Rozwiązanie umowy o pracę często wiąże się dla pracownika ze stresem związanym z poszukiwaniem nowego zatrudnienia. Niemniej, doświadczenie to może zostać osłodzone odprawą pieniężną, która dodatkowo zabezpiecza pracownika na czas poszukiwania nowego zatrudnienia. Czym dokładnie jest odprawa pieniężna i kiedy przysługuje? Kto dokładnie i w jakiej wysokości może na nią liczyć? Co wpływa na wysokość odprawy? Na te i inne pytania odpowiadamy w niniejszym materiale.
Odprawa pieniężna to jednorazowe świadczenie, które pracodawca wypłaca pracownikowi w razie rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie zakładu - niezależnie od tego, czy chodzi o likwidację stanowiska, reorganizację firmy czy spadek zapotrzebowania na dane kompetencje. Jej celem nie jest rekompensata za utratę zatrudnienia jako taka, lecz czasowe zabezpieczenie dochodu w sytuacji, w której pracownik traci źródło wynagrodzenia bez własnej winy. Świadczenie to nie wynika z subiektywnej decyzji pracodawcy, lecz z przepisów, które precyzują zarówno warunki przyznania, jak i sposób wyliczenia odprawy.
Pracownikowi, którego stosunek pracy ustał w związku z przejściem na rentę lub emeryturę, przysługuje odprawa pieniężna w wysokości jednomiesięcznego wynagrodzenia. Pracownik, aby mógł nabyć prawo do tego świadczenia, musi osiągnąć wiek emerytalny lub uzyskać rentę z tytułu niezdolności do pracy, a stosunek pracy musi ustać w związku z tymi okolicznościami. Przesłanki te muszą być spełnione łącznie.
W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna. W przypadku śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby, rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna.
Rodzaje odpraw i ich różnice
Wyróżnia się kilka rodzajów odpraw dla pracowników. Świadczenia te wypłaca pracodawca na podstawie obowiązujących przepisów prawa pracy w przypadku ustania stosunku pracy. Zalicza się do nich między innymi: odprawę pieniężną dla pracownika zwolnionego z przyczyn niezależnych od niego, odprawę dla pracownika powołanego do służby wojskowej, odprawę rentową lub emerytalną, odprawę pośmiertną, a także inne odprawy, które nie są uregulowane przepisami.
Odprawa emerytalna lub rentowa
Pracownik, który spełnia warunki do uzyskania renty z tytułu niezdolności do pracy lub emerytury oraz którego stosunek pracy ustał z powodu przejścia na rentę lub emeryturę, ma prawo do odprawy emerytalnej lub rentowej. Jej wysokość to minimum jednomiesięczne wynagrodzenie. W regulaminie wewnątrzzakładowym może znaleźć się zapis o wyższej odprawie. Zgodnie z art. 921 § 2 pracownik, który otrzymał odprawę, nie może ponownie nabyć do niej prawa. Odprawa emerytalna lub rentowa przysługuje pracownikowi tylko raz - nie może ponownie nabyć do niej prawa. Dotyczy to również sytuacji, gdy pracownik najpierw otrzymał odprawę rentową, a następnie przeszedł na emeryturę.
Odprawa emerytalna powinna być wypłacona w dniu ustania zatrudnienia. Natomiast nieco inaczej wygląda termin wypłaty odprawy rentowej. Tutaj pracodawca nie może samodzielnie stwierdzić, czy pracownik spełnia przesłanki do otrzymania renty (z którą związana jest odprawa).
Wysokość odprawy emerytalnej i rentowej nie zależy od okresu zatrudnienia w danym zakładzie pracy. Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pracowników podlegają przepisom ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Zarówno odprawę emerytalno-rentową, jak i odprawę ekonomiczną z ustawy o zwolnieniach grupowych oblicza się na zasadach obowiązujących przy ustalaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy.
