Urlop na żądanie jest przywilejem zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Jest to specyficzny rodzaj urlopu, który daje pracownikom możliwość skorzystania z wolnego dnia bez wcześniejszego planowania. Pracownik może go wykorzystać w nagłych i wyjątkowych okolicznościach, które uniemożliwiają pojawienie się w pracy. Sprawdź, co musisz wiedzieć na temat urlopu na żądanie.
Urlop na żądanie funkcjonuje w polskim prawie pracy od 2004 roku. Okazuje się jednak, że pracownicy nadal miewają trudności z rozumieniem jego mechanizmu. Co do zasady pracodawca powinien udzielić urlopu na żądanie, jeżeli pracownik skutecznie poinformuje go o zamiarze jego wykorzystania. Odmowa zgody na urlop na żądanie może nastąpić tylko w wyjątkowych przypadkach.
Czym jest urlop na żądanie?
Urlop na żądanie jest urlopem wypoczynkowym. Nie jest to żaden dodatkowy urlop, a jedynie specjalny tryb urlopu. Chodzi po prostu o to, że 4 razy w roku, pracownik ma prawo do tego, by skorzystać z przysługującego mu urlopu wypoczynkowego nagle i może to zgłosić tuż przed rozpoczęciem pracy. Są to dni wolne, które pracownik może wykorzystać w przypadku wystąpienia niespodziewanej sytuacji życiowej. W odróżnieniu od urlopu wypoczynkowego nie zamieszcza się go w planie urlopów i nie trzeba go planować z wyprzedzeniem.
Urlop na żądanie stanowi część urlopu wypoczynkowego. Nie zwiększa więc wymiaru okresu, jaki przysługuje pracownikowi na odpoczynek. Zmienia jednak sposób, w jaki może on być zgłoszony - pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia.
W przypadku urlopu na żądanie pracownik nie musi wcześniej tego urlopu planować ani martwić się o zastępstwo. Z uwagi to, że nagła potrzeba wolnego wiąże się najczęściej z sytuacjami trudnymi do przewidzenia, typu choroba czy nagły wypadek, przez dłuższy czas mówiło się na ten tryb urlopu „kacowe” podkreślając jedną z częstszych sytuacji, w której pracownicy z tego trybu korzystają. Obecnie nazwa ta nie jest już stosowana, ze względu na jej pejoratywne konotacje.
Oczywiście pracownik nie musi korzystać z przysługującego mu prawa do zgłaszania urlopu wypoczynkowego w trybie na żądanie. Może całość swojego urlopu wypoczynkowego zgłosić w trybie tradycyjnym, z wyprzedzeniem zgodnym z obowiązującą w firmie polityka urlopową.
Komu przysługuje urlop na żądanie?
Prawo do zgłoszenia urlopu w tym trybie ma każda osoba mająca prawo do urlopu wypoczynkowego, czyli urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu w oparciu o umowę o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych takich jak umowa zlecenie lub umowa o dzieło, nie istnieje obowiązek udzielenia urlopu na żądanie. Jednak to, że zleceniobiorca nie może złożyć wniosku o urlop wypoczynkowy, nie oznacza jednoznacznie, że nie przysługują mu płatne dni wolne od pracy. To kwestia ustaleń między stronami umowy zlecenia. Wg art. 353(1) Kodeksu cywilnego strony umowy mogą uzgodnić jej treść według uznania, pod warunkiem że ustalenia umowy nie sprzeciwiają się ustawie, właściwości stosunku prawnego i zasadom życia społecznego.
Urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę. Poza tym urlop na żądanie przysługuje każdemu pracownikowi tymczasowemu, który wykonuje pracę na rzecz jednego pracodawcy użytkownika przez przynajmniej 6 miesięcy.
Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?
Pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę ma do dyspozycji 4 dni urlopu na żądanie, które są częścią urlopu wypoczynkowego. Łączny wymiar urlopu na żądanie nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 4 dni. Pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie w każdym roku kalendarzowym. Jeśli pracownik zmienia miejsce zatrudnienia, dni te nie odnawiają się. Niewykorzystanie urlopu na żądanie w jednym roku nie powoduje zwiększenia jego puli w roku następnym. Są to więc zawsze 4 dni pracy pracownika. Nie przeliczamy ich na godziny pracy. Również, jeśli pracownik zatrudniony jest na niepełny etat. Również, jeśli pracownik pracuje w równoważnym systemie czasu pracy.
