Wynagrodzenie członka zarządu jest kluczowym elementem zarządzania każdą spółką kapitałową. Proces ten wymaga nie tylko zrozumienia aspektów prawnych, ale także odpowiedniego planowania podatkowego i składkowego. W tym wpisie dowiesz się na czym polega akt powołania, w jaki sposób ustanowić uchwałą zgromadzenia wspólników wynagrodzenie zarządu na podstawie art. 203(1) KSH czyli tzw. wynagrodzenie z aktu powołania.
I. Kompetencje i Powołanie Zarządu
1. Co robi Zarząd?
Prowadzeniem spółki z o.o. zajmuje się zarząd. Zarząd to organ spółki, a jego rola jest kluczowa dla jej prosperowania. Zarząd jest uprawniony do wykonywania wszystkich czynności prawnych i faktycznych dotyczących działalności podmiotu. Za kierowanie spółką zarząd może otrzymać wynagrodzenie ustalone uchwałą Zgromadzenia Wspólników.
Zgodnie z art. 201§1 k.s.h. "Zarząd prowadzi sprawy spółki i reprezentuje spółkę."
Zgodnie z art. 204§1 k.s.h. "Prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki."
2. Na czym polega reprezentacja Zarządu?
Reprezentacją spółki z o.o. zajmuje się zatem zarząd oraz zarząd jest uprawniony do wykonywania wszystkich czynności prawnych i faktycznych dotyczących działalności podmiotu, czynności zaś należy rozumieć szeroko.
W literaturze wskazuje się, że „Pojęcie reprezentowania spółki przez zarząd, o którym mowa w art. 201 § 1 i art. 204 k.s.h., obejmuje nie tylko składanie i przyjmowanie za spółkę oświadczeń woli, lecz także dokonywanie wszelkich czynności polegających na ujawnieniu stanowiska spółki na zewnątrz - wobec osób trzecich. W tym przypadku przepisy posługują się terminem "reprezentowanie" w szerokim znaczeniu (reprezentacja sensu largo), obejmując nim dokonywanie czynności prawnych w rozumieniu prawa cywilnego, jak również występowanie w innych stosunkach prawnych z zakresu prawa administracyjnego, prawa pracy, prawa finansowego i innych gałęzi prawa. Tak rozumiana reprezentacja wyraża się więc w szczególności w składaniu i przyjmowaniu oświadczeń woli, oświadczeń wiedzy, zawiadomień, w składaniu wyjaśnień, wyrażaniu opinii."
Zgodnie z art. 204 § 1 k.s.h. "Prawo członka zarządu do reprezentowania spółki dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki. Przez pojęcie czynności spółki należy rozumieć nie tylko czynności objęte przedmiotem jej działalności, lecz także wszelkie czynności, jakich spółka dokonuje jako uczestnik obrotu. Dlatego też ważne i skuteczne są czynności zarządu dokonywane za spółkę, niemieszczące się w zakresie jej działalności."
3. Czym są czynności sądowe a czym są czynności pozasądowe?
Cytując wprost literaturę "Rozróżnienie na czynności sądowe i pozasądowe oznacza, że reprezentacja obejmuje dokonywanie zarówno czynności materialnoprawnych, jak i procesowych. Czynności sądowe spółki obejmują wszelkie przejawy występowania za spółkę przed sądami (sądami powszechnymi, Sądem Najwyższym, Naczelnym Sądem Administracyjnym), a także przed organami związanymi z wymiarem sprawiedliwości (prokuraturą). Ponadto pojęciem tym należy objąć występowanie przed organami administracji w postępowaniu administracyjnym (wójt, starosta, wojewoda, urzędy i izby skarbowe, Urząd Patentowy, Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, Inspekcja Handlowa).Zakres tych czynności obejmuje więc między innymi wytaczanie powództw, zawarcie ugody, składanie wyjaśnień, zeznań, wnoszenie skarg, odwołań od decyzji, dokonywanie zgłoszeń. Natomiast czynności pozasądowe wyrażają się przede wszystkim w prowadzeniu negocjacji, zawieraniu umów, składaniu zawiadomień, oświadczeń wiedzy, składaniu oświadczeń woli. Reprezentowanie spółki wyraża się przy tym również w reprezentacji biernej, czyli w przyjmowaniu oświadczeń czy zawiadomień skierowanych do spółki, zarówno w zakresie czynności sądowych, jak i pozasądowych.”
