Podróż służbowa to zadanie wykonywane na polecenie pracodawcy poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika lub siedziba firmy. Zasady dotyczące zwrotu kosztów podróży służbowej różnią się w zależności od tego, czy pracownik jest zatrudniony w sferze budżetowej, czy w prywatnym przedsiębiorstwie. Szczególne regulacje dotyczą również kierowców zawodowych.
Niniejsze opracowanie skierowane jest zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, a związane z kosztami podróży służbowych, które pracownicy świadczą własnymi pojazdami. Czy przysługuje im wówczas zwrot kosztów podróży służbowej? W jakiej wysokości? Czy jest różnica pomiędzy pracownikami z tzw. sfery budżetowej a pracownikami zatrudnionymi w prywatnych przedsiębiorstwach? Czy pracownikowi przysługuje zwrot poniesionych kosztów związanych z opłatami za parkingi, autostrady? Na te pytania odpowiedzi udzielamy w dalszej części artykułu.
Definicja podróży służbowej
Pojęcie podróży służbowej pracownika, co do zasady, wynika z art. 775 k.p., który określa, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Podróżą służbową jest wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i w miejscu określanym w poleceniu wyjazdu służbowego, przy czym podróż służbowa ma mieć charakter incydentalny, tymczasowy i krótkotrwały związany z wykonaniem jakiegoś konkretnego zadania, nie zaś w sytuacji stałego, ciągłego wykonywania zwykłych obowiązków pracowniczych poza stałym miejscem świadczenia pracy.
Aby można było mówić o podróży służbowej, wyjazd musi spełniać następujące warunki:
- odbywać się na polecenie pracodawcy,
- jego celem musi być wykonanie zadania służbowego,
- miejsce wykonywania zadania służbowego musi się znajdować poza miejscowością, w której jest stałe miejsce pracy pracownika lub w której znajduje się siedziba pracodawcy.
Wszystkie powyższe cechy muszą wystąpić łącznie, gdyż brak którejkolwiek z nich wyklucza zakwalifikowanie pracy „wyjazdowej” jako tej świadczonej w ramach delegacji.
Pracodawca nie może wysyłać osób w podróże służbowe (w tym na wyjazdowe szkolenia) przed ich zatrudnieniem. Aby móc wydawać polecenia służbowe, pracodawca musi uprzednio nawiązać stosunek pracy z osobą, którą chce skierować do odbycia delegacji.
Polecenie wyjazdu
Podróż służbowa odbywa się na polecenie pracodawcy, które najczęściej ma formę pisemną. Skoro podróż służbowa jest wyjazdem na polecenie pracodawcy, to pewne wyjazdy nie mogą zostać uznane za delegację. Przepisy prawa pracy nie określają bezpośrednio maksymalnego czasu trwania delegacji. Powszechnie przyjmuje się jednak, że wyjazd w delegację stanowi wyjątkowe i incydentalne zjawisko wśród pracowniczych obowiązków. Jest zatem pewnym odstępstwem od zobowiązania pracownika do świadczenia pracy w określonym miejscu, a jako odstępstwo nie może trwać zbyt długo. W praktyce przez analogię przyjmuje się, że delegacja może trwać maksymalnie 3 miesiące.
WAŻNE! Podróż służbowa co do zasady nie może trwać dłużej niż 3 miesiące.
Skoro pracodawca nie może narzucać wyjazdów delegacyjnych trwających powyżej 3 miesięcy, to należy uznać, że dłuższy wyjazd odbywa się za zgodą pracownika. Samo więc udanie się w 4- czy 5-miesięczną delegację może zostać uznane za zgodę na czasową zmianę miejsca pracy. W konsekwencji wyjazd ten nie będzie mógł być traktowany jako delegacja.
Kodeks pracy i rozporządzenie o podróżach służbowych nie wymagają, aby polecenie wyjazdu służbowego miało formę pisemną. Nie oznacza to jednak, że pracodawca może ograniczyć się w tym zakresie do ustnego polecenia. Należy pamiętać, że kwalifikowanie wyjazdu jako podróży służbowej i związane z tym zwolnienia podatkowo-składkowe świadczeń otrzymywanych z tego tytułu przez pracownika muszą się opierać na faktycznym udokumentowaniu wyjazdu. Udokumentowaniem będzie polecenie wyjazdu, które do celów rozliczeniowych powinno jednak mieć formę pisemną.