Odprawa pieniężna korzysta ze zwolnienia ze składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na mocy Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Powstaje pytanie, a co w sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje o wypłacie dobrowolnej odprawy dla pracownika? Czy w takiej sytuacji również nie trzeba będzie naliczać i odprowadzać składek ZUS? Chodzi o takie przypadki, w których przepisy nie nakładają na pracodawcę takiego obowiązku, jednak podejmuje decyzję o dokonaniu wypłaty. Nie ma w tym miejscu znaczenia, jakie pobudki będą kierowały pracodawcą. Z takimi wątpliwościami i zapytaniem zwrócił się jeden z przedsiębiorców do organu ZUS. Mowa jest o sprawie z dnia 29.12.2023 r. o sygnaturze DI/200 000/43/1178/2023. W omawianej sprawie doszło do rozwiązania umowy na mocy porozumienia stron. Pracodawca podjął decyzję, że wypłaci pracownikowi dobrowolną odprawę pieniężną w wysokości czterech wynagrodzeń. Wypłata odprawy pieniężnej pozostaje w nierozerwalnym związku z faktem rozwiązania stosunku pracy i ma rekompensować utratę zatrudnienia. W ocenie przedsiębiorcy odprawa będzie korzystała ze zwolnienia od składek ZUS. Organ ZUS uznał stanowisko przedsiębiorcy za prawidłowe. Na mocy Rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wszelkie odprawy, odszkodowania i rekompensaty nie znajdą się w podstawie do naliczania składek emerytalnych i rentowych. Przepisy Kodeksu pracy i ustawy o zwolnieniach grupowych wymieniają przypadki, w których dojdzie do wypłaty odprawy pieniężnej dla pracownika. Są to obowiązki ustawowe, z których pracodawca musi się wywiązać. Jednak w praktyce zdarzają się również takie sytuacji, że pracodawca dobrowolnie decyduje się na wypłatę odprawy. W publikacji została przeprowadzona analiza, czy właściwe jest nienaliczanie składek ZUS zarówno w jednym, jak i drugim przypadku. Rozporządzenie w sprawie szczególnych zasad ustalania podstawy składek społecznych mówi ogólnie, że odprawy nie znajdą się w podstawie do naliczania składki emerytalnej i rentowej. To oznacza, że bez względu na to jak odprawa będzie wypłacona, czy ta wynikająca z przepisów, czy dobrowolna, to będzie korzystała ze zwolnienia ze składek ZUS. Takie podejście potwierdzają również organy ZUS w wydawanych rozstrzygnięciach.
Niektórzy dostają większą odprawę emerytalną. Na większą odprawę emerytalną liczyć mogą między innymi pracownicy samorządowi. Tutaj wysokość wypłaty zależna jest od stażu pracy. W przypadku osób odchodzących na emeryturę po dwóch dekadach aktywności zawodowej dostaną odprawę emerytalną będącą równowartością sześciomiesięcznego wynagrodzenia. Natomiast osoby korzystające z prawa emerytalnego po 10 latach pracy dostaną odprawę w wysokości dwukrotności miesięcznej pensji. W przypadku nauczycieli kwestie wysokości odprawy emerytalnej określa Karta nauczyciela. W przypadku stażu pracy powyżej 20 lat do kieszeni pracownika trafi odprawa w wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia.
Odprawa pośmiertna
Art. 93 § 1 Kodeksu pracy stanowi: „W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby, rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna.” Odprawę wypłaca się: małżonkowi - bez spełnienia dodatkowych warunków oraz innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Wyłącznym warunkiem przyznania odprawy jest pozostawanie pracownika w chwili śmierci w stosunku pracy.
Wysokość odprawy pośmiertnej zależy od stażu pracy zmarłego pracownika u danego pracodawcy:
- jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat;
- trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat;
- sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.
Odprawę pośmiertną dzieli się w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny. Jeżeli po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden uprawniony członek rodziny, to przysługuje mu odprawa w wysokości połowy należnej kwoty, określonej na podstawie stażu pracy zmarłego pracownika.
