystawiona w lutym 2024, druga wystawiona w grudniu 2023 roku. Fakturę wystawioną w lutym 2024 możemy zaksięgować w dacie 1.04.2024 r., natomiast druga faktura wystawiona w 2023 roku musi zostać zaksięgowana w roku, którego dotyczy - 2023. Jeśli za rok 2023 zostało już wysłane roczne zeznanie podatkowe, dodanie kosztu spowoduje konieczność przesłania korekty PIT.
Zgodnie z ogólną zasadą, przedsiębiorcy prowadzący podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu powinni przyjąć datę wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu, który stanowi podstawę do zaksięgowania tego kosztu. Tak stanowi art. 22 ust. 1 ustawy o PIT.
Zaksięgowane koszty mają wpływ na wysokość dochodu przedsiębiorcy. Dochód przedsiębiorcy zaś wpływa na wartość wyliczonej dla podatku wg skali i podatku liniowego składki zdrowotnej. Warto pamiętać o jednej ważnej rzeczy: dochód dla składki zdrowotnej to nie ten sam dochód, co dla PIT.
Przykład: W miesiącu wrześniu 2025 przedsiębiorca zaksięgował w KPIR za czerwiec fakturę wystawioną w dniu 05-06-2025. Wskazana faktura miałaby wpływ na rozliczenie deklaracji ZUS DRA za miesiąc lipiec 2025. W tej sytuacji, zgodnie z wytycznymi ZUS, nie ma potrzeby składania korekt deklaracji ZUS. Jeżeli jednak przedsiębiorca wygenerowałby na nowo deklarację i spowoduje to zmianę wysokości składki zdrowotnej za dany miesiąc - konieczne jest jej złożenie do ZUS jako korekta. Tak, aby deklaracja w serwisie IFIRMA była spójna z tą, jaką posiada ZUS.
Zapomniana faktura kosztowa a VAT
Termin odliczenia podatku VAT od faktury kosztowej zależy od tego, w jaki sposób rozliczamy się z podatku VAT. W przypadku rozliczeń miesięcznych VAT możemy odliczyć w miesiącu otrzymania faktury lub w 3 kolejnych miesiącach. Jeśli rozliczamy się kwartalnie, odliczenia możemy dokonać w kwartale, w którym otrzymaliśmy fakturę, lub w dwóch kolejnych kwartałach.
Prawo do odliczenia VAT przysługuje przede wszystkim w okresie, w którym dla danej transakcji powstał obowiązek podatkowy - art. 86 ust. 10 Ustawy o podatku od towarów i usług (ustawy o VAT) - jednak nie wcześniej niż w okresie, w którym otrzymano dokument uprawniający do odliczenia VAT (fakturę) - zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy.
Gdy podatek VAT nie został odliczony zgodnie z podanymi powyżej zasadami, możliwe jest jego rozliczenie także w jednym z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych - zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy. Osoby rozliczające VAT miesięcznie mogą dokonać odliczenia VAT przez 4 miesiące.
W sytuacji, kiedy mimo przysługującego prawa podatek VAT nie został odliczony na bieżąco, istnieje jeszcze możliwość rozliczenia go w drodze korekty pliku JPKV7/7K. Przedsiębiorca może dokonać korekty w ciągu 5 lat, licząc od początku roku, w którym powstało prawo do odliczenia VAT (art. 86 ust. 13 ustawy).
Wyjątkiem są tu transakcje z kontrahentami spoza kraju - w ich przypadku można skorygować plik JPKV7/7K w celu odliczenia VAT w ciągu 5 lat, licząc od końca roku, w którym powstało prawo do zmniejszenia VAT należnego (art. 86 ust. 13a ustawy).
Powyższe zasady dotyczące odliczenia VAT dotyczą również zasady wykazywania faktur w pliku JPKV7/JPKV7K. Przedsiębiorca rozliczający się kwartalnie z VAT może fakturę wykazać w miesiącu jej otrzymania oraz kolejnych miesiącach, zawierających się w okresie trzech kolejnych kwartałów rozliczeniowych, w których miał prawo odliczyć VAT.