Polecenie udania się w delegację powinno zawierać podstawowe informacje związane z wyjazdem, tj. wskazanie:
- celu wyjazdu - zarówno miejsca (miejsc), jak i zadań do wykonania przez pracownika,
- miejsca rozpoczęcia i zakończenia podróży,
- czasu trwania delegacji,
- środka transportu,
- czy pracownik otrzymał zaliczkę na pokrycie kosztów podróży (jeśli tak, to powinna zostać określona wysokość zaliczki).
Miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży określa pracodawca. Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika. Umożliwia to rozliczenie kosztów podróży już od faktycznego miejsca zamieszkania pracownika, czyli rzeczywistych kosztów ponoszonych przez pracownika.
Pracodawca wskazuje, kiedy pracownik ma się udać w podróż i kiedy z niej powrócić. Nie należy przy tym ograniczać się jedynie do dat, ale też określić godziny podróży. Przy określaniu w szczególności godziny rozpoczęcia podróży należy pamiętać o przepisach dotyczących czasu pracy. Jeśli przejazd w delegacji przypada poza zwykłymi godzinami pracy pracownika, nie jest wliczany do czasu pracy. Będzie jednak zaliczany wówczas, gdy podczas przejazdu pracownik wykonuje pracę (np. kierowca).
Przy wyborze środka transportu należy brać pod uwagę nie tylko koszty, ale także m.in. to, o jakiej godzinie pracownik za jego pomocą powróci z delegacji. Niekiedy tańsza podróż może dawać podstawę do usprawiedliwienia nieobecności w pracy kolejnego dnia. Według § 3 pkt 5 rozporządzenia z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy nieobecność w pracy usprawiedliwia m.in. oświadczenie pracownika potwierdzające odbycie podróży służbowej w godzinach nocnych, zakończone w takim czasie, że do rozpoczęcia pracy nie upłynęło 8 godzin, w warunkach uniemożliwiających odpoczynek nocny. Przyjmuje się, że warunki umożliwiające wypoczynek w porze nocnej to miejsce leżące do spania - przejazd w przedziale sypialnym z kuszetką. Odbywanie podróży w ten sposób może spowodować, że pracodawca nie będzie musiał zapewniać pracownikowi dodatkowego wolnego dnia.
Pracownicy sfery budżetowej a zwrot kosztów podróży służbowej
Pracownicy sfery budżetowej, czyli osoby zatrudnione w urzędach, jednostkach samorządu terytorialnego, jednostkach rządowych, nauczyciele, podlegają Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zgodnie z tym aktem prawnym pracownikom, w związku z podróżami krajowymi i zagranicznymi, które odbywają się w miejscu i terminie wyznaczonym przez pracodawcę, przysługują:
- dieta;
- zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej lub podróży zagranicznej, a także jego rodzaj i klasę, określa pracodawca. Pracownikowi z mocy prawa przysługuje zwrot kosztów przejazdu. Należy je jednak udokumentować biletami, fakturami, które obejmują cenę biletu środka transportu. Zwrot przysługuje także za wykupioną miejscówkę.
Pracownik może jednak wskazać, że środek transportu proponowany przez pracodawcę mu nie odpowiada i złożyć wniosek o wyrażenie zgody na przejazd samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem, który nie stanowi własności pracodawcy. Musi on jednak wyrazić na to zgodę.
W takim wypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu na podstawie tzw. kilometrówki. Kilometrówka ustalana jest jako iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 Ustawy z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym.
Ta stawka to:
- dla samochodu osobowego:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 - 0,89 zł,
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 - 1,15 zł;
- dla motocykla - 0,69 zł;
- dla motoroweru - 0,42 zł.
Jest ona zatem zależna od rodzaju pojazdu, jaki ma pracownik i jakim będzie wykonywać podróż służbową. Najczęściej musi okazać dokument - dowód rejestracyjny pojazdu, na którym podana jest pojemność skokowa silnika.
Nierzadko koszt przejazdu pracownika będzie wyższy kwotowo od kosztu komunikacji publicznej. Warto jednak wówczas zadać sobie pytanie o czas przejazdu, bo nierzadko pracownik jedzie do innego miasta na jakieś czynności, czasami bardzo krótkie, a po powrocie wykonuje swoją pracę, jeżeli wraca w godzinach pracy.
Diety i zwrot kosztów
Dieta krajowa jest wypłacana celem pokrycia kosztów żywności w przypadku odbywania delegacji, którą dany kierowca wykonuje. Kierowcy w podróży służbowej przysługują należności (dieta) na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem jego zadania służbowego.
