Zarządzanie firmą i bieżąca działalność często wiąże się z koniecznością odbywania podróży służbowych, zarówno na terenie kraju, jak i za granicą. Dotyczy to nie tylko właścicieli firm, ale także ich pracowników. Gdy podróż służbowa jest związana z realizacją celów firmowych, można ją zakwalifikować jako koszty uzyskania przychodu i odliczyć od podstawy opodatkowania.
Jednym z kluczowych modułów Comarch ERP Optima jest moduł do rozliczania delegacji krajowych i zagranicznych. Comarch ERP Optima umożliwia łatwe i intuicyjne wprowadzanie danych dotyczących delegacji. Po wprowadzeniu delegacji operator obsługujący bazę systemu ERP i moduł Kasa/Bank Plus będzie miał możliwość dalszego rozliczania tych delegacji.
Podróże służbowe - co musisz o nich wiedzieć?
Podstawą formalną każdej podróży służbowej jest polecenie wyjazdu służbowego, które jest wydawane przez pracodawcę. Choć nie jest wymagane, aby było ono sporządzane na piśmie, z praktycznego punktu widzenia jest to zdecydowanie zalecane. Pisemne polecenie wyjazdu pozwala uniknąć nieporozumień, precyzując termin, miejsce i cel podróży. Dodatkowo pracownikowi przysługują środki na pokrycie kosztów związanych z delegacją, co ułatwia jej rozliczenie.
Jednym z częstych problemów związanych z rozliczaniem delegacji jest poprawne rozróżnienie pojęć podróży służbowej i oddelegowania. Podróż służbowa oznacza wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub jego stałe miejsce pracy. Oddelegowanie natomiast to sytuacja, gdy pracownik zostaje czasowo przeniesiony do wykonywania obowiązków w miejscu innym niż określone w umowie o pracę. Obie te sytuacje różnią się charakterem, a co za tym idzie, wiążą się z odmiennymi prawami i obowiązkami.
Rozróżnienie między delegacją krajową a zagraniczną jest kluczowe, ponieważ zasady ich rozliczania różnią się.
Delegacja krajowa w Comarch ERP Optima
W przypadku delegacji krajowej pełna dieta w 2024 roku wynosi 45 zł za dobę. Sposób wyliczenia należności jest ściśle określony - bierzemy pod uwagę godzinę wyjazdu i powrotu pracownika. Jeżeli podróż była krótsza niż 8 godzin - dieta nie przysługuje, przy podróży trwającej 8-12 godzin - przysługuje 50% stawki, a w przypadku powyżej 12 godzin - przysługuje 100% diety. Jeżeli cała podróż trwa dłużej niż dobę, pracownik otrzymuje 100% diety za każdą pełną dobę.
Podczas delegacji krajowej pracodawca zapewnia pracownikowi zwrot kosztów noclegów. Wiele zależy od tego, czy koszt jest potwierdzony odpowiednim rachunkiem. Jeżeli pracownik przedstawi taki rachunek, otrzyma zwrot kosztów, który nie może jednak przekroczyć wysokości dwudziestokrotności stawki diety, czyli 900 zł. W przypadku pracownika, który nie przedstawi rachunku za nocleg, obowiązuje ryczałt w wysokości 150% diety (67,50 zł w 2024 roku). Istnieją jednak pewne warunki, które trzeba spełnić, by skorzystać z ryczałtu - nocleg musi odbywać się między godziną 21:00 a 7:00 i trwać minimum 6 godzin.
A jak wygląda zwrot kosztów transportu? Obowiązuje ryczałt w wysokości 20% diety na każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej. To do pracodawcy należy określenie, z jakiego środka transportu korzystać będzie pracownik. Jeżeli pracownik chciałby podróżować niebędącym własnością pracodawcy samochodem osobowym, ma taką możliwość - musi jednak złożyć odpowiedni wniosek i uzyskać zgodę pracodawcy. W takiej sytuacji zwrot kosztów odbywa się na podstawie obliczenia iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu.
Delegacja zagraniczna w Comarch ERP Optima
W przypadku delegacji zagranicznych, zasady dotyczące diety różnią się w zależności od kraju, do którego pracownik podróżuje. Dieta przysługuje w pełnej wysokości za każdą dobę podróży (ponad 12 godzin), 1/3 diety - do 8 godzin, a połowa diety - od 8 do 12 godzin. Gdy pracodawca zapewni pracownikowi pełne wyżywienie, przysługuje 25% diety, a w przypadku częściowego wyżywienia: 15% diety za śniadanie oraz 30% za obiad i kolację.
Koszt noclegu podczas podróży zagranicznej musi być udokumentowany rachunkami lub fakturami. Dieta przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej w poszczególnych państwach jest ściśle określona.
Pracownikowi, który otrzymuje w czasie podróży zagranicznej należność pieniężną na wyżywienie, dieta nie przysługuje. Jeżeli należność pieniężna jest niższa od diety, pracownikowi przysługuje wyrównanie do wysokości należnej diety.
Za nocleg podczas podróży zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem, w granicach limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia.
Na formularzu delegacji dostępny jest parametr Delegacja zagraniczna. Jest on aktywny tylko na delegacjach, które nie mają jeszcze zdefiniowanego żadnego etapu. Jeżeli dodany jest już przynajmniej jeden etap, opcja Delegacja zagraniczna jest wyszarzana, bez możliwości zmiany.