Jeśli więc staż pracownika jest krótszy niż 10 lat, pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 4 z nich będzie mógł wykorzystać w trybie urlopu na żądanie. To samo dotyczy sytuacji, gdy pracownikowi ze stażem pracy powyżej 10 lat, któremu przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego. W tej sytuacji również ma 4 dni do wykorzystania jako urlop na żądanie. Zatem, jeśli pracownik wykorzysta 4 dni urlopu na żądanie, będzie mógł przeznaczyć jedynie 16 lub 22 dni na urlop wypoczynkowy.
Liczba dni urlopu na żądanie nie zmniejsza się w przypadku zatrudnienia na pół etatu. Jednak osoba zatrudniona na pół etatu ma proporcjonalnie obniżoną liczbę dni urlopowych. Gdy staż pracy wynosi poniżej 10 lat, będzie to 10 dni urlopu, a jeśli pracownik przepracował więcej niż 10 lat - 13 dni. W każdym z tych wypadków pracownik ma 4 dni, które można wykorzystać w trybie urlopu na żądanie.
Jeśli więc pracownik wykorzysta 4 dni urlopu na żądanie, będzie mógł przeznaczyć jedynie 16 lub 22 dni na urlop wypoczynkowy. Urlop na żądanie wlicza się do urlopu wypoczynkowego. 4 dni urlopu na żądanie nie są dodatkowym wolnym. Wliczają się one w standardowo przysługujące pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę 26 dni urlopu wypoczynkowego.
Urlop na żądanie a równoważny system czasu pracy
Sytuacja się komplikuje, gdy mamy do czynienia z równoważnym systemem czasu pracy. W takim systemie dobowa norma czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym może zostać wydłużona do 12, 16 lub 24 godziny.
W równoważnym systemie czasu pracy często przelicza się urlop na godziny, co w takim wypadku oznacza, że wymiar urlopu na żądanie wynosi 32 godziny (4 x 8). Wtedy ilość udzielonego urlopu zależy od liczby godzin pracy zaplanowanych na dany dzień roboczy. Jest to jednak praktyka nieznajdująca uzasadnienia w przepisach Kodeksu pracy. Urlop jest zawsze udzielany w takiej liczbie godzin, jaka przypadałaby do przepracowania w dany dzień. Jeśli pracownik zgłosi wniosek o urlop na żądanie 4 razy w danym roku kalendarzowym w dniach, w których miałby przepracować po 12 godzin, będzie to w pełni zgodne z prawem, a pracodawca nie ma możliwości skrócenia tego czasu z 48 (4 × 12) do wspomnianych wcześniej, 32 godzin.
Niezależnie od stosowanego systemu czasu pracy, urlopu udziela się na dni pracy zgodnie z obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Powyższa zasada dotyczy nie tylko urlopów „planowanych”, ale również urlopów na żądanie. W praktyce oznacza to, że jeden dzień urlopu na żądanie pracownika zatrudnionego w systemie równoważnym może odpowiadać przykładowo 4, 6, 8 lub nawet 12 godzinom z puli urlopowej.
Urlop na żądanie - ile przysługuje w pierwszej pracy?
Jeżeli pracownik rozpoczyna swoją pierwszą pracę i nabywa prawa do dni wolnych wraz z upływem kolejnych miesięcy, wówczas może już wykorzystać pierwsze dni wolnego jako urlop na żądanie. W sytuacji, kiedy pracownik przepracował 3 pełne miesiące i nabył prawo do 5 dni urlopu wypoczynkowego, 4 z nich może wykorzystać w formie urlopu na żądanie.
Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok?
Mimo że niewykorzystany urlop wypoczynkowy można wykorzystać w kolejnym roku kalendarzowym, sytuacja wygląda inaczej w przypadku urlopu na żądanie. Każdemu pracownikowi przysługują 4 dni urlopu na żądanie obowiązujące w roku kalendarzowym. Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu najpóźniej do końca roku, nie przechodzi on na rok kolejny.
Urlop na żądanie nie kumuluje się i nie przechodzi na kolejny rok. Jeśli w danym roku nie skorzystałeś z niego ani razu, to i tak w roku następnym przysługują Ci 4 dni takiego urlopu, a nie 8.
Czy urlop na żądanie można łączyć?
