Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. W polskim prawie podatkowym, pracodawcy mają obowiązek uwzględniać te koszty przy obliczaniu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych dla swoich pracowników. Zrozumienie zasad naliczania i odliczania kosztów uzyskania przychodu jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia podatkowego.
Czym dokładnie są koszty uzyskania przychodu?
Najważniejszą rzeczą jest wiedzieć, czym są dokładnie koszty uzyskania przychodu. Pod ich pojęciem kryją się wydatki, które podatnik ponosi w celu uzyskania przychodów z konkretnego źródła. Dochód pomniejszony o koszty jego uzyskania przyczynia się do zapłaty mniejszego podatku dochodowego urzędowi skarbowemu. Ostateczną wartość podatku PIT do zapłaty można zobrazować następującym wzorem:
Przychód - Koszty uzyskania przychodu = Dochód
Jak widać, warto zadbać o to aby wartość kosztów uzyskania przychodów była jak najbardziej zbliżona do wysokości dochodu, bowiem od niego zapłacimy podatek. Rozliczenie PIT na formularzu PIT-28 (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych) nie przewiduje możliwości uwzględnienia kosztów uzyskania przychodu.
Zgodnie z Ustawą z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodu nazywamy wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów bądź zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. Są to zatem obciążenia finansowe związane z wykonywaną działalnością bądź - w przypadku pracowników - pracą (np. koszty dojazdu do firmy). Aby konkretny zakup mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, przedsiębiorca musi udokumentować go we właściwy sposób - np. przy użyciu faktury czy rachunku.
Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione przez podatnika w celu osiągnięcia przychodów podlegających opodatkowaniu z konkretnego źródła. Dochód pomniejszony jest o koszty uzyskania przychodu, bezpośrednio powoduje zapłatę mniejszego podatku dochodowego, który należy uiścić w urzędzie skarbowym. Cytując zapis prawny, a dokładnie definicję, o której mowa w art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, za koszty uzyskania przychodów uznaje się koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Warto dobre znać zasady obliczania kosztów uzyskania przychodu (KUP). Im bardziej ich wartość zbliżona jest do wysokości dochodu, tym niższy podatek zapłacimy w urzędzie. Koszty uzyskania przychodu wykazuje się na różnych deklaracjach, m.in. PIT-37, PIT-38 czy PIT-39.
Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy
Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy są ustalane w sposób zryczałtowany i zależą od miejsca zamieszkania pracownika oraz liczby posiadanych stosunków pracy. Pracodawca jako płatnik może zastosować te koszty na etapie ustalania zaliczki na podatek z wynagrodzenia pracownika.
W przypadku pracowników miejscowych, miesięczne koszty uzyskania przychodu wynoszą 250 zł, co daje 3 000 zł rocznie przy jednym stosunku pracy. Gdy pracownik ma co najmniej dwa stosunki pracy jednocześnie, roczne koszty mogą wynieść do 4 500 zł.
Dla pracowników dojeżdżających z innej miejscowości, miesięczne koszty uzyskania przychodu wynoszą 300 zł, co daje 3 600 zł rocznie przy jednym stosunku pracy. W przypadku co najmniej dwóch stosunków pracy jednocześnie, roczne koszty mogą wynieść do 5 400 zł, pod warunkiem, że pracownik nie otrzymuje dodatku za rozłąkę. Jeśli pracownik otrzymuje taki dodatek, stosuje się koszty jak dla pracownika miejscowego.
Pracodawca wskazuje właściwą wartość kosztów uzyskania przychodu w PIT-11. Osoba fizyczna przepisuje ją do analogicznego pola w PIT-37.
