Świadectwo pracy jest kluczowym dokumentem, który towarzyszy pracownikowi po zakończeniu zatrudnienia. Jego głównym celem jest zapewnienie informacji niezbędnych do ustalenia przyszłych uprawnień pracowniczych oraz świadczeń z ubezpieczeń społecznych. Wśród tych informacji znajduje się między innymi kwestia urlopu wypoczynkowego.
Cel informacji o wykorzystanym urlopie
Jedną z ważniejszych informacji w świadectwie jest ta, która dotyczy urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i urlopu wykorzystanego w tym roku. W wyjaśnieniach do pomocniczego wzoru świadectwa zawartych w załączniku do rozporządzenia wskazano, że pracodawca podaje w tym zakresie wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za który przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 167(2) k.p. Co ważne, jednym z zasadniczych błędów jest odnoszenie się do urlopu z lat ubiegłych np. w przypadku rozliczania zaległego urlopu ekwiwalentem.
Celem tej informacji jest umożliwienie rozliczenia w danym roku kalendarzowym urlopu przez kolejnego pracodawcę, zgodnie z przepisami dotyczącymi urlopu proporcjonalnego. U dotychczasowego urlop przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku. Kolejny pracodawca odpowiada, co prawda, także tylko za urlop proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u niego (np. nie udziela wyższego urlopu, gdy poprzedni pracodawca się pomylił i zaniżył wymiar wypoczynku), ale kodeks pracy zawiera zastrzeżenie, że wymiar urlopu w roku nie może przekroczyć odpowiednio 20 lub 26 dni łącznie u wszystkich kolejnych pracodawców. Niezbędne jest zatem uzyskanie informacji o faktycznie rozliczonym urlopie.
Urlop rozliczy też przyszły pracodawca
Przykład:
Pracownik pracuje od początku roku do połowy sierpnia u pracodawcy A i bezpośrednio po tym zatrudnieniu podejmuje pracę na podstawie umowy na rok u pracodawcy B. Osoba ta ma 26 dni urlopu rocznie. W oparciu o zasadę proporcjonalności, u pracodawcy A pracownik ma prawo do 18 dni urlopu (8/12 z 26 zaokrąglone w górę do pełnego dnia, niepełny miesiąc zatrudnienia zaokrągla w górę do pełnego miesiąca pracodawca dotychczasowy). U pracodawcy B z samego wyliczenia urlopu proporcjonalnego wynikałoby, że pracownik miałby prawo do 9 dni urlopu (4/12 z 26 zaokrąglone w górę do pełnego dnia), ale w związku z tym, że u pracodawcy A zrealizowane zostało 18 dni urlopu, u pracodawcy B przysługuje już tylko 8 dni (26 dni rocznie - 18 dni wykorzystane).
Pracownik przed zakończeniem zatrudnienia może też wykorzystać urlop w wyższym wymiarze niż wynikający z zasady proporcjonalności. Szczególnie zdarza się to wówczas, gdy rozwiązanie stosunku pracy w trakcie roku nie było planowane ze znaczącym wyprzedzeniem, nie wynikało z faktu związania się umową terminową. Załóżmy, że w powyższym przykładzie pracownik rozwiązał umowę na czas nieokreślony z pracodawcą A za porozumieniem stron i do dnia rozwiązania umowy wypoczywał przez 21 dni. Pracodawca B miałby „zobowiązanie urlopowe” opiewające na 5 dni.
Istotne jest również odniesienie się do urlopu na żądanie, gdyż wynikająca z przepisów art. 167(2) kodeksu pracy swoista możliwość narzucenia urlopu ograniczona jest do czterech dni rocznie.
Nie wskazujemy na rozliczenie ekwiwalentowe
Świadectwo pracy ma walor ściśle informacyjny i służy do ustalenia uprawnień pracowniczych. Nie ma żadnych zatem powodów, by w informacji tej wskazywać na sposób zrealizowania obowiązku „urlopowego” przez pracodawcę (wykorzystanie w naturze lub ekwiwalent). Dla kolejnego pracodawcy istotne jest jedynie to, by dowiedział się o wymiarze rozliczonego urlopu. W żadnym stopniu na uprawnienia pracownicze nie wpływa zaś sposób zrealizowania prawa do urlopu. W konsekwencji informacja o tym, że za całość lub część urlopu był wypłacony ekwiwalent jest informacją niepotrzebną.