II. Powołanie Zarządu i Akt Powołania
Powołanie, tłumacząc z języka prawniczego, jest to ustanowienie kogoś na jakimś stanowisku (w tym przypadku w spółce). Ustawodawca przewidział, aby owe “powołanie” miało określoną procedurę.
W przypadku zarządu powołanie może nastąpić na podstawie uchwały wspólników, ale członkowie zarządu mogą również zostać powołani już w samej umowie sp. z o.o. (najczęstszy wariant dla nowych podmiotów).
Zgodnie z art. 201 § 4 k.s.h. "Członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej." Powołanie członka zarządu w spółce z o.o. to zatem formalny proces, który polega na ustanowieniu danej osoby do pełnienia funkcji członka zarządu w spółce.
Procedura powołania Zarządu:
- Zgromadzenie wspólników zbiera się by obradować.
- Na obradach podejmuje uchwałę o powołaniu danej osoby na konkretne stanowisko w spółce.
- Po powołaniu w ciągu 7 dni zarząd składa informację do KRS na odpowiednim formularzu przez Portal Rejestrów Sądowych.
III. Wynagrodzenie Członka Zarządu
Często zdarza się, że wspólnicy decydują o ustaleniu wynagrodzenia za czynności wykonywane przez Zarząd w formie uchwały zgromadzenia wspólników o wynagrodzeniu zarządu, naturalnym jest bowiem otrzymywanie wynagrodzenia za prowadzenie spółki.
Zasady wynagradzania członków zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością są zatem określane przede wszystkim przez uchwałę wspólników. To właśnie uchwała wspólników może precyzyjnie ustalić wysokość wynagrodzenia członków zarządu, w tym także maksymalną lub minimlaną kwotę.
1. Kto decyduje o wynagrodzeniu Członka Zarządu?
O wynagrodzeniu zarządu decydują wspólnicy, za kierowanie spółką zarząd może otrzymać wynagrodzenie ustanowione uchwałą zgromadzenia wspólników. Pełnienie funkcji w zarządzie może być nieodpłatne albo odpłatne, jednak zdecydowanie zalecane jest pobieranie wynagrodzenia z tego tytułu.
Zgodnie z dyspozycją art. 203 k.s.h. "Uchwała wspólników może ustalać zasady wynagradzania członków zarządu, w szczególności maksymalną wysokość wynagrodzenia, przyznawania członkom zarządu prawa do świadczeń dodatkowych lub maksymalną wartość takich świadczeń. Wynagrodzenie członków zarządu zatrudnionych na podstawie umowy o pracę lub innej umowy określa organ albo osoba powołana uchwałą zgromadzenia wspólników do zawarcia umowy z członkiem zarządu."
2. Jak ustalić wysokość wynagrodzenia Zarządu?
W literaturze wskazuje się, że „Przepisy kodeksu spółek handlowych dotyczące spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie zawierają żadnych rozwiązań w zakresie zasad wynagradzania członków zarządu. Z tego względu pełnienie funkcji członka zarządu na podstawie stosunku organizacyjnego może mieć zarówno charakter odpłatny, jak i nieodpłatny. Ponadto, z członkiem zarządu może zostać nawiązany dodatkowy stosunek prawny, w tym umowa o pracę, umowa zlecenia, kontrakt menadżerski. W tym ostatnim przypadku, co do zasady, to organ lub osoba powołana do zawarcia umowy z powołanym członkiem zarządu (art. 210 k.s.h.) określa warunki tej umowy, w tym wysokość wynagrodzenia. Z art. 203¹ zdanie pierwsze k.s.h. wynika natomiast uprawnienie wspólników do ustalenia w uchwale zasad wynagradzania członków zarządu, w szczególności poprzez: wskazanie maksymalnej wysokości wynagrodzenia, przyznawania członkom zarządu prawa do świadczeń dodatkowych (np. różnego rodzaju premii) lub maksymalnej ich wysokości.”
