Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce w 2025 roku wymaga dobrej znajomości szeregu nowych przepisów, które weszły w życie z początkiem czerwca 2025 r. i w istotny sposób wpłynęły na procedury legalizacji pobytu i pracy cudzoziemców w Polsce. Kluczowe modyfikacje obejmują m.in. wprowadzenie nowych regulacji dotyczących zezwoleń na pracę, zezwoleń jednolitych, zezwoleń sezonowych, a także oświadczeń o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.
Zgodnie z polskim prawem, cudzoziemcem jest każda osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego. Status cudzoziemca posiadają także bezpaństwowcy czy obywatele Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) oraz Szwajcarii (pomimo preferencyjnych ścieżek legalizacji pobytu i pracy). Cudzoziemcami z kolei nie są osoby, które są w stanie wykazać odpowiednimi dokumentami swoje polskie obywatelstwo.
Cudzoziemiec może przebywać w Polsce w różnych celach, które nie ograniczają się wyłącznie do pracy. Należy pamiętać, że nie każdy tytuł pobytowy uprawnia cudzoziemca do pracy w Polsce. Co istotne, w każdym przypadku cudzoziemiec, który zamierza wykonywać pracę w Polsce, powinien upewnić się, że posiada zarówno prawo legalnego pobytu w Polsce, jak również posiada stosowne uprawnienie do wykonywania legalnie pracy w Polsce.
Podstawowe zasady zatrudniania cudzoziemców
Najprościej sytuacja wygląda, gdy polski pracodawca chce zatrudnić cudzoziemca z jednego z krajów UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii. W tym przypadku nie są wymagane żadne dodatkowe formalności (obywatele wyżej wymienionych państw traktowani są na polskim rynku pracy jak Polacy). Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest sprawdzenie legalnego pobytu cudzoziemca.
Przepis, który określa, że pracodawca jest obowiązany żądać od cudzoziemca dokumentu, potwierdzającego jego legalny pobyt zawarty jest w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Pracodawcy powinni również wiedzieć, że kopię takiego dokumentu należy przechowywać przez określony czas. Stanowi o tym ten sam artykuł ww. „Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przechowuje kopie dokumentów uprawniających do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez okres, o którym mowa w ust. 6.”.
Ponadto, jeżeli ważność dokumentu się skończy, a cudzoziemiec nie uzyska kolejnego tytułu do pobytu, zatrudnienie w tym okresie (po zakończeniu ważności dokumentu pobytowego) również będzie nielegalne.
Dopiero cudzoziemiec, który ma legalny pobyt w Polsce (uprawniający go do pracy) może być legalnie zatrudniony w RP.
Dokumenty legalizujące pobyt i pracę
Pobyt krótkoterminowy zapewniają przede wszystkim paszport lub paszport biometryczny - w przypadku państw, których obywatele są zwolnieni z obowiązku posiadania wizy podczas przekraczania granic zewnętrznych państw członkowskich na pobyt nie dłuższy niż 90 dni w okresie 180 dni. Ponadto cudzoziemiec może przebywać w Polsce w ramach pobytu krótkoterminowego (90 dni w ciągu 180 dni), jeżeli posiada wizę Schengen typu C wydaną przez polski organ, wizę Schengen typu C wydaną przez inne państwo obszaru Schengen (nie uprawnia do pracy w RP), wizę krajową D wydaną przez inne państwo strefy Schengen (nie uprawnia do pracy w RP), dokument pobytowy wydany przez inne państwo obszaru Schengen (np. kartę pobytu).
Jeżeli chodzi o pobyt długoterminowy, są to: wiza krajowa typu D (wydana przez polski organ) oraz zezwolenie na pobyt.
Piszac o dokumentach legalizujących pobyt, warto również wspomnieć o pieczątce (odcisku stempla), którą cudzoziemiec otrzymuje w paszporcie po złożeniu (bez braków formalnych lub po uzupełnieniu braków formalnych w terminie) wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy, pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE.
