Zrozumienie procesu tworzenia zleceń odbioru w InPost jest kluczowe dla efektywnego zarządzania wysyłkami. Niniejszy artykuł szczegółowo omawia poszczególne etapy, od konfiguracji integracji po śledzenie przesyłek i rozwiązywanie potencjalnych problemów.
Konfiguracja Integracji z InPost
Aby rozpocząć korzystanie z integracji InPost Paczkomaty, należy najpierw wybrać ją z dostępnej listy integracji. Następnie, w Managerze Paczek InPost, znajdź swój Token API. W sekcji adres należy podać adres nadawcy - adres odbioru paczek przez kuriera lub adres rejestrowy firmy, w zależności od tego, czy chcesz utworzyć nowy punkt odbioru, czy wybrać istniejący. Możliwy jest również wybór sposobu wyliczania stałej wagi opakowania - jako wartość procentową lub stałą. W obu przypadkach wartość zostanie doliczona do wagi każdej podpaczki. Wartość procentowa liczona jest od każdej podpaczki osobno.
Po prawidłowym wypełnieniu wymaganych pól, integracja zostanie dodana do Twojego konta. Kliknij "Zapisz i gotowe!".
Zarządzanie Kontami Kuriera i Ustawieniami Domyślnymi
W systemie dostępna jest lista wszystkich podpiętych do systemu kont kuriera. Jeśli posiadasz więcej niż jedno konto, możesz zmieniać ich pozycje za pomocą strzałek z prawej strony tabeli. Istnieje również możliwość klonowania, edycji oraz usunięcia każdego z kont. Zdefiniowane w tej sekcji ustawienia będą domyślnie stosowane dla wszystkich przesyłek nadawanych za pomocą integracji. W tym miejscu, za pomocą przycisku "+ Dodaj nowy szablon", zdefiniujesz wymiary oraz wagę paczki.
Aby prawidłowo nadawać paczki za pomocą integracji, w ustawieniach konta należy podać ID Organizacji. Może ono zostać pobrane automatycznie na podstawie tokenu API po zapisaniu ustawień konta. Jeśli tak się nie stanie, ID znajdziesz w Managerze Paczek lub możesz pobrać je w tym miejscu. ID Punktu odbioru wprowadzone w ustawieniach konta kurierskiego stanowi nadrzędny adres, pod który zamawiany jest podjazd kuriera. W tym miejscu, podając Token API oraz ID Organizacji, możesz pobrać zdefiniowane dotychczas punkty odbioru. ID utworzonego w ten sposób punktu odbioru pobierzesz we wspomniany powyżej sposób. Jest to przydatne, gdy np. sprzedajesz w dropshippingu i dane Twojej firmy różnią się od danych faktycznego nadawcy.
Śledzenie Przesyłek InPost
InPost oferuje opcję dokładnego monitorowania statusów każdej przesyłki zarówno na terenie Polski, jak i poza jej granicami. Aby umożliwić sobie proste i intuicyjne śledzenie przesyłki międzynarodowej, wystarczy skorzystać z wszechstronnej aplikacji InPost Mobile. Każda przesyłka pojawi się automatycznie w apce nadawcy, jeśli zostanie nadana właśnie za jej pomocą. Paczki nadawane przez usługę Szybkie Nadania nie pojawiają się w apce automatycznie.
W InPost Mobile statusy każdej przesyłki aktualizują się w czasie rzeczywistym, a poza aktualnym etapem doręczenia da się sprawdzić również historię wszystkich etapów. InPost Mobile to nie tylko śledzenie przesyłki zagranicznej, ale również jej wygodny odbiór. Korzystając z apki w telefonie, można otworzyć skrytkę bez potrzeby skanowania kodu QR czy ręcznego wpisywania kodu odbioru na ekranie maszyny Paczkomat®.
Wysyłka międzynarodowa? W InPost śledzenie przesyłki zagranicznej jest banalnie proste i możliwe na dwa sposoby - w aplikacji lub na stronie internetowej. Aby skorzystać z tej drugiej opcji, wejdź na inpost.pl/sledzenie-przesylek. W górnej części ekranu zobaczysz pole z napisem „Wpisz numer przesyłki”. Wprowadź niezbędne dane i kliknij „Znajdź”.
