Osoby pracujące na stanowisku sekretarza szkoły stanowią łącznik pomiędzy dyrektorem, a de facto wszystkimi interesariuszami placówki - od kadry pedagogicznej i niepedagogicznej przez uczniów i rodziców aż po kuratorium, organ prowadzący i inne podmioty zewnętrzne.
Sekretariat szkolny pełni rolę centrum administracyjnego każdej placówki oświatowej, a sekretarz lub sekretarka szkoły ściśle współpracuje z dyrektorem, wspierając go w realizacji obowiązków związanych z zarządzaniem instytucją.
Stanowisko sekretarki szkolnej należy do grupy pracowników administracji i obsługi szkoły. W świetle przepisów o pracownikach samorządowych sekretarz nie jest urzędnikiem, lecz zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę.
Kandydata na stanowisko sekretarza szkoły wybiera dyrektor szkoły. W samorządowej szkole do zajmowania stanowiska sekretarza wymagane jest posiadanie wykształcenia średniego o odpowiednim profilu umożliwiającym wykonywanie zadań na tym stanowisku oraz 5-letniego stażu pracy.
Sekretarz szkoły to stanowisko pomocnicze. W pkt V lp. 4 części F tabeli II załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych, stanowisko sekretarza szkoły jest zaliczane do grupy stanowisk pomocniczych i obsługi.
Na podstawie art. 68 ust. 5 pkt 1 ustawy - Prawo oświatowe kandydata na to stanowisko wybiera dyrektor szkoły i nie ma obowiązku poprzedzenia zawarcia umowy o pracę przeprowadzeniem konkursu, który jest wymagany przy obsadzaniu stanowisk urzędniczych.
W samorządowej szkole do zajmowania stanowiska sekretarza wymagane jest posiadanie wykształcenia średniego (lub średniego branżowego) o odpowiednim profilu umożliwiającym wykonywanie zadań na tym stanowisku oraz 5-letniego stażu pracy, zgodnie z pkt V lp. 4 części F tabeli II załącznika nr 3 do rozporządzenia w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.
Profil wykształcenia na tym stanowisku nie został doprecyzowany, a w związku z tym powinien go doprecyzować pracodawca przez pryzmat zakresu obowiązków sekretarza danej szkoły. Zazwyczaj na tym stanowisku przeważają obowiązki o charakterze administracyjno-ekonomicznym, a więc skoro profil wykształcenia ma umożliwiać wykonywanie zadań na stanowisku, na ogół wymagane jest wykształcenie średnie o profilu administracyjnym, ekonomicznym lub innym obejmującym te sfery zadań.
Jeśli chodzi o staż pracy, ustawodawca nie sprecyzował, że ma to być staż o charakterze zgodnym z wymaganiami na danym stanowisku, a więc można uwzględnić ogólny staż pracy pracownika, w tym np. pracę w sklepie, pod warunkiem że bardziej rygorystyczne wymogi kwalifikacyjne nie obowiązują na podstawie wewnętrznych regulacji danej szkoły.
Dyrektor placówki ustala szczegółowy zakres obowiązków sekretarza szkoły. Zakres ten zależy od struktury organizacyjnej danej placówki, w tym między innymi od liczby zatrudnionych w niej pracowników administracyjnych.
Sekretarz szkoły odpowiedzialny jest za prowadzenie sekretariatu. Można także powierzyć mu prowadzenie spraw kadrowych, składnicy akt, tworzenie arkusza organizacji szkoły (szczególnie w obszarze dotyczącym obowiązku szkolnego i obowiązku nauki), a także sporządzanie sprawozdań dla organu prowadzącego i organu sprawującego nadzór pedagogiczny nad szkołą.
Do realizacji zadań wynikających z zajmowanego stanowiska sekretarz szkoły w dużych placówkach oświatowych ma do dyspozycji cały sztab pracowników administracji − sekretarek, referentów, specjalistów, którymi kieruje. W bardzo małych jednostkach realizuje swoje zadania sam.
