Zmiana wymiaru czasu pracy, nawet jeśli na pierwszy rzut oka wydaje się tylko korektą godzin pracy, w praktyce może istotnie wpłynąć na wysokość świadczeń wypłacanych pracownicy, zwłaszcza w okresie ciąży, zwolnienia lekarskiego oraz urlopu macierzyńskiego.
Zgodnie z obowiązującymi przepisami z ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, ZUS oblicza podstawę wymiaru zasiłku dla pracownika zatrudnionego na umowę o pracę na podstawie przeciętnego wynagrodzenia z ostatnich dwunastu miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy. Jeżeli zatrudnienie trwało krócej, okres ten skraca się proporcjonalnie.
W przypadku zmiany wymiaru czasu pracy sytuacja wygląda inaczej, ponieważ taka zmiana może skutkować przeliczeniem podstawy zasiłku. ZUS, opierając się na aktualnie obowiązujących przepisach, przyjmuje wówczas wynagrodzenie skorygowane do nowego etatu, jeżeli zmiana nastąpiła w miesiącu powstania niezdolności do pracy lub w miesiącach poprzedzających. Oznacza to, że sam moment podniesienia lub obniżenia etatu staje się kluczowy - jeżeli pracownica przechodzi na wyższy wymiar czasu pracy jeszcze przed przejściem na zwolnienie lekarskie, zasiłek będzie liczony od nowej, wyższej podstawy.
Ma to szczególne znaczenie w przypadku pracownic w ciąży, ponieważ okres poprzedzający urlop macierzyński często obejmuje zwolnienie lekarskie z tytułu niezdolności do pracy. Podstawy wymiaru zasiłku chorobowego i macierzyńskiego są ze sobą powiązane, dlatego wcześniejsza zmiana etatu może w praktyce wpłynąć nie tylko na świadczenie wypłacane podczas L4, ale również na wysokość późniejszego zasiłku macierzyńskiego.
Z tego powodu zmiana etatu to nie tylko decyzja organizacyjna dotycząca czasu pracy, lecz także potencjalnie istotny czynnik wpływający na zabezpieczenie finansowe pracownicy w czasie ciąży i po urodzeniu dziecka. W praktyce oznacza to, że dobrze jest rozważyć ją odpowiednio wcześniej, zanim pracownica złoży L4 lub przejdzie na urlop macierzyński, tak aby nowy wymiar czasu pracy mógł realnie wpłynąć na wysokość przysługujących jej świadczeń.
Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego i macierzyńskiego
Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i macierzyńskiego ustala się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia z ostatnich dwunastu miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy lub rozpoczęcia urlopu macierzyńskiego. Jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej, ZUS przyjmuje wynagrodzenie z faktycznego okresu zatrudnienia. Do podstawy wlicza się tylko te składniki wynagrodzenia, które stanowią podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe. Wynagrodzenie jest przy tym pomniejszane o część składek finansowanych przez pracownika, dlatego podstawa zasiłku jest niższa niż kwota brutto.
Zasada ustalania podstawy z dłuższego okresu sprawia, że wysokość świadczeń nie zależy od pojedynczej wypłaty, lecz od stabilnego, przeciętnego wynagrodzenia z ostatniego roku. Wyjątkiem jest sytuacja, w której zostaje zmieniony sam wymiar czasu pracy. Wówczas ZUS może ustalić podstawę zasiłku inaczej, uwzględniając już nowe wynagrodzenie przypisane do nowego etatu. Będzie jednak wymagał wykazania prawidłowo osiągniętych dochodów, dlatego nie mogą one służyć jedynie ich sztucznemu podwyższeniu.
Zmiana wymiaru czasu pracy jest jedną z nielicznych sytuacji, w których ZUS może odejść od standardowej zasady obliczania podstawy zasiłku z ostatnich dwunastu miesięcy. Wynika to z ustawy zasiłkowej oraz utrwalonej praktyki ZUS, zgodnie z którą zmiana etatu wpływa na sposób ustalania podstawy, jeżeli nastąpiła w miesiącu powstania niezdolności do pracy lub wcześniej. Oznacza to, że jeśli pracownica przed przejściem na zwolnienie lekarskie w ciąży lub przed porodem miała zwiększony wymiar czasu pracy, ZUS uwzględni wynagrodzenie przeliczone już według nowego etatu - nawet jeśli przepracowała na nim tylko część miesiąca.
