W obliczu rosnących wymagań formalnych, pracodawcy coraz częściej stają przed koniecznością precyzyjnego ustalania stanu zatrudnienia w swoich firmach. Jest to kluczowe dla korzystania z różnych form wsparcia, a także dla spełnienia wymogów prawnych w wielu obszarach. Dlatego też zrozumienie metod obliczania średniego zatrudnienia jest niezbędne.
Metody obliczania stanu zatrudnienia
Istnieje kilka metod obliczania stanu zatrudnienia, a wybór odpowiedniej zależy od specyfiki firmy i celu, dla którego dane są gromadzone. Zgodnie z przepisami, przeciętną liczbę zatrudnionych w miesiącu można obliczać stosując metodę średniej arytmetycznej, średniej chronologicznej lub metodę uproszczoną.
Metoda średniej arytmetycznej
Metoda ta polega na dodawaniu stanów zatrudnienia (osoby zatrudnione w pełnym wymiarze czasu pracy oraz niepełnoetatowców po przeliczeniu na pełne etaty) w poszczególnych dniach pracy w danym miesiącu. Do obliczeń wlicza się dni wolne od pracy, takie jak niedziele czy święta, przyjmując dla nich stan zatrudnienia z dnia poprzedniego lub następnego, jeśli miesiąc rozpoczyna się dniem wolnym od pracy. Następnie otrzymaną sumę dzieli się przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca sprawozdawczego.
Przykład:
Stany zatrudnienia w poszczególnych dniach miesiąca sprawozdawczego u danego pracodawcy: 98 + 96 + 95 + 91 + … + 96 + … + 93 + 96 + 91 + 90 = 2796 : 30 dni = 93,2.
W praktyce często stan zatrudnienia ustala się poprzez obliczenie liczby etatów w danym miesiącu na podstawie średniej arytmetycznej z każdego dziennego stanu zatrudnienia w danym miesiącu. Jest to metoda średniej arytmetycznej ze stanów dziennych w miesiącu, którą przede wszystkim stosuje się w przypadku dużej płynności kadr lub w razie częstego udzielania urlopów bezpłatnych. W wypadku tej metody należy zsumować stan zatrudnienia z każdego dnia w miesiącu w przeliczeniu na etaty, a uzyskany wynik podzielić przez liczbę dni w danym miesiącu. Przy obliczaniu stanu zatrudnienia należy uwzględniać dni, które są wolne od pracy, przyjmując stan zatrudnienia z poprzedniego dnia roboczego lub następnego, w wypadku kiedy miesiąc rozpoczyna się takim dniem. Stany zatrudnienia muszą być rzeczywiste, wobec czego, gdy zatrudnienie pracownika ustaje w piątek, np. ze względu śmierć pracownika, to nie należy go uwzględniać w stanach zatrudnienia w sobotę i niedzielę. Stan zatrudnienia wyliczać należy z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, stosując zaokrąglenie w dół zgodnie z zasadami matematyki, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 0 do 4 albo w górę, jeżeli pierwsza odrzucona cyfra należy do przedziału od 5 do 9.
Przykład 1:
Zsumowana liczba etatów w czerwcu u pracodawcy wyniosła 1120, miesiąc liczy 30 dni. Dlatego też liczbę 1120 dzielimy na 30 i otrzymujemy wynik 37,3333.
Metoda średniej chronologicznej
Przy metodzie średniej chronologicznej dodaje się połowę stanu zatrudnienia na początek miesiąca, stan zatrudnienia w 15. dniu miesiąca oraz połowę stanu zatrudnienia na koniec miesiąca. Następnie wszystkie te wartości sumuje się i dzieli przez dwa.
Przykład:
Stan zatrudnienia w pierwszym dniu miesiąca u danego pracodawcy wynosi 98 etatów, stan zatrudnienia w 15. dniu miesiąca wynosi 96 etatów, a w ostatnim dniu miesiąca 93 etaty. Połowa stanu z pierwszego dnia to 49 etatów, połowa stanu z ostatniego dnia to 46,5 etatu. Suma wynosi 49 + 96 + 46,5 = 191,5. Po podzieleniu przez dwa otrzymujemy 95,75 etatu.
