Zdarzają się sytuacje, w których pracownik nienależnie otrzymał wynagrodzenie i zasiłek chorobowy. Jakie są jego obowiązki w takich okolicznościach oraz co w takim przypadku może uczynić pracodawca? Odpowiedź nie jest jednoznaczna i zależy od kilku czynników - np. czy sprawa dotyczy byłego pracownika, czy może osoby pozostającej w zatrudnieniu. Poniżej w artykule próba wyjaśnienia podstawowych zagadnień odnoszących się do tej tematyki, wsparta przytoczeniem odpowiednich norm prawnych zawierających rozwiązanie problemu.
Wynagrodzenie i zasiłek chorobowy - kiedy nie przysługują?
Kwestię posiadania prawa do wynagrodzenia chorobowego uregulowano w przepisach Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku - Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”. Zgodnie z art. 92 § 3 pkt 2 kp wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego.
Okoliczności, w których nie należy się zasiłek chorobowy, zostały z kolei wskazane w unormowaniach Ustawy z dnia 25 czerwca 1999 roku o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, zwanej dalej „ustawą zasiłkową”. Stosownie do jej zapisów zasiłek chorobowy nie przysługuje między innymi za okres niezdolności do pracy przypadającej w czasie urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego lub tymczasowego aresztowania bądź odbywania kary pozbawienia wolności. Ponadto zasiłek chorobowy nie należy się ubezpieczonemu za cały okres niezdolności do pracy, jeżeli niezdolność ta powstała w wyniku umyślnego przestępstwa lub wykroczenia popełnionego przez ubezpieczonego.
Ubezpieczony wykonujący w okresie orzeczonej niezdolności do pracy pracę zarobkową lub wykorzystujący zwolnienie od pracy w sposób niezgodny z celem tego zwolnienia traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia. Zasiłek chorobowy nie przysługuje także w przypadku, gdy zaświadczenie lekarskie zostało sfałszowane. Wspomniane okoliczności ustala się w trybie kontroli, do której uprawnienia posiada ZUS oraz płatnicy składek.
Postępowanie w razie nienależnie pobranych świadczeń
Wypłatę zasiłku wstrzymuje się, jeżeli prawo do zasiłku ustało albo okaże się, że prawo takie w ogóle nie istniało. Jeżeli świadczenie zostało pobrane nienależnie z winy ubezpieczonego lub wskutek okoliczności wskazanych w ustawie zasiłkowej, wypłacone kwoty podlegają potrąceniu z przysługujących ubezpieczonemu zasiłków bieżących oraz z innych świadczeń z ubezpieczeń społecznych lub ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Decyzja ZUS-u w sprawie zwrotu bezpodstawnie pobranych zasiłków stanowi tytuł wykonawczy w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Żądanie zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia chorobowego
Jak wspomniano, wynagrodzenie chorobowe nie przysługuje w przypadkach, w których pracownik nie ma prawa do zasiłku chorobowego. Pracodawca może zatem żądać od pracownika zwrotu nienależnie pobranej pensji za czas choroby, pod warunkiem wydania przez ZUS decyzji przesądzającej o braku uprawnień do tego świadczenia.
Żądanie przez pracodawcę zwrotu nadpłaconego wynagrodzenia chorobowego należy do sfery jego uprawnień. Oznacza to, że pracodawca może, lecz nie musi dochodzić nienależnie wypłaconych poborów. Wystosowane przez pracodawcę wezwanie do zwrotu bezpodstawnie pobranego wynagrodzenia chorobowego musi mieć uzasadnienie w postaci decyzji ZUS-u.
Trzeba pamiętać, że zwrot nienależnie pobranego wynagrodzenia chorobowego uzależniony jest od zgody (wyrażenia woli) pracownika lub byłego pracownika. Jeżeli do określonego przez pracodawcę terminu pracownik nie zwróci nadpłaconych kwot, pracodawca może skorzystać z drogi sądowej, składając pozew w sprawie bezpodstawnego wzbogacenia się pracownika.