Jeżeli zmiana etatu nastąpiła już po rozpoczęciu zwolnienia lekarskiego, ZUS co do zasady nie przeliczy podstawy na nowo. Warto też podkreślić, że przeliczenie podstawy następuje tylko wtedy, gdy zmienia się sam wymiar etatu, a nie jedynie wysokość pensji. Samo podwyższenie lub obniżenie wynagrodzenia, jeżeli nie towarzyszy mu zmiana wymiaru czasu pracy, co do zasady nie powoduje ponownego przeliczenia podstawy zasiłku. Wynika to z tego, że ZUS opiera się na przeciętnym wynagrodzeniu z ostatnich dwunastu miesięcy, a nie na pojedynczej, bieżącej wypłacie. Zmiana wynagrodzenia bez zmiany etatu nie jest traktowana jako zmiana warunków zatrudnienia wpływająca na podstawę zasiłku. ZUS przeliczy ją dopiero wtedy, gdy zmieni się sam wymiar czasu pracy, czyli etat. Takie rozwiązanie chroni system ubezpieczeń przed sytuacjami, w których jednorazowa podwyżka miałaby sztucznie podwyższać zasiłek.
Minimalny czas zatrudnienia na nowych warunkach
Obowiązujące przepisy nie wprowadzają żadnego minimalnego okresu, przez jaki pracownik musi pracować na nowym etacie, aby podstawa wymiaru zasiłku została ustalona według nowych warunków. Decydujący jest jedynie moment zmiany etatu - musi ona nastąpić przed miesiącem powstania niezdolności do pracy lub najpóźniej w jego trakcie, zanim pracownica przejdzie na zwolnienie lekarskie. Co ważne, wynagrodzenie z miesiąca, w którym nastąpiła zmiana etatu, ZUS najczęściej „uzupełnia” do pełnego miesiąca zgodnie z zasadami przewidzianymi w ustawie, choć istnieją wyjątki od tej zasady. W praktyce oznacza to, że jeżeli pracodawca chce, aby świadczenia były liczone od nowej, wyższej pensji, nie musi czekać kilku miesięcy ani nie musi wprowadzać zmiany z dużym wyprzedzeniem.
Kiedy zmiana etatu wpływa na podstawę zasiłku?
Zgodnie z art. 36 ust. 1 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa: „Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Natomiast „w razie zmiany umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie którego powstał stosunek pracy, polegającej na zmianie wymiaru czasu pracy, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi wynagrodzenie ustalone dla nowego wymiaru czasu pracy, jeżeli zmiana ta nastąpiła w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, lub w miesiącach, o których mowa w art. 36.”
W przypadku zmiany wymiaru czasu pracy decydujące znaczenie ma moment dokonania tej zmiany. Jeżeli etat zmienił się najpóźniej w miesiącu powstania niezdolności do pracy lub w miesiącach poprzedzających to zasiłek zostanie wyliczony z wynagrodzenia przyznanego zgodnie z nowym wymiarem czasu pracy. Wyjątkiem od wskazanej reguły jest sytuacja, gdzie pomimo spełnienia powyższych przesłanek, podstawa zasiłku będzie uzależniona od zmienionego wymiaru czasu pracy. Ma to miejsce wówczas, gdy nastąpi zmiana etatu już po miesiącu zachorowania i nie wystąpi jakakolwiek przerwa w wypłacie zasiłku, a także zmieni się rodzaj wypłacanego świadczenia. Na przykład po absencji chorobowej przypadającej w trakcie ciąży kobieta urodzi dziecko i w miejsce zasiłku z tytułu niezdolności do pracy pojawi się zasiłek macierzyński za okres urlopów związanych z rodzicielstwem.
Ponadto warto dodać, że w ustawie o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych zawarto regulację wyłączającą zastosowanie art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa w przypadku obniżenia wymiaru czasu pracy.
Zmiana wymiaru czasu pracy w ciąży a ryzyko kontroli ZUS
Wiele zakładów pracy znajdujących się w trudnej sytuacji finansowej decyduje się na redukcję zatrudnienia. Ci pracodawcy, którzy nie chcą zwalniać swoich pracowników, zwykle proponują im zmniejszenie wymiaru czasu pracy. Wtedy zazwyczaj należy liczyć się z niższym wynagrodzeniem. ZUS masowo wszczyna kontrole m.in. w sytuacjach kiedy pracownik bądź zwiększa etat bądź zmianie ulega stanowisko jego pracy a co za tym idzie zwiększa się otrzymywane przez niego wynagrodzenie na krótko przed złożeniem wniosku o wypłatę świadczeń.