Dalej jednak idąc, zapisy o ekwiwalentowym rozliczeniu są po prostu błędne. Wykraczają poza cel świadectwa i niczemu nie służą na gruncie uprawnień pracowniczych, a mogą wpływać na sytuację pracownika w zakresie nawiązania kolejnego stosunku pracy.
Przykład:
Zatrudnienie kończy się w połowie grudnia. Pracownik był zatrudniony przez cały rok, nie korzystał w ogóle z rocznego urlopu. Ze świadectw nie wynika, by występowały jakiekolwiek dłuższe okresy nieobecności (okresy nieskładkowe, urlop rodzicielski, wychowawczy), w związku z którymi urlop wypoczynkowy nie mógłby być wykorzystany albo byłoby to trudniejsze. Cały urlop wypoczynkowy roczny rozliczany jest ekwiwalentem. Jeżeli pracodawca wskazałby w świadectwie na rozliczenie całych 26 (lub 20) dni urlopu ekwiwalentem, to zapis taki wykraczałby poza stricte informacyjny charakter świadectwa. Pośrednio mógłby wpływać na ocenę pracownika przez kolejnego pracodawcę, tworzyć pewien obraz pracownika jako osoby niewykorzystującej urlopów.
Co powinno zawierać świadectwo pracy?
Zgodnie z art. 97 § 2 Kodeksu pracy świadectwo pracy powinno w szczególności zawierać informacje dotyczące:
- okresu i rodzaju wykonywanej pracy,
- zajmowanych stanowisk,
- trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,
- inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.
Dane pracownika oraz okres wykonywania pracy
W pkt 1 świadectwa należy wskazać imię pracownika, a jeśli posiada dwa - należy umieścić oba. Świadectwo pracy powinno wskazywać również dokładne daty zatrudnienia, dzięki czemu kolejny pracodawca będzie mógł ustalić staż urlopowy niezbędny do określenia przysługującego pracownikowi wymiaru urlopu wypoczynkowego. Powinno się określić początkową oraz końcową datę trwania stosunku pracy. Wykazuje się poprzednie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy, jeśli świadectwo pracy nie zostało wydane. Jeżeli w danym zakładzie pracy pracownik był zatrudniony w różnych wymiarach czasu pracy, należy podać je wszystkie wraz z okresami, w których wykonywał pracę w poszczególnych wymiarach etatu.
Wskazanie okresu pracy tymczasowej w świadectwie pracy
W pkt 2 świadectwa pracy pracodawca wykazuje okresy pracy w agencji pracy tymczasowej. Jeśli pracodawca posiada status agencji pracy tymczasowej, to powinien wykazać wszystkie okresy pracy z uwzględnieniem każdego pracodawcy-użytkownika.
Świadectwo pracy a zajmowane stanowiska
W pkt 3 świadectwa pracy pracodawca jest zobowiązany wskazać, jaką pracę wykonywał pracownik. W tym miejscu świadectwo zawiera zatem wszystkie stanowiska, które zajmował zatrudniony u przedsiębiorcy wystawiającego świadectwo pracy oraz informacje o tym, jakie pełnił funkcje. Nie wynika to wprost z przepisów, ale poszczególne stanowiska lub funkcje należy podać w porządku chronologicznym. Przepisy nie wymagają, aby pracodawca, wymieniając poszczególne stanowiska pracy, wskazywał okres, w którym pracownik świadczył pracę na danym stanowisku, ale można to dopisać ze względu na bardziej przejrzysty zapis w świadectwie pracy.
Tryb i podstawa prawna rozwiązania stosunku pracy
W pkt 4 świadectwa pracy pracodawca powinien wskazać tryb i podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Wygaśnięcie umowy skutkuje zakończeniem stosunku pracy, np. w wyniku śmierci pracownika lub pracodawcy czy tymczasowego aresztowania przekraczającego 3 miesiące. Rozwiązanie umowy wynika natomiast z czynności podejmowanych przez strony stosunku pracy. W świadectwie pracy bardzo istotne jest podanie sposobu, w którym została rozwiązana umowa o pracę, np. za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem przez pracownika czy pracodawcę. Formę rozwiązania umowy wskazuje się poprzez podanie dokładnego artykułu Kodeksu pracy pozwalającego na rozwiązanie umowy. Ponadto można określić szczególne przypadki zakończenia stosunku pracy. Pracodawca, w przypadku rozwiązania stosunku pracy, nie może zamieszczać w świadectwie pracy przyczyny rozwiązania stosunku pracy.
