Powierzenie pracownikowi sprzętu służbowego, takiego jak laptop, telefon czy samochód, jest powszechną praktyką w stosunkach pracy. Choć urządzenia te pozostają własnością pracodawcy, a pracownik zobowiązany jest do ich należytego użytkowania, coraz częściej - zwłaszcza w dobie pracy zdalnej - pojawiają się problemy związane z utratą, uszkodzeniem lub niewłaściwym wykorzystaniem powierzonego mienia. W artykule wyjaśniamy, kiedy powierzenie sprzętu wiąże się z odpowiedzialnością materialną pracownika, jakie obowiązki ciążą na pracodawcy oraz jakie konsekwencje mogą grozić za naruszenie zasad użytkowania sprzętu służbowego.
Odpowiedzialność pracownika za służbowy sprzęt
Pierwszym aspektem w przypadku zniszczenia służbowego sprzętu jest ustalenie odpowiedzialności pracownika. Zgodnie z polskim prawem, pracownik ponosi odpowiedzialność materialną za mienie powierzone mu przez pracodawcę. Oznacza to, że jeśli pracownik otrzymał od pracodawcy sprzęt do pracy, to jest zobowiązany do dbania o niego i korzystania z niego zgodnie z przeznaczeniem. W przypadku jego uszkodzenia lub zniszczenia, pracownik może być zobowiązany do pokrycia kosztów naprawy lub wymiany sprzętu.
Jednakże, odpowiedzialność ta nie jest absolutna. Pracownik może uniknąć odpowiedzialności, jeśli udowodni, że zniszczenie sprzętu nastąpiło nie z jego winy, na przykład w wyniku awarii technicznej, na którą nie miał wpływu, lub z powodu nienależytego zabezpieczenia miejsca pracy przez pracodawcę. Warto również pamiętać, że zgodnie z Kodeksem pracy, pracownik ponosi odpowiedzialność tylko do wysokości trzymiesięcznego wynagrodzenia, chyba że zniszczenie sprzętu było wynikiem działania umyślnego lub rażącego niedbalstwa.
Pracownik ponosi pełną odpowiedzialność za utratę lub zniszczenie mienia pracodawcy aż do momentu rozliczenia się z nim z pracodawcą. Jak wynika bowiem z art. 124 § 2 kp, pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę w mieniu powierzonym mu z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się. Z kolei za moment rozliczenia z pracodawcą uznać należy moment doręczenia do rąk pracodawcy powierzonego pracownikowi sprzętu służbowego.
Na niemal wszystkich stanowiskach pracy niezbędny jest określony sprzęt. Najczęściej wykorzystywane urządzenia służbowe to telefon, komputer i samochód. Kwestię odpowiedzialności za sprzęt służbowy reguluje art. 124 kodeksu pracy. Zgodnie z zawartymi w nim zapisami pracownik, na którego nałożony został obowiązek zwrotu lub wyliczenia się z powierzonego mu mienia, odpowiada za nie w pełnym wymiarze. Mowa tu szczególnie o kosztownościach, pieniądzach, papierach wartościowych, środkach ochrony indywidualnej, odzieży i obuwiu roboczym czy też narzędziach lub przedmiotach. Zasada pełnej odpowiedzialności pracownika dotyczy również innego mienia, powierzonego przez pracodawcę, niewymienionego w §1 art.124 k.p. Jeśli jednak pracownik jest w stanie wykazać, że szkoda w powierzonym mieniu powstała z przyczyn, które nie są od niego zależne, może on zostać uwolniony od poniesienia odpowiedzialności za zniszczenia.
Pracownik może ponosić odpowiedzialność nie tylko za uszkodzenie sprzętu, lecz także m.in. za: utratę sprzętu, zużycie sprzętu, udostępnienie sprzętu osobom nieupoważnionym, zmniejszenie jakości i wydajności pracy. A zatem odpowiedzialność pracownika może mieć wymiar zarówno materialny, jak i niematerialny.
