Ocena pracownika to jeden z kluczowych elementów zarządzania zasobami ludzkimi i efektywnością organizacji. W skład oceny pracowniczej wchodzi najczęściej ocena kompetencji pracownika oraz jakości jego pracy pod kątem stanowiska, na którym jest zatrudniony. W wielu przedsiębiorstwach funkcjonuje roczna ocena pracowników (choć czasem może to być kwartalna ocena pracownika) i przyzwyczailiśmy się, że tak właśnie powinno być.
Jednakże, ani Kodeks Pracy, ani też inne przepisy prawa pracy nie nakładają na pracodawcę obowiązku dokonywania oceny pracownika. Nie precyzują też związanych z nią wymogów. Jeśli jednak pracodawca podejmie decyzję, by, na przykład, zastosować oceny pracownicze jako element zarządzania zasobami ludzkimi, to - zgodnie z art. 94, pkt. 9 Kodeksu Pracy - jest zobowiązany „stosować obiektywne i sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz wyników ich pracy”. Co to oznacza w praktyce? Uzasadnienie oceny pracownika musi być zgodne ze zdefiniowanymi wcześniej kryteriami, których osoby oceniające i pracownik powinni być świadome. Oznacza to również, że pracodawca musi zadbać, by system oceny pracowników w organizacji był przejrzysty i zrozumiały dla jego ludzi. Ocena pracownika przez przełożonego musi być dokonana „sprawiedliwie”, a jej uzasadnienie powinno być zgodne z prawdą.
Pracodawca powinien jednak pamiętać, że jego swoboda w tym zakresie nie jest nieograniczona. W wyroku z 19 grudnia 1990 r. SN (Izba Administracyjna, Pracy i Ubezpieczeń Społecznych I PR 170/90, opubl.: „Wokanda” rok 1991, nr 7) wyraził pogląd, że „uznanie nie tworzy wcale ani uprawnienia do dowolności, ani do nadużywania kompetencji, ani też - co jest oczywiste - do dyskryminowania dowolnie określonych osób czy ich grup”. Przyjęte i nawet zawarte w stosownych regulaminach kryteria oceny powinny być zatem nie tylko jawne i klarowne, lecz także dające się zweryfikować. Ma to znaczenie także wówczas, gdy pracodawca decyduje się na wartościowanie stanowisk pracy, tj. dokonanie wycen stanowisk pracy przy uwzględnieniu szeregu sprawdzalnych czynników, takich jak niezbędne kwalifikacje, praktyka w wykonywaniu konkretnych obowiązków, posiadane doświadczenie, niezbędny do wykonania danej pracy wysiłek czy wreszcie zakres odpowiedzialności towarzyszący danemu stanowisku.
Metody i kryteria oceny pracownika
Niektórzy przedsiębiorcy stosują więc arkusz oceny pracownika (inne nazwy to: kwestionariusz oceny pracownika, formularz oceny pracownika, karta oceny pracownika, ankieta oceniająca pracownika, ankieta oceny pracownika), który zawiera różne kryteria oceny pracowniczej. W przypadku, gdy praktykowana jest punktowa ocena pracowników, PDF zawiera zazwyczaj tabelkę, w której wymienione są określone kryteria oceny pracownika stosowane przez pracodawcę oraz skala ocen pracownika. W rzeczywistości wygląda to tak, że określona cecha czy zachowanie pracownika są przeliczane na punkty, np. obsługa interesantów 20/100 punktów, sumienność 80/100, a następnie wszystkie punkty są podliczane i wynik mieści się w widełkach, np. 900-1000 punktów = ocena bardzo dobra. W przypadku oceny punktowej zaleca się dodawanie komentarza do oceny pracownika.
Innym sposobem jest opisowa ocena pracownika. Przykłady? Anna Kowalska od czerwca 2021 pracuje na stanowisku sekretarki. itd. Pani Anna Kowalska sumiennie wywiązuje się ze swojej pracy. Przychodzi do biura punktualnie i jest bardzo dobrze zorganizowana. Prowadzi systematycznie kalendarz spotkań, a ponadto przypomina o nich przełożonemu z wyprzedzeniem. Rozmowy z interesantami prowadzi uprzejmie i taktownie. W dokumentach firmowych, za które jest odpowiedzialna, utrzymuje porządek. Czytając ten opis, możesz zauważyć, że niekoniecznie jest on obiektywny. Co bowiem znaczy słowo „sumiennie” lub „taktownie”? Dla różnych osób te słowa mogą znaczyć coś zupełnie innego. A ponadto czy „sumiennie”, „taktownie” oznacza jednocześnie „skutecznie”?