Upadłość lub likwidacja pracodawcy
W pkt 5 świadectwa należy wskazać okres, o który został skrócony okres wypowiedzenia uprawniający do odszkodowania. Ustawodawca ma tu na myśli sytuację, kiedy wypowiedzenie umowy pracownikowi nastąpiło z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy lub też innych przyczyn niedotyczących pracowników. Pracodawca może w tej sytuacji skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. W sytuacji tej pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.
Zwolnienie z powodu siły wyższej
W pkt 6 ust. 1 wpisuje się informacja dotycząca ilości dni zwolnienia od pracy przewidzianego w art. 1481 § 1 kp, czyli z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli jest niezbędna natychmiastowa obecność pracownika, wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Zwolnienie udzielane jest w wymiarze 2 dni albo 16 godzin.
Informacja dotycząca urlopu wypoczynkowego
W pkt 6 ust. 2 należy wskazać liczbę dni urlopu wypoczynkowego. Świadectwo pracy powinno określać liczbę dni urlopu, które pracownik wykorzystał za bieżący rok. Informacja ta jest niezbędna dla przyszłego pracodawcy, u którego pracownik zechce podjąć pracę w tym samym roku. W świadectwie pracy wskazuje się wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za który należy się ekwiwalent pieniężny. Świadectwo pracy nie zawiera informacji o wymiarze zaległego urlopu wypoczynkowego. Nie należy także wykazywać wykorzystanego urlopu wypoczynkowego innego niż za rok bieżący, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Oznacza to tyle, że pracodawca wskazuje liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w naturze lub za który wypłacono ekwiwalent za urlop. Dodatkowo odrębnie należy wskazać wykorzystany urlop na żądanie.
Bezpłatny urlop opiekuńczy
W pkt 6 ust. 3 to informacja o wykorzystaniu bezpłatnego urlopu opiekuńczego wykorzystanego w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Udzielany jest w wymiarze 5 dni w roku kalendarzowym, aby zapewnić osobistą opiekę lub wsparcie krewnemu (syn, córka, matka, ojciec lub małżonek) albo osobie pozostającej we wspólnym gospodarstwie domowym, wymagającej opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych.
Dane o wykorzystanym urlopie bezpłatnym
W pkt 6 ust. 4 należy wprowadzić okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia. W tym miejscu wpisuje się termin udzielonego urlopu bezpłatnego za cały okres zatrudnienia, a nie tylko za rok kalendarzowy, w którym ustał stosunek pracy.
Urlop ojcowski i rodzicielski
Obecnie ojciec dziecka może wykorzystać urlop ojcowski w 2 częściach w wymiarze 14 dni kalendarzowych. Urlop ten może być wykorzystany do ukończenia przez dziecko 12 miesiąca życia. W pkt 6 ust. 5 pracodawca powinien wskazać urlop ojcowski, ale tylko wówczas, jeśli pracownik będzie mógł wykorzystać jeszcze ten urlop u przyszłego pracodawcy. W pkt 6 ust. 6 należy wykazać okresy pobierania urlopu rodzicielskiego, podobnie jak w przypadku urlopu ojcowskiego pracodawca wskazuje wykorzystany urlop tylko w przypadku, gdy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby wykorzystać go w kolejnym zatrudnieniu. Co ważne, również w przypadku gdy pracownik wykorzystywał więcej niż jeden urlop ojcowski lub rodzicielski, wskazuje odrębnie urlop na każde dziecko, podając imię i nazwisko dziecka.
Informacja dotycząca urlopu wychowawczego
Informację o wykorzystaniu urlopu wychowawczego należy zamieścić tylko w pkt 6 ust. 7 świadectwa pracy. Należy wykazać wszystkie okresy urlopu wychowawczego, z którego korzystał pracownik w trakcie zatrudnienia u danego pracodawcy.