Przypominamy, że wraz z początkiem tego roku nastąpiła kolejna podwyżka diety za krajową podróż służbową. Dieta ta jest przeznaczana na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi obecnie 45 zł za dobę podróży. Jeżeli podróż trwa jednak nie dłużej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje. W przypadku podróży służbowej trwającej od 8 do 12 godzin pracownik otrzymuje dietę w wysokości 50%. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: do 8 godzin - przysługuje 50% diety, a ponad 8 godzin - dieta w pełnej wysokości.
Pracownikowi w krajowej podróży służbowej przysługuje ponadto zwrot kosztów noclegu. Należy się on w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, jeżeli jest to obiekt świadczący usługi hotelarskie. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić jednak zgodę na zwrot kosztów noclegu stwierdzonych rachunkiem w wysokości przekraczającej limit. Pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku, przysługuje natomiast ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety (67,50 zł).
Diety krajowe oraz ryczałty za nocleg w podróży służbowej są objęte zwolnieniem od podatku dochodowego, oraz nie podlegają składkom ZUS. W praktyce oznacza to, że nie podlegają one opodatkowaniu podatkiem dochodowym.
Pracownicy innych przedsiębiorstw a zwrot kosztów podróży służbowej
Jak wskazano powyżej, reguły te zostały ustalone wobec pracowników, którzy są zatrudnieni w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej. Co zatem z pracownikami, którzy są zatrudnieni w innych podmiotach, w prywatnych przedsiębiorstwach, spółkach, podmiotach z zagranicznym kapitałem?
Zgodnie z przepisami warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u innego pracodawcy niż z jednostki sfery budżetowej, określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
Jeśli u pracodawcy jest układ zbiorowy pracy albo regulamin wynagradzania, to w tym akcie prawa pracy określa się wysokość diety, zwrotu kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejskiej czy własnym samochodem pracownika. Nie każdy pracodawca ma obowiązek ustalania układu zbiorowego lub regulaminu, wówczas te kwestie należy uregulować bezpośrednio w umowie o pracę z pracownikiem, aby pracownik wiedział, na jaką wysokość diety, w jakiej sytuacji może liczyć, a także na jaki zwrot kosztów związanych z podróżami służbowymi.
W szczególności pracodawca może zastrzec wysokość kosztów noclegu, na przykład wskazując, że nie może ona przekroczyć danej kwoty. Musi to być jednak dostosowane do podróży służbowej pracownika - na przykład określenie górnej granicy wysokości noclegu na kwotę 100 zł brutto może nie być trudne do zrealizowania w mniejszych miejscowościach, natomiast w większych miastach, gdy pracownik ma wykonać jakąś pracę w centrum miasta, kwota ta może być czasami i dwu- lub trzykrotnie za mała. Warto zatem kierować się w tym zakresie zdrowym rozsądkiem i zasadami doświadczenia życiowego, aby nie ustalić reguł, których spełnienie nie będzie możliwe.
Co ważne, niezależnie od miejsca uregulowania tej kwestii - w układzie zbiorowym, regulaminie pracy czy umowie - postanowienia te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika jednostki sfery budżetowej.
Kierowcy a podróże służbowe
Już od ponad roku polscy przewoźnicy stosują nowe zasady dotyczące podróży służbowych, do których od 2 lutego 2022 r., w związku ze zmianami wprowadzonymi przez Pakiet Mobilności, nie są zaliczane przewozy zagraniczne. Zmiana definicji podróży służbowej w ustawie o czasie pracy kierowców z dnia 16 kwietnia 2004 r. Mimo że definicję podróży służbowej zawiera Kodeks pracy, to jednak kierowców zawodowych obowiązują w tym zakresie odrębne regulacje, wynikające z ustawy o czasie pracy kierowców. W lutym 2022 r. nastąpiła zmiana znajdującej się w tym akcie prawnym definicji podróży służbowej (art. 2 pkt 7).
W praktyce zatem nie zmieniły się zasady rozliczania i wynagradzania kierowców w podróżach służbowych w ramach przejazdów krajowych. Nowelizacja z lutego 2022 roku nie tylko zmieniła definicję podróży służbowej, ale i dodała do ustawy o czasie pracy kierowców art. 15. Zgodnie z treścią tego przepisu kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy.
Do kierowców wykonujących przewozy międzynarodowe, w zakresie ustalania podstawy wymiaru podatku dochodowego od osób fizycznych, należy stosować przepisy dotyczące osób zatrudnionych w kraju i przebywających czasowo za granicą, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 20 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przy ustalaniu podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe odwołujemy się z kolei do przepisów wydanych na podstawie art. 21 ustawy z dnia 13 października 1998 r.