Przykład 2:
Zatrudnienie w pierwszym dniu miesiąca wynosiło 41 etatów, zaś w ostatnim 45. Zatem łącznie było to 86 etatów, co podzielone na dwa daje 43 etaty. (Uwaga: Ten przykład wydaje się uproszczony i nie odzwierciedla w pełni metody średniej chronologicznej, która uwzględnia również stan z 15. dnia miesiąca.)
Kolejną metodą jest metoda średniej chronologicznej, która również znajdzie zastosowanie w przypadku stabilnej sytuacji kadrowej. W przypadku stosowania tej metody należy ustalić stan zatrudnienia w pierwszym, piętnastym i ostatnim dniu miesiąca, dane z każdego z pierwszego i ostatniego dnia dzielimy na pół, zaś dane z piętnastego dnia pozostawiamy w dotychczasowej wysokości, a następnie sumujemy wszystkie otrzymane wyniki, które po zsumowaniu dzielimy na dwa.
Przykład 3:
Zatrudnienie w pierwszym dniu miesiąca wynosiło 41 etatów, w piętnastym - 41 etatów, zaś w ostatnim - 45. Po przeliczeniu tą metodą w firmie w danym miesiącu były 42 etaty. (Uwaga: W tym przykładzie zastosowano inną wariantę metody średniej chronologicznej, gdzie stan z 15. dnia nie jest mnożony przez 1/2, a obliczenie jest inne: (41/2 + 41 + 45/2) / 2 = (20.5 + 41 + 22.5) / 2 = 84 / 2 = 42 etaty.)
Metoda uproszczona
Metoda uproszczona, znana również jako metoda średniej z dwóch stanów dziennych, polega na zsumowaniu stanu zatrudnienia w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca, a następnie podzieleniu wyniku przez dwa. Jest to najprostsza metoda, często stosowana w przypadku stabilnej sytuacji kadrowej.
W metodzie uproszczonej, tzn. jako średnia z sumy dwóch stanów dziennych. Przy stosowaniu metody uproszczonej i średniej chronologicznej wyłączane są ze stanu zatrudnienia osoby, które korzystały z urlopów bezpłatnych, wychowawczych, otrzymywały zasiłki chorobowe, macierzyńskie, rodzicielskie oraz opiekuńcze w wymiarze powyżej 14 dni nieprzerwanie, z wyjątkiem osób, które łączą dodatkowy urlop macierzyński lub urlop rodzicielski z pracą w niepełnym wymiarze u pracodawcy udzielającego tego urlopu.
Metodę uproszczoną obliczania przeciętnego miesięcznego zatrudnienia sugeruje się do stosowania w odniesieniu do zakładów o stabilnej sytuacji kadrowej.
Ustalenie stanu zatrudnienia dla różnych celów
W zależności od tego, na jakie potrzeby pracodawca ustala stan zatrudnienia, reguły mogą się nieznacznie różnić.
Na potrzeby ubezpieczenia chorobowego
Ustalenie liczby ubezpieczonych na 30 listopada danego roku kalendarzowego decyduje o tym, czy pracodawca będzie wypłacał zasiłki w kolejnym roku, czy też zajmie się tym ZUS. Do stanu zatrudnienia wlicza się pracowników, uczniów, chałupników, osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia, osoby z nimi współpracujące, a także osoby prowadzące działalność pozarolniczą i osoby z nimi współpracujące, pod warunkiem podlegania ubezpieczeniu chorobowemu. Nie uwzględnia się osób przebywających na urlopie bezpłatnym, wychowawczym oraz duchownych podlegających ubezpieczeniu chorobowemu.
Gdy na 30 listopada stan ubezpieczonych u danego pracodawcy wynosi co najmniej 21, oznacza to, że pracodawca od początku kolejnego roku kalendarzowego objęty zostanie obowiązkiem ustalania wysokości i wypłaty zasiłków, a obowiązek ten nie wygaśnie, nawet gdy liczba ubezpieczonych będzie wynosić mniej niż 21 osób.
Na potrzeby zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
Pracodawcy spoza sfery budżetowej tworzący zakładowy fundusz świadczeń socjalnych muszą spełnić warunek, aby na 1 stycznia danego roku stan zatrudnienia wynosił nie mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. W tym przypadku do stanu zatrudnienia wlicza się pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Nie uwzględnia się pracowników młodocianych, pracowników tymczasowych, osób niebędących pracownikami (np. na podstawie umów cywilnoprawnych).