Procedury zatrudnienia cudzoziemców spoza UE/EOG
Polski pracodawca, który chce zatrudnić cudzoziemca przebywającego w swoim kraju i dopiero planującego przyjazd do pracy do Polski, powinien uzyskać dla niego zezwolenie na pracę / zezwolenie na pracę sezonową (zaświadczenie o wpisie wniosku do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej) lub oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. Na podstawie jednego z tych dokumentów cudzoziemiec może starać się o wizę (cel wydania 05a, 05b, 06).
Jeżeli cudzoziemiec po zakończeniu ważności wizy będzie chciał nadal pracować w Polsce i nie będzie chciał wyjeżdżać do swojego kraju po kolejną wizę, może w urzędzie wojewódzkim (właściwym dla miejsca swojego pobytu) złożyć wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy w związku z pracą (tzw. karta pobytu).
Warto również sprawdzić, czy cudzoziemiec, który przebywa w Polsce legalnie nie jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, np. ze względu na to, że jest absolwentem studiów na polskiej uczelni. Jeżeli jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, można go zatrudnić tak jak obywatela polskiego.
Główne podstawy legalnej pracy
Głównymi podstawami legalnej pracy na gruncie przepisów, obowiązujących od 1 czerwca 2025 r. są:
- Zezwolenie na pracę - wydawane na wniosek pracodawcy i uprawniające do pracy na zasadach, określonych w zezwoleniu. Zezwolenie na pracę na rzecz polskiego podmiotu powierzającego pracę cudzoziemcowi jest najbardziej powszechnym typem. Istnieje także zezwolenie na pracę w związku z pełnieniem określonej funkcji.
- Zezwolenie jednolite na pobyt i pracę - wydawane na wniosek cudzoziemca i łączące legalizację pobytu oraz pracy w ramach jednego postępowania.
- Zezwolenie na pracę sezonową - dotyczy pracy np. w rolnictwie, ogrodnictwie, turystyce czy gastronomii.
- Oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi - uproszczona procedura dla obywateli wybranych państw (Armenia, Białoruś, Gruzja, Mołdawia, Ukraina). Oświadczenie jest rejestrowane w powiatowym urzędzie pracy, a pracodawca informuje o podjęciu pracy.
Zmiany w przepisach dotyczące zatrudniania cudzoziemców
Przepisy o zatrudnianiu cudzoziemców zostały znowelizowane w związku z przyjęciem przez Radę Ministrów strategii migracyjnej na lata 2025-2030 pod hasłem „Odzyskać kontrolę. Zapewnić bezpieczeństwo”. Pierwsze reformy stały się faktem już z dniem 1 czerwca 2025 r.
Rezygnacja z testu rynku pracy - dotychczas wymagana „informacja starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na rynku lokalnym” przestała obowiązywać. Od teraz ewentualne ograniczenia w zatrudnianiu cudzoziemców mają być wprowadzane centralnie, np. poprzez rozporządzenia.
Zmiany w wymogach dotyczących etatu i wynagrodzenia - wymiar etatu cudzoziemca nie może być niższy niż ¼, a wynagrodzenie niższe od płacy minimalnej, w przypadku niektórych zezwoleń również w razie zatrudnienia na część etatu.
Digitalizacja procesów - wszelkie procesy legalizacji pracy cudzoziemców mają być stopniowo digitalizowane - docelowo wszystkie procedury mają odbywać się w zunifikowanym systemie elektronicznym.
Wyższe kary za nielegalne powierzenie pracy - w przypadku pracodawców: grzywna w przedziale od 1 000 do 30 000 zł została zastąpiona grzywną od 3 000 zł do 50 000 zł. Inspektor pracy będzie mógł za nie nałożyć mandat, bez udziału sądu, do 10 000 zł.
Państwowa Inspekcja Pracy zapowiedziała wzmożone kontrole w obszarze zatrudnienia cudzoziemców, które stanowią jeden z głównych filarów jej programu działania na lata 2025-2027. Organy kontroli będą weryfikować zarówno legalność zatrudnienia cudzoziemca, jak i to, czy to zatrudnienie odbywa się na warunkach sprawiedliwych względem innych pracowników, tj. czy cudzoziemiec nie jest dyskryminowany i czy warunki jego umowy nie odbiegają od standardów przyjętych przez pracodawcę wobec pracowników na tożsamych lub podobnych stanowiskach.