Pracodawca może powierzyć mienie kilku pracownikom łącznie (co najmniej dwóm) z obowiązkiem wyliczenia się. Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Pracownik może wypowiedzieć umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej na piśmie na 14 dni naprzód. Jeżeli rozliczenie mienia wykaże niedobór, każdy z pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność materialną może, w ciągu 3 dni od powzięcia wiadomości o stwierdzonym niedoborze, odstąpić na piśmie, ze skutkiem na przyszłość, od umowy ustanawiającej taką odpowiedzialność. Pracodawca może odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w każdym czasie. Pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność majątkową powinien osobiście uczestniczyć w czynnościach inwentaryzacyjnych. Jeżeli jednak z ważnych przyczyn nie może on uczestniczyć w tych czynnościach, może wskazać na piśmie osobę, która za zgodą pracodawcy zastąpi go. Pracownikowi ponoszącemu wspólną odpowiedzialność materialną, który po ustaniu stosunku pracy bierze udział w przeprowadzaniu inwentaryzacji, przysługuje wynagrodzenie obliczone według przeciętnej stawki dziennej z ostatniego miesiąca jego pracy.
Pracodawca ma obowiązek zapewnić zatrudnionym niezbędne narzędzia do pracy. Firmowy sprzęt przekazany w ręce pracowników warto dodatkowo zabezpieczyć. Na wypadek uszkodzeń firmowych urządzeń przyda się ubezpieczenie sprzętu elektronicznego.
Każdy pracownik jest zobowiązany do utrzymywania sprzętu firmowego w jak najlepszym stanie. Dlatego warto przygotować regulamin użytkowania urządzeń należących do majątku firmy. Za uszkodzenia sprzętu wynikające z normalnego zużycia lub eksploatacji, pracownik nie ponosi odpowiedzialności. Jako pracodawcy przysługuje Ci jednak roszczenie względem pracownika, jeśli uszkodzenie sprzętu powstało w wyniku niewłaściwego użytkowania, np. uszkodzenie laptopa przez zalanie lub mechaniczne uszkodzenie.
Pracownik może odkupić uszkodzony laptop lub inny sprzęt firmowy, ale tylko za zgodą pracodawcy. To pracodawca ustala cenę, którą pracownik ma zapłacić. Na koszt odkupu wpływają: stopień uszkodzenia sprzętu, wycena kosztów naprawy przez serwis, aktualna wartość rynkowa sprzętu, rodzaj urządzenia.
Gdy dojdzie do uszkodzenia komputera, laptopa lub innego sprzętu firmowego, warto od razu zająć się naprawą. W przypadku drobnych usterek, takich jak problemy z podzespołami lub oprogramowaniem, może się tym zająć wewnętrznie dział IT. Jeśli urządzenie nie działa, najlepiej od razu skorzystać z usług zewnętrznego serwisu. Specjaliści sprawdzą stan sprzętu i wycenią naprawę. Wycena ta może być potrzebna do uzyskania odszkodowania z ubezpieczenia sprzętu elektronicznego. Jeśli uszkodzenie wynika z normalnego zużycia, firma może skorzystać z ubezpieczenia, o ile sprzęt objęty jest odpowiednią ochroną. Naprawy uszkodzonego sprzętu mogą być pokryte z ubezpieczenia, o ile uszkodzenie nie powstało z winy pracownika. W sytuacji, gdy uszkodzenie jest wynikiem błędu pracownika, masz prawo domagać się odszkodowania, np. poprzez pokrycie kosztów naprawy lub odkupu sprzętu. Dlatego już na początku współpracy warto wyznaczyć jasne zasady użytkowania i sprzętu firmowego.
Pracodawca, powierzając pracownikowi sprzęt, ma obowiązek jasno określić zasady jego użytkowania. W regulaminie pracy lub w umowie o pracę powinny znaleźć się zapisy dotyczące korzystania ze służbowego mienia, w tym również kwestie związane z odpowiedzialnością za jego uszkodzenie. Pracodawca powinien także zadbać o odpowiednie przeszkolenie pracowników w zakresie bezpiecznego użytkowania sprzętu oraz zapewnić im środki do jego odpowiedniej ochrony.
W przypadku, gdy pracownik zgłasza zniszczenie sprzętu, pracodawca powinien przeprowadzić dochodzenie, aby ustalić okoliczności zdarzenia. Jeżeli uszkodzenie nastąpiło z winy pracownika, pracodawca ma prawo obciążyć go kosztami naprawy lub wymiany sprzętu, jednak musi to zrobić zgodnie z procedurami określonymi w Kodeksie pracy.
Pracodawca ma również obowiązek ubezpieczyć służbowy sprzęt, szczególnie jeśli jest on wartościowy lub narażony na zniszczenie w trakcie wykonywania pracy.