Świadectwo pracy a ochrona stosunku pracy
Pracownik uprawniony do urlopu wychowawczego może złożyć pracodawcy pisemny wniosek o obniżenie jego wymiaru czasu pracy do wymiaru nie niższego niż połowa pełnego wymiaru czasu pracy w okresie, w którym mógłby korzystać z takiego urlopu. Wówczas pracownik taki jest chroniony przed zwolnieniem przez okres 12 miesięcy.
Opieka nad dzieckiem w świadectwie pracy
W pkt 6 ust. 9 pracodawca wykazuje liczbę dni wykorzystanych przez pracownika z art. 188 kp. Pracownicy wychowujący dziecko do lat 14 mają prawo w każdym roku kalendarzowym do wykorzystania 2 dni urlopu opiekuńczego na dziecko. Ponieważ jest to limit roczny, informacja o wykorzystanym urlopie opiekuńczym musi zawierać świadectwo pracy, aby kolejny pracodawca posiadał wiedzę na temat stanu wykorzystanego urlopu w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
Praca zdalna
Pkt 6 ust.10 to informacja o wykorzystanej liczbie dni pracy zdalnej przewidzianej w art. 6733 § 1 kp, wykonywanej w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Informacje o okresach niezdolności do pracy
W pkt 6 ust. 11 pracodawca wykazuje okresy niezdolności do pracy pracownika, za które zachował prawo do wynagrodzenia chorobowego (chodzi tu o okresy, za które pracodawca wypłacił wynagrodzenie chorobowe zatrudnionemu zgodnie z obowiązującymi przepisami), czyli maksymalnie 14/33 dni. W miejscu tym należy wyszczególnić dni, za które pracownik pobierał wynagrodzenie chorobowe. Informacja ta ma posłużyć kolejnemu pracodawcy do ustalenia prawa do wynagrodzenia bądź zasiłku chorobowego.
Świadectwo pracy a okresy bez wynagrodzenia
W pkt 6 ust. 12 należy wykazać okresy, za które pracownik nie zachował prawa do wynagrodzenia, przypadające w okresie od 1 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2003 roku zgodnie z art. 92 § 11 Kodeksu pracy obowiązującym w tym okresie).
Okres odbytej służby wojskowej i praca w szczególnych warunkach
W pkt 6 ust. 13 należy wykazać okresy odbywania czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych. Formy odbywania służby wojskowej zostały określone w ustawie o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.
W pkt 6 ust. 14 pracodawca wykazuje okresy wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnych charakterze oraz jej rodzaj i zajmowane stanowiska. Pracownik wykonujący pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze jest uprawniony do przejścia na wcześniejszą emeryturę, także dane te są szczególnie istotne dla pracowników, którzy chcą starać się o przejście na wcześniejszą emeryturę z tego tytułu.
Świadectwo pracy a dodatkowy urlop
Punkt 6 ust. 15 jest to miejsce, w którym można wpisać informacje mające wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy - np. czy pracownikowi została wypłacona odprawa emerytalna lub rentowa, czy zatrudniony, posiadający określony stopień niepełnosprawności, wykorzystał dodatkowy, przysługujący mu urlop wypoczynkowy lub też liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych, które należy rozliczyć w ramach rocznego limitu.
Świadectwo pracy a okresy nieskładkowe
Okresy nieskładkowe przypadające w trakcie trwania stosunku pracy uwzględniane są przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty. Do okresów nieskładkowych zaliczamy: niezdolność do pracy spowodowaną chorobą, za którą pracownik otrzymuje wynagrodzenie chorobowe i zasiłek chorobowy (również z funduszu wypadkowego), okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego (również z funduszu wypadkowego) oraz zasiłku opiekuńczego. W tym miejscu świadectwo pracy nie zawiera okresów dotyczących nieobecności nieusprawiedliwionych i usprawiedliwionych niepłatnych, udzielonych urlopów bezpłatnych, urlopów wychowawczych oraz pobierania zasiłków macierzyńskich.
Świadectwo pracy - informacje o zajęciu wynagrodzenia
W przypadku, gdy dany pracownik posiada zajęcie komornicze, należy wskazać komornika, numer sprawy egzekucyjnej oraz wysokość potrąconych dotychczas kwot tak, aby nowy pracodawca zatrudniający daną osobę mógł na podstawie informacji ze świadectwa pracy skontaktować się z komornikiem i dokonywać potrąceń z wynagrodzenia pracownika.