#7 Zmiany w zasadach zatrudnienia cudzoziemców od 1 Czerwca 2025r. - Łukasz Łaguna
Specjalne regulacje dla obywateli Ukrainy
Konflikt zbrojny na terytorium Ukrainy i związany z nim masowy napływ obywateli tego kraju do Polski sprawił, że wprowadzono przepisy znacznie ułatwiające zatrudnienie obywateli Ukrainy w RP. Nie znaczy to, że mogą oni być zatrudnieni bez spełnienia jakichkolwiek warunków.
Obywatele Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 23 lutego 2022 r. i deklarują chęć pozostania w Polsce są objęci ochroną czasową i ich pobyt jest uznany za legalny do 4 marca 2027 r. Również ważność dokumentów pobytowych obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski przed 24 lutego 2022 r. wydłuża się do 4 marca 2027 r. Także termin do opuszczenia RP oraz termin dobrowolnego powrotu obywateli Ukrainy zostały wydłużone do tej samej daty.
Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma obowiązku ustalenia legalnego pobytu obywatela Ukrainy. Ponadto, zatrudnienie obywatela Ukrainy, który nie jest na podstawie polskich przepisów zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, wymaga wysłania powiadomienia do urzędu pracy w ciągu 7 dni od zatrudnienia. Wysłanie powiadomienia nie wymaga uiszczenia żadnej opłaty.
W wyniku przepisów dotyczących pomocy obywatelom Ukrainy pracę obywatela Ukrainy można powierzyć na podstawie bezpłatnego powiadomienia. Jeśli obywatel Ukrainy wjechał do Polski ze względu na działania wojenne w okresie od dnia 24 lutego 2022 r. i jego pobyt w RP został uznany za legalny do dnia 4 marca 2027 r. (ochrona czasowa), to jego pracę można zalegalizować wyłącznie na podstawie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Ww. od dnia 1 stycznia 2026 r. Rozporządzenie ws.
Pracodawca nadal może uzyskać dla obywatela Ukrainy tradycyjne zezwolenie na pracę lub dokonać wpisu oświadczenia do ewidencji.
Obowiązki pracodawcy
Pracodawcy są zobowiązani do pozyskiwania i przechowywania dokumentów potwierdzających prawo pobytu i pracy cudzoziemca w Polsce oraz do bieżącego monitorowania ważności ww. dokumentów. Niedopełnienie obowiązku zawarcia z cudzoziemcem odrębnej umowy w formie pisemnej określającej warunki najmu lub użyczenia kwatery mieszkalnej - jeżeli cudzoziemiec wjechał na terytorium Polski na podstawie wizy wydanej w celu wykonywania pracy sezonowej lub w ramach ruchu bezwizowego w związku z wnioskiem o wydanie zezwolenia na pracę sezonową wpisanym do ewidencji wniosków, a polski podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi zapewnia mu zakwaterowanie - jest wykroczeniem.
Każdy cudzoziemiec zatrudniony na umowę o pracę lub umowę cywilnoprawną (np. umowa zlecenia) podlega obowiązkowi ubezpieczenia społecznego. W przypadku cudzoziemców z krajów UE/EOG, którzy podlegają systemowi ubezpieczeń w swoim kraju, możliwe jest uniknięcie podwójnego opłacania składek.
W niektórych przypadkach pracodawca ma obowiązek zgłoszenia faktu zatrudnienia cudzoziemca do powiatowego urzędu pracy.
Zatrudnianie cudzoziemców, zarówno z UE/EOG, jak i krajów spoza tej strefy, podlega kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy.
| Rodzaj wykroczenia | Kara grzywny |
|---|---|
| Nielegalne powierzenie pracy cudzoziemcowi (art. 84 ust. 1) | od 3 000 zł do 50 000 zł |
| Działania podjęte z premedytacją i wyrachowaniem (art. 84 ust. 3 i 5) | od 6 000 zł do 50 000 zł |
| Żądanie korzyści majątkowej za podjęcie działań zmierzających do uzyskania zezwolenia na pracę (art. 84 ust. 4) | od 6 000 zł do 50 000 zł |
| Nielegalne wykonywanie pracy przez cudzoziemca | nie niższa niż 1 000 zł |
tags: #zatrudnienie #cudzoziemcow #tekst #zajec