Niezależnie jednak od elastyczności tego rozwiązania w obrocie przyjmuje się, że wysokość wynagrodzenia powinna być adekwatna do zakresu wykonywanych obowiązków przez członka zarządu.
3. Dokumenty związane z rozliczeniem wynagrodzenia zarządu
Z punktu widzenia technicznego wraz z uchwaleniem wynagrodzenia członka zarządu należy pamiętać również o kilku formalnościach:
- Kwestionariuszu osobowym członka zarządu dla celów rozliczeniowych podatku dochodowego.
- Wskazaniu wartości brutto wynagrodzenia w treści uchwały, nie natomiast wysokości netto.
Uchwała zaś, której przedmiotem jest przyznanie wynagrodzenia musi spełniać:
- Wymogi formalne podejmowanych uchwał (zatem co najmniej forma pisemna).
- Określać wysokość wynagrodzenia przyznawanego odpowiedniemu członkowi zarządu.
- Wskazanym jest, aby określić jaki okres działalności obejmuje wynagrodzenie prowadzonej przez niego spółki (czy jest to miesięczne wynagrodzenie, czy za konkretny miesiąc lub kwartał, które nie jest powtarzalne).
Istotnym jest, że w przypadku zarządu niniejsza uchwała może stanowić pewną formę gratyfikacji działalności tej osoby, której kierownictwo powoduje rozwój podmiotu. Z drugiej strony trudno mówić o przyznaniu wynagrodzenia zarządowi w przypadku braku posiadania stosownych środków przez podmiot - jeżeli występuje istotna strata z działalności spółki.
4. Czy osoba pełniąca funkcje zarządcze w spółce musi otrzymywać wynagrodzenie?
Nie, członek zarządu nie musi otrzymywać wynagrodzenia, nie ma przepisu nakazującego takiej dyspozycji, nie będzie to też powodowało powstania obowiązku w regulacji składek ZUS. W zależności jednak od sytuacji członka zarządu i jego statusu w spółce skutki podatkowe mogą się różnić.
Należy mieć na względzie trzy występujące warianty dotyczące skutków podatkowych, które mogą wystąpić w przypadku takiej współpracy.
IV. Wynagrodzenie Zarządu w Podatkach i ZUS
1. Członek zarządu a ZUS
a) Ubezpieczenie społeczne członka zarządu
Pełnienie funkcji zarządu na podstawie aktu powołania nie jest samym w sobie tytułem do ubezpieczenia społecznego. Dane stanowisko zostało potwierdzone przez liczne interpretacje Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Stanowisko dotyczące braku oskładkowania tytułu powołania można odnaleźć również w interpretacji ZUS z dnia 7 lutego 2013 r. Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych o sygnaturze WPI/200000/451/65/2013, w której to interpretacji organ wskazuje, że "w myśl art. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych - o którym wyżej mowa, obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym podlegają m.in. pracownicy oraz osoby wykonujące pracę na podstawie umowy agencyjnej lub umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia. Powołany przepis nie zalicza do ubezpieczonych osoby pełniącej funkcję członka zarządu czy prokurenta pod warunkiem, że funkcja ta nie jest wykonywana w ramach stosunku prawnego określonego w tym przepisie (np. umowa o pracę). Z powyższego wynika, że pełnienie funkcji członka zarządu lub prokurenta na podstawie powołania tj. poprzez nawiązania tylko stosunku organizacyjnego - nie jest tytułem rodzącym obowiązek ubezpieczeń społecznych, w konsekwencji od wynagrodzenia otrzymywanego z tego tytułu nie ma obowiązku odprowadzania ww. składek".
b) Ubezpieczenie zdrowotne członka zarządu
Pełnienie funkcji członka zarządu od 1 stycznia 2022r. w związku z wejściem w życie tzw. "Polskiego ładu" stanowi podstawą do objęcia niniejszego wynagrodzenia ubezpieczeniem zdrowotnym.
Wraz z wejściem "polskiego ładu" z 1 stycznia 2022r. wypłacane wynagrodzenia na podstawie uchwał podlegają już ubezpieczeniom zdrowotnym w wysokości 9% podstawy wymiaru.
