Urlop uzupełniający a umowa na czas określony

Polacy bardzo chętnie korzystają z wszelkiego rodzaju urlopów i dni wolnych od pracy. Nic bowiem nie zwiększa produktywności tak bardzo, jak krótka odskocznia od zawodowego życia. Wybieramy wówczas morze, góry, jeziora, krótki lub dłuższy wypad z rodziną albo przyjaciółmi. Z pewnością każdy żałuje tego, że świetnie spędzony czas i relaks muszą się skończyć.

Urlop wypoczynkowy to przywilej osób zatrudnionych na umowę o pracę. To właśnie ten rodzaj stosunku prawnego podlega szczegółowym regulacjom kodeksu pracy. Prawo przewiduje różnego rodzaju sytuacje, w których pracownik może skorzystać z dni wolnych. Prócz urlopu wypoczynkowego w wielu branżach możliwe jest wzięcie tzw. urlopu na żądanie lub opiekę nad dzieckiem. Jak się okazuje, w przepisach widnieje jeszcze jedno zagadkowe pojęcie, z którym nie każdy się spotyka. To urlop uzupełniający.

Czym jest urlop uzupełniający?

Urlop uzupełniający to pojęcie stosowane w przypadku pracowników, którzy nabyli prawo do wyższego wymiaru urlopu, po przekroczeniu 10-letniego stażu pracy. Zgodnie z przepisami w Polsce, po 10 latach pracy, pracownik uzyskuje dodatkowe dni urlopu, które w praktyce nazywamy „urlopem uzupełniającym”. Od 2023 roku do przepisów wprowadzono również możliwość podziału urlopu uzupełniającego na krótsze okresy, co jest korzystne dla pracowników i pracodawców.

Prawo pracy reguluje kwestie urlopowe w artykułach 152-173 Kodeksu pracy. Jest tam mowa m.in. o tym, że długość urlopu wypoczynkowego w głównej mierze zależy od stażu pracy. Standardowo pracownikowi przysługuje 20 dni wolnego w roku. Z sytuacją taką mamy do czynienia jednak wówczas, gdy zatrudniony pracuje mniej niż 10 lat. Po przekroczeniu tego okresu pracy osoba ta uzyskuje dodatkowe dni na wypoczynek, zwane właśnie urlopem uzupełniającym.

Urlop uzupełniający to dodatkowe dni wolne przysługujące pracownikowi, który w trakcie roku kalendarzowego nabył prawo do wyższego wymiaru urlopu. W praktyce oznacza to sytuację, w której osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę osiąga 10 lat stażu pracy - i zyskuje prawo do 26 zamiast 20 dni urlopu wypoczynkowego. Różnica między tymi wymiarami, czyli 6 dni, stanowi urlop uzupełniający.

Urlop uzupełniający to część urlopu wypoczynkowego. Stanowi wyrównanie różnicy między niższym a wyższym wymiarem urlopu. Kodeks pracy przewiduje dwa progi urlopowe. Pracownikowi ze stażem pracy poniżej 10 lat przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze 20 dni. Osobie z co najmniej 10-letnim stażem - 26 dni. Przejście z niższego na wyższy wymiar urlopu nie zawsze następuje z początkiem roku. Osoba, która w styczniu otrzymała 20 dni urlopu i wszystkie wykorzystała do maja, a we wrześniu jej staż osiągnął 10 lat, ma prawo do 6 dodatkowych dni wolnych. Są one jednak częścią urlopu wypoczynkowego.

Zgodnie z art. 158 Kodeksu pracy urlop uzupełniający należy się pracownikowi, który wykorzystał urlop wypoczynkowy przysługujący mu w danym roku kalendarzowym, a potem uzyskał prawo do urlopu w wyższym wymiarze. To oznacza, że urlop uzupełniający jest różnicą między niższym wymiarem urlopu (20 dniami wg art. 154 § 1 pkt 1 k.p.) a wyższym (26 dniami wg art. 154 § 1 pkt 2 k.p.). Wynosi 6 dni dla pełnoetatowców. Oczywiście w przypadku niepełnego etatu te wartości zmniejszają się proporcjonalnie.