Warto sprecyzować przykładowy zakres obowiązków sekretarza szkoły:
- Przyjmuje, ewidencjonuje, rozdziela i rozlicza korespondencję oraz przesyłki.
- Jest odpowiedzialny za wysyłkę korespondencji i przesyłek.
- Sporządza czystopisy pism oraz je powiela.
- Obsługuje faks, pocztę elektroniczną oraz przyjmuje telefony.
- Udziela informacji interesantom, a w razie potrzeby kieruje ich do właściwych osób.
- Jest odpowiedzialny za systematyczne prowadzenie dokumentacji szkolnej, w tym: prowadzenie księgi ewidencji dzieci w wieku szkolnym i odnotowywanie przebiegu wypełniania obowiązku szkolnego przez te dzieci do 18. roku życia, prowadzenie dokumentacji osobowej uczniów, prowadzenie księgi uczniów i bieżące informowanie o realizacji obowiązku szkolnego, wystawianie duplikatów świadectw szkolnych na podstawie dokumentacji ucznia.
- Zgodnie z udzielonym przez dyrektora szkoły upoważnieniem, dokonuje sprostowań błędów i oczywistych omyłek w księdze ewidencji dzieci, a także w księdze uczniów, poświadcza zgodności kopii z oryginałem świadectwa, dyplomu, zaświadczenia lub innego druku, gdy jest to niezbędne dla złożenia kopii w aktach placówki.
- Sporządza sprawozdania na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego i innych instytucji z zakresu realizowanych zadań, w tym wprowadza i przekazuje dane w ramach Systemu Informacji Oświatowej.
- Współdziała z jednostką samorządu terytorialnego i kuratorium oświaty oraz z innymi jednostkami.
- Odpowiada za prawidłowe przechowywanie i archiwizowanie dokumentów organizacyjnych szkoły zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, a także zgodnie z instrukcją kancelaryjną i instrukcją archiwalną.
- Wydaje i ewidencjonuje legitymacje uczniowskie i inne druki ścisłego zarachowania, w tym świadectwa szkolne.
- Wystawia różnorodne druki i zaświadczenia dla pracowników i uczniów szkoły, w tym między innymi: delegacje służbowe czy zaświadczenia o wypełnianiu obowiązku szkolnego.
- Odpowiada za prowadzenie ewidencji i rozliczanie znaczków pocztowych.
- Przechowuje i zabezpiecza arkusze ocen uczniów.
- Zakłada księgi arkuszy ocen zgodnie z zapisami rozporządzenia w sprawie sposobu prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania.
- Zgłasza uczniów przystępujących do sprawdzianu po klasie szóstej i egzaminu gimnazjalnego do okręgowej komisji egzaminacyjnej.
- Przechowuje i sprawuje nadzór nad używaniem pieczęci szkolnych i urzędowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Zajmuje się przyjmowaniem skarg i wniosków.
- Kompletuje akty normatywne prawa wewnętrznego oraz ogólnie obowiązującego.
- Pozyskuje od dyrektora i pracowników niezbędne informacje i dane służące do prawidłowego wykonywania powierzonych zadań i obowiązków.
- Zgłasza dyrektorowi szkoły stwierdzone nieprawidłowości mające wpływ na prawidłowe zarządzanie i realizację zadań szkoły.
- Ma obowiązek doskonalenia swoich umiejętności w zakresie prowadzenia kancelarii zgodnie z instrukcją kancelaryjną i obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
Sekretarka w szkole podstawowej wykonuje różnorodne zadania administracyjne i organizacyjne.
Wśród jej zadań można wymienić m.in.:
- prowadzenie księgi uczniów
- wykonywanie wszelkich czynności związanych z ruchem uczniów (przyjęcia, przeniesienia etc.)
- prowadzenie dokumentacji dot. wyników klasyfikacji i promocji uczniów
- obsługa organizacyjna rekrutacji uczniów
- zakładanie arkuszy ocen dla uczniów
- wydawanie legitymacji uczniowskich, sporządzanie odpisów arkuszy ocen, wydawanie zaświadczeń potwierdzających kontynuację nauki, prowadzenie rejestru zaświadczeń oraz wydanych legitymacji
- prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń uczniów
- sporządzanie duplikatów i odpisów świadectw promocyjnych, ukończenia szkoły oraz dojrzałości
- przyjmowanie składek ubezpieczenia OC nauczycieli
- pomoc przy organizacji egzaminów (np. maturalnych) oraz uroczystości szkolnych.