Punktowa ocena pracownika, opisowa ocena pracownika - przykłady można by mnożyć, ale czy wiesz, co jest ich wspólną cechą? To, że najczęściej nie zostały przemyślane i ustalone jednoznaczne kryteria oceny pracowników. Problematyczne jest to, co poszczególne elementy oceny pracownika mają „mierzyć” i czemu mają służyć. Czyli - jakie są cele oceny pracownika. Metody i techniki oceny pracowników, zarówno oparte na przelicznikach punktowych, jak i na ocenie opisowej, są bardzo zawodne. Stworzenie „gotowca”, jakim miałby być taki arkusz oceny pracowników, jest bardzo trudne, jeśli nie niemożliwe. Bo specyfika różnych zawodów jest odmienna. Regulamin oceny pracownika samorządowego z pewnością musi ujmować zupełnie inne cechy czy zachowania niż ocena pracownika produkcji. Czym innym będzie też ocena efektywności pracowników z rozmaitych branż. Różnić będą się też metody oceniania i motywowania pracowników i menedżerów od oceny okresowej pracowników naukowych, pracownika banku czy pracowników fizycznych. Prawdopodobnie będą też nieco inne funkcje oceniania pracowników reprezentujących odmienne zawody.
Wśród obszarów, które należy mieć na uwadze, wymienia się: kryteria kwalifikacyjne, kryteria osobowościowe, kryteria efektywnościowe, kryteria behawioralne. Kryteria kwalifikacyjne pozwalają na ocenę kompetencji pracownika, jego umiejętności, predyspozycji, doświadczenia zawodowego, wykształcenia czy odbytych kursów i szkoleń. Kryteria osobowościowe są związane z konkretnymi cechami charakteru oraz osobowością pracownika, na przykład kreatywnością, sumiennością, odpowiedzialnością czy odpornością na stres. Kryteria efektywnościowe obejmują aspekty dotyczące ilości i jakości pracy, terminowości pracownika czy zysków, jakie przynosi on firmie.
Wady tradycyjnych systemów oceny pracowniczej
Andrzej Blikle w książce "Doktryna jakości" określa oceny pracownicze jako jedną z toksycznych metod zarządzania, a wszelkie „przeglądy kadrowe” jako sposób na przykrycie problemu, jakim jest brak przywództwa. Postuluje on pilne odejście od standardu, jakim jest ocena pracownika dokonywana co kilka czy kilkanaście miesięcy. „W ciągu ponad dwudziestu pięciu lat prowadzenia konsultacji w różnorodnych organizacjach nigdy nie widziałem systemu ocen, który podobałby się ludziom - czy to liderom, którzy się nim posługiwali, czy to podwładnym, wobec których go używano.” Blikle przytacza za Gordonem aż 8 systemowych wad, jakimi jest obciążona ocena okresowa pracownika.
Opisy stanowiska pracy często są nieadekwatne do rzeczywiście wykonywanych zadań. Nie jest możliwe, by obiektywnie ocenić cechy osobowości, takie jak: zdolność do współpracy, inicjatywa, sumienność itp. Tymczasem bardzo często zawiera je arkusz oceny okresowej pracownika. Sposób oceny pracowników przez różnych liderów nie jest taki sam, co może wynikać z zastosowania odmiennych kryteriów oceny pracowniczej, ale też uprzedzeń i zniekształceń poznawczych u osób oceniających. Liderzy przejawiają tendencję, by najpierw stworzyć ogólną ocenę pracy podwładnego, a następnie przyporządkowywać do niej poszczególne punkty. Ocena pracownika przez pracodawcę może być więc zafałszowana. Na ocenę pracowniczą wpływa perspektywa dalszych działań z niej wynikających, np. „Jeśli dam zbyt wysoką ocenę pracowniczą, będę musiał dać mu podwyżkę”. Silne strony ocenianego pracownika mogą zostać zatem celowo przemilczane, podczas gdy słabe strony pracownika ocena może eksponować, a nawet demonizować.