W zależności od potrzeb każdy pracownik może dowolnie konfigurować przysługujący mu urlop na żądanie. Może zatem zdecydować się na: 4 dni urlopu jednorazowo, 4 dni wolnego osobno, dwukrotnie po 2 dni urlopu, jednorazowo 3 dni wolnego oraz jeden dzień osobno. Niezależnie od tego, na jaką liczbę dni wolnych od pracy zdecyduje się zatrudniony, w żadnym wypadku nie ma on obowiązku uzasadnienia swojego stanowiska. Kodeks pracy jasno zaznacza, że urlop na żądanie jest czasem, z którego żaden pracownik nie musi się tłumaczyć, ponieważ najczęściej powody urlopu są bardzo osobiste.
Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?
Choć funkcjonuje przekonanie, że udzielenie urlopu na żądanie to obowiązek pracodawcy, to nie do końca jest to prawdą. Po stronie pracownika leży złożenie wniosku, natomiast pracodawca ma prawo odmówić udzielenia urlopu - w praktyce jednak odmowa pracodawcy rzadko ma miejsce i może wystąpić jedynie w uzasadnionych przypadkach. Jednym z nich będzie zbiorowe skorzystanie z urlopu na żądanie przez grupę pracowników tego samego dnia, jeśli istnieją podejrzenia, że jest to forma strajku. Inna sytuacja, w której pracodawca może nie udzielić wolnego na żądanie, to konieczność zadbania o ważne interesy pracodawcy. Dotyczy to m.in. zakładów produkcyjnych w okresie wzmożonej aktywności lub w czasie braków kadrowych. Nieobecność pracownika nie może więc rujnować grafiku firmy i powodować gorszej obsługi klientów bądź przestojów w produkcji.
Wbrew powszechnej opinii, urlop na żądanie nie stawia pracodawcy w sytuacji bez wyjścia, w której żądanie musi być zaakceptowane. Inaczej mówiąc, pracownik, który zgłasza pracodawcy zamiar korzystania z urlopu na żądanie, nie może jeszcze rozpocząć wykorzystywania urlopu. Aby skorzystanie z urlopu na żądanie było możliwe, niezbędna jest akceptacja tego faktu przez przełożonego lub pracodawcę. Pracownik może rozpocząć urlop na żądanie dopiero po uzyskaniu zgody pracodawcy.
Udzielenie urlopu na żądanie jest jednostronną czynnością zwalniającą pracownika ze świadczenia pracy w określonym dniu, legalizującą nieobecność w pracy. Udzielenie urlopu przez pracodawcę nie może być zastąpione oświadczeniem pracownika, który nie może sobie sam urlopu na żądanie udzielić poprzestając wyłącznie na zawiadomieniu pracodawcy o konieczności skorzystania z urlopu na żądanie. Udzielenie urlopu na żądanie jest zatem niezbędnym warunkiem umożliwiającym pracownikowi rozpoczęcie korzystania z urlopu. Zasadą jest, że pracodawca „udziela urlopu”, co w przeważającej większości przypadków oznacza sytuację, w której pracodawca będzie miał obowiązek zaakceptować żądanie pracownika.
Obowiązek udzielenia urlopu na żądanie nie ma charakteru bezwzględnego w każdej sytuacji. Nie można bowiem wykluczyć okoliczności po stronie pracodawcy, które spowodują, że udzielenie urlopu będzie niemożliwe. Potwierdzeniem tego jest wyrok Sądu Najwyższego z 28 października 2009 r. Pracodawca zobowiązany jest udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Zgodnie z dość powszechnie panującą opinią, powyższa regulacja w sposób bezwzględny obliguje pracodawcę do udzielenia urlopu w terminie wskazanym przez pracownika, niezależnie od okoliczności.
Zgodnie z orzecznictwem sądów pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie, gdy wystąpią szczególne okoliczności, a obecność pracownika w pracy okaże się niezbędna do ochrony interesów przedsiębiorstwa. Pracodawca może powołać się w powyższej sytuacji na art. 100 § 2 pkt 4 Kodeksu pracy w związku z dbałością o dobro zakładu i nie odmówić pracownikowi możliwości skorzystania z urlopu na żądanie. Jeśli jednak brak jest szczególnych przesłanek jak np. zagrożenie interesu firmy czy jej działalności, a pracownik w sposób zgodny z przepisami chce skorzystać z urlopu na żądanie, pracodawca nie może mu odmówić jego udzielenia. Bezpodstawne odmówienie pracownikowi przysługującego mu prawa do skorzystania z urlopu na żądanie może wiązać się z karą grzywny nałożoną na pracodawcę.