Poniższa tabela przedstawia wysokość miesięcznych i rocznych kosztów uzyskania przychodu ze stosunku pracy:
| Pracownik | Kwota miesięczna (zł) | Kwota roczna (zł) |
|---|---|---|
| Pracownik miejscowy (jeden stosunek pracy) | 250 zł | 3 000 zł |
| Pracownik miejscowy (co najmniej dwa stosunki pracy) | - | 4 500 zł |
| Pracownik dojeżdżający z innej miejscowości (jeden stosunek pracy) | 300 zł | 3 600 zł |
| Pracownik dojeżdżający z innej miejscowości (co najmniej dwa stosunki pracy, bez dodatku za rozłąkę) | - | 5 400 zł |
Podwyższone koszty uzyskania przychodów
Podwyższone koszty uzyskania przychodów przysługują pracownikom zamiejscowym, czyli takim, którzy mieszkają w innej miejscowości niż ta, w której pracują. Miesięczne koszty uzyskania przychodu wynoszą 300 zł, a w skali roku jest to 3 600 zł przy jednym stosunku pracy lub 5 400 zł przy co najmniej dwóch stosunkach pracy jednocześnie.
Aby móc skorzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu, pracownik powinien złożyć pracodawcy stosowne oświadczenie, w którym wskaże, że jego miejsce zamieszkania znajduje się poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. W przeciwnym razie pracodawca nie musi stosować wyższej kwoty kosztów. Oświadczenie KUP jest ważne do odwołania - pracownik nie musi składać go kolejny raz co roku, jeżeli stan faktyczny nie uległ zmianie.
Zapisy prawne podkreślają jednak, że podwyższone koszty uzyskania przychodu nie mogą być odliczane, jeżeli podatnik otrzymuje dodatek za rozłąkę.
Sposób rozliczania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu
Dla podatnika najważniejsze są zawsze sposoby rozliczenia ulg i przychodów. Zasadą kosztów uzyskania przychodu jest przede wszystkim zmniejszenie podstawy opodatkowania. Zamiast wysokich kosztów, może mieć je zmniejszone, co oznacza że podatnik płaci nieco mniej na podatek dochodowy.
W kwestii kosztów podwyższonych niezbędne jest złożenie wcześniej oświadczenia. Jest ono niezbędne ze względów formalnych. Powinno zawierać informację o miejscu zamieszkania podatnika, innym niż miejsce wykonywania pracy. Jednocześnie należy podkreślić, że nie otrzymuje się z tego tytułu żadnych innych dodatków, zwłaszcza dodatku za rozłąkę.
Jest również możliwość rozliczenia się z faktycznie poniesionych kosztów, choć trzeba je udokumentować odpowiednio, np. posiadaniem imiennego biletu okresowego. Będzie on podstawą liczenia kosztów realnych, poniesionych na dotarcie do zakładu pracy.
Koszty uzyskania przychodu - Prawa autorskie
Wyższe koszty uzyskania przychodu należą się osobom, których praca wiąże się z przekazaniem praw autorskich. W przypadku działalności wykonywanej osobiście, z praw autorskich, można odliczyć 50% przychodów, jednak nie więcej niż 120 000 zł rocznie. Dotyczy to przychodów z tytułu:
- zapłaty twórcy za przeniesienie prawa własności wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego;
- opłaty licencyjnej za przeniesienie prawa stosowania wynalazku, topografii układu scalonego, wzoru użytkowego, wzoru przemysłowego, znaku towarowego lub wzoru zdobniczego, otrzymanej w pierwszym roku trwania licencji od pierwszej jednostki, z którą zawarto umowę licencyjną;
- korzystania przez twórców z praw autorskich i artystów wykonawców z praw pokrewnych oraz rozporządzania przez nich tymi prawami.
Jeżeli twórca udokumentuje, że poniesione przez niego koszty uzyskania przychodu są wyższe niż koszty określone w ustawie, może pomniejszyć przychód o faktycznie poniesione wydatki. Koszty uzyskania przychodów z tytułu praw autorskich nie mogą w 2021 roku przekroczyć 85 528 zł, zaś od 2022 r. - 120 000 zł (wraz z umowami z przeniesieniem praw w ramach stosunku pracy).
Umowy z przeniesieniem praw autorskich - więcej informacji
Koszty uwzględnione przez zleceniodawcę są wykazane w PIT‑11. To ustawowe koszty, które nam przysługują z tytułu przychodów z praw autorskich wykazanych w PIT-11.