Pracownik, który nie dokłada należytej staranności do dbania o mienie pracodawcy i w tej sposób wyrządza pracodawcy szkodę (art. 114 Kodeksu pracy) ponosi odpowiedzialność materialną z tego tytułu.
Art. 124 kp stanowi bowiem, że pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się: 1) pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności, 2) narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze, odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu. Na podstawie art. 124 § 2 kp można powierzyć pracownikowi także inne mienie. W konsekwencji pracodawca może powierzyć pracownikowi np. telefon komórkowy lub laptop z obowiązkiem zwrotu.
Pracodawca w sporze sądowym powstałym na skutek nierozliczenia się pracownika ze sprzętu służbowego bądź szkody powstałej w tym mieniu musi udowodnić wyłącznie prawidłowe powierzenie mienia pracownikowi i wysokość szkody. Z automatu powstaje bowiem domniemanie zawinionego przez pracownika naruszenia obowiązku pieczy nad tymże mieniem. Wobec tego, w przeciwieństwie do odpowiedzialności materialnej ogólnej na podstawie art. 114-122 kp, pracodawca nie musi udowadniać zawinionego przez pracownika niedopełnienia obowiązków w zakresie pieczy nad powierzonym mieniem czy też związku przyczynowego między zawinionym działaniem lub zaniechaniem pracownika a szkodą. Aby wykluczyć wynikające z powołanych przepisów domniemanie winy szkody, pracownik musi udowodnić, że zrobił wszystko, co było możliwe w ramach jego obowiązków zawodowych w rozumieniu art. 100 § 2 kp, aby nie dopuścić do szkody. Zgodnie bowiem z art. 124 § 3 kp od odpowiedzialności za mienie powierzone pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek niezapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.
Podsumowując, z faktu prawidłowego powierzenia mienia wypływa wniosek, że ujawnione w nim wady są następstwem zaniedbań pracownika. Dlatego, gdy twierdzi on, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, to musi udowodnić ten fakt. Jeżeli nie zdoła tego wykazać, ponosi odpowiedzialność materialną za szkodę.
Pracownik na podstawie art. 124 kp odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w tym mieniu, niezależnie od tego, czy szkodę popełnił umyślnie czy nieumyślnie (odmiennie od odpowiedzialności materialnej ogólnej na podstawie art. 114-122 kp).
W przypadku powierzenia pracownikowi samochodu służbowego na podstawie umowy winny się w niej znaleźć co najmniej następujące informacje: data zawarcia umowy; strony umowy; okres, na jaki pracownikowi powierza się samochód; dane pojazdu - wynikające z dowodu rejestracyjnego - umożliwiające identyfikację samochodu, takie jak numer rejestracyjny, numer VIN; zasady używania samochodu, czyli gdzie będzie parkowany, w jakich celach może być używany; zasady zwrotu wydatków poczynionych na samochód, takich jak paliwo, płyny eksploatacyjne, koszty usunięcia awarii. W chwili przekazania pojazdu należy sporządzić protokół jego wydania, w którym wskazany zostanie stan techniczny pojazdu i ewentualne usterki. Sporządzenie protokołu sprawi, że w razie wątpliwości przy zwrocie pojazdu w zakresie stanu technicznego można będzie zweryfikować, czy samochód posiadał już tę usterkę - np. rysę na zderzaku. Podobne znaczenie ma sporządzenie protokołu zwrotu. Takie działanie zabezpiecza zarówno pracownika, jak i pracodawcę - w razie konfliktu umożliwia wskazanie podmiotu odpowiedzialnego za usterkę oraz ustalenie, mniej więcej, daty jej powstania, a tym samym podmiotu odpowiedzialnego za uszkodzenie.
Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 124 Kodeksu pracy pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w mieniu powierzonym przez pracodawcę. Gdyby rozliczenie z pracodawcą za powierzone mienie potwierdziło, że uszkodzenie powstało w trakcie korzystania z pojazdu przez pracownika, pracodawca byłby uprawniony do obciążenia pracownika kosztami związanymi z usunięciem uszkodzenia. Jednakże w związku z tym, że w protokole wydania stwierdzono, że w chwili wydania pojazdu posiadał on uszkodzenie, pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności poprzez wykazanie, że uszkodzenie istniało już w chwili wydania pojazdu.
