Po zakończeniu stosunku pracy, wielu byłych pracowników zastanawia się, czy ich dawny pracodawca ma prawo kontaktować się z nimi i wysyłać im korespondencję. Kwestia ta jest regulowana przepisami prawa pracy i ochrony danych osobowych, a odpowiedzi na te pytania zależą od konkretnej sytuacji.
Przetwarzanie danych osobowych po ustaniu zatrudnienia
Samo rozwiązanie umowy o pracę nie powoduje, że administrator danych (pracodawca) przestaje przetwarzać dane osobowe byłego pracownika. Prowadzenie dokumentacji pracowniczej (akta osobowe) zarówno zatrudnionego, jak i byłego pracownika, regulują przepisy prawa pracy. Sposób i czas przetwarzania danych osobowych pracowników oraz przechowywania dokumentów wchodzących w skład zasobu kadrowego określają przepisy sektorowe, z uwzględnieniem zasad ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO).
Od 1 stycznia 2019 r. obowiązują nowe przepisy dotyczące dokumentacji pracowniczej, zawarte w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. Mają one zastosowanie do dokumentacji pracowników, których stosunek pracy został nawiązany od tej daty. Do dokumentacji zgromadzonej przed tą datą stosuje się przepisy obowiązujące w dniu pozyskania danych.
Przechowywanie danych byłych pracowników
Przepisy prawa określają również terminy przechowywania danych byłych pracowników:
- 50 lat dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 1999 r.
- 50 lat dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r.
Terminy te dotyczą również danych pracowników zawartych w listach płac, kartach wynagrodzeń lub innych dowodach, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty.
Podstawy prawne przetwarzania danych byłego pracownika
Administrator danych (pracodawca) pozostaje administratorem danych byłego pracownika. Do przetwarzania tych danych niezbędne jest zaistnienie jednej z przesłanek określonych w art. 6 ust. 1 RODO, do których zalicza się m.in.:
- Zgodę byłego pracownika.
- Zawarcie umowy, jeśli dane są niezbędne do jej realizacji.
- Wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze.
- Uzasadniony interes administratora lub osoby trzeciej, pod warunkiem, że interesy te mają nadrzędny charakter w stosunku do interesów lub podstawowych praw i wolności osób, których dane dotyczą.
Przetwarzanie danych osobowych nie może odbywać się w sposób dowolny, a jedynie przy stosowaniu się do zasad określonych w RODO, takich jak ograniczenie celu przetwarzania lub minimalizacja przetwarzanych danych. Zakres danych osobowych przetwarzanych na rzecz określonego celu musi być ściśle ograniczony.
Komunikacja służbowa po ustaniu zatrudnienia
Jednym z głównych narzędzi komunikacji jest służbowa poczta elektroniczna. Jeśli pracodawca posiada aktywny adres poczty elektronicznej byłego pracownika, który był przypisany do niego w trakcie stosunku pracy, pozostaje nadal administratorem tych danych.
Jeżeli były pracownik był odpowiedzialny m.in. za utrzymanie kontaktu z klientami lub kontrahentami oraz informowanie o nowym adresie kontaktowym, pracodawca może, bez konieczności angażowania byłego pracownika, poinformować o nowej osobie do kontaktu, korzystając z dotychczasowego adresu. Może to zrobić np. poprzez automatyczną odpowiedź kierowaną do klientów lub kontrahentów, informującą o zakończeniu współpracy z danym pracownikiem i wskazującą aktualne dane kontaktowe.
W przypadku, gdy pracownik zakończył współpracę, a pracodawca nie miał możliwości płynnego poinformowania klientów lub kontrahentów o tym fakcie, może skorzystać z automatycznej odpowiedzi przekierowującej zapytania na inny adres lub informującej o braku takiego użytkownika. Pracodawca może również, w uzasadnionym interesie, uzyskać dostęp do korespondencji byłego pracownika, jeśli jest ona niezbędna do kontynuowania relacji biznesowych z klientami.
Doręczanie pism pracownikowi
Sposób doręczania pism pracownikowi, zwłaszcza tych o charakterze formalnym, takich jak wypowiedzenie umowy o pracę, jest istotny z punktu widzenia prawnego.
Forma pisemna
W przypadku porozumienia stron oraz upływu czasu, na jaki umowa o pracę była zawarta, zakończenie zatrudnienia może nastąpić w dowolnej formie. Jednakże, w przypadku wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia, wymagana jest forma pisemna. Nie wystarczy wysłanie korespondencji np. e-mailem bez odpowiedniego zabezpieczenia.
Skuteczne doręczenie
Jeśli pracodawca chce zachować się zgodnie z prawem, wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia należy wysłać pocztą, kurierem lub doręczyć osobiście (najlepiej w obecności świadka). Opatrzenie wypowiedzenia lub rozwiązania umowy bez wypowiedzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym jest równoznaczne z formą pisemną.
Odmowa przyjęcia pisma
Odmowa przyjęcia przez pracownika wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia jest prawnie nieistotna. Jeżeli pismo zostało wręczone w obecności świadka, wystarczy sporządzić notatkę służbową. W przypadku doręczenia przez operatora pocztowego, listonosz dokonuje adnotacji o odmowie przyjęcia, co jest równoznaczne z doręczeniem. Dwukrotne awizowanie przesyłki poleconej stwarza domniemanie skutecznego doręczenia.
Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem - pracodawca, wzór do pobrania. Jak zwalniać pracownika?
Brak zachowania formy pisemnej
Brak zachowania formy pisemnej wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia skutkuje tym, że oświadczenie pracodawcy jest wadliwe. Pracownik może złożyć pozew do sądu pracy, wskazując na brak wymaganej formy. Może to być również uznane za wykroczenie zagrożone karą grzywny.
Wgląd do dokumentacji pracowniczej
Były pracownik ma prawo do wglądu do dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez byłego pracodawcę. Każdy administrator danych ma obowiązek udzielenia informacji osobie, której dane dotyczą, w trybie ustawy o ochronie danych osobowych. Pracownik ma prawo uzyskać informację o sposobie udostępniania danych, w tym o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane są udostępniane.
Pracodawca ma obowiązek udostępnić pracownikowi dokumenty, na podstawie których zostało obliczone jego wynagrodzenie, a także prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.
tags: #czy #byly #pracodawca #moze #wysylac #pisma