Ocenianie pracownika skutkuje powstawaniem bariery pomiędzy oceniającym i ocenianym, tak jak to się dzieje między nauczycielem i uczniem w szkole. Pojawiają się niekorzystne zachowania: staranie się dla stopnia, lizusostwo, niezdrowa rywalizacja, ukrywanie prawdy. Oceny okresowe mają negatywny wpływ na społeczne środowisko pracy, gdyż zaostrzają stosunki między pracownikami i przełożonymi. Systemy oceny pracowniczej koncentrują się na przeszłości. Ich jedyne, ewentualnie, skutki to podwyżka lub jej brak. Okresowa pracownicza nie jest zorientowana na przyszłość. Liderzy jako osoby przeprowadzające ocenianie pracowników muszą rozmawiać i wyjaśniać oceny pracownicze z podwładnymi. Jednak taka rozmowa to zazwyczaj dla nich nieprzyjemne zadanie, którego starają się unikać. Przez to takie okresowe metody oceny pracowników są jeszcze mniej skuteczne.
Anna Podgórska, menedżerka, trenerka biznesu i CEO Homo Creatore, wskazuje, że przeprowadzając ocenę pracownika, trudno jest zachować obiektywizm. Podobnego zdania jest Adam Gurba, który podkreśla, że system oceniania pracowników jest często zdeformowany. Rzutują na niego różne wcześniej przyjęte założenia, bieżąca sytuacja, osobiste doświadczenia, sprawność poznawcza i oczekiwania oceniającego. Przykłady na liczne nieprawidłowości, jakie niesie ocenianie pracowników, można mnożyć. Ocena pracownika w firmie jest przykładem sytuacji, w której posługujemy się niejednoznacznymi sformułowaniami. O ile efektywnościowe i kwalifikacyjne kryteria oceny pracowników są mierzalne i sprawdzalne, o tyle kryteria behawioralne czy osobowościowe wzbudzają kontrowersje. Dlaczego? Bo są to najczęściej cechy niemierzalne, które trudno poddać obiektywnej ocenie. Pracownika można postrzegać jako operatywnego, energicznego, odpowiedzialnego, odpornego na stres, otwartego w kontaktach z ludźmi, ale jak zmierzyć stopień tych przymiotów i jak to weryfikować w ocenie pracowniczej? Może to powodować liczne błędy w ocenianiu pracowników.
Gdyby było tak prosto, jakby mogło się wydawać! Niestety, także ten system okresowych ocen pracowniczych ma swoje wady. Nie uwzględnia bowiem wszystkich aspektów działań pracownika, za to premiuje niekorzystne postawy, np. osiąganie jak najlepszych wyników za wszelką cenę, nierzadko nielegalnymi czy nieetycznymi sposobami. Z kolei kryteria kwalifikacyjne dotyczą głównie tych cech, które mogą być formalnie potwierdzone (np. świadectwami, certyfikatami, dyplomami itp.). Jednak nie wszyscy pracownicy mają takie dokumenty, co nie znaczy, że nie mają określonych kompetencji. Nie mówiąc już o tym, że ważniejsze od tego, jaki pracownik ma papierek, jest to, jak swoje umiejętności wykorzystuje w konkretnych działaniach i jaki ma potencjał.
Władysław Ratyński w książce "Psychologiczne i socjologiczne aspekty zarządzania" zwraca uwagę, że ocenianie jest powiązane z funkcjami instynktowo-odruchowymi organizmu i opiera się na prostych kryteriach: bezpieczne/niebezpieczne, znane/nieznane, zaspokaja instynkt/nie zaspokaja. Na wyższym poziomie znajduje się ocenianie emocjonalne, które polega na automatycznym nadawaniu obiektowi wartości dodatniej lub ujemnej. Jednak zarówno ocenianie instynktowo-odruchowe, jak i emocjonalne odbywa się głównie poza świadomością człowieka. Ocenianie emocjonalne u człowieka przebiega na dwóch szlakach: podkorowym i całkowicie automatycznym oraz z udziałem kory mózgowej, umożliwiającej świadomy efekt poznawczy. Zarówno lider, który ocenia, jak i oceniany pracownik jest poddany silnym emocjom związanym z ocenianiem. W przypadku pierwszego mogą pojawić się błędy w ocenie pracowników, w przypadku drugiego - reakcje lękowe (związane z odruchem strachu).
