Zmiana pracy to istotny krok w karierze, który wymaga starannego planowania, zwłaszcza w kontekście niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Zmiana pracy a urlop to zagadnienie, które dotyczy każdego pracownika rozważającego nową ścieżkę kariery. Jak rozliczyć się z dotychczasowym pracodawcą? Co dzieje się z niewykorzystanymi dniami wolnymi? W tym artykule odpowiadamy na te pytania, przybliżając prawa pracownika w zakresie urlopu wypoczynkowego w przypadku zmiany pracy.
Podstawowe zasady dotyczące urlopu wypoczynkowego
Stosownie do art. 152 §1 kodeksu pracy pracownik ma prawo do corocznego, płatnego i nieprzerwanego urlopu wypoczynkowego, którego wymiar - zgodnie z art. 154 §1 kodeksu pracy - wynosi odpowiednio 20 albo 26 dni, w zależności od stażu pracy pracownika. Do tego stażu zalicza się nie tylko sam okres pracy, ale również i inne okresy tzw. zaliczalne, np. ukończoną szkołę, udokumentowaną pracę za granicą, służbę wojskową itp.
Z kolei te 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego należy się pracownikowi za cały rok, niezależnie od tego, u ilu pracodawców był zatrudniony w tym roku (z wyjątkiem tzw. równoległego zatrudnienia - w takim przypadku pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego osobno w każdym zakładzie pracy).
Urlop wypoczynkowy jest niezbywalnym prawem każdego pracownika, zagwarantowanym przepisami Kodeksu pracy. W sytuacji, kiedy dochodzi do rozwiązania umowy o pracę, wielu pracowników zaczyna mieć wątpliwości, co dzieje się z niewykorzystanym urlopem. Urlop wypoczynkowy jest niezbywalnym prawem każdego pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę. Przepisy Kodeksu pracy bardzo szczegółowo określają zasady udzielania czasu wolnego.
Podpisanie nowej umowy o pracę to zawsze ekscytujący moment, ale wiąże się też z konkretnymi formalnościami. Jedną z najważniejszych kwestii jest rozliczenie urlopu. Czy dni wolne „przepadają”? Kto powinien wypłacić ekwiwalent? 20 czy 26 dni? Zanim zaczniesz liczyć dni u nowego pracodawcy, musisz znać swoją roczną pulę. Standardowo są to 20 dni (staż poniżej 10 lat) lub 26 dni (staż powyżej 10 lat).
Uwaga! Od 1 stycznia 2026 roku w sektorze publicznym, a od 1 maja 2026 roku u pracodawców prywatnych, obowiązują nowe przepisy. Teraz do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wlicza się także okresy pracy na umowach zlecenie oraz prowadzenia działalności gospodarczej.
Kodeks Pracy w Polsce precyzyjnie reguluje kwestie związane z prawem pracowników do urlopu wypoczynkowego. Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z podstawowych praw pracowniczych i ma na celu zapewnienie pracownikom czasu na odpoczynek i regenerację. Z tego powodu nie można zrzec się prawa do urlopu, ani przekazać go innej osobie, na przykład małżonkowi. Zgodnie z art. 154 Kodeksu Pracy, wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy.
Zmiana pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego
Może się zdarzyć sytuacja, że w trakcie pracy u danego pracodawcy pracownik wykorzysta należne mu 20 albo 26 dni urlopu, a następnie w trakcie tego samego roku kalendarzowego pracodawcę zmieni. Wówczas u nowego pracodawcy nie ma on już prawa do urlopu wypoczynkowego, a prawo to nabędzie dopiero z dniem 1 stycznia następnego roku kalendarzowego (o ile w tym dniu nadal będzie pozostawał w zatrudnieniu). Właśnie m.in. Kwestię ustalania uprawnienia urlopowego po zmianie pracodawcy w trakcie roku kalendarzowego reguluje przepis art. 155(1) kodeksu pracy.
Zgodnie z §1 ust. 1 powołanego przepisu W roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy z pracownikiem uprawnionym do kolejnego urlopu, pracownikowi przysługuje urlop - u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze.