Odprawa ekonomiczna
Trzecim rodzajem świadczenia wynikającego z nawiązania stosunku pracy jest tzw. odprawa ekonomiczna, o której mowa w ustawie o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników. Aby pracownik uzyskał do niej prawo, muszą być spełnione dwie przesłanki: pracodawca musi zatrudniać powyżej 20 pracowników w momencie składania pracownikowi oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy lub podpisywania zgodnego oświadczenia w sprawie rozwiązania umowy, a wyłączną przyczyną rozwiązania umowy musi być przyczyna niedotycząca pracownika (np. likwidacja stanowiska pracy, restrukturyzacja firmy, spadek zamówień).
Prawo do odprawy przysługuje wyłącznie pracownikowi, z którym stosunek pracy zostaje rozwiązany z przyczyn niedotyczących jego osoby - i który jest zatrudniony u pracodawcy mającego co najmniej 20 pracowników w dniu zakończenia zatrudnienia. Odprawa należy się zarówno przy zwolnieniach grupowych, jak i indywidualnych - o ile spełnione są przesłanki ustawowe. Nie ma znaczenia forma umowy ani długość okresu wypowiedzenia - liczy się rzeczywisty powód rozstania.
Istnieją przypadki graniczne, w których mimo pozornego spełnienia warunków, prawo do odprawy nie powstaje - nawet jeśli to pracodawca inicjuje zakończenie stosunku pracy. Chodzi o sytuacje, w których przyczyna rozwiązania zatrudnienia ma charakter złożony, nie mieści się w katalogu przyczyn ekonomicznych lub organizacyjnych, albo dotyczy wyjątkowych zdarzeń prawnych. W takich przypadkach interpretacja przepisów wymaga ostrożności - a sam fakt rozwiązania umowy nie oznacza jeszcze obowiązku wypłaty świadczenia. Do szczególnych sytuacji, w których odprawa nie przysługuje, należą m.in.: przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, jeśli nowy podmiot kontynuuje zatrudnienie; nieprzyjęcie nowych warunków pracy lub płacy, jeśli zmiana nie wynika z przyczyn leżących po stronie pracodawcy; rozwiązanie umowy na podstawie art. 53 Kodeksu Pracy (długotrwała nieobecność z przyczyn zdrowotnych); rozwiązanie stosunku pracy wskutek utraty uprawnień niezbędnych do jego wykonywania (np. utrata prawa jazdy przez kierowcę zawodowego); rozwiązanie umowy w związku z osiągnięciem wieku emerytalnego, jeśli nie wiąże się z decyzją organizacyjną pracodawcy.
Wysokość odprawy pieniężnej
Wysokość odprawy pieniężnej uzależniona jest od stażu pracy u danego pracodawcy - co oznacza, że decyduje nie całkowite doświadczenie zawodowe, lecz łączny czas zatrudnienia u konkretnego pracodawcy, niezależnie od liczby zawartych umów. Ustawodawca wprowadził proste widełki, które wiążą czas przepracowany z wysokością należnego świadczenia i przedstawia się ona następująco:
- 1-miesięczne wynagrodzenie - dla pracownika zatrudnionego krócej niż 2 lata,
- 2-miesięczne wynagrodzenie - w przypadku stażu od 2 do 8 lat,
- 3-miesięczne wynagrodzenie - jeśli pracownik był zatrudniony ponad 8 lat.
Co istotne, do stażu wliczają się wszystkie okresy zatrudnienia u tego samego pracodawcy - nawet jeśli między umowami występowały przerwy lub zmieniała się ich podstawa prawna. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik wykonywał tę samą pracę, czy też obejmował inne stanowiska - liczy się ciągłość relacji zatrudnienia, a nie jej treść.
Wysokość odprawy pieniężnej przysługującej pracownikowi nie może przekraczać kwoty 15-krotnego minimalnego wynagrodzenia za pracę, które ustalone zostało na podstawie odrębnych przepisów, obowiązujących w dniu rozwiązania stosunku pracy. Na przykład, w drugim półroczu 2024 r. maksymalna kwota odprawy wynosiłaby 64 500 zł (przy minimalnym wynagrodzeniu 4 300 zł).
Jak obliczyć wysokość odprawy pracownika?