Przykład: 10 kwietnia 2024 roku przedsiębiorca odnalazł fakturę kosztową z grudnia 2023. Przedsiębiorca rozlicza się miesięcznie i jest jeszcze przed wysłaniem pliku jPK za marzec 2024. Faktura kosztowa została wystawiona w grudniu, więc grudzień był pierwszym miesiącem, w którym miał prawo odliczenia VAT. Może to zrobić w 3 kolejnych miesiącach, więc maksymalnie w marcu 2024 roku.
Przykład: Przedsiębiorca 23.04.2024 r. otrzymał zakupione towary bez faktury. Faktura została wystawiona 2.05.2024 r. Zgodnie z rozporządzeniem, wartość zakupionego towaru musimy zaksięgować w KPiR pod datą 23.04.2024 r., mimo braku faktury.
Księgowanie faktury bez prawa do odliczenia VAT
Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnienia z VAT powinni zastosować się do przedstawionej poniżej ścieżki - Księgowanie faktury bez prawa do odliczenia VAT - bez korekty pliku JPK-V7/7K.
W sytuacji, kiedy nie upłynęły jeszcze wskazane wcześniej okresy rozliczeniowe, możliwe jest odliczenie podatku VAT na bieżąco. Po zaksięgowaniu kosztu zgodnie z podaną powyżej ścieżką, podatek VAT zostanie rozliczony w pliku JPKV7 za bieżący miesiąc, natomiast kwota netto wydatku zwiększy koszty w okresie wystawienia faktury. Dlatego konieczne jest zaktualizowanie deklaracji PIT-5 (lub PIT-5L).
Doksięgowanie kosztu może spowodować zmniejszenie zaliczki na podatek dochodowy, a co za tym idzie - powstanie nadpłaty podatku. Po zaksięgowaniu kosztu nie należy generować na nowo deklaracji ZUS DRA. Zmiana wartości kosztu nie wymaga korekt ZUS DRA.
Alternatywnie, jeśli minął już termin bieżącego rozliczenia VAT, podatnik może zdecydować się na odliczenie go w drodze korekty pliku JPKV7/7K. Dokument wprowadzamy standardowo jako Faktura przy właściwym rodzaju wydatku (np. jako Wpis do do Ewid. Po zaksięgowaniu kosztu w kwocie netto należy zaktualizować deklarację PIT-5 (PIT-5L) w zakładce „Deklaracje” - analogicznie jak w pierwszym punkcie, za miesiąc doksięgowania kosztu aż do okresu bieżącego. Po zaksięgowaniu kosztu nie należy generować na nowo deklaracji ZUS DRA. Zmiana wartości kosztu nie wymaga korekt ZUS DRA.
Po zaksięgowaniu w zakładce Księgowość ➡ Deklaracje ➡ Deklaracje należy zaktualizować zarówno deklaracje PIT-5 (PIT-5L), jak i plik JPKV7/JPKV7K poprzez ponowne ich wygenerowanie. Po zaksięgowaniu kosztu nie należy generować na nowo deklaracji ZUS DRA. Zmiana wartości kosztu nie wymaga korekt ZUS DRA.
Nie ma obowiązku wpisywania uzasadnienia korekty deklaracji, natomiast nadal pozostaje taka możliwość. Jeśli w wyniku korekty, w pliku JPKV7/7K wystąpi nadwyżka podatku naliczonego (od zakupów) nad należnym (od sprzedaży), która jest do przeniesienia na kolejny miesiąc/kwartał, należy wykonać korektę również kolejnego pliku JPKV7/7K.
Jeśli z tytułu doksięgowania wydatku okaże się, że w danym miesiącu zapłacono podatek VAT z nadwyżką, można zwrócić się do US o zaliczenie tej nadwyżki na poczet kolejnych zobowiązań podatkowych. Taki wniosek należy uwzględnić pisemnie w uzasadnieniu korekty pliku JPKV7/7K za miesiąc, w którym wystąpiła nadpłata.
Faktura od nievatowca dla vatowca - czy jest możliwa?