Koszty uzyskania przychodów z tytułu praw autorskich nie mogą w roku przekroczyć 120 000 zł (wraz z umowami z praw autorskich). Jeśli faktycznie poniesione przez nas koszty uzyskania przychodów były wyższe niż 120 000 zł i nasze wydatki są udokumentowane, to możemy przyjąć koszty faktycznie poniesione.
Koszty uzyskania przychodów - umowy z przeniesieniem praw autorskich w ramach stosunku pracy
Są to koszty z tej części umowy pracy, która dotyczyła praw autorskich. Dotyczy to sytuacji, gdy w ramach swoich obowiązków pracowniczych wykonujemy utwory (dzieła) autorskie (każdy przejaw działalności o indywidualnym charakterze).
Koszty z tego tytułu są już wykazane w PIT-11. Koszty uzyskania przychodów z tytułu praw autorskich nie mogą w roku przekroczyć 120 000 zł (wraz z umowami z praw autorskich). Jeśli faktycznie poniesione przez nas koszty uzyskania przychodów były wyższe niż 120 000 zł i nasze wydatki są udokumentowane, to możemy przyjąć koszty faktycznie poniesione.
Koszty uzyskania przychodów - umowy zlecenia i o dzieło
Ustawowe koszty uzyskania przychodów w ramach umów zleceń i o dzieło wynoszą 20% przychodu pomniejszonego o potrącone przez płatnika ze środków podatnika w danym miesiącu składki na ubezpieczenia społeczne. Dotyczy to:
- osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, jak również przychodów z uprawiania sportu, stypendiów sportowych oraz sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych;
- działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi;
- osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, na podstawie właściwych przepisów, zlecił wykonanie określonych czynności (na przykład przychodów biegłych w postępowaniu sądowym, dochodzeniowym i administracyjnym) oraz płatników i inkasentów należności publicznoprawnych, a także przychodów z tytułu udziału w komisjach powoływanych przez organy władzy lub administracji państwowej albo samorządowej;
- umów zlecenia i z umów o dzieło.
Ustawowe koszty są uwzględnione w PIT-11. Jeśli faktycznie poniesione przez nas koszty uzyskania przychodów były wyższe niż te wykazane w PIT-11 i możemy to udowodnić, to możemy wpisać wysokość kosztów faktycznie poniesionych.
Koszty uzyskania przychodów - zarządzanie i członkostwo w radach
Ta kategoria kosztów dotyczy osób:
- należących do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych;
- wykonujących działalność na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze.
Koszty uwzględnione przez zleceniodawcę wykazane są w PIT-11. Koszty uzyskania przychodów z powyższych tytułów nie mogą rocznie przekroczyć:
- 3 000 zł - gdy przychody otrzymywaliśmy z jednego stosunku prawnego;
- 4 500 zł - gdy przychody otrzymywaliśmy od kilku podmiotów lub od jednego podmiotu, ale z tytułu kilku stosunków prawnych.
Koszty uzyskania przychodów - pełnienie obowiązków społecznych lub obywatelskich
Ta kategoria dotyczy kosztów uzyskania przychodów z tytułu pełnienia obowiązków obywatelskich lub społecznych. Koszty uwzględnione przez "zleceniodawcę" są wykazane PIT-11. Koszty uzyskania przychodów z powyższych tytułów nie mogą rocznie przekroczyć:
- 3 000 zł - gdy przychody otrzymywaliśmy z jednego stosunku prawnego;
- 4 500 zł - gdy przychody otrzymywaliśmy od kilku podmiotów lub od jednego podmiotu, ale z tytułu kilku stosunków prawnych.