Śledzenie przesyłki międzynarodowej w aplikacji InPost Mobile
- Uruchom InPost Mobile.
- Przejdź do zakładki „Przesyłki” (znajdziesz ją u dołu ekranu).
- Jeśli paczka została nadana na Twój numer telefonu, powinna automatycznie pojawić się na liście. Przy każdej pozycji zobaczysz aktualny status dostawy.
Na skrzynce znajdziesz powiadomienia o wszystkich najważniejszych statusach. Jeśli paczka nadana jest za granicą lub doręczana poza Polskę, jako odbiorca otrzymujesz informacje bezpośrednio od lokalnego operatora w języku kraju doręczenia. Status swojej przesyłki możesz w każdej chwili sprawdzić także na stronie internetowej InPost.
W związku z monitoringiem paczek zagranicznych odbiorcy niekiedy pytają, co zrobić, gdy wysyłka nie pojawi się w aplikacji. Nawet wtedy możesz ją jednak dodać do aplikacji ręcznie, wpisując numer paczki. Wystarczy kliknąć „Nowa przesyłka”, a następnie „Śledź”.
Warto korzystać z InPost Mobile do śledzenia przesyłek zagranicznych i krajowych, ponieważ to wygodne i bardzo proste rozwiązanie. Nie trzeba uruchamiać apki, by monitorować swoje paczki. Gdy te trafią do punktu, na telefonie natychmiast pojawi się powiadomienie o tym, że wyczekiwana rzecz czeka na odbiór. InPost Mobile to także inne funkcje, w tym przedłużenie czasu oczekiwania w skrytce czy udostępnienie kodu odbioru innej osobie.
Chatbot Mat - Twój Pomocnik w InPost
Chatbot Mat, znany wcześniej jako Paczucha, początkowo mógł pomóc w kilku obszarach, ale bot stale i szybko się uczy! Potrafi informować o zmianie statusu paczki, wskazać Paczkomat, ponowić kod odbioru, śledzić paczkę po numerze telefonu, a do tego jest dostępny w kilku miejscach, m.in. na Messengerze.
Mat przywita Cię i zapyta, w czym może pomóc. Po wybraniu tej opcji podaj 24-cyfrowy kod przesyłki albo numer telefonu (podany przy zamawianiu przesyłki) oraz 4 ostatnie cyfry numeru paczki. Jeśli dane są prawidłowe, bot wyświetli obecny status Twojej paczki. W przypadku wyszukania maszyn Paczkomat lub PaczkoPunktów możesz podać nazwę maszyny (np. KRA28M) lub adres (np. Kraków, Wielicka). Wybierając wyszukiwanie po miejscowości i/lub ulicy, bot wyświetli najbliższe punkty InPost. Zobaczysz mapę z pinezkami w konkretnych miejscach, z nazwą, dokładnym adresem, godzinami otwarcia, zdjęciem i potrzebnymi szczegółami.
Mat ciągle się uczy, dlatego niektóre pytania mogą sprawiać mu trudność. Jeśli nie uda mu się pomóc, zaproponuje przekierowanie pytania do Konsultantów obsługujących czat, pracowników infolinii lub odeśle do formularza kontaktowego. Możesz mieć pewność, że chatbot InPost pomoże ze śledzeniem lokalizacji paczki (po numerze telefonu oraz numerze paczki), podpowie, co dzieje się z paczką, której nie zmienia się status, przyjmie reklamację, wskaże, w której maszynie Paczkomat znajduje się przesyłka, rozwiąże problem z nadaniem paczki, ponowi kod odbioru, podpowie, jak uzyskać zwrot za niewykorzystaną etykietę i wiele innych.