Pierwszy kontakt ze szkołą rodziców zapisujących do niej dziecko ma miejsce w sekretariacie. Aby już pierwsze wrażenie o szkole było pozytywne, sekretariat i osoba nim zawiadująca powinny spełniać określone wymagania. Wygląd i ubiór sekretarza powinien wzbudzać zaufanie, nie powinien peszyć przychodzących interesantów. Wyposażenie sekretariatu i zagospodarowanie jego wnętrza powinno sygnalizować ład i porządek. Rozmowy z klientami należy prowadzić w sposób kulturalny. Sekretarz szkoły powinien znać zasady umiejętnego słuchania - nie przerywać rozmówcy, wyrażać zainteresowanie rozmową, powstrzymywać się od osądzania, oceniania, komentowania. Informacji powinien udzielać w ramach posiadanych kompetencji, zgodnie z obowiązującymi przepisami, zasadami i w sposób jednoznaczny, tak aby klient nie mógł ich dowolnie interpretować. Efektywność pracy sekretariatu wpływa na organizację pracy szkoły.
Osoby ubiegające się o stanowisko sekretarki szkolnej muszą posiadać odpowiednie kwalifikacje formalne i praktyczne. Najczęściej wymagane jest co najmniej średnie wykształcenie, choć preferowane jest wyższe (np. administracja, prawo, zarządzanie). Często oczekuje się kilkuletniego doświadczenia zawodowego.
Dyrektorzy szkół zwracają uwagę również na dodatkowe kompetencje, np. bardzo dobrą znajomość pakietu MS Office i urządzeń biurowych, umiejętność sporządzania dokumentacji kadrowej i korzystania z systemu SIO. Mile widziana jest znajomość języków obcych.
Kompetencje miękkie: komunikatywność i umiejętność pracy w zespole, doskonała organizacja pracy i samodzielność, wysoka kultura osobista i pozytywne nastawienie do ludzi, radzenie sobie w pracy pod presją czasu i odporność na stres, dokładność i dbałość o szczegóły, zdolności analityczne, inicjatywa i zaangażowanie w wykonywaniu obowiązków, łatwość w budowaniu i podtrzymywaniu przyjacielskich relacji ze współpracownikami oraz klientami, uczciwość i rzetelność.
Tak, sekretarze i sekretarki pracują w wakacje. W okresie wakacyjnym nadal konieczne jest prowadzenie dokumentacji, sporządzanie sprawozdań oraz przygotowywanie placówki do nowego roku. Część obowiązków wiąże się z obsługą interesantów, przyjmowaniem dokumentów rekrutacyjnych czy wystawianiem zaświadczeń.
Organizacja sekretariatu szkoły powinna opierać się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej. Każda szkoła ma obowiązek posiadania i stosowania instrukcji kancelaryjnej. Podlega ona zatwierdzeniu przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, za pośrednictwem dyrektora właściwego archiwum państwowego.
Należy określić w niej obowiązujący w szkole system kancelaryjny - zasady przyjmowania i redagowania dokumentów, sposób ich rejestracji, obiegu i układu. Powinna ona definiować jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli sposób klasyfikacji dokumentacji powstającej w toku działalności szkoły oraz sposób jej kwalifikacji archiwalnej.
Ponadto w instrukcji archiwalnej należy ustalić: podział czynności kancelaryjnych i zasady obiegu dokumentacji; zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek; obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek; zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych; formy załatwiania spraw; zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji; zasady podpisywania pism.
Należy również zawrzeć w niej ustalenia dotyczące wysyłania pism, zasady przechowywania dokumentacji, zasady przekazywania akt spraw zakończonych do zakładowej składnicy akt.
