Cenną umiejętnością pracodawcy jest delegowanie zadań podwładnym. W przypadku niektórych z nich wymagane jest upoważnienie do pewnych czynności. W potocznym rozumieniu upoważnienie pozwala na zrealizowanie danej czynności przez osobę trzecią, czyli upoważnionego. W kontekście firmowym sprowadza się to do tego, że pracodawca uprawnia pracownika do wykonywania określonych czynności w swoim imieniu. Zazwyczaj odnosi się to do pojedynczego zadania, np. odebrania dokumentów z urzędu czy złożenia wniosku.
Konsekwencje działań osoby upoważnionej spadają na upoważniającego - upoważnienie nieodpowiedniej osoby może zatem przysporzyć problemów. Jeśli upoważnienie odnosi się do jakiejś czynności urzędowej czy sądowej, powinno przybrać formę pisemną. Jest ona wymagana w instytucjach administracji państwowej i w wielu przypadkach nie uda się nic załatwić, jeśli pracodawca nie udzieli upoważnienia na piśmie.
Kluczowe elementy upoważnienia dla pracowników
Upoważnienie to dokument formalny, który powinien cechować się oficjalną formą. Aby spełnił swoją funkcję, musi zawierać przede wszystkim poniższe elementy:
- Dane osoby upoważniającej: Powinna to być osoba, która dysponuje prawem do wykonywania danej czynności i tym samym do udzielania pełnomocnictwa. Zazwyczaj jest to pracodawca, czyli przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą.
- Dane osoby upoważnionej: Osoba upoważniana przez pracodawcę powinna zostać nazwana z imienia i nazwiska. Warto pamiętać, że urzędnicy mają prawo poprosić o dokument do wglądu, aby potwierdzić te dane - należy zatem upewnić się, że zostały wpisane prawidłowo.
- Zakres upoważnienia: Konieczne jest precyzyjne wskazanie, co jest przedmiotem upoważnienia. Należy tu zachować maksymalną precyzję, np. odebranie korespondencji firmowej w dniu X lub złożenie wniosku o Y w danym urzędzie gminy czy miasta.
- Okres obowiązywania upoważnienia: Upoważnienie najczęściej odnosi się do jednorazowej czynności, którą należy zrealizować w określonym terminie. Gdy ten upłynie, traci ono moc prawną. Możliwe jest sporządzenie upoważnienia, które będzie uprawniać do stałego wykonywania jakiejś czynności w wyznaczonym przedziale czasowym.
Jak napisać upoważnienie dla pracownika?
Przy pisaniu upoważnienia dla pracowników należy zwrócić szczególną uwagę na zakres czynności objętych tym dokumentem. Jeśli będzie zbyt szeroki, upoważniony może przekroczyć swoje uprawnienia i zrobić coś bez konsultacji z pracodawcą. Zbyt wąski zakres utrudni z kolei samodzielne działanie, zmuszając pracownika do częstych konsultacji z mocodawcą i wydłużając cały proces. Nie ma żadnych przeciwwskazań do ręcznego napisania upoważnienia. Jeśli zostanie przygotowane w formie cyfrowej i wydrukowane, powinno zostać odręcznie podpisane.
Co odróżnia upoważnienie od pełnomocnictwa?
Chociaż w mowie potocznej upoważnienie i pełnomocnictwo funkcjonują jako synonimy, w rzeczywistości stanowią dwa odrębne pojęcia. Upoważnienie pozwala na wykonanie konkretnej, wskazanej w dokumencie czynności, podczas gdy pełnomocnictwo uprawnia pracownika do wyrażania woli i podejmowania decyzji w imieniu mocodawcy. Biorąc to pod uwagę, na podstawie upoważnienia można wykonać tylko wskazane w dokumencie czynności. Pełnomocnictwo zapewnia z kolei możliwość podejmowania własnych decyzji i działań na rzecz pracodawcy w jednym z trzech obszarów: pełnomocnictwo ogólne, rodzajowe oraz szczegółowe.
Urzędy udostępniają zwykle gotowe wzory pełnomocnictwa, które wystarczy wydrukować, wypełnić i odręcznie podpisać. Warto pamiętać, że za udzielanie pełnomocnictwa do załatwiania spraw urzędowych bywa czasem pobierana opłata urzędowa.
Pełnomocnictwo czy upoważnienie - co lepiej wybrać?
Wybór między tymi dwiema opcjami zależy od konkretnych okoliczności. Przykładowo, do jednorazowego wykonania jakiegoś działania wystarczy upoważnienie. Takie rozwiązanie pozwoli zachować całą władzę w jednych rękach, a przy tym odciążyć pracodawcę w konkretnej czynności, na której realizację nie ma czasu. Jeśli jednak pracodawca chce zrzucić ze swoich barków odpowiedzialność za działania danego typu, lepszą opcją okaże się pełnomocnictwo. Warto wybrać tę opcję, np. w odniesieniu do pracowników kadrowych czy księgowych, którzy będą mogli wykonywać codzienne obowiązki bez pytania mocodawcy o zgodę przed realizacją każdego działania.
Należy zachować szczególną ostrożność przy udzielaniu pełnomocnictwa ogólnego. Ustanawiając takiego pełnomocnika, przedsiębiorca zapewnia mu możliwość podejmowania decyzji mających duży wpływ na działalność firmy.
Czynności z zakresu prawa pracy
Zgodnie z art. 3 Kodeksu pracy pracodawcą jest: osoba prawna, jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników. W myśl art. 31 Kodeksu pracy za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną (niezależnie od tego, czy posiada on, czy też nie posiada osobowości prawnej) czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba.