Urlopem uzupełniającym określa się dodatkowe dni wolne od pracy, które przysługują pracownikowi po osiągnięciu 10 lat stażu urlopowego. Jest to zatem nic innego, jak różnica pomiędzy wyższym a niższym wymiarem urlopu, czyli 6 dodatkowych dni wolnych od pracy.

Urlop po 10 latach pracy nabywasz bez względu na to, czy wymagany staż osiągniesz w styczniu, czy w grudniu. Odrębne zasady obowiązują nauczycieli - jeśli nie mogli wykorzystać przysługujących 8 tygodni urlopu w trakcie ferii z powodu np. chorób lub innych usprawiedliwionych przyczyn, przysługuje im urlop uzupełniający.

Staż pracy a wymiar urlopu wypoczynkowego

Jak obliczyć urlop uzupełniający?

Obliczenie wymiaru urlopu uzupełniającego dla pracownika objętego Kodeksem pracy jest łatwe. Wystarczy policzyć różnicę między wyższym a niższym wymiarem urlopu. Dla pełnego etatu wynosi ona 6 dni (26 - 20). Przy niepełnym etacie wartości zmniejszają się proporcjonalnie.

Urlop uzupełniający to różnica pomiędzy standardowym urlopem (20 dni w przypadku krótszego stażu pracy) a przysługującymi dniami wolnymi po przekroczeniu 10-letniego stażu. Warto pamiętać, że po wejściu w wyższy wymiar urlopu, pracownik ma prawo wykorzystać dodatkowe dni w tym samym roku kalendarzowym. W przypadku uzyskania prawa do urlopu uzupełniającego w grudniu, dni te muszą być wykorzystane najpóźniej do końca pierwszego kwartału roku następnego.

Obliczanie urlopu uzupełniającego polega na ustaleniu różnicy pomiędzy nowym wymiarem urlopu (26 dni) a dotychczasowym wymiarem urlopu (20 dni). W praktyce oznacza to, że pracownik, który nabył prawo do dłuższego urlopu, otrzymuje dodatkowe 6 dni urlopu wypoczynkowego.

Każdy pracownik, który pracuje u pracodawcy przez cały rok (w którym upływa mu 10 lat stażu urlopowego) otrzymuje pełen urlop w wymiarze dodatkowych 6 dni, bez względu na to, czy osiągnie wymagany próg stażu pracy w styczniu, czy grudniu. Wniosek o urlop uzupełniający - wzór

Warto przy okazji zwrócić uwagę, że gdyby w trakcie zatrudnienia na okres próbny np. 30 marca 2023 r. strony stosunku pracy podpisały porozumienie zmieniające, zgodnie z którym do 31 marca 2023 r. umowa na okres próbny przekształciłaby się w umowę na czas określony do 31 grudnia 2023 r. - pracownik uzyskałby 6 dni urlopu uzupełniającego. Dlaczego? Ponieważ nie doszłoby do ustania jednego, a następnie nawiązania kolejnego stosunku pracy z tym pracownikiem. Nie było by więc podstawy, żeby zastosować § 3 Rozporządzenia MPiPS w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Wymiar urlopu przy umowie na czas określony zależy od długości zatrudnienia w danym roku oraz od posiadanego stażu pracy. Kluczowe jest to, czy umowa obejmuje cały rok kalendarzowy, czy tylko jego część - w tym drugim przypadku urlop przysługuje proporcjonalnie do liczby przepracowanych miesięcy, przy czym nawet niepełny miesiąc zaokrągla się w górę. Jeśli pracownik miał wcześniej innego pracodawcę w tym samym roku, przysługujący urlop sumuje się z uwzględnieniem wcześniejszego wykorzystania dni wolnych.