Na formularzu delegacji jest również możliwość wpisania Miejsca docelowego, Celu delegacji oraz wyboru kategorii. Po wybraniu pracownika automatycznie podpowiadana jest kategoria z jego karty, z możliwością zmiany. Kategorie można również przypisać na każdym z elementów delegacji, na zakładce [Podsumowanie rozliczenia].
W konfiguracji programu /Kasa/Bank/ Diety i ryczałty widoczna jest lista krajów wraz z odpowiadającą im walutą i kwotami diet, ryczałtów noclegowych i limitów na nocleg. Lista jest domyślnie uzupełniona wartościami wynikającymi z załącznika do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku. Kwoty diet, ryczałtów noclegowych i limitów na nocleg można zmienić wpisując indywidualne wartości.
Po wyborze daty odpowiednio ustawiana jest data kursu oraz sam kurs, wg którego będzie następowało przeliczenie kwot diet i ryczałtów na walutę PLN przy rozliczeniu z pracownikiem. Jako typ kursu ustawiany jest ten sam typ kursu, jaki jest wybrany na najwcześniejszej zaliczce.
W polu Stan rozliczenia wykazywany jest stan rozliczenia delegacji: Nie rozliczono, Rozliczono częściowo lub Rozliczono. Stany rozliczenia są wyświetlane dla delegacji rozliczonych od wersji 2017.5.1 Comarch ERP Optima.
Rozliczanie delegacji w Comarch ERP Optima
System Comarch ERP Optima umożliwia łatwe i intuicyjne wprowadzanie danych dotyczących delegacji. System automatycznie oblicza wysokość diet na podstawie czasu trwania delegacji oraz aktualnych stawek. Comarch ERP Optima umożliwia generowanie szczegółowych raportów dotyczących kosztów delegacji. System Comarch ERP Optima jest regularnie aktualizowany, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami prawa dotyczącymi rozliczania delegacji.
Na formularzu delegacji widoczne są następujące kolumny: Data od, Data do, Kraj, Waluta (pokazująca walutę danego etapu, w przypadku delegacji krajowych jest to zawsze PLN) i Zaliczka. Na elemencie delegacji, na zakładce [Zaliczki] widoczne są pola Kraj (z domyślną wartością: Polska) i Waluta (z domyślną wartością: PLN).
W sytuacji, gdy dokument kosztowy powinien zostać podzielony np. pomiędzy dwie delegacje jest możliwość ograniczenia kwoty wydatku w kolumnie Kwota rozliczenia. Wpisana tu kwota zostanie automatycznie przeniesiona do podsumowania. Natomiast, gdy w podsumowaniu ręcznie zostaną zmienione kwoty wówczas trzeba je przepisać do kolumny Kwota rozliczenia na liście dokumentów. Należy zaznaczyć, iż koszty jednego noclegu w podsumowaniu zostaną ograniczone do wysokości 600.00 zł. Ograniczenie kwoty będzie wyłącznie w podsumowaniu - odpowiednią wysokość należy także przepisać na liście dokumentów w kolumnie Kwota rozliczenia.
Na podpiętej pozycji kosztu użytkownik ma dodatkowo do dyspozycji parametr Rozliczać zaliczką. Domyślnie parametr jest zaznaczony, a kwoty rozliczenia z pozycji zostaną automatycznie rozliczone z podpiętą do delegacji zaliczką. W przypadku braku zaliczki program automatycznie ją utworzy a całość zostanie rozliczona z delegacją.
Zakładka [Rozliczenie delegacji] składa się z kilku sekcji. U góry okna dostępne są pola Kraj (z domyślną wartością: Polska) i Waluta (z domyślną wartością: PLN). Wartości w tych polach są wyszarzane i niemożliwe do zmiany.
Po zaznaczeniu parametru Generowanie płatności aktywne stają się pola do wyboru formy płatności i wskazania terminu płatności. Dostępny jest również parametr Generowanie zapisu k/b. Po jego zaznaczeniu aktywne staje się pole Rejestr, z możliwością wskazania rejestru, do którego zapis ma trafić. Domyślnie podpowiada się rejestr związany z formą płatności wybraną na delegacji, jeżeli zostanie wybrany jakiś inny rejestr to wybór zostaje zapamiętany.
W części Zapisy kasowe z rozliczenia delegacji dostępna jest ikona plusa umożliwiająca użytkownikowi ręczne podpinanie zapisu kasowego/ bankowego do delegacji. Ikona jest aktywna dla delegacji o statusie Zaakceptowane wydatki i nierozliczonej lub rozliczonej częściowo. Dostępna jest również ikona kosza do usuwania zapisów z listy.
Załączniki w Comarch ERP Optima
Na formularzu delegacji możliwe jest dodawanie elektronicznych załączników dokumentujących wyjazd służbowy, przyspieszając tym samym zamknięcie rozliczenia. Taka forma stanowi również dodatkowe zabezpieczenie w przypadku zaginięcia dokumentów.
Obsługiwane przez aplikację są załączniki w formacie: pdf, doc, docx, xls, xlsx, odt, ods, rar, zip, 7z, png, jpg, jpeg. Maksymalny rozmiar załączonego dokumentu to 5 MB.
Załączniki dodane w aplikacji Comarch HRM dostępne są w systemie Comarch ERP Optima/ Comarch ERP XL HR / Comarch ERP Altum HR w zakładce dostępnej na formularzu danej delegacji.
Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych w Comarch ERP Optima
tags: #delegacja #zagraniczna #optima