W przypadku zwrotu pracodawcy nadpłaconego wynagrodzenia chorobowego trzeba zastosować odpowiednie przepisy Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych, zwanej dalej „ustawą o PIT”. Pracodawca odlicza zatem kwotę dokonanego zwrotu wraz z zaliczką od uzyskanego dochodu, przy czym jest to możliwe w odniesieniu do pracownika cały czas zatrudnionego. Jeżeli chodzi o pracownika byłego, takiej możliwości już nie ma, natomiast pracownik ma prawo do pomniejszenia dochodu o zwrot nienależnie pobranych odpłatności łącznie z zaliczkami. W takiej sytuacji stosuje się art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT, zgodnie z którym od dochodu stanowiącego podstawę obliczenia podatku odlicza się dokonane w roku podatkowym zwroty nienależnie pobranych świadczeń, które uprzednio zwiększyły dochód podlegających opodatkowaniu w wysokościach uwzględniających pobrany podatek dochodowy, jeżeli zwroty te nie zostały potrącone przez płatnika. Kwoty zwrotów, o których mowa w art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT, przekraczające sumę dochodu stanowiącego podstawę obliczenia podatku, można odliczyć od dochodu uzyskanego w najbliższych kolejno po sobie następujących 5 latach podatkowych (art. 26 ust. 7h ustawy o PIT).
Zwrot nienależnie pobranych świadczeń z ubezpieczeń społecznych
Postępowanie w zakresie zwrotu nienależnie pobranych świadczeń uregulowano w przepisach rozdziału 9. Ustawy z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, zwanej dalej „sus”.
Osoba, która pobrała nienależne świadczenie z ubezpieczeń społecznych, jest obowiązana do jego zwrotu wraz z odsetkami ustawowymi za opóźnienie, w wysokości i na zasadach określonych przepisami prawa cywilnego. Jeżeli osoba pobierająca świadczenia zawiadomiła organ je wypłacający o zajściu okoliczności powodujących ustanie prawa do świadczeń albo wstrzymanie ich wypłaty, a mimo to były one nadal wypłacane, kwoty świadczeń nienależnie pobranych z ubezpieczeń społecznych podlegają zwrotowi bez odsetek.
Za kwoty nienależnie pobranych świadczeń uważa się:
- świadczenia wypłacone mimo zaistnienia okoliczności powodujących ustanie do nich prawa albo wstrzymanie ich wypłaty w całości lub w części, jeżeli osoba pobierająca świadczenie była pouczona o braku prawa do ich pobierania;
- świadczenia przyznane lub wypłacone na podstawie nieprawdziwych zeznań lub fałszywych dokumentów albo w innych przypadkach świadomego wprowadzenia w błąd organu wypłacającego świadczenia przez osobę je pobierającą.
Nie można żądać zwrotu nienależnie pobranych świadczeń za okres dłuższy niż ostatnie 12 miesięcy, jeżeli osoba pobierająca świadczenia zawiadomiła organ wypłacający o zajściu okoliczności powodujących ustanie do nich prawa albo wstrzymanie ich wypłaty, a mimo to świadczenia były nadal wypłacane, a w pozostałych przypadkach - za okres dłuższy niż ostatnie 3 lata.
Kwoty nienależnie pobranych świadczeń ustalone prawomocną decyzją oraz sumy odsetek i kosztów upomnienia podlegają potrąceniu z wypłacanych świadczeń, a jeżeli prawo do świadczeń nie istnieje - ściągnięciu w trybie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
ZUS może odstąpić od żądania zwrotu należności z tytułu nienależnie pobranych świadczeń w całości lub części, odroczyć termin ich płatności albo rozłożyć je na raty, jeżeli:
- zachodzą szczególnie uzasadnione okoliczności;
- kwota nienależnie pobranych świadczeń nie przewyższa kosztów upomnienia w postępowaniu egzekucyjnym w administracji.
Rozłożenie na raty kwot należności z tytułu bezpodstawnie pobranych świadczeń albo odroczenie terminu ich płatności następuje w formie umowy. Od kwot, które rozłożono na raty lub których termin płatności odroczono, nie nalicza się odsetek, począwszy od dnia wpływu wniosku o udzielenie tych ulg.
W razie zwrotu nienależnych świadczeń konieczne jest także odpowiednie skorygowanie dokumentów rozliczeniowych ZUS (raportów i deklaracji rozliczeniowych). Byłemu pracownikowi - po dokonanych poprawkach - trzeba zwrócić nadpłaconą składkę zdrowotną, co wynika z faktu, że składka ta finansowana jest w całości przez pracownika. W odniesieniu do trybu zwrotu składki zdrowotnej stosuje się przepis art. 24 ust. 6a sus.
ZUS z urzędu zalicza nienależnie opłacone składki na poczet zaległych lub bieżących, a w razie ich braku - na poczet przyszłych składek, chyba że płatnik składek złoży wniosek o ich zwrot.
Jeżeli podatnik, obliczając podatek należny, dokonał odliczeń od dochodu, podstawy obliczenia podatku lub podatku, a następnie otrzymał zwrot tych kwot (w całości lub części), w zeznaniu podatkowym składanym za rok podatkowy, w którym zwrot otrzymał, dolicza kwoty odliczone poprzednio (art. 45 ust. 3a ustawy o PIT).