Podkreślenia wymaga, że przepis art. 124 § 3 Kodeksu pracy wprowadza domniemanie odpowiedzialności pracownika, z czego należy wnioskować, że pracodawcę obciąża dowód tylko dwóch okoliczności wskazanych w § 1 tegoż przepisu, tj.: prawidłowego powierzenia mienia oraz nierozliczenia się z niego przez pracownika, czyli szkody i jej wysokości. Ciężar wykazania, że szkoda powstała z przyczyn niezależnych od pracownika, spoczywa właśnie na pracowniku gdy ma miejsce rozliczenie z pracodawcą po ustaniu stosunku pracy, a jeżeli przyczyny te nie są znane i pracodawcy nie można udowodnić przyczynienia się do powstania szkody, istnieją podstawy do przyjęcia, że szkoda powstała z przyczyn leżących po stronie pracownika, który naruszył obowiązek sprawowania należytej pieczy nad powierzonym mu mieniem.
Pracownik, któremu powierzono mienie w prawidłowy sposób, ponosi odpowiedzialność na zasadzie art. 124 Kodeksu pracy, choćby nawet nie podpisał deklaracji o przyjęciu tej odpowiedzialności. Zawarcie umowy o odpowiedzialności materialnej ma bowiem tylko znaczenie dowodowe i nie stanowi przesłanki do przyjęcia prawidłowości powierzenia mienia i odpowiedzialności za nie.
Podobnie rzecz ma się z innym mieniem powierzonym pracownikowi przez pracodawcę. Otrzymując mienie takie jak telefon służbowy, tablet czy laptop pracownik powinien w pierwszej kolejności zweryfikować jego stan techniczny, a wszelkie nieprawidłowości wskazać w protokole wydania. Następnie podobny protokół trzeba przygotować w chwili zwrotu przedmiotowego mienia, czyli gdy ma miejsce rozliczenie z pracodawcą. Oba powyższe protokoły stanowić będą podstawę do oceny momentu powstania ewentualnego uszkodzenia. Należy pamiętać, że to pracodawcę obciąża dowód prawidłowego powierzenia mienia oraz nierozliczenia się z niego przez pracownika. Chcąc uwolnić się od odpowiedzialności, pracownik musi natomiast wykazać, czyli udowodnić, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych. Z obowiązku wykazania faktu nierozliczenia się pracownika wynika konieczność wykazania przez pracodawcę wysokości ewentualnej szkody.
Sprawowanie pieczy nad mieniem stanowiącym własność pracodawcy, a przekazanym pracownikowi, należy do obowiązków pracownika - polega np. na odpowiednim zabezpieczeniu takiego mienia. Warto przy tym zaznaczyć, że pracownik, któremu powierzono mienie, ponosi odpowiedzialność za szkodę powstałą w tym mieniu wskutek np. kradzieży przez nieznanych sprawców - w takim zakresie, w jakim można mu zarzucić niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie obowiązku pieczy. Pracownik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli wykaże, że dochował należytej staranności w zakresie pieczy nad powierzonym mu mieniem.
Tym samym pracownik musi pamiętać, że w razie nieprawidłowego sprawowania pieczy pracodawca może pociągnąć go do odpowiedzialności materialnej, co w zależności od wartości powierzonego przedmiotu może być dotkliwe finansowo. Na podwładnym spoczywa w tym wypadku ciężar dokonania prawidłowości rozliczenia z pracodawcą po ustaniu stosunku pracy.
Pracownik, który ma wątpliwości, czy powinien odpowiadać swoim majątkiem za powstałą w sprzęcie służbowym szkodę, ma możliwość odwołania się od takiej decyzji, jeśli jest w stanie udowodnić, że sprzęt nie został powierzony mu w sposób prawidłowy. Co to oznacza? Istnieje kilka sposobów zadośćuczynienia za uszkodzenie służbowego sprzętu.
Pracodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT, a pracownika należy obciążyć wystawiając notę obciążeniową. Prawo do odliczenia przysługuje w zakresie, w jakim towary i usługi nabywane przez podatników wykorzystywane są do wykonywania czynności opodatkowanych. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego nie jest przy tym konieczny bezpośrednio związek między zakupami a wykonywanymi przez podatnika czynnościami opodatkowanymi. Może to być również związek pośredni, o ile dokonywane zakupy związane są bezpośrednio z działalnością opodatkowaną podatnika.
