Kwestionariusz osobowy to jeden z podstawowych dokumentów kadrowych, z którym spotykają się zarówno osoby ubiegające się o zatrudnienie, jak i pracownicy rozpoczynający nową pracę. Jego prawidłowe wypełnienie jest warunkiem nawiązania stosunku pracy i prawidłowego prowadzenia dokumentacji kadrowej.
Czym jest kwestionariusz osobowy?
Kwestionariusz osobowy to formularz zawierający podstawowe dane osobowe, których potrzebuje pracodawca, aby prowadzić dokumentację pracowniczą. Jest on częścią akt osobowych pracowników i musi być przechowywany zgodnie z przepisami prawa.
Wyróżniamy dwa rodzaje kwestionariuszy:
- Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie - składany podczas rekrutacji.
- Kwestionariusz osobowy dla pracownika - składany po podpisaniu umowy i rozpoczęciu pracy.
Zgodnie z przepisami, wypełnienie kwestionariusza to warunek nawiązania stosunku pracy i prawidłowego prowadzenia dokumentacji kadrowej.
Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie
Pracodawca nie może żądać wszystkich danych osobowych pracownika na tym etapie. Kandydat podaje tylko te dane, które są niezbędne na etapie rekrutacji, np. dane kontaktowe czy informacje o kwalifikacjach zawodowych. Pozostałe dane uzupełni dopiero po rozpoczęciu pracy na określonym stanowisku.
W kwestionariuszu osobowym dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie kandydat podaje:
- Imię i nazwisko.
- Datę urodzenia.
- Dane kontaktowe wskazane przez siebie.
- Informacje o kwalifikacjach zawodowych.
- Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Na tym etapie przyszły pracodawca nie może wymagać takich danych jak adres zamieszkania, numer rachunku bankowego czy dane osobowe dzieci pracownika.
Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie następujących danych osobowych:
- Imię (imiona) i nazwisko.
- Data urodzenia.
- Dane kontaktowe wskazane przez kandydata.
- Wykształcenie.
- Kwalifikacje zawodowe.
- Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Kandydat na pracownika podaje dane w kwestionariuszu dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Pracodawca może żądać informacji o wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy na określonym stanowisku lub określonego rodzaju.
Kwestionariusz osobowy dla pracownika
Po podpisaniu umowy i nawiązaniu stosunku pracy wypełnia się drugi rodzaj formularza - kwestionariusz osobowy dla pracownika. Jest on bardziej rozbudowany, ponieważ musi zawierać dane potrzebne do prowadzenia dokumentacji i wypłaty pensji.
W takim formularzu podaje się m.in.:
- Podstawowe dane osobowe (imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania).
- Numer dokumentu potwierdzającego tożsamość.
- Numer rachunku bankowego do wypłaty wynagrodzenia.
- Dane osobowe dzieci - ale tylko wtedy, gdy pracownik chce korzystać ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy, np. urlopów macierzyńskich czy zwolnień lekarskich na dziecko.
- Informacje o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeśli nie były wcześniej podane.
- Wykształcenie i kwalifikacje zawodowe.
Od osoby zatrudnionej pracodawca ma prawo żądać podania także:
- Adresu zamieszkania.
- Numeru PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaju oraz numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość.
- Innych danych osobowych pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.
- Danych osobowych dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, w przypadku zamiaru korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy.
- Wykształcenia oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie.
- Numeru rachunku bankowego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
Pracodawca ma również prawo żądać podania innych danych osobowych niż powyższe, pod warunkiem że obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.
Jak wypełnić kwestionariusz osobowy krok po kroku?
- Podaj podstawowe dane osobowe zgodnie z dokumentem tożsamości.
- Wpisz adres zamieszkania. Pamiętaj, że pracodawca nie może zażądać adresu poczty elektronicznej ani numeru telefonu, chyba że sam je wskażesz.
- W polu „wykształcenie” wpisz najwyższy ukończony etap edukacji (np. liceum, technikum, studia wyższe). Nie musisz podawać wszystkich szkół.
- Uzupełnij informacje o kwalifikacjach zawodowych - kursach czy certyfikatach.
- Wpisz przebieg dotychczasowego zatrudnienia - nazwy firm, okresy pracy, wykonywane obowiązki.
- Jeżeli chcesz korzystać ze szczególnych uprawnień pracowniczych (np. urlopu macierzyńskiego), podaj dane wymagane do ich potwierdzenia.
- Uzupełnij numer rachunku bankowego, na który będzie przelewane Twoje wynagrodzenie.