Podstawą do wyliczenia odprawy pieniężnej jest przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika z okresu trzech miesięcy poprzedzających miesiąc rozwiązania stosunku pracy - obliczane zgodnie z zasadami stosowanymi przy ustalaniu ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Do wynagrodzenia wlicza się nie tylko pensja zasadnicza, ale również inne składniki o charakterze stałym lub zmiennym, jeżeli były wypłacane regularnie. Ostateczna kwota odprawy stanowi odpowiednio jedną, dwie lub trzy jej wielokrotności - w zależności od stażu pracy, zgodnie z ustawową tabelą.
W praktyce oznacza to konieczność uwzględnienia nie tylko podstawowego wynagrodzenia, ale również dodatków funkcyjnych, premii regulaminowych czy stałych dodatków za godziny nocne. Przykładowo, jeżeli pracownik przepracował u danego pracodawcy ponad 8 lat i jego średnia pensja z ostatnich trzech miesięcy wyniosła 5200 zł brutto, przysługuje mu odprawa w wysokości trzykrotności tej kwoty, czyli 15 600 zł brutto. Trzeba tylko pamiętać, że kalkulacja musi być oparta na dokładnych danych kadrowych - a nie na uśrednieniu szacunkowym.
Załóżmy, że Pan Piotr pracował u danego pracodawcy przez 1,5 roku, a jego średnie wynagrodzenie wynosiło 5 000 zł brutto. Odprawa, która mu przysługuje, wynosi jednomiesięczne wynagrodzenie, czyli 5 000 zł brutto. Z kolei Pani Kasia pracowała u danego pracodawcy przez 5 lat i zarabiała średnio 7000 zł brutto. Odprawa będzie równa dwumiesięcznemu wynagrodzeniu i wyniesie około 14000 zł.
Zasady wypłaty odprawy
Wypłata odprawy powinna nastąpić w terminie wypłaty ostatniego wynagrodzenia, nie później niż w dniu rozwiązania stosunku pracy. Trzeba podkreślić, że pracodawca ponosi pełną odpowiedzialność za wypłacenie odprawy, spoczywa wyłącznie po stronie pracodawcy. Jeżeli jednak odprawa nie została wypłacona w terminie, pracownikowi przysługuje zgłoszenie roszczenia wobec pracodawcy i może dochodzić jej wypłaty przed sądem.
Jeśli pracodawca nie wypłaci należnej odprawy, grozi mu grzywna w wysokości od 1 tys. zł do 30 tys. zł.
Odprawa a podatki i składki ZUS
Odprawa pieniężna, mimo że jest świadczeniem jednorazowym i związanym z rozwiązaniem stosunku pracy, stanowi przychód ze stosunku pracy - a tym samym podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Pracodawca zobowiązany jest do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, uwzględniając zasady obowiązujące przy wypłacie wynagrodzeń. Odprawa zostaje więc ujęta w miesięcznej podstawie opodatkowania i wpływa na ostateczną wysokość zaliczki, którą pracodawca przekazuje do Urzędu Skarbowego.
Inaczej wygląda kwestia składek ZUS - odprawa pieniężna jest bowiem wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Oznacza to, że choć od świadczenia odprowadzany jest podatek dochodowy, nie wpływa ono na wysokość składek, ani nie zwiększa podstawy do naliczenia świadczeń chorobowych, emerytalnych czy rentowych.
Dodatkowe świadczenie jest zwolnione ze składek ZUS i składki zdrowotnej, ale należna kwota zostanie pomniejszona o podatek dochodowy.
Kiedy pracodawca ma obowiązek wypłaty odprawy pieniężnej?
Obowiązek wypłaty odprawy pieniężnej powstaje w sytuacji, gdy przyczyna rozwiązania stosunku pracy leży po stronie pracodawcy i nie dotyczy pracownika - niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z rozwiązaniem umowy z zachowaniem okresu wypowiedzenia, czy bez niego. Przesłanki te obejmują m.in. likwidację stanowiska pracy, zmiany organizacyjne, redukcje zatrudnienia czy rozmaite decyzje ekonomiczne uniemożliwiające dalsze utrzymywanie danego etatu. Warunkiem jest także wielkość zakładu pracy - odprawa przysługuje wyłącznie w firmach zatrudniających co najmniej 20 pracowników w momencie zakończenia stosunku pracy.