Co mam zrobić? - Złożyć wniosek o bezpłatny urlop bez podania przyczyny
Urlop na żądanie a zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej
Urlop z tytułu siły wyższej nie zastępuje urlopu na żądanie. Urlop z powodu siły wyższej to zwolnienie z pracy obowiązujące w wymiarze 2 dni albo 16 godzin, w przypadkach, gdy niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika. Za czas tego zwolnienia pracownikowi przysługuje 50% wynagrodzenia.
Według Kodeksu pracy pracownik nie musi podawać powodu urlopu na żądanie. Nie ma zatem konkretnych przyczyn, które uprawniają do tego rodzaju urlopu. Natomiast w przypadku zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej sytuacja musi mieć charakter nieoczekiwany i nadzwyczajny, związany z wystąpieniem pilnej sprawy rodzinnej lub wypadku, które wymagają uczestnictwa pracownika.
Urlop z powodu siły wyższej można też wykorzystać w trakcie dnia pracy, ponieważ sytuacja wymagająca obecności pracownika może wyniknąć w ciągu dnia pracy. W przypadku urlopu na żądanie pracownik może skorzystać z niego jedynie przed rozpoczęciem pracy.
Czy urlop na żądanie jest płatny?
Ponieważ urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, jest to urlop płatny. Za jego wykorzystanie należy się wynagrodzenie w wysokości kwoty, jaką pracownik by otrzymał, pracując w tym czasie. Do wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy należy wliczyć także zmienne składniki. Oblicza się je na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich 3 miesięcy przed urlopem. Jeśli kwoty te znacznie różnią się w ciągu tych miesięcy, okres ten można przedłużyć do 1 roku.
Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, a więc tak samo, jak on jest płatny. Oznacza to, że za te cztery dni otrzymasz 100% wynagrodzenia.
Urlop na żądanie - kiedy zgłosić?
Zasady zgłaszania urlopu na żądanie są bardziej elastyczne niż w przypadku urlopu wypoczynkowego. Niemniej jednak pracownik ma obowiązek zgłoszenia potrzeby wolnego. Z racji tego, że bardzo często następuje on niespodziewanie, żądanie należy zgłosić najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, nawet jeśli będzie to chwilę przed rozpoczęciem pracy. Trzeba również pamiętać, że pod żadnym pozorem nie istnieje możliwość odbycia dnia wolnego oraz poinformowania pracodawcy o wykorzystanym urlopie na żądanie już po fakcie.
Zgodnie z Kodeksem pracy pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Przepisy nie wskazują jednoznacznie ostatecznego terminu złożenia wniosku w sprawie udzielenia urlopu na żądanie. Kodeks pracy nie rozstrzyga, czy przez pojęcie „dzień” należy rozumieć dzień w znaczeniu kalendarzowym, rozumianym potocznie, czy może chodzi tutaj o węższą interpretację dnia w kontekście przepisów o dobie pracowniczej. W praktyce wykształciło się kilka poglądów na właściwą ocenę terminu, w którym pracownik może złożyć żądanie w sprawie urlopu: pracownik może zgłosić swoje żądanie do końca dnia urlopowego - albo do końca dnia kalendarzowego (w przypadku pracy mieszczącej się w ramach doby astronomicznej), albo do końca doby pracowniczej w rozumieniu art. 128 § 3 pkt 1 Kodeksu pracy (w przypadku pracy w rozkładzie czasu pracy przewidującym pracę na przełomie doby astronomicznej), zgłoszenie wniosku urlopowego może nastąpić do końca dniówki roboczej, rozumianej jako godziny pracy pracownika zgłaszającego wniosek w dniu zgłoszenia tego wniosku, wniosek urlopowy powinien być złożony w dniu rozpoczęcia urlopu najpóźniej w tych godzinach, w których pracodawca w ramach obowiązującej u niego organizacji pracy może przyjąć wniosek o udzielenie urlopu, a następnie go udzielić, wniosek o udzielenie urlopu na żądanie może zostać zgłoszony najpóźniej w dniu kalendarzowym, w którym urlop ma się rozpocząć, ale przed godziną, w której pracownik powinien rozpocząć pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
Problem momentu, w którym pracownik może najpóźniej poinformować pracodawcę o chęci skorzystania z takiego urlopu, rozstrzygnął Sąd Najwyższy. Orzekł on, że pracownik powinien złożyć wniosek o wolne dni na żądanie najpóźniej pierwszego dnia wypoczynku, ale przed rozpoczęciem swojej dniówki roboczej (wyrok z 15 listopada 2006 r., I PK 128/06). Żądanie może dotyczyć dowolnej liczby dni tego urlopu z przysługującej pracownika puli 4 dni.