Pamiętaj, że każda zmiana adresu zamieszkania czy numeru konta wymaga zgłoszenia.
Jakich danych nie musisz podawać?
W kwestionariuszu osobowym podajesz tylko te informacje, które wynikają z przepisów prawa pracy. Zdarza się jednak, że przyszły pracodawca chce uzyskać więcej szczegółów - na przykład o Twoim stanie cywilnym, wyznaniu czy planach dotyczących posiadania dzieci.
Pamiętaj, że takich danych nie musisz podawać, ponieważ nie mają one żadnego związku z wykonywaną pracą. Jeśli spotkasz się z taką sytuacją, masz prawo odmówić odpowiedzi, a w razie potrzeby dochodzić swoich praw - na przykład zgłaszając sprawę do Państwowej Inspekcji Pracy.
Pracodawca nie może, nawet za zgodą pracownika, przetwarzać danych osobowych pracownika związanych ze strefą intymną człowieka, takich jak na przykład orientacja seksualna, wyznanie lub stan zdrowia. Natomiast istnieje możliwość przetwarzania danych biometrycznych, pod warunkiem że dotyczą one stosunku pracy, a pracownik podpisał stosowne oświadczenie wyrażające zgodę. Oznacza to, że pracodawca nie może ich żądać względem osób ubiegających się o zatrudnienie.
Brak zgody na przetwarzanie danych osobowych nie może być podstawą do niewłaściwego traktowania kandydata lub pracownika oraz nie może nieść za sobą negatywnych konsekwencji, takich jak odmowa zatrudnienia lub wypowiedzenie stosunku pracy.
Jak zatrudniać tylko najlepszych ludzi – 7 pytań, które należy zadać kandydatom
Co dzieje się z danymi po złożeniu kwestionariusza osobowego?
Kwestionariusz osobowy jest przechowywany w aktach pracowniczych w formie papierowej lub elektronicznej. Obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej spoczywa na pracodawcy i wynika z Kodeksu pracy oraz ogólnego rozporządzenia o ochronie danych.
Okres przechowywania dokumentacji zależy od daty zatrudnienia i wynosi:
- 10 lat - dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., a także dla starszych zatrudnień, jeśli pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny (ZUS RIA).
- 50 lat - dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r., gdy raport RIA nie został przekazany.
Dane z kwestionariusza są wykorzystywane wyłącznie do celów związanych z zatrudnieniem i podlegają ochronie zgodnie z RODO. Każdy pracownik ma prawo, a jednocześnie obowiązek, zaktualizowania danych osobowych.
Pracodawca ma możliwość zobowiązać pracownika do zaktualizowania danych osobowych przez polecenie lub stosowną procedurę dotyczącą obowiązku aktualizacji danych przez pracowników.
Pracodawca zobowiązany jest, zgodnie z przepisami zawartymi w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy, do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Oznacza to, że bez względu na liczbę zatrudnionych i formę prowadzonej działalności należy założyć i prowadzić akta osobowe, odrębnie dla każdego z nich. Część A akt osobowych pracownika powinna zawierać dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, w tym kwestionariusz kandydata. Po zakończeniu naboru, w części B, pracodawca przechowuje dokumenty związane ze stosunkiem pracy, w której powinien znaleźć się kwestionariusz osobowy pracownika. W przypadku zmiany danych w części B powinien znaleźć się również zaktualizowany kwestionariusz osobowy.
Akta osobowe pracowników muszą być szczególnie chronione przed dostaniem się w niepowołane ręce, a dostęp do nich powinny mieć jedynie upoważnione osoby. Obecnie pracodawca ma możliwość gromadzenia i przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej! Do roku 2018 pracodawca miał obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym kwestionariuszy osobowych, przez okres 50 lat, licząc od roku następnego, po którym ustał stosunek pracy. Od 2019 roku okres przechowywania akt został skrócony - dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku wynosi 10 lat. Ustawodawca dopuszcza możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat, jednak tylko dla pracowników zatrudnionych pomiędzy 1999 a 2018 r. oraz pod warunkiem przesłania do ZUS-u odpowiedniego oświadczenia ZUS OSW oraz raportu informacyjnego ZUS RIA.
Pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu niezwłocznie po otrzymaniu od pracownika wniosku o wystawienie takiego dokumentu. W praktyce oznacza to, że powinien on wystawić zaświadczenie w ciągu kilku dni roboczych od otrzymania wniosku.
tags: #oswiadczenie #o #zatrudnienie #dla #osoby #ubiegajacej