W przedstawionej sytuacji związek taki istnieje, tj. laptop jest używany przez pracownika na cele działalności opodatkowanej spółki. Prowadzi to do wniosku, że spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury dokumentującej zakup urządzenia, które musi zostać w laptopie wymienione (jak w każdym innym przypadku, gdy spółka dokonuje zakupów związanych z naprawą urządzeń wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych). Jest to zakup towaru, który jest (a w zasadzie będzie) wykorzystywany przez spółkę do wykonywania czynności opodatkowanych. Na możliwość odliczenia podatku naliczonego nie wpływa przy tym fakt, że w związku z obciążeniem pracownika nie dojdzie do opodatkowania VAT. Należy bowiem zauważyć, że obciążenie takie stanowić będzie w istocie nałożenie na pracownika odszkodowania, zaś nakładanie odszkodowań nie stanowi czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem VAT. A zatem w przedstawionej sytuacji obciążając pracownika kosztami naprawy laptopa spółka winna wystawić notę obciążeniową (bez VAT), a nie fakturę (fakturami dokumentowana może być bowiem wyłącznie sprzedaż).
Jeżeli przed oddaniem laptopa do naprawy spółka uzgodniła z pracownikiem, że obciąży go kosztami naprawy, wówczas dojdzie do świadczenia (odsprzedaży) na rzecz pracownika opodatkowanej 23% VAT usługi naprawy laptopa.
Oprócz obowiązku naprawienia szkody w całości, pracownik w związku z naruszeniem obowiązku ochrony mienia pracodawcy może ponieść także odpowiedzialność porządkową (art. 108 kp) lub (oraz) uszkodzenie/utrata sprzętu służbowego może być przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę (art. 45 § 1 kp) bądź rozwiązania jej bez wypowiedzenia (art. 52 § 1 pkt 1 kp). Oczywiście możliwość wyciągnięcia od pracownika wspomnianych dodatkowych konsekwencji zależy od okoliczności danego przypadku.
Sposoby minimalizacji ryzyka zniszczenia sprzętu
Aby uniknąć nieprzyjemnych sytuacji związanych ze zniszczeniem służbowego sprzętu, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy powinni podjąć odpowiednie środki ostrożności. Przede wszystkim, warto wdrożyć politykę bezpieczeństwa sprzętu, która obejmuje regularne przeglądy techniczne, instalację oprogramowania antywirusowego oraz szkolenia z zakresu bezpiecznego użytkowania urządzeń.
Pracownicy powinni być również świadomi, że niewłaściwe korzystanie ze sprzętu, takie jak pozostawianie go bez nadzoru w publicznych miejscach czy używanie prywatnych urządzeń na służbowym sprzęcie, może zwiększać ryzyko jego uszkodzenia. Regularne przypominanie o tych zasadach może znacząco zmniejszyć liczbę przypadków zniszczenia mienia.
Z kolei pracodawcy powinni zapewnić pracownikom odpowiednie warunki pracy, które minimalizują ryzyko uszkodzenia sprzętu. Może to obejmować dostarczenie odpowiednich pokrowców na laptopy, wyznaczenie bezpiecznych miejsc do przechowywania sprzętu oraz wprowadzenie polityki korzystania z urządzeń tylko w wyznaczonych miejscach.
Warto również pamiętać o możliwości ubezpieczenia sprzętu firmowego. Dobrze dopasowany zakres chroni przed stratami finansowymi związanymi z naprawą lub wymianą urządzeń elektronicznych. Ubezpieczenie daje firmie poczucie bezpieczeństwa. W razie uszkodzenia sprzętu ubezpieczyciel wypłaci odszkodowanie. Dzięki temu można szybko kupić nowy sprzęt i uniknąć przestojów w pracy.
Ubezpieczenie obejmuje nie tylko sprzęt w biurze, ale także urządzenia przekazane pracownikom do użytku firmowego. To dodatkowa ochrona, która zwiększa bezpieczeństwo całej firmy.
Zniszczenie służbowego sprzętu może wiązać się z poważnymi konsekwencjami zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Odpowiedzialność za uszkodzenie sprzętu zależy od okoliczności zdarzenia i może obejmować konieczność pokrycia kosztów naprawy lub wymiany urządzenia.
tags: #czy #pracodawca #moze #obciazyc #mnie #naprawa