Warto pamiętać, że chociaż pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu na żądanie, przed skorzystaniem z niego należy poczekać na jego decyzję. Samo wysłanie wniosku o urlop, nawet NŻ, nie oznacza jego otrzymania. Tym bardziej że w uzasadnionych okolicznościach, pracodawca może odmówić.
Urlop na żądanie - jak zgłosić?
Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy nie istnieje jeden określony sposób, za pomocą którego pracownicy powinni zgłaszać pracodawcom chęć skorzystania z urlopu na żądanie. Będąc w dobrych stosunkach z przełożonym, można także zdecydować się na krótką wiadomość SMS. Zgłaszając chęć wzięcia urlopu na żądanie, warto zrobić to w taki sposób, aby jak najbardziej ułatwić sprawę pracodawcy, dla zachowania dobrych stosunków. Z tego powodu, warto zgłosić urlop na żądanie jak najszybciej i w formie jak najwygodniejszej dla pracodawcy. Należy zrobić to przed rozpoczęciem dnia pracy (najlepiej nie tuż przed rozpoczęciem pracy, tylko z pewnym wyprzedzeniem - tak, aby dać pracodawcy czas na odpowiedź). Po rozpoczęciu pracy kontaktuj się w tej sprawie z przełożonym tylko w takich przypadkach, kiedy nie miałeś możliwości zrobić tego wcześniej.
Prawo pracy nie narzuca jednak formy, w jakiej należy prosić o udzielenie urlopu na żądanie. Najlepiej uzyskać też jasną zgodę na urlop, chociaż dość powszechnym jest, by brak odpowiedzi uznawać za milczącą zgodę. Nie należy jednak wysyłać do pracodawcy informacji o zamiarze wzięcia urlopu, a następnie ignorować wszelkiej komunikacji zwrotnej. Jeśli szef wysłałby nam informację o tym, że nie zgadza się na urlop, nieprzyjście do pracy będzie oznaczać nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy. Ta może powodować otrzymanie upomnienia, nagany, a nawet zastosowania w stosunku do nas kary pieniężnej.
Elektroniczny wniosek o udzielenie urlopu - jak to działa?
W naglących sytuacjach połączenia telefoniczne lub wysyłane wiadomości tekstowe mogą bywać zawodne. Wystarczy, że przełożony nie będzie mógł odbyć rozmowy lub przeoczy informację o prośbie o przyznaniu dnia wolnego od pracy. Aby uniknąć przykrych konsekwencji takich zdarzeń, warto stawiać na innowacyjne rozwiązania, które usprawniają zarządzanie firmą. Jednym z nich jest system Kadromierz, który wśród swoich licznych funkcji ma możliwość elektronicznego składania wniosków urlopowych. Poprzez wygodną aplikację dla pracowników można w kilka chwil utworzyć elektroniczny wniosek urlopowy, który zostanie przekazany pracodawcy w celu weryfikacji i rozpatrzenia. Po uzyskaniu zgody na urlop zatrudniony automatycznie zostaje o tym poinformowany przez aplikację Kadromierz. Dzięki temu wszystkie formalności zostają ograniczone do minimum - w tym także zbędna dokumentacja. W razie potrzeby można jednak swobodnie wydrukować ją z programu.
W module wniosków urlopowych tomHRM możesz umieścić również politykę urlopową, w której doprecyzujesz kwestie tego, jak pracownik twojej firmy może skorzystać z urlopu na żądanie.
Urlop na żądanie a grafik pracy
Urlop na żądanie może zakłócić pracę zespołu, a czasami także funkcjonowanie firmy w danym dniu. Z tego względu warto z wyprzedzeniem przygotować się na niespodziewane nieobecności. Kadromierz oferuje nie tylko elektroniczne wnioski urlopowe, ale także listę obecności online czy wymianę zmian w grafiku, dzięki którym pracownicy bez problemu wymienią się godzinami pracy. Jeśli ktoś nagle będzie potrzebował zastępstwa, wystarczy, że oznaczy w grafiku kolegę z zespołu, który wówczas będzie „wolny”. Elektroniczna lista obecności z kolei zapewni Ci podgląd frekwencji personelu w czasie rzeczywistym.
tags: #czy #pracodawca #moze #dawac #1 #lu