Obliczenie urlopu uzupełniającego jest bardzo proste. Wystarczy ustalić różnicę między dotychczasowym a nowym wymiarem urlopu. Co ważne - tego urlopu nie przelicza się proporcjonalnie do momentu, w którym osiągniesz wymagany staż. Niezależnie od tego, czy nabędziesz prawo do dłuższego urlopu w styczniu, lipcu czy grudniu, zawsze otrzymasz pełne 6 dni. Warunkiem jest jedno: musisz wcześniej wykorzystać przysługujące Ci 20 dni urlopu z niższego wymiaru.

Co wlicza się do stażu pracy?

Do stażu pracy, który decyduje o wymiarze urlopu, wlicza się również czas nauki w szkołach średnich, policealnych oraz wyższych. W 2025 roku przepisy zostały doprecyzowane, a do stażu pracy wliczany jest również czas pracy na umowach cywilnoprawnych, które były wykonywane na rzecz tego samego pracodawcy. Dlatego nawet jeśli pracownik pracował na umowę o dzieło przez kilka lat, może to zostać uwzględnione przy obliczaniu jego stażu.

Do stażu pracy pracownika zalicza się wszystkie okresy zatrudnienia w oparciu o umowę o pracę, bez względu na przerwy w zatrudnieniu czy sposób rozwiązania stosunku pracy. Jeżeli pracownik był zatrudniony w ramach więcej niż jednego stosunku pracy, do stażu pracy wlicza się tylko jeden z tych okresów. Dodatkowo, według art. 155 Kodeksu Pracy do stażu pracy wliczają się okresy edukacji w wymiarze:

8 lat (szkoła wyższa);
6 lat (szkoła policealna);
maksymalnie 5 lat (średnia szkoła zawodowa);
4 lata (średnia szkoła ogólnokształcąca);
maksymalnie 3 lata (zasadnicza szkoła zawodowa).

Należy pamiętać, że okresy nauki nie podlegają sumowaniu. Bierze się pod uwagę wyłącznie ostatni ukończony etap edukacji. Co istotne, okresy pracy na podstawie umowy zlecenia czy umowy o dzieło oraz prowadzenia działalności gospodarczej nie wliczają się do stażu pracy.

Pamiętaj, że prawo do urlopu w wyższym wymiarze wynika nie tylko z lat faktycznej pracy. Do stażu pracy wlicza się okresy nauki, czyli ukończenie szkoły wyższej daje 8 lat do stażu, szkoły policealnej - 6 lat, średniej szkoły zawodowej - do 5 lat (wynika to z art. 155 Kodeksu pracy). Dlatego np. absolwent studiów wyższych może osiągnąć próg 10 lat stażu pracy już po 2 latach zatrudnienia.

10-letni staż pracy nie musi oznaczać faktycznie przepracowanych dziesięciu lat na etacie. Zgodnie z art. 155 Kodeksu pracy, do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, wlicza się również okresy nauki.

Warto również zaznaczyć, że wszystkie okresy wchodzące w skład czasu pracy należy odpowiednio udokumentować swojemu pracodawcy, np. przedstawiając świadectwo pracy i dyplom ukończenia ostatniego etapu edukacji.

Kiedy nabywa się prawo do urlopu uzupełniającego?

Pracownik nabywa prawo do urlopu uzupełniającego, gdy spełnione są dwa warunki jednocześnie - osiągnął odpowiedni staż pracy uprawniający do wyższego wymiaru urlopu oraz wykorzystał dotychczasową pulę dni wolnych w danym roku kalendarzowym. Urlop uzupełniający w pełnym wymiarze 6 dni przysługuje mu niezależnie od miesiąca nabycia prawa. Nawet jeśli pracownik nabył prawo do dłuższego urlopu dopiero 31 grudnia, nie stosuje się zasad proporcji.