Aplikacja InPost Mobile - Uproszczenie Codziennych Czynności
Nie masz jeszcze apki InPost Mobile? Z aplikacją InPost życie jest prostsze. Wysyłaj paczki szybciej niż kiedykolwiek, dzięki funkcji zdalnego otwarcia skrytki i nadaniu bez etykiety. Poznaj możliwości naszej apki - zdalny odbiór paczek, przedłużanie czasu odbioru, przekierowanie paczki i wiele więcej.
Tworzenie Zleceń Nadania Przesyłki (ZNP)
W menu System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/InPost Paczkomaty należy podać dane dostępowe otrzymane od InPost. Aby wyświetlić Paczkomaty w oknie wyboru Paczkomatu, należy podać kod pocztowy. Zostaną wyszukane Paczkomaty w odległości do 2 km od podanego kodu. Aby wyświetlić listę wszystkich Paczkomatów InPost, należy wcisnąć przycisk bez podawania kodu pocztowego. Istnieje także możliwość uzupełnienia kodu paczkomatu ręcznie.
Domyślny Paczkomat nadawczy można również przypisać dla danego adresu oddziału (który Użytkownik może wskazać na zleceniu) - menu System/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Adresy oddziałów. Dane wprowadzone w polu Konto bankowe będą wykorzystywane przy zlecaniu przesyłek za pobraniem. Użytkownik może określić sposób nadania paczki, który będzie się domyślnie ustawiał na tworzonych zleceniach. Jako domyślny rozmiar nadawanych paczek ustawiony jest rozmiar A (8 x 38 x 64 cm).
W sekcji Informacje dodatkowe przekazywane do zlecenia można ustawić, co ma być drukowane na etykiecie paczki jako kod referencyjny. Seryjne generowanie przesyłek - jedno ZNP dla zaznaczonych dokumentów - domyślnie dany parametr jest niezaznaczony. Jeśli parametr jest zaznaczony, to w momencie generowania przesyłek dla dokumentów, które wystawiono dla tego samego odbiorcy oraz na ten sam magazyn (o ile jest powiązany z adresem nadawczym) zostanie utworzone jedno zbiorcze Zlecenie Nadania Przesyłki. W przypadku tworzenia ZNP z dokumentów MM, agregowane są te dokumenty, dla których występują te same magazyny źródłowe i docelowe. Jeśli zostaną zaznaczone dokumenty dla różnych magazynów, to agregowane do jednego dokumentu ZNP są tylko te dokumenty MM, które mają spójne magazyny.
Pobranie i Wartość Przesyłki
Jeśli forma płatności na dokumencie to - po zaznaczeniu parametru należy wybrać formy płatności, których ma dotyczyć pobranie. Jeśli forma płatności na dokumencie, z którego generowany jest dokument ZNP będzie taka sama, jak formy tu zaznaczone, to na ZNP będzie ustawione pobranie. Dla WZ niegenerującego płatności zostanie ustawione pobranie na ZNP w oparciu o formę płatności z powiązanego dokumentu FS, PA, FPF.
Z dokumentu - wartość na ZNP zostanie wyliczona w PLN na podstawie wartości brutto dokumentu, z którego powstało zlecenie. Dla dokumentów MM i RW wartość ta uzupełniana jest na ZNP na podstawie wartości netto dokumentu.
Status Dokumentu i Pobieranie Numerów Paczek
Status dokumentu Zlecenia nadania paczki. Dokumenty ze statusem "Nie wysłane" wyświetlane są w kolorze zielonym, można je dowolnie edytować. Pobieranie szczegółów zaznaczonych zleceń - przycisk ten umożliwia pobranie numerów paczek.
Zatwierdzanie i Drukowanie Przesyłek
Zatwierdź przesyłki i przekaż do nadania - (dotyczy zleceń niezatwierdzonych - w kolorze zielonym na liście, które mają być nadane w Paczkomacie lub POP). Drukuj protokół odbioru - seryjny wydruk potwierdzenia nadania paczek. Dotyczy zleceń, na których jako sposób nadania wybrano odbiór paczek przez kuriera InPost. Jako Nadawca drukowane są dane właściciela konta z Menagera Paczek. Drukuj list przewozowy - seryjny wydruk listów przewozowych dla zleceń zaznaczonych na liście. LP można wygenerować wyłącznie dla przesyłek opłaconych. W przypadku przesyłek, które nie są opłacane automatycznie, należy dokonać opłaty w Managerze Paczek.