Na potrzeby ustawy o zwolnieniach grupowych
Pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników jest zobowiązany stosować przepisy ustawy o zwolnieniach grupowych. W tym przypadku istotna jest liczba pracowników, a nie pełnych etatów. Stan zatrudnienia obejmujący minimum 20 osób należy wykazać na dzień wręczenia wypowiedzeń umów o pracę lub na dzień wręczenia pierwszego wypowiedzenia pracownikowi, gdy zwolnienia są rozłożone w czasie. Do stanu zatrudnienia nie zalicza się osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, pracowników mianowanych, osób wykonujących pracę nakładczą ani pracowników tymczasowych. Uwzględnia się wyłącznie osoby pozostające w stosunku pracy na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę.
Na potrzeby Głównego Urzędu Statystycznego (GUS)
Na potrzeby GUS pracodawca ustala stan przeciętnego zatrudnienia, które stanowi sumę przeciętnego zatrudnienia w poszczególnych miesiącach podzieloną przez ich liczbę (12). Przeciętną liczbę zatrudnionych wykazuje się po przeliczeniu osób niepełnozatrudnionych na pełne etaty. Nie uwzględnia się osób, które przez ponad 14 dni nieprzerwanie w danym miesiącu przebywały na urlopach bezpłatnych, wychowawczych, otrzymywały zasiłki chorobowe, macierzyńskie, opiekuńcze (z wyjątkiem osób łączących urlop rodzicielski z pracą w niepełnym wymiarze). Do zatrudnienia zalicza się osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru lub mianowania, osoby zatrudnione przy pracach interwencyjnych i robotach publicznych, osoby młodociane pracujące na podstawie umowy o pracę, osoby przebywające za granicą na podstawie delegacji służbowej oraz osoby pracujące w zorganizowanych grupach roboczych.
Przeciętne zatrudnienie w kwartale, od początku roku do końca okresu sprawozdawczego, czy w roku, jest ilorazem sumy przeciętnej liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach odpowiednio kwartału, okresu sprawozdawczego, roku i liczby miesięcy w danym okresie.
Ustalanie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych
Ważnym aspektem jest również ustalanie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych. Jest to przeciętny miesięczny udział procentowy osób niepełnosprawnych w zatrudnieniu ogółem, w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy. Wskaźnik ten może ulec obniżeniu w przypadku zatrudnienia osoby niepełnosprawnej ze stwierdzonymi schorzeniami szczególnie utrudniającymi wykonywanie pracy. Zatrudnienie takiej osoby w stopniu znacznym lub umiarkowanym skutkuje tym, że etat takiej osoby liczy się potrójnie (w stopniu znacznym) lub podwójnie (w stopniu umiarkowanym) przy obliczaniu wskaźnika.
Orzeczenie o niepełnosprawności – co to jest? | pytania i odpowiedzi | Dom Medica
Dodatkowe wyjaśnienia metodologiczne
Przeliczenie osób niepełnozatrudnionych na osoby pełnozatrudnione uzyskuje się poprzez przemnożenie liczby pracowników niepełnozatrudnionych przez odpowiednie współczynniki przeliczeniowe, będące stosunkiem liczby godzin pracy osób niepełnozatrudnionych do liczby godzin pracy osób pełnozatrudnionych, czyli do nominalnego czasu pracy.
Wymiar czasu pracy - pełny etat podawany jest jako cyfra 1, natomiast niepełny wymiar czasu pracy wprowadzany jest w formie ułamka zwykłego np. 1/2, 3/4. Jeśli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy lub w pełnym wymiarze, ale według indywidualnego harmonogramu, wybierz harmonogram mu odpowiadający. Wskazanie harmonogramu powoduje przypisanie do wybranego wzorca kadrowo-płacowego z wprowadzonym harmonogramem czasu pracy. Dobowa norma - program domyślnie podpowiada standardową normę czasu pracy (8 godzin). W przypadku zatrudniania pracowników z obniżoną normą czasu pracy, wprowadź dobową normę.
tags: #jak #z #symfoni #wyciagnac #srednie #zatrudnienie