W ustawie zmieniającej wprowadzono nowelizację w postaci art. 15., który mówi, że w ustawie z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1398, z późn. zm.6) wprowadza się zmiany w art. 66 w ust. 1 po pkt 35 poprzez dodanie pkt 35a w brzmieniu: „osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie;”.
Wynagrodzenie wypłacane na podstawie uchwały członkowi zarządu będzie zatem odpowiednio niższe o pobraną składkę zdrowotną, nowy obowiązek wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczenia zdrowotnego pod kodem 22 50 na formularzu ZUS ZZA.
2. Opodatkowanie wynagrodzenia zarządu
Przychody otrzymywane z tego tytułu wykazywane są w deklaracjach podatkowych jako przychody z działalności wykonywanej osobiście oraz w przypadku braku prowadzenia działalności gospodarczej przez członka zarządu są opodatkowane na zasadach ogólnych (12% lub 32%). Wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji członka zarządu podlega zatem opodatkowaniu podatkiem dochodowym na zasadach ogólnych.
W przypadku aktu powołania (członka zarządu), podobnie jak przy umowach o pracę, przysługuje nam odliczenie od przychodu w wysokości 250 zł miesięcznie.
3. Na jakich deklaracjach PIT wykazujemy wynagrodzenie członka zarządu?
Wynagrodzenia uzyskane w ramach uchwały o wynagrodzeniu, płatnik wykazuje w PIT-11 (w 2023r. wersja 29 formularza) w sekcji E w wierszu 5 "Działalność wykonywana osobiście", przy czym płatnik pobiera zaliczkę na PIT w ciągu roku, a osoba otrzymująca wynagrodzenie składa co do zasady PIT-37.
4. Czy tak wypłacane wynagrodzenia są kosztem spółki?
Tak, wynagrodzenia członków zarządu są standardowo kosztem spółki, jeżeli spełniają ogólną definicję kosztu (czyli nie są to przykładowo fikcyjne transakcje i pozostają w związku z działalnością podmiotu).
Na możliwość zakwalifikowania wynagrodzenia członka zarządu jako kosztu uzyskania przychodu wskazuje art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, który stanowi, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.
Koszty uzyskania przychodów w spółce stanowią wydatki, które można zakwalifikować do osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Nie mogą one być ujęte w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów zgodnie z przepisem art. 16 ust. 1.
Wydatki na rzecz członków zarządu, w tym wynagrodzenia, koszty delegacji, zakupu sprzętu, czy wynajmu mieszkania, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem, że są związane z działalnością spółki i poniesione w celu osiągnięcia przychodów.
Szczególną uwagę należy zwrócić na wydatki związane z jednostronnymi świadczeniami na rzecz wspólników. Zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami. Wykluczenie to nie ma zastosowania, gdy świadczenia na rzecz udziałowca są związane z pełnioną funkcją w zarządzie.
V. Różne Formy Współpracy i Ich Skutki
Istotną kwestią jest fakt pełnienia funkcji członka zarządu przez osobę będącą jednocześnie jedynym bądź większościowym wspólnikiem Spółki. Przy akcie powołania, podstawą pełnienia funkcji w zarządzie, jest stosunek organizacyjny, wynikający z powołania. Wskutek powołania powstaje umowny stosunek zobowiązaniowy - „członkostwo” w organie spółki.
1. Członek zarządu na podstawie powołania
Jeżeli wspólnik zostanie Prezesem Zarządu (Członkiem Zarządu) na podstawie powołania - domyślnie będzie podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu. Zgodnie, bowiem z art. 66 ust. 1 pkt 35a ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (j.t. Dz.U. z 2024 poz. 146), ubezpieczeniu temu podlegają osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania oraz prokurenci. Warunkiem podlegania ubezpieczeniu jest jednak pobieranie wynagrodzenia z tego tytułu. Jeżeli zatem wspólnik zostanie powołany na prezesa (członka zarządu), ale nie będzie pobierał wynagrodzenia z tego tytułu, nie powstanie ani obowiązek zgłoszenia go do ubezpieczenia, ani obowiązek opłacania składek zdrowotnych.