W kwestii uwzględnienia w dochodzie podlegającym opodatkowaniu odsetek uiszczonych wraz ze zwróconymi należnościami do ZUS-u wiążącym jest art. 23 ust. 1 pkt 18 ustawy o PIT. Przepis ten stanowi, że odsetki za zwłokę z tytułu nieterminowych wpłat należności budżetowych i inne należności, do których stosuje się Ordynację podatkową, nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Odsetki, o których była mowa wyżej, nie są zatem odliczane od dochodu.
Wynagrodzenie chorobowe a podatek dochodowy
Art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych definiuje przychód ze stosunku pracy jako wszelkie wypłaty pieniężne, wartość pieniężną świadczeń w naturze lub ich ekwiwalenty - bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń. W tę definicję wpisuje się wynagrodzenie chorobowe. Jest opodatkowane na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej. Pracownikowi przysługuje 5400 zł brutto wynagrodzenia chorobowego za cały miesiąc niezdolności do pracy wskutek choroby. Pracodawca otrzymał oświadczenie o stosowaniu pojedynczej kwoty zmniejszającej podatek (300 zł). Osoba zatrudniona mieszka poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, więc należą się jej podwyższone koszty uzyskania przychodów (300 zł). Nie uczestniczy w PPK i nie korzysta ze zwolnień podatkowych.
Zasiłek chorobowy a podatek dochodowy
Zgodnie z art. 20 ust. 1 ustawy o pdof zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego są przychodami z innych źródeł. Art. 20 ust. 2 ustawy o pdof doprecyzowuje, że zaliczają się do nich zasiłki chorobowe wypłacane przez organ rentowy lub zakład pracy. Takie przychody są opodatkowane na zasadach ogólnych, czyli stawką 12% w I progu podatkowym i stawką 32% w II progu podatkowym. Zasiłek chorobowy - w przeciwieństwie do wynagrodzenia chorobowego - nie jest przychodem ze stosunku pracy. To oznacza, że pracownikowi przebywającemu na L4 przez cały miesiąc, za który dostanie zasiłek, nie należą się zryczałtowane koszty uzyskania przychodu.
Pracownik przechorował cały miesiąc. Za ten okres niezdolności do pracy wskutek choroby dostanie 5400 zł brutto zasiłku chorobowego wypłaconego przez pracodawcę. O ile nie można zastosować pracownicze kosztów uzyskania przychodów, o tyle płatnik musi pomniejszyć zaliczkę na podatek o kwotę wskazaną przez podatnika w formularzu PIT-2. Zasiłek chorobowy wypłacony przez pracodawcę lub ZUS zostanie rozliczony w informacji PIT-11A. Pracownik powinien ją otrzymać do końca lutego kolejnego roku. Informacja o dochodach uzyskanych od organu rentowego wykazuje wysokość zasiłku chorobowego i pobranej zaliczki na podatek dochodowy. Pracownik otrzyma również PIT-11 od pracodawcy, który uwzględni w nim zasiłek chorobowy w pozycji dotyczącej przychodów z innych źródeł.
Jak złożyć zaświadczenie ZUS Z-3b? Krok po kroku
Obowiązek poprawnego obliczenia oraz zapłaty dodatkowego wynagrodzenia chorobowego
Obowiązek poprawnego obliczenia oraz zapłaty dodatkowego wynagrodzenia chorobowego spoczywa zawsze na pracodawcy. Zatrudniony nie musi dokonywać żadnych obliczeń w tym zakresie, wystarczające jest, że poinformuje swojego przełożonego o nieprawidłowej wysokości pensji, którą otrzymał w związku z przebywaniem na L4. Pracodawca jest zobowiązany do zapłaty wyrównania wynagrodzenia chorobowego przy okazji wypłaty najbliższej pensji pracowniczej. Musi także pamiętać o dokonaniu korekty dokumentów księgowych i pracowniczych.