Kierowcy wykonujący przewozy międzynarodowe od ubiegłego roku powinni w dodatku otrzymywać wynagrodzenie adekwatne do tego, jakie obowiązuje w kraju przyjmującym, czyli kraju, w którym wykonywali swoją pracę. Pracodawcy mają w związku z tym obowiązek dostosować pensję i warunki zatrudnienia pracowników do obowiązujących w danym państwie członkowskim. Przepisów tych, na mocy dyrektywy 2020/1057 ustanawiającej przepisy szczególne w odniesieniu do dyrektywy 96/71/WE i dyrektywy 2014/67/UE, dotyczących delegowania kierowców w sektorze transportu drogowego, nie stosuje się jednak do kierowców w tranzycie oraz odbywających przewozy dwustronne (bilateralne).
Kierowców delegowanych w przewozach międzynarodowych cross-trade lub wykonujących kabotaż od 2 lutego 2022 r.
Jak sygnalizowaliśmy powyżej, nowelizacja nie wpłynęła na zasady wynagradzania i rozliczania pracowników - kierowców zawodowych będących w krajowych podróżach służbowych. Takim kierowcom przysługują w szczególności należności na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem tego zadania służbowego, ustalane na zasadach określonych w przepisach art. 775 Kodeksu pracy. Punktem wyjścia jest w tym przypadku rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. W odniesieniu do pracowników zatrudnionych u innych pracodawców, powyższe warunki określa się z kolei w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Co jednak istotne, ich postanowienia nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza jego granicami w wysokości niższej niż przysługująca pracownikom ze sfery budżetowej.
Ze wspomnianej definicji zostały więc usunięte międzynarodowe przewozy drogowe, co zasadniczo zmieniło sposób wynagradzania kierowców w transporcie międzynarodowym. Nowelizacja art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców nie wpłynęła natomiast na zasady rozliczania krajowych przejazdów. Kodeks pracy zawiera definicję podróży służbowej, odnoszącą się do ogółu pracowników (z wyłączeniem kierowców). Zgodnie z art. 775 K.p. podróżą służbową jest wykonywanie, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy. Pracownik podlegający ogólnym przepisom prawa pracy musi więc, w celu odbycia podróży służbowej, wyjechać poza miejscowość siedziby pracodawcy albo poza swoje miejsce pracy, określone w umowie o pracę.
Inaczej natomiast przedstawia się sytuacja w przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowcy. Z uwagi na odrębną definicję podróży służbowej, kierowca odbywa taką podróż już po wyjeździe z bazy - niezależnie od tego, w jaki sposób określono miejsce jego pracy w umowie. Jednocześnie cały czas prowadzenia pojazdu oraz wykonywania określonych czynności związanych z realizowanymi przewozami jest jego czasem pracy.
W praktyce zdarza się, że kierowcy, w celu wykonania zadania przewozowego, przemieszczają się między miejscowościami, w których zlokalizowane są oddziały lub filie pracodawcy. Często są to przewozy na krótkich trasach, w związku z czym kierowca wielokrotnie w ciągu dnia powraca do bazy i z niej wyjeżdża. Z literalnego brzmienia definicji podróży służbowej kierowcy wynikałoby, że każdy wyjazd kierowcy z miejscowości filii lub oddziału pracodawcy skutkuje rozpoczęciem nowej podróży służbowej. To zaś ma wpływ na diety za podróż służbową. Pracownik nabywa bowiem prawo do 1/2 krajowej diety, jeżeli podróż służbowa trwa od 8 do 12 godzin. Przyjęcie literalnej wykładni pozbawiłoby go więc diety, jeżeli wykonywał krótkotrwałe przejazdy - nawet jeśli pracował w ten sposób cały dzień.
Czy rozliczanie delegacji kierowców jest aż tak proste? Sprawdź czy powinieneś coś jeszcze wiedzieć!
Z tytułu wyjazdów w podróż służbową właściciela - kierowcy ponosi Pan koszty związane m.in. z dietą z tego tytułu. Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz powołane przepisy prawa podatkowego stwierdzić należy, że jeżeli wydatki z tytułu diet za czas przebywania Pana w podróży służbowej zarówno w Polsce, jak i za granicą, spełniają przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z tej działalności, to ma Pan prawo zaliczyć poniesione z tego tytułu wydatki do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, jednakże wyłącznie w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r.
tags: #czy #pracodawca #moze #odzyskac #delegacje #kierowcy