Obowiązki społeczne to uczestnictwo w pracach na rzecz pewnej społeczności (np. bycie wójtem, sołtysem, radnym). Pełnienie obowiązków obywatelskich i społecznych to wykonywanie czynności i zadań związanych z pełnieniem funkcji publicznych i państwowych. Za pełnienie obowiązków społecznych i obywatelskich uznaje się między innymi:
- działalność posłów i senatorów, radnych i innych przedstawicieli samorządu terytorialnego;
- składów komisji wyborczych powołanych do przeprowadzenia wyborów do Sejmu i Senatu;
- składów inspekcji Państwowej Komisji Wyborczej i inspekcji wojewódzkich komisarzy wyborczych powołanych do przeprowadzenia wyborów do rad gmin, rad powiatów i sejmików województw;
- Trybunału Stanu;
- ławników sądów powszechnych.
Jak rozliczyć koszty uzyskania przychodu w JDG? Czego NIE wrzucisz w koszty?
Faktyczne koszty uzyskania przychodu
Ustawodawca przewidział jednak wyjątek od zasady ustalania kosztów uzyskania przychodów w sposób zryczałtowany. Został on zawarty w art. 22 ust. 11 ustawy o PIT. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli roczne pracownicze koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 2, są niższe od wydatków na dojazd do zakładu lub zakładów pracy środkami transportu autobusowego, kolejowego, promowego lub komunikacji miejskiej, w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte przez pracownika lub przez płatnika pracownika w wysokości wydatków faktycznie poniesionych, udokumentowanych wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.
Wykładnia gramatyczna art. 22 ust. 11 ustawy o PIT wskazuje, że koszty uzyskania przychodów ze stosunku pracy podatnik może przyjąć w wysokości faktycznie poniesionych tylko wówczas, gdy spełnione są jednocześnie następujące przesłanki:
- wydatki dotyczą dojazdu do zakładu pracy lub zakładów pracy środkami transportu wskazanymi w tym przepisie;
- zostały faktycznie poniesione przez podatnika i są wyższe od określonych ustawowo kosztów zryczałtowanych;
- zostały udokumentowane wyłącznie imiennymi biletami okresowymi.
Pracownik rozliczający bilety imienne jest zobowiązany do indywidualnego podania wartości transportu (koszt pracownika) do miejsca pracy. Jeżeli koszty związane z dojazdem do pracy są wyższe niż określony kwotowo limit kosztów uzyskania przychodu pracownika, ma on możliwość rozliczenia pełnej kwoty rzeczywiście poniesionych wydatków.
W przypadku dojazdów komunikacją miejską, busem czy pociągiem, chcąc rozliczyć w zeznaniu rocznym podwyższone koszty uzyskania przychodu - wyższe niż te określone w ustawie - podatnik musi posiadać imienny bilet okresowy.
Jeżeli pracownik dojeżdża do zakładu pracy własnym samochodem i dokumentuje związane z tym koszty (np. zakup paliwa) za pomocą faktur, nie ma możliwości rozliczenia faktycznie poniesionych wydatków z tytułu dojazdów do pracy. Co więcej, rozliczenie kosztów poniesionych w związku z dojazdem do firmy jest niemożliwe również wtedy, gdy dana osoba otrzymuje zwrot kosztów.
Od 1 stycznia 2023 r. pracownik, do którego wynagrodzenia mają zastosowanie podwyższone koszty uzyskania przychodów w wysokości 300 zł miesięcznie (3600 zł rocznie), może złożyć pracodawcy na piśmie wniosek o niestosowanie tych kosztów. Warto również zwrócić uwagę, że wskazane koszty przysługują wyłącznie raz w miesiącu - w przypadku wypłaty pracownikowi kilku wynagrodzeń w tym samym miesiącu, koszty powinny być uwzględnione wyłącznie przy pierwszej liście płac.
Przychody uzyskane z pracy, zanim zostaną opodatkowane podatkiem PIT, są pomniejszane o pracownicze koszty uzyskania przychodu. Jeśli dojeżdżasz do pracy z innej miejscowości, możesz zapłacić niższy podatek dochodowy. To możliwe dzięki podwyższonym kosztom uzyskania przychodu ze stosunku pracy, które pozwalają legalnie zmniejszyć podstawę opodatkowania.
tags: #czy #pracodawca #moze #nie #pobierac #kosztow