Oznacza to, że jeśli z dniem 1 stycznia danego roku pracownik nabył prawo do kolejnego urlopu wypoczynkowego w wymiarze np. 20 dni, a okazało się, że z dniem 31 marca jego stosunek pracy kończy się, to ten urlop u tego pracodawcy nie będzie już miał wymiaru 20 dni, a jedynie proporcjonalnie do okresu zatrudnienia 3/12 z 20 czyli 5 dni. Gdyby natomiast okazało się, że pracownik w okresie od stycznia do marca wykorzystał więcej niż te 5 dni, do których nabył prawo w okresie zatrudnienia, to nie jest to żaden błąd - z dniem 1 stycznia 2019 pracownik nabył prawo do 20 dni urlopu, a nie wiadomo było w tym dniu, że jego zatrudnienie potrwa do końca marca. Gdyby było wiadomo (np. swój bieg rozpoczyna okres wypowiedzenia), to wówczas oczywiście wymiar należnego u tego pracodawcy urlopu ustala się proporcjonalnie do końca okresu zatrudnienia.
Z kolei u nowego pracodawcy pracownik nabywa urlop w wymiarze proporcjonalnym od dnia zatrudnienia do końca roku kalendarzowego, a gdyby zatrudnienie miało trwać krócej (bo np. umowa na czas określony). Przy zmianie pracy w trakcie roku każdy pracodawca rozliczy urlop proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u niego. W najprostszym przykładzie - pracownik pracuje od początku roku do końca czerwca u pracodawcy A, a od początku lipca do końca roku u pracodawcy B.
W przypadku zmiany pracodawcy obowiązują inne zasady nabywania prawa do urlopu niż przy pierwszym zatrudnieniu (chyba że zmiana pracodawcy następuje w roku kalendarzowym podjęcia pierwszego zatrudnienia). W pierwszej pracy pracownik uzyskuje z każdym kolejnym miesiącem pracy prawo do 1/12 urlopu, który przysługuje mu w skali roku. Pierwszy dzień urlopu może więc wykorzystać dopiero po miesiącu pracy. Natomiast w przypadku zmiany pracodawcy w ciągu roku (w kolejnym roku kalendarzowym i następnych) mamy do czynienia z tzw. urlopem proporcjonalnym. Jeśli pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu w roku kalendarzowym, a rok ma 12 miesięcy to należny urlop wylicza się dzieląc 26 przez 12 i następnie mnożąc przez liczbę miesięcy zatrudnienia u konkretnego pracodawcy. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę.
Przez zaokrąglanie w górę może dojść do sytuacji, że pracownik u pierwszego pracodawcy wykorzysta urlop w wyższym wymiarze. Wówczas u nowego pracodawcy będzie miał odpowiednio pomniejszony urlop. Pracownik nie może bowiem przekroczyć rocznego wymiaru urlopu (20 lub 26 dni).
Sprawdź, kiedy pracownikowi przysługuje 20, a kiedy 26 dni urlopu wypoczynkowego na rok:
| Staż pracy | Wymiar urlopu |
|---|---|
| poniżej 10 lat | 20 dni |
| co najmniej 10 lat | 26 dni |
Zgodnie z art. 1551 § 1 Kodeksu pracy w przypadku zmiany pracodawcy w trakcie roku pracownikowi przysługuje urlop:
- u dotychczasowego pracodawcy - w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego u tego pracodawcy w roku ustania stosunku pracy, chyba że przed ustaniem tego stosunku pracownik wykorzystał urlop w przysługującym mu lub w wyższym wymiarze;
- u kolejnego pracodawcy - w wymiarze:
- proporcjonalnym do okresu pozostałego do końca danego roku kalendarzowego - w razie zatrudnienia na czas nie krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego,
- proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym - w razie zatrudnienia na czas krótszy niż do końca danego roku kalendarzowego.
Mogą zdarzyć się takie sytuacje, że pracownik przed rozwiązaniem umowy o pracę w trakcie roku wykorzysta urlop wypoczynkowy w wyższym wymiarze (np. zaplanował sobie dłuższy urlop na ferie zimowe). Wówczas u kolejnego pracodawcy będzie mógł skorzystać z odpowiednio niższego wymiaru urlopu tak, aby nie został przekroczony roczny limit. Co więcej, łączny wymiar urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym nie może być również niższy niż wynikający z okresu przepracowanego w tym roku u wszystkich pracodawców.