Informacje uzupełniające w świadectwie pracy
Pracodawca dodatkowo na prośbę pracownika w informacjach uzupełniających uwzględnia takie dane, jak: wysokość oraz składniki wynagrodzenia, zdobyte kwalifikacje w trakcie trwania stosunku pracy.
W świadectwie pracy obligatoryjnie powinno znaleźć się pouczenie. Zgodnie z pouczeniem pracownik może złożyć wniosek o sprostowanie w ciągu 14 dni od otrzymania błędnego świadectwa pracy. W przypadku odmowy sprostowania świadectwa pracy byłemu pracownikowi przysługuje prawo do odwołania się od decyzji pracodawcy do Sądu Pracy w terminie 14 dni od wydania odmownej decyzji. Pracownik ma prawo odwołać się do Sądu Pracy, również w sytuacji gdy pracodawca nie zawiadomi go o odmowie sprostowania wydanego świadectwa pracy.
Jak prawidłowo wystawić Świadectwo Pracy: Kompletny poradnik dla pracodawców!
Prawo do urlopu wypoczynkowego i jego cel
Zgodnie z art. 14 Kodeksu pracy pracownik ma prawo do wypoczynku, który zapewniają przepisy o czasie pracy, dniach wolnych od pracy oraz o urlopach wypoczynkowych. W myśl art. 152 kp pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego (dalej „urlop”), i prawa tego pracownik nie może się zrzec.
Wyrok Sądu Najwyższego - Izba Pracy, Ubezpieczeń Społecznych i Spraw Publicznych z 14 marca 2006 roku, I PK 144/05 „Urlop wypoczynkowy jest swojego rodzaju bonifikatą dla pracownika za okres faktycznie przepracowany, którego istotą i celem jest gwarancja odpoczynku oraz regeneracja sił pracownika”.
Pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy, w roku kalendarzowym, w którym podjął pracę, uzyskuje prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego mu po przepracowaniu roku. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa w każdym następnym roku kalendarzowym (art. 153 § 1 i 2 Kodeksu pracy).
Urlop w naturze
W związku z celem, jakiemu służy urlop wypoczynkowy, powinien być on udzielany w naturze (tzn. poprzez umożliwienie pracownikowi faktycznego korzystania z dni wolnych) oraz w określonych terminach - zgodnie z planem urlopów ustalanym przez pracodawcę, a w przypadku nieustalenia planu urlopów, po porozumieniu z pracownikiem. Na wniosek pracownicy, pracownika - ojca wychowującego dziecko lub pracownika - innego członka najbliższej rodziny, którzy korzystają z urlopu macierzyńskiego, udziela się im urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (asrt. 163 kp). W niektórych przypadkach opisanych w art. 164-167 kp możliwe jest przesunięcie terminu urlopu. Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 kp należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego (art. 168 kp).
Art. 282 § 1 pkt 2 kp Kto, wbrew obowiązkowi nie udziela przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawnie obniża wymiar tego urlopu, podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Odstąpienie od generalnej zasady udzielania urlopu wypoczynkowego w naturze jest dopuszczalne tylko wówczas, gdy taki sposób udzielenia urlopu nie jest możliwy. Jest to przypadek opisany w art. 171 kp. Zgodnie z tym przepisem w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania bądź wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca nie ma jednak obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Przykład 1.
Umowa o pracę została rozwiązana 30 czerwca. Pracownikowi za 6 miesięcy pracy (styczeń-czerwiec) w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, przysługiwał urlop proporcjonalny w wymiarze 13 dni (26 dni × 6/12). Do 30 czerwca pracownik wykorzystał w naturze 10 dni, czyli 80 godzin urlopu (10 dni × 8 godzin).
Przykład 2.
31 marca strony rozwiązały umowę o pracę zawartą na czas określony. W dniu rozwiązania umowy pracownik miał niewykorzystane 2 dni (16 godzin) urlopu wypoczynkowego. Jednak w związku z tym, że strony zawarły 1 kwietnia kolejną umowę o pracę, pracodawca zdecydował, że pracownik wykorzysta ten urlop w czasie trwania drugiej umowy.