Przy działaniu członka zarządu na podstawie powołania - koszty uzyskania przychodu wynoszą 250 zł miesięcznie (podobnie, jak w drugim przypadku), ale nie nalicza się składek ZUS za wyjątkiem składki zdrowotnej.
2. Członek zarządu na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenia, kontrakt menedżerski)
Z Prezesem Zarządu (członkiem Zarządu) może być zawarta umowa nazwana prawa cywilnego (np. umowa zlecenia), umowa nienazwana prawa cywilnego (np. tzw. kontrakt menedżerski albo inna umowa o świadczeniu usług, do której stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu). W takim przypadku członek zarządu spółki z o.o. wykonuje swoje obowiązki w ramach niepracowniczego stosunku zatrudnienia, z którymi przepisy ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych oraz ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych wiążą obowiązek ubezpieczeń społecznych i obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego. Składka na ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolna.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne takiego członka zarządu stanowi przychód z tytułu umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług w rozumieniu przepisów podatkowych.
Podkreślenia wymaga fakt, że Spółka powinna działać konsekwentnie. To znaczy, że jeżeli członek zarządu działa na podstawie zlecenia (kontraktu menedżerskiego, umowy o zarządzanie), to premia wypłacona takiej osobie powinna być potraktowana tak, jak zwykłe wynagrodzenie, co oznacza konieczność naliczenia składek z ubezpieczenia społecznego.
Umowa zlecenia lub kontrakt menadżerski (umowa o zarządzanie), który stanowi typ umowy nienazwanej o świadczenie usług, do której z mocy art. 750 Kodeksu cywilnego stosuje się odpowiednio przepisy o zleceniu - koszty uzyskania przychodu nalicza się w minimum 20% przychodów; w zakresie składek ZUS kontrakty menedżerskie zrównane są ze zleceniami, wobec czego składki należy odprowadzać na zasadach właściwych dla zleceń.
Podstawę wymiaru składek na dobrowolne ubezpieczenie emerytalne i rentowe stanowi zadeklarowana kwota nie niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia. Przy czym, w tym przypadku również znajdują zastosowanie przepisy dotyczące zmniejszenia podstawy wymiaru składek proporcjonalnie, poprzez podzielenie jej przez liczbę dni kalendarzowych miesiąca i pomnożenie przez liczbę dni podlegania ubezpieczeniu - w przypadku miesiąca, w którym nastąpiło odpowiednio objęcie ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi lub ich ustanie oraz w przypadku niezdolności do pracy trwającej przez część miesiąca, jeżeli z tego tytułu ubezpieczony spełnia warunki do przyznania zasiłku.
3. Członek zarządu na podstawie umowy o pracę
Stosunek pracy podlega wszelkim rygorom wynikającym z Kodeksu pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy, przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę. Zgodnie z powyższym jednym z elementów stosunku pracy jest podporządkowanie pracownika pracodawcy.
Sądy powszechne przyjmują, że zatrudnianie członka zarządu na podstawie umowy o pracę jest dopuszczalne. Natomiast w sytuacji, kiedy członek zarządu jest jednocześnie jedynym lub większościowym wspólnikiem spółki z o.o.
Jeżeli członek zarządu zatrudniony jest na podstawie umowy o pracę, to jest ona podstawą wypłaty wynagrodzenia, a w zakresie opodatkowania i innych świadczeń członek zarządu jest traktowany jak każdy inny pracownik spółki.
W przypadku wynagrodzenia dla członka zarządu zatrudnionego na podstawie umowy o pracę w celu obliczenia zaliczki na podatek dochodowy przychód należy pomniejszyć o koszty uzyskania przychodu oraz o opłacone składki społeczne. Od zaliczki na PIT odlicza się również kwotę zmniejszającą podatek.
Jak zatrudniać zarząd w spółce z o.o.?
Każde ze wskazanych rozwiązań rodzi inny skutek i inaczej określa stosunki między spółką a członkiem zarządu.
tags: #czy #wynagrodzenie #czlonka #zarzadu #jest #kosztem