W sytuacji, o której dziś piszemy Klientka będąc wspólnikiem w spółce, w której była zatrudniona a zajmującej się obrotem nieruchomościami wykonywała przez dłuższy czas pracę na stanowisku doradcy do spraw klienta. Następnie w grudniu zmienione zostało jej stanowisko na dyrektora zarządzającego. Z uwagi natomiast na zbliżający się okres macierzyństwa, powstała konieczność skierowania jej na zwolnienie chorobowe w lutym. ZUS stwierdził, że brak jest dowodów na okoliczność tego, że jej stanowisko zostało zmienione, a tym samym brak jest dowodów na to, że w spornym okresie pełniła funkcje kierownicze w spółce. W konsekwencji organ uznał, że wynagrodzenie ustalone na poziomie 7000 zł jest nienależne.
Od decyzji złożyliśmy odwołanie oraz wykazaliśmy, że zmiana etatu nie była iluzoryczna, a pomimo braku materialnych dowodów świadczenia pracy na nowym stanowisku, Klientka faktycznie wykonywała powierzone jej aneksem z grudnia obowiązki dyrektora. Sąd przychylił się do przedstawionej przez nas argumentacji i zmienił decyzję ZUS na korzyść Klientki. Wyrok ten pokazuje, że warto się odwoływać nawet w sytuacji kiedy okres wykonywania pracy był stosunkowo krótki.
Zmiana wymiaru czasu pracy w okresie ciąży i jednoczesne przejście na zwolnienie lekarskie może wzbudzić wątpliwości Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, zwłaszcza gdy dochodzi do tego w krótkim odstępie czasu. Choć przepisy nie zabraniają zwiększania wymiaru etatu kobietom w ciąży, ZUS ma prawo zbadać, czy umowa nie miała charakteru pozornego, zawartego jedynie w celu uzyskania wyższych świadczeń. Kluczowe znaczenie ma tu udokumentowanie, że zmiana warunków zatrudnienia była zaplanowana wcześniej i niezależnie od informacji o ciąży.
Tabela: Wysokość świadczeń w wybranych przypadkach
Poniższa tabela przedstawia wysokość świadczeń dla wybranych przypadków.
| Rodzaj świadczenia | Procent podstawy |
|---|---|
| Wynagrodzenie chorobowe | 100% - niezdolność do pracy powstała w czasie ciąży, niezdolność do pracy spowodowana wypadkiem w drodze do lub z pracy; 80% - „zwykła” choroba pracownika. |
| Zasiłek chorobowy | 100% - niezdolność do pracy powstała w czasie ciąży, niezdolność powstała z powodu wypadku przy pracy, wypadku w drodze do lub z pracy; 80% - „zwykła” choroba pracownika. |
| Świadczenie rehabilitacyjne | 100% - niezdolność do pracy powstała w okresie ciąży, z powodu wypadku przy pracy lub choroby zawodowej; 90% - za pierwsze 90 dni pobierania świadczenia (jeżeli niezdolność jest spowodowana inną przyczyną niż wymieniona powyżej); 75% - za pozostały okres pobierania świadczenia (od 91. dnia). |
| Zasiłek opiekuńczy | 80% - niezależnie od tego, czy dotyczy opieki nad dzieckiem czy innym członkiem rodziny. |
| Zasiłek macierzyński | 100% - za okres urlopu ojcowskiego; za urlop macierzyński (jeśli nie złożono wniosku o urlop rodzicielski do 21 dni po porodzie); 70% - za pozostałą część rodzicielskiego - (jeśli nie złożono wniosku o urlop rodzicielski na 21 dni po porodzie) oraz 9 tygodni urlopu rodzicielskiego przysługujących drugiemu z rodziców; 81,5% - za cały okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego (jeśli złożono wniosek o urlop rodzicielski do 21 dni po porodzie). |
Ważne akty prawne
Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa.
Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
Podstawa wymiaru zasiłku a zmiana etatu - nowe przepisy
tags: #czy #bedac #na #zwolnieniu #ciazowym #mozna