Dyrektor szkoły ponosi jednoosobową odpowiedzialność za kierowanie placówką. Nie oznacza to, że ma obowiązek jednoosobowego wykonywania wszystkich zadań będących w obszarze działań szkoły. Szczególną umiejętnością dyrektora powinno być delegowanie części zadań i uprawnień na pracowników szkoły, w tym na sekretarza.
Dla osób pracujących na stanowisku sekretarki szkolnej istotne jest stałe doskonalenie zawodowe. Taką możliwość daje V Kongres Sekretarzy Szkolnych, organizowany przez firmę VULCAN. Kongres skierowany jest do sekretarzy szkół i placówek oświatowych, a jego program obejmuje m.in. wykłady ekspertów, praktyczne warsztaty oraz panele dyskusyjne. Uczestnicy otrzymują dostęp do materiałów szkoleniowych oraz możliwość konsultacji z prawnikami i specjalistami w zakresie administracji oświatowej.
Poradnik dla początkujących menedżerów: 15 niezbędnych wskazówek odkrytych!
Sekretarz szkoły jest osobą, która najbliżej współpracuje z dyrektorem placówki. Powinien więc nie tylko szczegółowo znać kalendarz jego pracy, ale również pilnować realizacji zaplanowanych w nim zadań. Ważne zatem jest, by w każdym tygodniu dyrektor szkoły miał czas na omówienie ze swoim sekretarzem rozkładu zaplanowanego kolejnego tygodnia.
Sekretarka / sekretarz to pracownik, który zajmuje się tzw. pracami biurowymi - dla konkretnej osoby (np. prezesa) lub całej firmy.
Przede wszystkim musisz pamiętać, że zarobki sekretarki mogą się znacząco różnić w zależności od miejscowości, wielkości firmy, zakresu obowiązków oraz kwalifikacji kandydatki.
Przykładowo, więcej będzie zarabiała osoba pracująca w języku hiszpańskim w Warszawie niż sekretarka wykonująca obowiązki po polsku w firmie z niewielkiego miasta. Jak jednak wyglądają średnie zarobki w tym zawodzie?
Z danych serwisu Wynagrodzenia.pl wynika, że mediana miesięcznych zarobków sekretarek i sekretarzy w Polsce wynosi 5740 zł brutto. Oznacza to, że 50% pracowników zarabia mniej, a 50% - więcej. Jednocześnie 25% sekretarek zarabia ponad 6780 zł brutto.
Ile zarabia sekretarka w szkole? Nieco gorzej wygląda kwestia zarobków sekretarek szkolnych. W ich przypadku mediana miesięcznych zarobków wynosi 5540 zł brutto. 25% najlepiej zarabiających sekretarek i sekretarzy w szkołach ma pensje powyżej 6250 zł brutto.
Aby znaleźć dobrą ofertę pracy dla sekretarki, musisz wysilić się nieco bardziej niż kandydaci, którzy wpisują w Google „praca sekretarka Warszawa”.
Zacznij od przejrzenia stron firm lub szkół, w których chcesz pracować najbardziej. Znajdziesz tam zakładki takie jak Oferty pracy, Dołącz do nas, Kariera czy też Praca.
Jeśli nie uda Ci się znaleźć ciekawego ogłoszenia, skorzystaj z wyszukiwarek ofert takich jak:
- Pracuj.pl
- InfoPraca.pl
- OLX
- Indeed
- Jooble
Nie ograniczaj się jednak do ofert tylko dla sekretarek, sekretarzy lub sekretarek szkolnych. Pracodawcy stanowiska z tymi samymi obowiązkami nazywają np. asystentka, specjalista ds. obsługi sekretariatu, asystent w dziale administracji czy też pracownik sekretariatu.
Jeśli Twój wymarzony pracodawca obecnie nie prowadzi rekrutacji, warto napisać podanie o pracę sekretarki.
Przejrzyste, treściwe i atrakcyjne CV oraz list motywacyjny sekretarki to najlepszy sposób na zwrócenie uwagi pracodawcy.
tags: #staz #w #sekretariacie #szkoly