Sam sposób rozwiązania umowy również ma znaczenie - odprawa przysługuje zarówno w przypadku wypowiedzenia przez pracodawcę, jak i rozwiązania stosunku pracy z przyczyn obiektywnych, niezależnych od zatrudnionego. Nie ma przy tym znaczenia, czy wypowiedzenie dotyczy umowy na czas określony, nieokreślony czy zawartej na okres próbny - liczy się to, że przyczyna rozwiązania nie obciąża pracownika. Odprawa nie przysługuje natomiast, jeśli umowa kończy się z winy pracownika, na jego wniosek lub z innych powodów, które nie mają związku z decyzjami pracodawcy o charakterze organizacyjnym lub ekonomicznym.
Prawo do odprawy przysługuje wyłącznie pracownikowi, z którym stosunek pracy zostaje rozwiązany z przyczyn niedotyczących jego osoby - i który jest zatrudniony u pracodawcy mającego co najmniej 20 pracowników w dniu zakończenia zatrudnienia. Odprawa należy się zarówno przy zwolnieniach grupowych, jak i indywidualnych - o ile spełnione są przesłanki ustawowe. Nie ma znaczenia forma umowy ani długość okresu wypowiedzenia - liczy się rzeczywisty powód rozstania.
Zawarcie porozumienia stron samo w sobie nie wyklucza prawa do odprawy, jednak kluczowa staje się treść uzgodnień oraz rzeczywisty powód zakończenia stosunku pracy. Jeżeli inicjatywa rozwiązania umowy pochodziła od pracodawcy i wynikała z przyczyn niedotyczących pracownika, odprawa jest należna - nawet jeśli strony formalnie wybrały tryb porozumienia. W praktyce oznacza to, że forma rozwiązania stosunku pracy nie zwalnia z obowiązku wypłaty odprawy, jeżeli tylko zostały spełnione wszystkie ustawowe przesłanki, a samo porozumienie było wyłącznie narzędziem proceduralnym.
Odprawa pieniężna przy rozwiązaniu umowy o pracę. Komentarz prawnika
Warto podkreślić, że nie każda sytuacja zakończenia zatrudnienia uprawnia do otrzymania odprawy. Przede wszystkim oczywisty powinien być fakt, że odprawa nie przysługuje, gdy rozwiązanie umowy o pracę nastąpiło z winy pracownika. Taka sytuacja ma miejsce na przykład, gdy pracownik zostaje zwolniony dyscyplinarnie. To jednak nie wszystko - jeśli to pracownik złożył wypowiedzenie lub doszło do porozumienia stron z inicjatywy pracownika, prawo do odprawy również nie powstaje. Podobna sytuacja ma miejsce, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 osób. Wtedy przepisy o zwolnieniach grupowych nie mają zastosowania, chyba że wewnętrzne regulacje firmy stanowią inaczej. Odprawa nie przysługuje też w sytuacjach, gdy stosunek pracy kończy się w wyniku wygaśnięcia umowy na czas określony. W związku z tym warto znać przyczyny rozwiązania umowy i dokładnie je przeanalizować - to właśnie od tego w dużej mierze zależy, czy odprawa przy zwolnieniu rzeczywiście przysługuje danemu pracownikowi.
Odprawa pieniężna nie jest przywilejem dostępnym dla wybranych osób. To ważne świadczenie, które jest elementem systemu ochrony pracownika w razie niespodziewanej utraty zatrudnienia. W momencie, gdy utrata pracy następuje z przyczyn niezależnych od pracownika, omawiane świadczenie pomaga nieco złagodzić skutki tej sytuacji. W związku z tym ważna jest znajomość przepisów dotyczących tej i innych kwestii dotyczących zatrudnienia. Jeśli jednak pojawiają się sytuacje sporne, warto skorzystać z dodatkowej konsultacji z prawnikiem.
tags: #dodatkowe #wynagrodzenie #a #odprawa