Prawo do urlopu uzupełniającego nabywa się wraz z początkiem roku kalendarzowego, jednakże przysługuje dopiero od dnia osiągnięcia 10-letniego stażu pracy oraz po wykorzystaniu urlopu w niższym wymiarze. Należy pamiętać, że nie wylicza się go na zasadzie proporcji. Każdy pracownik otrzymuje dodatkowych 6 dni wolnych, niezależnie od miesiąca przekroczenia progu wymaganego stażu pracy. Może się jednak zdarzyć, że pracownik osiągnie odpowiedni staż pracy w grudniu i nie zdąży skorzystać z dodatkowych dni wolnych w danym roku kalendarzowym. Wówczas urlop uzupełniający przechodzi na kolejny rok i musi on zostać wykorzystany w ciągu pierwszego kwartału.

Zgodnie z art. 158. Kodeksu pracy: Pracownikowi, który wykorzystał urlop za dany rok kalendarzowy, a następnie uzyskał w ciągu tego roku prawo do urlopu w wyższym wymiarze, przysługuje urlop uzupełniający.

Wyjaśnijmy to na przykładzie: Anna rozpoczęła swoją pierwszą pracę 1 września 2021 roku, zaraz po ukończeniu studiów. Wówczas jej wymiar urlopu wypoczynkowego wynosił 20 dni. W 2023 roku Anna wykorzystała całą pulę urlopu już w czerwcu i nie miała już możliwości skorzystania z płatnego dnia wolnego. Jednak 1 września 2023 nabyła już prawo do 26 dni urlopu (8 lat studiów + 2 lata pracy), więc otrzymała urlop uzupełniający w wymiarze 6 dodatkowych dni wolnych od pracy.

Kiedy pracownik przekracza próg 10 lat stażu pracy po wykorzystaniu dotychczasowej puli dni wolnych, pojawia się urlop uzupełniający. Sprawdź, czym jest to uprawnienie, jak je obliczyć i jak usprawnić zarządzanie urlopami w firmie.

Gdy pracownik przekracza próg 10 lat stażu pracy po wykorzystaniu dotychczasowej puli dni wolnych, pojawia się urlop uzupełniający. Należy go obliczyć i zastosować, pamiętając o specyficznych zasadach jego udzielania.

Jak złożyć wniosek o urlop uzupełniający?

Pracownik nie jest zobowiązany do składania wniosku o przyznanie urlopu uzupełniającego. Należy to wyłącznie do obowiązków pracodawcy. W sytuacji, gdy osoba zatrudniona wyrazi chęć skorzystania z dodatkowych dni wolnych, zobowiązana jest złożyć wniosek o urlop wypoczynkowy. Powinien on zawierać przede wszystkim dane osobowe pracownika oraz okres, w którym zamierza skorzystać z urlopu wypoczynkowego.

Wniosek o urlop uzupełniający składany jest na tych samych zasadach co standardowy wniosek urlopowy. W wielu firmach funkcjonują już zautomatyzowane systemy do składania wniosków urlopowych, które ułatwiają ten proces. W przypadku większych przedsiębiorstw, wniosek może być złożony w formie elektronicznej, co przyspiesza cały proces. W 2025 roku wzrasta liczba firm, które wdrażają systemy HR pozwalające na szybszą weryfikację dni urlopowych, dzięki czemu pracownicy mogą złożyć wniosek o urlop bezpośrednio przez aplikację lub portal pracowniczy. Elektroniczne wnioski urlopowe od inEwi to program, z którego warto skorzystać.

Podobnie jak w przypadku standardowego wniosku o urlop, wniosek o urlop uzupełniający powinien zawierać: dane pracownika, daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu, a także informację o liczbie dni wolnych. Warto również wskazać w nim, w jaki sposób dni te będą wykorzystywane (np. w pełni lub w kilku częściach).

Potrzebujesz indywidualnej porady prawnej? Skorzystaj z naszej usługi porad prawnych online - szybko, wygodnie i bez wychodzenia z domu. Opisz swój problem, a doświadczony prawnik przeanalizuje Twoją sytuację i udzieli jasnej, praktycznej odpowiedzi.

Zasady udzielania urlopu wypoczynkowego 2021

Jeżeli pracownik nabył prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, ale jego umowa o pracę jest zawarta na czas określony, pracodawca nalicza urlop uzupełniający proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym. Pracownik może wykorzystać przysługujący mu urlop w trakcie okresu wypowiedzenia bądź otrzyma ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.

