Pracodawca, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, może żądać od kandydatów do pracy oraz od zatrudnionych pracowników określonych danych osobowych. Zmiany w regulacjach prawnych w ostatnich latach mają na celu zwiększenie ochrony tych danych oraz ich ścisłą reglamentację.
Dane osobowe i ich przetwarzanie
Zgodnie z definicją zawartą w art. 4 pkt 1 RODO (rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679), danymi osobowymi są wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej. Przetwarzanie danych osobowych to każda operacja wykonywana na danych osobowych, zarówno w sposób zautomatyzowany, jak i niezautomatyzowany, obejmująca m.in. zbieranie, przechowywanie, organizowanie, modyfikowanie, udostępnianie czy usuwanie.
Zgodność przetwarzania danych osobowych z prawem
Przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem, gdy spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
- Osoba, której dane dotyczą, wyraziła na to zgodę.
- Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.
- Przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
- Przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej osoby fizycznej.
- Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej.
- Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub stronę trzecią, chyba że nadrzędne są interesy lub prawa osoby, której dane dotyczą.
Jakich danych osobowych może żądać pracodawca od kandydata do pracy?
Kodeks pracy (art. 221 § 1) określa katalog danych, które pracodawca może przetwarzać od osób ubiegających się o zatrudnienie. Należą do nich:
- Imię (imiona) i nazwisko.
- Data urodzenia.
- Dane kontaktowe wskazane przez kandydata.
Dodatkowo, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku, pracodawca może żądać:
- Wykształcenie.
- Kwalifikacje zawodowe.
- Przebieg dotychczasowego zatrudnienia.
Warto zaznaczyć, że przepisy nie zezwalają na żądanie przez pracodawcę przesłania zdjęcia kandydata, chyba że osoba ta sama wyrazi na to zgodę. Żądanie takiego zdjęcia może być postrzegane jako próba zastosowania niedopuszczalnych kryteriów dyskryminacyjnych.
Dane osobowe pracownika
Zakres danych osobowych, których pracodawca może żądać od pracownika, jest szerszy i obejmuje, oprócz danych kandydata, również:
- Adres zamieszkania.
- Numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość.
- Inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy (np. w celu skorzystania z uprawnienia do płatnego zwolnienia od pracy dla rodzica wychowującego dziecko do 14 lat).
- Wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia - jeżeli nie było podstaw do ich żądania od kandydata.
- Numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych.
- Inne dane osobowe - gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa (art. 221 § 3 i § 4 Kodeksu pracy).
Pracodawca ma prawo zażądać od pracownika okazania dokumentu potwierdzającego posiadane dane, np. dowodu osobistego, w celu weryfikacji informacji.
Sposób udostępnienia danych
Zgodnie z art. 221 § 5 Kodeksu pracy, kandydat do zatrudnienia i pracownik powinni udostępnić pracodawcy dane osobowe w formie oświadczenia. Pracodawca może również żądać udokumentowania tych danych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia.
Zgoda na przetwarzanie innych danych osobowych
Na podstawie zgody wyrażonej przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, pracodawca może przetwarzać ich dane osobowe inne niż wymienione w przepisach. Jednakże, zgoda ta nie uprawnia do dostępu do danych dotyczących wyroków skazujących oraz czynów zabronionych, gdyż ich przetwarzanie jest regulowane odrębnymi przepisami.
Brak zgody lub jej wycofanie nie może być podstawą do niekorzystnego traktowania kandydata lub pracownika, ani powodować wobec nich negatywnych konsekwencji, w tym odmowy zatrudnienia czy rozwiązania umowy o pracę.
Dane wrażliwe
Przetwarzanie tzw. danych wrażliwych, wymagających szczególnej ochrony (pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, przynależność do związków zawodowych, dane genetyczne, biometryczne, dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej), jest dopuszczalne wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych następuje z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika (art. 221b Kodeksu pracy). Podstawą przetwarzania tych danych jest zgoda osoby, której dane dotyczą.
Przetwarzanie danych biometrycznych pracownika jest dopuszczalne również wtedy, gdy jest niezbędne do kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji lub pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony.
Kurs online RODO w kadrach i rekrutacji - przykładowa lekcja
W przypadku naruszenia danych wrażliwych pracownika, przysługuje skarga do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), a osoba poszkodowana ma prawo do odszkodowania.
Przykłady sytuacji
Przykład 1: Pracownik zgłasza chęć skorzystania z uprawnienia do płatnego zwolnienia od pracy na podstawie wychowywania dziecka do 14 lat. Pracodawca ma prawo zażądać danych osobowych dziecka, w tym daty urodzenia, aby zweryfikować uprawnienie.
Przykład 2: Kandydat do pracy, w podaniu o pracę, sam informuje o swojej przynależności do określonego kościoła. Oznacza to, że przekazał tę informację z własnej inicjatywy i godzi się na jej przetwarzanie przez pracodawcę.
Kiedy pracodawca może przekazać dane bez zgody pracownika?
Pracodawca ma prawo żądać innych danych osobowych niż podstawowe, jeśli jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Dotyczy to m.in. sytuacji zawarcia umowy o prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych, gdzie pracodawca może przekazać instytucji finansowej dane pracownika bez dodatkowej zgody.
tags: #jakie #dane #osobowe #moze #zadac #pracodawca