Za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonuje osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba (art. 31 Kodeksu pracy). Posiadasz już konto? Użyte w art. 31 § 1 Kodeksu pracy określenie „wyznaczona do tego osoba” oznacza osobę wyznaczoną przez zarządzającego jednostką organizacyjną będącą pracodawcą albo przez pracodawcę będącego osobą fizyczną. Wyznaczenie osoby dokonującej czynności z zakresu prawa pracy następuje przez złożenie oświadczenia woli przez osobę lub organ kierujący jednostką organizacyjną będącą pracodawcą i wyrażenie zgody przez wyznaczoną osobę.
Forma złożenia tego oświadczenia uzależniona jest od wewnętrznej regulacji w danej jednostce organizacyjnej. W każdym razie oświadczenie powinno być złożone w sposób wyraźny i jeżeli wyznaczenie nie obejmuje wszystkich czynności zarówno w sprawach indywidualnych, jak i zbiorowych, musi określać zakres upoważnienia lub zakres czynności zastrzeżonych wyłącznie do zarządzającego. Wyznaczenie osoby dokonującej czynności w sprawach z zakresu prawa pracy ma charakter generalny - w odróżnieniu od indywidualnego pełnomocnictwa do realizowania w imieniu mocodawcy określonych czynności prawnych.
Omawiane wyznaczenie może nastąpić w akcie ustrojowym lub porządkowym danej jednostki: statucie, regulaminie pracy itp. Wyznaczenie może obejmować nie tylko wszystkie czynności z zakresu prawa pracy, ale także czynności określonego rodzaju, lub wszystkie czynności z zakresu prawa pracy, których osoba wyznaczona może dokonywać, gdy kierownik jednostki jest nieobecny. Jak wyżej zasygnalizowano, upoważnienie danej osoby do dokonania określonej czynności z zakresu prawa pracy (np. sporządzenia i podpisania oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę) może nastąpić na podstawie pełnomocnictwa udzielonego tej osobie przez właściwy organ pracodawcy, co jest dość powszechną praktyką funkcjonującą zwłaszcza w dużych podmiotach gospodarczych, charakteryzujących się znaczną liczbą struktur organizacyjnych.
Zgodnie z Kodeksem pracy, czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy może również wykonywać inna upoważniona osoba, wyznaczona przez organ lub osobę zarządzającą lub osobę fizyczną. Do udzielania pełnomocnictwa w sprawach z zakresu prawa pracy stosuje się, zgodnie z art. 93 § 1 K.p.c., przepisy dotyczące funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej, tj. przepisy Kodeksu cywilnego. Zakres upoważnienia, bez względu, czy jest ono zawarte w formalnym akcie organizacyjnym czy w pełnomocnictwie, może obejmować wszystkie czynności z zakresu prawa pracy lub tylko czynności określonego rodzaju (pełnomocnictwo szczególne), np. do reprezentowania pracodawcy w postępowaniach sądowych dotyczących spraw pracowniczych.
W wielu przypadkach osobą wyznaczoną do dokonywania w imieniu pracodawcy czynności w sprawach z zakresu prawa pracy jest pracownik komórki ds. kadr. Najczęściej jednak upoważnienie takiego pracownika obejmuje tylko pewną część takich czynności lub też odnosi się do wykonywania czynności tylko względem pewnych grup pracowników.
Przykład upoważnienia pracownika do czynności z zakresu prawa pracy
Przykład 1.
Poznań, dnia ......................
Upoważnienie - wyznaczenie osoby do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy
Na podstawie art. 31 § 1 Kodeksu pracy pracodawca - Oddział III Banku Profit S.A. z siedzibą w Krakowie (dalej „Oddział”) - wyznacza Jana Nowaka, Specjalistę ds. kadr i płac w Oddziale, do dokonywania w imieniu pracodawcy następujących czynności w sprawach z zakresu prawa pracy wobec pracowników Oddziału:
- nawiązywanie i rozwiązywanie umów o pracę;
- składanie oświadczeń woli w sprawie zmiany umowy o pracę;
- zawieranie z pracownikami umów szkoleniowych;
- sporządzanie rozkładów czasu pracy;
- kierowanie pracowników na badania lekarskie;
- powierzanie pracownikom mienia pracodawcy z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się;
- wydawanie świadectw pracy
..............................................
(podpis Dyrektora Oddziału)
Wyrażam zgodę na wyznaczenie mnie do dokonywania czynności wymienionych w upoważnieniu
................................................
(podpis osoby upoważnionej)
Przykład pełnomocnictwa do konkretnej czynności prawnej
Przykład 2.
Poznań, dnia ......................
Pełnomocnictwo
Upoważniam Jana Nowaka, Specjalistę ds. kadr i płac w Oddziale III Banku Profit S.A. z siedzibą w Krakowie (dalej „Oddział”), do rozwiązania umowy o pracę za wypowiedzeniem z Andrzejem Kowalskim, pracownikiem Oddziału.
..............................................
(podpis Dyrektora Oddziału)
Podmiot działający w imieniu pracodawcy bez wymaganego prawem umocowania nie legitymuje się statusem osoby wyznaczonej do dokonywania ważnych i prawnie skutecznych czynności z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 3-1 kp.
Z organizacyjnego punktu widzenia generalne wyznaczenie danej osoby do dokonywania w imieniu pracodawcy czynności w sprawach z zakresu prawa pracy jest rozwiązaniem prostszym niż udzielanie oddzielnych pełnomocnictw do dokonywania konkretnych czynności wobec jednostkowo określonych osób.
PEŁNOMOCNICTWO lub tzw. "upoważnienie"
Do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy może zostać upoważniona zarówno osoba, będąca pracownikiem Państwa firmy, jak i osoba fizyczna spoza zakładu, np. żona właściciela firmy. Może to być także inna jednostka organizacyjna, np. firma doradcza.
tags: #do #czego #pracodawca #moze #upowaznic #pracownika