Przykład: Pracownik był zatrudniony na podstawie umowy na czas określony od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 r. W lutym 2023 r. wykorzystał 5 dni urlopu wypoczynkowego, a sierpniu 2023 r. - 15 dni. Z dniem 31 grudnia 2023 r. osiągnął staż pracy uprawniający go do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Ponieważ od 1 stycznia 2024 r. został u tego samego pracodawcy zatrudniony na czas nieokreślony - ma prawo wykorzystać w tym roku 6 dni urlopu uzupełniającego, do którego nabył prawo z końcem 2023 r.

Jednakże trzeba mieć jeszcze na uwadze § 3 rozporządzenia MPiPS z dnia 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. nr 2, poz. 14 ze zm.), zgodnie z którym wymiar proporcjonalnego urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył u danego pracodawcy prawo do urlopu wypoczynkowego w wyższym wymiarze, ustala się, uwzględniając wyższy wymiar tego urlopu.

Pracownik ma prawo do urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym m.in. wtedy gdy w danym roku kalendarzowym ustaje jego stosunek pracy. Zgodnie z art. 1551 Kodeksu pracy, pracownikowi przysługuje wtedy u dotychczasowego pracodawcy (czyli u tego, u którego dana umowa o pracę się kończy) urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze. Natomiast u kolejnego pracodawcy (czyli tego, z którym zawarta zostaje kolejna umowa) - przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze proporcjonalnym do okresu:

pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego, alb
do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.

Jeżeli tego samego pracownika i tego samego pracodawcę łączyła w danym roku kalendarzowym więcej niż jedna umowa o pracę - to ten sam pracodawca na potrzeby ustalenia urlopu wypoczynkowego w wymiarze proporcjonalnym będzie zarówno „dotychczasowym”, jak i „kolejnym” pracodawcą.

Przykład: Pracownik był zatrudniony w okresie od 1 stycznia do 31 marca 2023 r. na podstawie umowy na okres próbny, a od 1 kwietnia do 31 grudnia 2023 r. na podstawie umowy na czas określony. W maju 2023 r. wykorzystał 5 dni urlopu wypoczynkowego, do którego nabył prawo w trakcie zatrudnienia na okres próbny (3/12 x 20 = 5 dni), a we wrześniu 2023 r. wykorzystał pozostałe 15 dni urlopu wypoczynkowego z 20 dni, do których miał prawo. Natomiast w grudniu 2023 r. uzyskał staż pracy uprawniający go do 26 dni urlopu wypoczynkowego. Od 1 stycznia 2024 r. jest zatrudniony u tego samego pracodawcy na czas nieokreślony.

Jednakże pracownikowi z tego przykładu - zgodnie z zasadami Kodeksu pracy - nie przypadnie 6 dni urlopu uzupełniającego do wykorzystania w 2024 r. Wymiar jego urlopu uzupełniającego trzeba policzyć w następujący sposób: 9/12 (okres za który trzeba naliczyć proporcjonalny urlop wypoczynkowy u kolejnego pracodawcy czyli za okres kwiecień - grudzień 2023 r.) x 26 dni (wyższy wymiar urlopu, do którego pracownik nabył prawo z dniem 31 grudnia 2023 r.) = 0,75 x 26 = 19,5 dnia, po zaokrągleniu = 20 dni

W sumie pracownik nabył w 2023 r. prawo do 25 dni urlopu wypoczynkowego. Ponieważ 20 dni urlopu wykorzystał w 2023 r., to do wykorzystania w 2024 r. ma tylko 5 dni urlopu uzupełniającego. Może się to wydawać w pewnym sensie niesprawiedliwe, ponieważ gdyby pracownik był zatrudniony przez cały 2023 r. na podstawie jednej umowy o pracę, czyli np. na czas określony od 1 stycznia do 31 grudnia 2023 r. nabyłby prawo do 6 dni urlopu uzupełniającego. Jednak z uwagi na to, że okres uprawniający do wyższego wymiaru urlopu upłynął mu, gdy był uprawniony do urlopu proporcjonalnego - nabędzie prawo tylko do 5 dni urlopu uzupełniającego. Taki sposób wyliczenia wymiaru urlopu uzupełniającego jako poprawny potwierdziło stanowisko MRPiPS z 20 sierpnia 2020 r. (dla Aktualności Kadrowych WIP sierpień 2020 r.)