Wysokość ekwiwalentu
Zgodnie z §18 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop, ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:
- dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych na podstawie § 15-17 tego rozporządzenia przez współczynnik, o którym mowa w § 19 rozporządzenia, a następnie;
- dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie;
- mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
Ekwiwalent urlopowy w świadectwie pracy
W związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy pracodawca jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy, w którym należy podać informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach (art. 97 § 1 i 2 kp).
Zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 6 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 grudnia 2016 roku w sprawie świadectwa pracy w świadectwie pracy zamieszcza się informacje niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych dotyczące urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i wykorzystanego w tym roku.
Jak wynika ze wzoru świadectwa pracy stanowiącego załącznik do wspomnianego rozporządzenia, pracodawca powinien w ust. 6 pkt 1 świadectwa zawrzeć informację: o wymiarze, w jakim pracownik wykorzystał urlop wypoczynkowy w okresie zatrudnienia, w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, w tym o wymiarze urlopu wypoczynkowego wykorzystanego na podstawie art. 1672 kp (czyli tzw. urlopu na żądanie).
Zgodnie z pouczeniem zamieszczonym na wspomnianym wzorze pracodawca wskazuje wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent urlopowy; odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin tzw. urlopu na żądanie, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 1672 kp.
W związku z powyższym w świadectwie pracy należy podać liczbę dni przysługującego i wykorzystanego urlopu, bez wskazywania, w jaki sposób urlop wykorzystano - w naturze czy poprzez wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego. Sposób wykorzystania urlopu nie ma bowiem istotnego znaczenia dla kolejnego pracodawcy, w przeciwieństwie do informacji:
- o liczbie dni wykorzystanych w danym roku kalendarzowym - ma to znaczenie przy ustalaniu prawa pracownika do urlopu proporcjonalnego, o którym mowa w art. 1551 kp, oraz
- o liczbie dni wykorzystanego urlopu na żądanie - kolejny pracodawca wie dzięki temu, w jakim zakresie pracownik wykorzystał przysługujący mu w tym trybie urlop, który w danym roku kalendarzowym może wynieść maksymalnie 4 dni (art. 1672 kp).
Przykład 3.
Informacja dotycząca wykorzystania urlopu wypoczynkowego, zawarta w ust. 6 pkt 1 świadectwa pracy może brzmieć następująco: „6. W okresie zatrudnienia pracownik: 1) wykorzystał urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni, w tym 2 dni urlopu udzielonego na podstawie art. 1672 Kodeksu pracy”.
W związku z ustaniem zatrudnienia pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Ma ono istotne znaczenie dla późniejszego ustalenia stażu pracy danej osoby, przysługujących jej uprawnień ze stosunku pracy oraz okresu ubezpieczenia. W świadectwie pracy zamieszcza się m.in. informacje dotyczące okresów nieskładkowych przypadających w całym okresie zatrudnienia objętym świadectwem. Przy ustalaniu tych okresów należy kierować się art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 504). Ze wzoru świadectwa pracy wynika, że w ustępie 6 pkt 8 świadectwa pracy podaje się informacje dotyczące liczby dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe, ale wyłącznie w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy. Natomiast w ust. 6 pkt 13 świadectwa pracy wykazuje się przypadające w okresie całego zatrudnienia okresy nieskładkowe. Pozostałe okresy nieskładkowe, w tym absencje chorobowe z lat wcześniejszych, wykazuje się tylko w ustępie 6 pkt 13. Należy zwrócić uwagę na kwestie wykazywania okresu urlopu wychowawczego jako okresu nieskładkowego. Urlop ten od 1 stycznia 1999 r. jest okresem składkowym. W świadectwie pracy informuje się o wykorzystaniu przez pracownika dodatkowego urlopu albo innych uprawnień, jeżeli ma to wpływ na uprawnienia pracownicze u kolejnego pracodawcy. Chodzi tu o takie uprawnienia pracownicze, które mają charakter jednorazowy i nie powinny być ponownie przyznane/wykorzystane w kolejnym zatrudnieniu. Do takich uprawnień należy m.in. odprawa emerytalno-rentowa, o której mowa w art. 921 K.p., czy odprawa dla pracownika powołanego do Wojskowej Obrony Terytorialnej. W ust. 6 pkt 12 wykazuje się również wykorzystanie dodatkowych urlopów, m.in. W ust. 8 świadectwa pracy dopuszczono możliwość podania przez pracodawcę informacji uzupełniających. Przykładowe zapisy w świadectwie pracy w zakresie dodatkowych uprawnień, okresów nieskładkowych i informacji uzupełniających.