Wyrównanie zasiłku chorobowego
Zasiłek chorobowy jest w swej konstrukcji podobny do wynagrodzenia chorobowego, z tą jednak różnicą, że wypłacany jest przez ZUS, a nie samego pracodawcę. Zatrudniony, który uważa, że otrzymywane świadczenie jest zbyt niskie, również powinien poinformować o tym swojego pracodawcę na piśmie - obowiązują tutaj takie same zasady jak w przypadku żądania wyrównania wynagrodzenia chorobowego. Podstawową różnicą pomiędzy żądaniem wyrównania wynagrodzenia chorobowego a zasiłku chorobowego jest okres, w którym pracownikowi przysługuje takie uprawnienie. W przypadku zasiłku jest to zaledwie 6 miesięcy, licząc od ostatniego dnia okresu, za który przysługuje zasiłek bądź jego wyrównanie. Jeśli zatrudniony nie mógł zgłosić swojego żądania z przyczyn od siebie niezależnych (np. przebywanie w szpitalu, znaczące problemy rodzinne), termin ten jest liczony od dnia, w którym ustała przeszkoda uniemożliwiająca zgłoszenie roszczenia. Jeżeli niewypłacanie zasiłku w całości lub w części było następstwem błędu płatnika zasiłków - płatnika składek albo ZUS-u - roszczenie o wypłatę zasiłku przedawnia się z upływem 3 lat.
Wyrównanie zasiłku chorobowego wymaga dokonania nie tylko korekty dokumentów pracowniczych, lecz także zmiany zaświadczenia płatnika składek na formularzu ZUS Z-3. W tym przypadku wyrównanie jest obliczane i wypłacane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a nie samego pracodawcę.
Co ważne, zatrudniony nie może domagać się wypłaty odsetek od niepełnego wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego, jeśli świadczenia te zostały mu przekazane w odpowiednim terminie przez pracodawcę lub ZUS. Prawo do odsetek pojawi się więc tylko wtedy, gdy zatrudniony otrzymał świadczenia zbyt późno, a nie w zbyt niskiej wysokości.
Sytuacja byłego pracownika
Były pracownik samodzielnie odlicza kwotę zwrotu w zeznaniu rocznym PIT. Musi zachować dowód zwrotu świadczenia, np. potwierdzenie przelewu. Zwrot świadczenia wymaga nie tylko rozliczenia podatkowego, ale również korekty dokumentów w ZUS. Dla pracodawcy korekta dokumentów w ZUS w związku ze zwrotem nienależnego chorobowego to nie tylko formalność, ale i obowiązek prawny. Warto pamiętać, że korekta powinna być dokonana niezwłocznie po odzyskaniu nienależnych świadczeń. Wszystkie dokumenty muszą być podpisane i przesłane do ZUS elektronicznie (np. poprzez PUE ZUS).
Choć zwrot dotyczy głównie samego wynagrodzenia chorobowego, pracodawca musi pamiętać także o korekcie składki zdrowotnej. Często korekty dokumentów są wynikiem kontroli przeprowadzonej przez ZUS. Należy podkreślić, że pracownik, który nadużywa prawa do świadczeń chorobowych, naraża się nie tylko na obowiązek zwrotu wynagrodzenia chorobowego, lecz także na konsekwencje dyscyplinarne. W skrajnych przypadkach może to być rozwiązanie umowy o pracę w trybie natychmiastowym, np. z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych pełni kluczową rolę w rozliczaniu świadczeń chorobowych. To właśnie ZUS wydaje decyzję administracyjną, która potwierdza, że świadczenie zostało pobrane nienależnie. Na tej podstawie możliwe jest skuteczne dochodzenie zwrotu przez pracodawcę. Z punktu widzenia pracodawcy odzyskanie nienależnie wypłaconych świadczeń ma nie tylko wymiar finansowy, ale również prewencyjny. Egzekwowanie obowiązku zwrotu stanowi jasny sygnał dla innych pracowników, że nadużycia w zakresie korzystania ze zwolnień lekarskich nie będą tolerowane. Dlatego wielu pracodawców decyduje się na wdrożenie procedur wewnętrznych, np. kontroli prawidłowości wykorzystania zwolnienia lekarskiego.
Zdarza się, że sprawy dotyczące nienależnie pobranych świadczeń chorobowych trafiają do sądu pracy. Najczęściej dzieje się tak, gdy pracownik nie zgadza się z ustaleniami kontroli lub twierdzi, że jego działania podczas zwolnienia nie naruszały celu zwolnienia lekarskiego. W takich przypadkach kluczowe znaczenie ma dokumentacja - protokół kontroli, opinia lekarza prowadzącego oraz decyzja ZUS.
Pracownik - jeśli podczas zwolnienia chorobowego wykonuje pracę zarobkową lub wykorzystuje zwolnienie w inny sposób niezgodny z jego celem, traci prawo do świadczeń. Pracodawca - ma prawo przeprowadzać kontrole, występować do ZUS o decyzję i żądać zwrotu środków. Warto pamiętać, że decyzja ZUS o utracie prawa do świadczeń może być zaskarżona przez pracownika.
tags: #czy #pracodawca #moze #zmniejszuc #wynagrodzenie #wyplacane