Praktycy i specjaliści ds. HR wskazują, że oceny pracownicze są postrzegane przez pracowników jako źródło zagrożenia i są powodem znacznego stresu. Podobnie uważa Karol Kowalewski, który zwraca uwagę, że czekanie na ocenę, niepewność przebiegu i wyniku skutkują zachwianiem ich równowagi emocjonalnej i mogą negatywnie wpływać na efekty pracy. Ludzie często powątpiewają, czy w ogóle jest możliwe sprawiedliwe ocenianie pracowników. Jednocześnie wiele osób ma tendencję, by skupiać się w takich sytuacjach na emocjach, a nie na zadaniach.
Potencjalne problemy z publicznym ogłaszaniem wyników ocen
W przypadku firm z branży IT, które niedawno wdrożyły program ocen okresowych, pojawiają się pytania o legalność udostępniania wyników indywidualnych ocen pracowniczych. Ocena pracownika powinna być dokonana na podstawie obiektywnych kryteriów. Kodeks pracy nie uwzględnia tematyki dokonywania przez pracodawcę oceny pracowników. Przykładem aktu prawnego, który reguluje tę tematykę jest np. rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 kwietnia 2016 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej.
Pracodawca musi mieć na względzie przepisy o ochronie danych osobowych, zwłaszcza zasadę minimalizacji danych. Działy kadr, płac i HR nie powinny przetwarzać informacji związanych z przebiegiem zatrudnienia pracownika w innych celach aniżeli te, dla których zostały zebrane. Informacje dotyczące oceny pracownika stanowią podsumowanie jego aktywności zawodowej, jakości pracy, stopnia wywiązywania się z powierzonych obowiązków, a także mogą odnosić się do potencjalnych umiejętności i możliwości pracownika. Pod pewnymi warunkami, zasadnym wydaje się jednak publiczne ogłaszanie najlepszych wyników pracowników. Pracodawca mógłby np. wyróżnić grupę osób z najlepszymi wynikami, tak by jednocześnie nie doszło do ujawnienia kto uzyskał te najgorsze.
Pracodawca musi pamiętać o obowiązku szanowania godności i innych dóbr osobistych pracownika. Ocena pracowników jest formą przetwarzania danych osobowych. Publiczne ogłaszanie wyników ocen, zwłaszcza indywidualnych, może być problematyczne, nie tylko z punktu widzenia ochrony danych osobowych, ale również ze względu na potencjalne wpływy na morale pracowników. Sąd Apelacyjny w Gdańsku (III APa 27/16): „Pracowniczą godność tworzy poczucie własnej wartości, oparte na opinii dobrego fachowca i sumiennego pracownika oraz na uznaniu zdolności, umiejętności i wkładu pracy pracownika przez jego przełożonych. Naruszeniem tak rozumianej godności pracowniczej są zaś zachowania pracodawcy polegające między innymi na słownej lub czynnej zniewadze, dopuszczaniu się czynów nieobyczajnych wobec pracownika, krzywdzących ocenach jego kwalifikacji, udzielaniu nieprawdziwych opinii o pracowniku, bezzasadnym wymierzaniu mu kar dyscyplinarnych, ujawnianiu bez zgody pracownika informacji objętych ochroną danych osobowych”.
Pracodawca powinien selektywnie publikować informacje dotyczące oceny pracowników. Wyniki oceny pracownika oparte na indywidualnym osądzie pracodawcy nie mogą bezpośrednio lub pośrednio wpływać na motywację i jakość wykonywanych zadań przez pracownika oraz nie mogą być przetwarzane niezgodnie z zasadami RODO. Identyfikacja pracownika z negatywnym wynikiem indywidualnej oceny nie powinna być upubliczniona w firmie, natomiast pracodawca może wyróżnić pracownika, który osiągnął najlepszą ocenę. Ujawnienie pracowników z najsłabszą oceną nie powinno zostać podane do ogólnej wiadomości, aby nie zostało to odebrane jako dyskryminacja w rozumieniu art. 11(3) Kodeksu pracy. W oparciu o stanowisko UODO opublikowane 31 lipca 2020 r. „Pracodawca może wypracować system motywacyjny dla pracowników, aby zwiększyć ich wydajność i tym samym polepszyć jakość pracy. Nie powinno to się jednak odbywać kosztem innych osób. To oznacza, że taki system nie powinien dawać możliwości identyfikacji pracowników z indywidualnymi ocenami. Pracodawca mógłby np. wyróżnić parę osób z najlepszymi wynikami, tak by jednocześnie nie doszło do ujawnienia kto uzyskał te najgorsze. Dlatego nie należy wywieszać wyników oceny pracowników w dostępnym dla wszystkich miejscu, pokazujących, który z nich najlepiej pracował, a który najgorzej sobie radził.