Przedsiębiorca, który nie jest płatnikiem VAT, ma możliwość (a w niektórych sytuacjach nawet obowiązek) wystawienia faktury. Na dokumentach takich nie ma jednak informacji o stawce i kwocie podatku VAT. Zamiast tego klient znajdzie tam wzmiankę o tym, że dana firma nie jest płatnikiem VAT.
W Art. 106b ust. 3 Ustawy o podatku od towarów i usług znajduje się zapis, zgodnie z którym przedsiębiorca zwolniony z podatku VAT ma obowiązek wystawienia faktury dla nabywcy towaru lub usługi, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę bądź otrzymano zapłatę (w całości lub w części).
Faktura od nievatowca dla vatowca musi zawierać następujące informacje: datę wystawienia faktury, numer pozwalający na jednoznaczną identyfikację dokumentu, informacje na temat każdej ze stron, takie jak nazwa firmy, imię i nazwisko lub adres, numer NIP, nazwę towaru lub usługi, będącej przedmiotem transakcji, miarę i liczbę dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, cenę jednostkową towaru lub usługi, kwotę należności ogółem.
Dodatkowo na fakturze od nievatowca dla vatowca musi znaleźć się wskazanie podstawy prawnej, która upoważnia wystawcę do bycia zwolnionym z podatku VAT. Może to być przepis ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego wystawca faktury stosuje zwolnienie z podatku. Z reguły będzie to Art. 113 Ustawy o podatku od towarów i usług.
Ważne! Faktura od nievatowca dla vatowca nie zawiera kilku informacji. Nie znajdziemy na niej stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto ani kwoty podatku od sumy wartości sprzedaży netto.
Czy można odliczyć podatek VAT, gdy wystawca nie jest vatowcem?
Na dokumencie od nievatowca nie ma bowiem informacji o stawce i wysokości podatku VAT. Nabywca może zaksięgować taką fakturę, jednak nie może umieścić jej w rejestrze zakupów VAT. Faktura taka nie umożliwia odliczenia podatku VAT. Odbiorca faktury może więc odliczyć koszt jedynie w księdze przychodów i rozchodów.
Choć dla przedsiębiorców, których przychód nie przekracza 200 tys. zł rocznie, rezygnacja z bycia płatnikiem VAT może być korzystnym rozwiązaniem na co dzień, należy pamiętać o pewnych zagrożeniach. W przypadku wystawienia faktury od nievatowca dla vatowca, dokument taki nie pozwala odbiorcy na odliczenie podatku VAT. To z kolei przekłada się na ostateczny wyższy koszt zakupu towaru lub skorzystania z usługi.
Faktura zakupu z podatkiem VAT, gdy usługa podlega zwolnieniu
Transakcje zwolnione od podatku VAT określa art. 43 ust. 1 UoVAT. Załóżmy, że otrzymałeś fakturę za usługę profilaktycznej opieki medycznej (usługa ta zwolniona jest od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 18 UoVAT). Sprzedawca wskazał jednak na fakturze stawkę 23% VAT.
Art. 88 opisuje sytuacje, kiedy prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony jest wyłączone. Jedną z tych sytuacji jest nabycie usługi lub towaru zwolnionych od podatku. Jeżeli faktura zawiera kwotę podatku, a w rzeczywistości czynność podlega zwolnieniu, to nie można odliczyć VAT z takiej faktury. Taka sama sytuacja obowiązuje, gdy transakcja nie podlega opodatkowaniu, a sprzedawca wskazał podatek VAT na fakturze.
W związku z powyższym w przypadku analizowanej sytuacji usługa profilaktycznej opieki medycznej podlega zwolnieniu od podatku, więc nie należy ujmować tej faktury w ewidencji zakupu (nie należy dokonywać odliczenia podatku VAT), mimo iż sprzedawca zastosował stawkę podstawową. Należy skontaktować się ze sprzedawcą i zawiadomić o pomyłce.
Organy podatkowe zgodnie stoją na stanowisku, że zastosowanie przez wystawcę zaniżonej bądź zawyżonej stawki podatku VAT nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT naliczonego. Przykład interpretacji DKIS z dnia 30.12.2021 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.615.2021.1.JK.