Czy w świadectwie pracy wpisuje się wszystkie zwolnienia lekarskie pracownika?
W ust. 4 pkt 10 świadectwa pracy wykazuje się tzw. okresy nieskładkowe, czyli m.in. okresy niezdolności do pracy z całego okresu zatrudnienia. Do okresów nieskładkowych należą okresy niezdolności do pracy spowodowane chorobą, za które wypłacono wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy albo świadczenie rehabilitacyjne oraz okresy pobierania zasiłku opiekuńczego. Czyli w świadectwie pracy wpisuje się wszystkie zwolnienia lekarskie pracownika.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy a podstawa wymiaru zasiłku chorobowego
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłacany jest jedynie w szczególnych, opisanych w przepisach prawa pracy, przypadkach. Pracownik ma do niego prawo tylko wtedy, jeśli nie może wykorzystać swojego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Długi pobyt na zwolnieniu lekarskim nie jest więc powodem do wypłaty takiego ekwiwalentu.
UZASADNIENIE
W dziale siódmym ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy uregulowane są kwestie dotyczące urlopów pracowniczych. Ustawodawca zapisał w zawartych tam przepisach, że pracownikowi przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego udzielanego w naturze. Tylko jeśli pracownik w rzeczywistości skorzysta z tego uprawnienia ma szansę na wypoczynek i regenerację sił po okresie wykonywania pracy. A taki jest właśnie cel udzielenie zatrudnionemu urlopu wypoczynkowego.
Dlatego prawo pracy dopuszcza wyłącznie na zasadzie wyjątku sytuacje, w których można zastosować alternatywną formę realizacji tego uprawnienia pracowniczego. Dzieje się tak tylko wtedy, gdy wystąpią obiektywne przeszkody uniemożliwiające wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w naturze. Taką alternatywą jest ekwiwalent pieniężny wypłacany pracownikowi w przypadku niewykorzystania urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Niezdolność pracownika do pracy spowodowana chorobą nie pozbawia go prawa do urlopu wypoczynkowego. Przepisy jasno stanowią, że jeżeli z powodu niezdolności do pracy wskutek choroby pracownik nie może rozpocząć urlopu wypoczynkowego w ustalonym terminie lub nie może wykorzystać części takiego urlopu, pracodawca ma obowiązek udzielić mu urlopu wypoczynkowego w późniejszym terminie. Dodatkowo choroba - nawet bardzo długa - nie powoduje obniżenia wymiaru urlopu wypoczynkowego czy też ustalenia proporcjonalnego wymiaru urlopu w razie nieobecności w pracy spowodowanej chorobą.
W praktyce więc korzystanie ze zwolnienia lekarskiego jest traktowane na gruncie uprawnień urlopowych taka samo jak okres wykonywania pracy. W zasadzie nie ma więc szans by pracownik utracił uprawnienie do skorzystania z wypoczynku w naturze. Jego choroba może jedynie przesunąć w czasie realizację prawa do urlopu.
WAŻNE: Choroba nie pozbawia prawa do urlopu wypoczynkowego. Jego wykorzystanie jest przesunięte na czas, gdy pracownik po zwolnieniu lekarskim wróci do pracy. Dlatego nie nabywa on prawa do ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.
Odstępstwo od tej reguły zawierają przepisy regulujące status pracownika zatrudnionego na okresie próbnym. Ma on prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia. Jeżeli zatrudniona w taki sposób osoba nie może do dnia rozwiązania stosunku pracy wykorzystać przysługującego mu urlopu wypoczynkowego z powodu przebywania na zwolnieniu lekarskim, to pracodawca ma obowiązek w dniu ustania zatrudnienia wypłacić jej ekwiwalent pieniężny. Ale związane jest to z faktem, że pracownik nie ma fizycznej możliwości wykorzystania przysługującego mu urlopu.
Podsumowując stwierdzić należy, że choroba pracownika nie daje podstaw do ustalania i wypłaty mu ekwiwalentu za niewykorzystany w naturze urlop wypoczynkowy.
tags: #zasilek #chorobowy #a #ustalenie #ekwiwalentu #za