W przypadku umowy na czas określony, urlop uzupełniający jest naliczany proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Jeśli umowa trwa krócej niż rok kalendarzowy, pracownik nabywa prawo do urlopu w wymiarze proporcjonalnym do przepracowanych miesięcy, przy czym nawet niepełny miesiąc zaokrągla się w górę. Jeśli w tym samym roku kalendarzowym pracownik był zatrudniony u innego pracodawcy, urlop sumuje się z uwzględnieniem wykorzystanych już dni wolnych.

Urlop uzupełniający nauczyciela

Nauczyciel zatrudniony w szkole, w której organizacja pracy obejmuje ferie szkolne, korzysta z urlopu wypoczynkowego właśnie w tym czasie - jego wymiar odpowiada długości ferii (art. 64 ust. 1 Karty Nauczyciela). Wyjątek stanowią nauczyciele pełniący funkcje kierownicze, których ta zasada nie obowiązuje (art. 64 ust. 2a Karty Nauczyciela).

Nauczyciel ma prawo do urlopu uzupełniającego w trakcie roku szkolnego w wymiarze do 8 tygodni (art. 66 ust. 1 Karty Nauczyciela), jeśli nie zdołał w pełni wykorzystać urlopu wypoczynkowego w czasie ferii z powodu:

niezdolności do pracy spowodowanej chorobą lub kwarantanną w związku z chorobą zakaźną,
urlopu macierzyńskiego, uzupełniającego urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego,
urlopu dla poratowania zdrowia,
odbywania ćwiczeń wojskowych lub krótkotrwałego przeszkolenia wojskowego.

Wszystkie przepisy dotyczące urlopu uzupełniającego nauczycieli ustanowione są w art. 66. Uzupełniający urlop wypoczynkowy, a kilka umów w danym roku kalendarzowym.

W przypadku nauczycieli zatrudnionych w szkołach, w których obowiązują wakacje letnie i ferie zimowe, urlop uzupełniający ma nieco inne znaczenie niż w ogólnych przepisach Kodeksu pracy. Urlop ten dotyczy sytuacji, w których nauczyciel - z przyczyn niezależnych od siebie - nie mógł skorzystać z wolnego w okresie zimowej lub letniej przerwy w nauce. Zgodnie z art. 66 Karty Nauczyciela, przysługuje mu urlop uzupełniający w wymiarze do 8 tygodni w ciągu roku szkolnego.

Nauczycielowi zatrudnionemu w szkole, w której w organizacji pracy przewidziano ferie szkolne, przysługuje urlop wypoczynkowy w wymiarze odpowiadającym okresowi ferii i w czasie ich trwania (art. 64 ust. 1 Karty Nauczyciela). Zasada ta nie dotyczy tylko nauczycieli pełniących funkcje kierownicze (art. 64 ust. 2a Karty Nauczyciela). Nauczycielowi przysługuje urlop w ciągu roku szkolnego, w wymiarze uzupełniającym do 8 tygodni (art. 66 ust. 1 Karty Nauczyciela), jeśli nie mógł wykorzystać urlopu w czasie ferii z powodu choroby, urlopu macierzyńskiego, ojcowskiego, rodzicielskiego, dla poratowania zdrowia, odbywania ćwiczeń wojskowych lub krótkotrwałego przeszkolenia wojskowego.

tags: #urlop #uzupelniajacy #umowa #na #czas #okreslony

Urlop uzupełniający a umowa na czas określony: wszystko, co musisz wiedzieć