Sprzedawca, który zastosuje na fakturze niewłaściwą, zawyżoną stawkę VAT, jest obowiązany do odprowadzenia podatku należnego w wykazanej kwocie. Podstawą tego obowiązku są normy art. 108 ustawy o VAT.
Sprzedawca może uniknąć zapłaty VAT w błędnie wykazanej kwocie. Będzie to jednak wymagało sporządzenia i przekazania nabywcy odpowiedniej faktury korygującej.
Nabywca otrzymujący fakturę z zawyżoną stawką może odliczyć podatek naliczony w pełnej wysokości wykazanej w fakturze. Ustawodawca nie zmienia jego uprawnień w tym zakresie, w szczególności poprzez ograniczenie prawa do odliczenia do wysokości prawidłowo ustalonej kwoty VAT. Wyjątkiem jest przypadek, gdy naliczono VAT zamiast zastosować zwolnienie albo w ogóle nie opodatkowywać transakcji.
Położenie nabywcy zmienia się jednak diametralnie w razie niezasadnego opodatkowania przez sprzedawcę czynności, które korzystają ze zwolnienia z VAT lub nie podlegają temu podatkowi. Podobnie jak we wcześniej omawianych przykładach, sprzedawca jest wtedy obowiązany do odprowadzenia podatku należnego w kwocie wynikającej z wystawionej faktury. Nabywca otrzymujący tak sporządzoną fakturę nie jest jednak uprawniony do dokonania na jej podstawie odliczenia podatku naliczonego (art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy o VAT).
Jak zarejestrować płatność za fakturę w QuickBooks Online (używając niezadeponowanych środków)
Księgowanie faktury ze stawką "zw" w systemie
W systemie wfirma.pl faktury ze stawką "zw" wprowadza się według schematu: WYDATKI » KSIĘGOWANIE » DODAJ » FAKTURA (BEZ VAT). W ten sposób wprowadzona faktura zostanie wykazana jedynie jako koszt w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Nie zostanie wykazana w rejestrze VAT zakupów.
Aby zaksięgować zapomniany dokument, należy przejść do zakładki WYDATKI » KSIĘGOWANIE » ZAKSIĘGOWANE » DODAJ » FAKTURA VAT/FAKTURA (BEZ VAT), gdzie należy wybrać właściwy rodzaj wydatku oraz uzupełnić pola:
- Data wystawienia faktury - zgodnie z datą wystawienia faktury widniejącą na fakturze (ze względu na prawidłowość JPK_V7, Uwaga! W przypadku podatnika VAT zwolnionego w tym polu podaje się dzień miesiąca, w którym ma zostać zaksięgowana faktura do ewidencji podatkowej).
- Data księgowania do KPiR - data, w której koszt zostanie ujęty w KPiR (w przypadku zapomnianych faktur kosztowych najczęściej jest to pierwszy dzień bieżącego miesiąca).
- Data księgowania do VAT - data, w której otrzymano dokument lub data jednego z trzech kolejnych okresów rozliczeniowych (jeśli rozliczenia dokonywane są miesięcznie), lub data jednego z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (jeśli rozliczenia dokonywane są kwartalnie).
Tak zaksięgowana faktura trafi do KPiR zgodnie z DATĄ KSIĘGOWANIA DO KPiR (w przypadku podatników VAT) / DATĄ WYSTAWIENIA (w przypadku podatników zwolnionych z VAT). Natomiast na gruncie VAT trafi do rejestru VAT zakupu w dacie wskazanej w pozycji DATA KSIĘGOWANIA DO VAT. W związku z czym nie ma obowiązku korygowania rozliczeń podatkowych, ponieważ na gruncie PIT dojdzie do zmniejszenia podstawy opodatkowania, więc nie ma w tym przypadku konieczności przeliczania zaliczki na podatek dochodowy - nadwyżka kosztów zostanie rozliczona w zaliczce za bieżący okres.
tags: #jak #zaksiegowac #fakture #kosztowa #ze #stawka