Zamawianie Kuriera i Generowanie ZNP
Funkcja jest dostępna na górnej wstążce programu z poziomu listy zleceń - , umożliwia zamówienie kuriera po odbiór paczek. Nadanie paczek jest możliwe również z listy oraz formularza dokumentu Faktury Sprzedaży, Paragonu, Faktury Pro Forma oraz w przypadku modułów Comarch ERP Optima Handel/ Handel Plus z listy oraz formularza dokumentu Rezerwacji Odbiorcy, Wydania Zewnętrznego, Rozchodu Wewnętrznego oraz Przesunięcia Międzymagazynowwego. Opcja generowania ZNP jest dostępna na górnej wstążce programu. Utworzone w ten sposób ZNP jest powiązane z dokumentem, na podstawie którego zostało wygenerowane. Dane odbiorcy z dokumentu handlowego lub magazynowego zostaną przeniesione do pól związanych z odbiorcą na zleceniu.
Ustawienia Pobrania i Wartości dla Dokumentów MM/RW
W menu System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/InPost Paczkomaty na zakładce [Szablon spedycji - Usługi dodatkowe] jest dostępny parametr Ustawiaj domyślne pobranie dla przesyłek powstałych z MM/RW. Parametr ten można zaznaczyć po zaznaczeniu parametru Ustawiaj domyślne pobranie. Po zaznaczeniu tego parametru, na ZNP (zakładka [Paczki i usługi]) generowanych z dokumentu MM/RW, będzie zaznaczona opcja Pobranie. Jeśli w konfiguracji (System/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/InPost Paczkomaty) zaznaczono, aby kwota pobrania/ deklarowana wartość/ ubezpieczenie pobierane były z dokumentu (dla parametru Pobranie lub Deklarowana Wartość/Ubezpieczenie), to dla dokumentów MM i RW wartość pobrania lub ubezpieczenia uzupełniana jest na dokumencie ZNP na podstawie wartości netto dokumentu. Powiązanie między dokumentami będzie widoczne na zakładce [Dokumenty]. Na dokument, z którego utworzono Zlecenie nadania przesyłki, przenoszony jest Nr listu przewozowego ze zlecenia (jest on widoczny na formularzu dokumentu, na zakładce [Kontrahent]).
Komunikaty o Utworzonych Paczkach
Jeśli w Comarch e-Sklep do zamówienia utworzono paczkę InPost, po imporcie Rezerwacji Odbiorcy do Comarch ERP Optima, przy próbie utworzenia do niego (bądź do dokumentów PA/FS/ WZ powstałych z takiego RO) Zlecenia nadania paczki, wyświetlany jest odpowiedni komunikat: "Do tego zamówienia utworzono już paczkę w Comarch e-Sklep. Czy mimo to chcesz ponownie nadać przesyłkę?".
Pytanie o Zlecenia Odbioru Kuriera
Codziennie, do godziny 10:00 tworzę zlecenia na odbiór paczek przez kuriera Inpost. Po tym czasie, wpadają kolejne zamówienia, i zdarza się, że mam zaledwie 2-3 paczki dodatkowe, przy których wybieram opcję "utworzę zlecenie odbioru", ale nie zamawiam już kuriera. Kurier zawsze przesyłki odbiera, ale zwykle się z nim mijam, żeby go o to podpytać. Więc teraz moje pytanie, czy liczy się to pierwsze zamówienie kuriera i ilość zadeklarowanych paczek w zleceniu? Czy kurier robi mi przysługę zabierając te nadprogramowe (bez zlecenia) czy nie ma to w ogóle znaczenia i liczy się jedno zlecenie? Bo sama nie wiem, czy to kurierska przysługa czy normalna praktyka?
tags: #inpost #status #utworze #zlecenie #odbioru