Samoocena | Wskazówki dotyczące oceny wyników pracy, jak pokonać samoocenę w pracy
Stały rozwój i komunikacja zamiast rocznej oceny
Pojęcie „rocznej oceny pracownika” odchodzi do lamusa, a wraz z nim - podejście, w którym pracownik musi czekać AŻ ROK na informację zwrotną od swojego przełożonego. Dynamika zmian na płaszczyźnie biznesowej oraz wejście na rynek pracy nowych generacji - tzw. Millenialsów i pokolenia Z, przyspiesza transformację dotychczas przyjętych norm i zachowań na płaszczyźnie pracodawca-pracownik. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez firmy PwC (raport “NextGen: A global generation study”) oraz Deloitte (badanie “Reinventing Performance Management”), nowe pokolenia na rynku pracy chcą być na bieżąco nagradzane (lub konstruktywnie krytykowane) za efekty swojej pracy. Na bieżąco, to znaczy nie rzadziej niż raz w miesiącu.
Constant feedback oznacza informację zwrotną, której udziela się pracownikowi na bieżąco. W ten sposób proces wymiany informacji na temat realizacji zadań przez pracownika przebiega znacznie mniej stresująco, ale też wpływa na płynny rozwój pracownika i jego funkcjonowanie w pracy. Właściwie przeprowadzona ocena pracownicza to nie tylko formalność, ale realne narzędzie wzmacniające efektywność całej firmy. Jej rezultaty przekładają się na liczne obszary funkcjonowania organizacji - od codziennego zarządzania zespołem po długofalowe strategie rozwojowe. Dobrze zaplanowany i przeprowadzony proces oceny daje firmie wiedzę o potencjale swoich pracowników oraz wskazuje obszary, które warto rozwijać lub wzmacniać.
Rozmowa z przełożonym może być okazją do przemyślenia swoich celów, motywacji, mocnych i słabych stron. Nie tylko szef musi przygotować się do oceny kompetencji pracownika. Ważne jest również, aby pracownik był na nią gotowy. Odpowiednie przygotowanie jednej i drugiej strony przyczyni się do przebiegu rozmowy w przyjemnej atmosferze. W trakcie oceny rocznej pracownika często uwzględnia się również samoocenę pracownika. Aby otwarcie mówić o swoich zaletach i wadach, niezbędne jest poczucie własnej wartości. Na początku krótko podsumuj swoje obowiązki. W dalszej kolejności wymień swoje najważniejsze osiągnięcia w danym okresie - konkretne rezultaty pracy poprzyj liczbami i przykładami. Następnie daj wyraz swojemu zaangażowaniu, wymieniając sposoby rozwoju umiejętności i podnoszenia kwalifikacji. Możesz też podkreślić, jak przyczyniasz się do rozwoju zespołu i poprawy atmosfery w pracy.
Ocena pracownicza to proces, który - jeśli jest przeprowadzany rzetelnie i regularnie - stanowi potężne narzędzie wspierające rozwój organizacji. Jasne kryteria, otwarta komunikacja i umiejętne wykorzystanie wyników oceny pozwalają budować zaangażowany, zmotywowany zespół. Ocena roczna pracownika, choć przysparza nieco trudności, to jednak stanowi dobrą okazję do podsumowania wyników pracy. Może mieć również wpływ na wiele ważnych kwestii dotyczących zatrudnienia, premii czy szkoleń. Właśnie dlatego do rozmowy podsumowującej pracę warto odpowiednio się przygotować.
tags: #dlaczego #pracodawca #powinien #ocenuac #pracownikow #obuekttwbue