Pracownica była zatrudniona u pracodawcy na umowę o pracę na czas nieokreślony. Przysługuje jej 26-dniowy urlop wypoczynkowy na rok. W trakcie roku kalendarzowego zmieniła pracodawcę. Nowa umowa obowiązywała od 1 czerwca 2024 roku do 31 maja 2025 roku. Od stycznia do maja jest 5 miesięcy pracy, a więc dokonuje się obliczenia 26/12 x 5= 10,83. U dotychczasowego pracodawcy miała prawo do 11 dni urlopu (niepełny dzień zaokrągla się w górę). Natomiast u nowego pracodawcy do końca 2024 roku będzie pracowała 7 miesięcy. Licząc zgodnie z zasadą 26/12 x 7, otrzymamy wynik 15,17. W nowej pracy nie skorzysta jednak z 16 dni wolnego (nie zaokrąglamy w górę do pełnego dnia), ponieważ w skali roku przekroczyłaby wymiar 26 dni (11+16= 27). W nowej pracy ma więc prawo do 15 dni urlopu do końca 2024 roku.
Nowa praca w innym roku a urlop wypoczynkowy. Zasady dotyczące urlopu proporcjonalnego dotyczą także pracownika, który podejmuje pracę u nowego pracodawcy w ciągu innego roku kalendarzowego niż rok ustania poprzedniego stosunku pracy. Pracownik rozwiązał umowę o pracę z dotychczasowym pracodawcą 7 grudnia 2023 roku. Ze względu na staż pracy przysługuje mu 26 dni urlopu wypoczynkowego na rok. Kolejną umowę podpisał dopiero 1 lipca 2024 roku. Przez 6 miesięcy czyli do końca 2024 roku będzie mógł wykorzystać 13 dni urlopu.
Zaokrąglanie niepełnych dni i miesięcy urlopu
Co ważne, ponieważ niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia, może w praktyce powstać wątpliwość, co się dzieje, jeśli zakończenie jednego stosunku pracy i nawiązanie kolejnego odbywa się w tym samym miesiącu. Czy zaokrągleniu dokonuje pierwszy czy drugi pracodawca? Odpowiedź na to pytanie daje wprost przepis art. 155(2a) §3 kodeksu pracy - Jeżeli ustanie stosunku pracy u dotychczasowego pracodawcy i nawiązanie takiego stosunku u kolejnego pracodawcy następuje w tym samym miesiącu kalendarzowym, zaokrąglenia do pełnego miesiąca dokonuje dotychczasowy pracodawca.
O co tu chodzi? Pracownik został zatrudniony w firmie X z dniem 1 października 2018 roku. Ze względu na staż pracy ma prawo do 20 dni urlopu za rok. Z dniem 1 stycznia 2019 roku pracownik nabywa prawo do tych 20 dni, jednakże z dniem 10 kwietnia 2019 strony ustaliły, iż z dniem 20 kwietnia 2019 rozwiązują umowę o pracę za porozumieniem stron, gdyż od 21 kwietnia pracownik przechodzi do innego zakładu pracy - firmy Y. W takim wypadku w firmie X należy naliczyć pracownikowi należny urlop w taki sposób: 4/12 z 20 = 6,66, czyli po zaokrągleniu 7 dni. Kolejny pracodawca, zakładając, że pracownik przepracuje do końca roku, naliczy urlop za 8/12 z 20, co da 13,33 dnia, ale zaokrąglenia do pełnego dnia dokonuje - zgodnie z art. 155(2a) §3 kodeksu pracy - pierwszy pracodawca. Zatem w firmie X pracownik nabędzie prawo do 7 dni urlopu, a w firmie Y do 13 dni urlopu.
W przypadku gdy pracownik rozpoczyna i kończy zatrudnienie w trakcie miesiąca stosujemy zasadę „podwójnego zaokrąglenia”. Anna Maj została zatrudniona na czas nieokreślony w pełnym wymiarze czasu pracy od dnia 30 lipca 2020r. Poprzednie zatrudnienie miało miejsce do dnia 15 kwietnia bieżącego roku i trwało 16 lat. U poprzedniego pracodawcy pani Anna wykorzystała urlop w wymiarze 17 dni, w tym 3 dni urlopu zaległego z poprzedniego roku. Bieżący pracodawca udzieli zatem 12 dni urlopu, mimo iż proporcjonalny wymiar za okres od lipca do grudnia wynosi 13 dni. Wynika to z faktu, iż poprzedni pracodawca udzielił już 14 dni bieżącego urlopu. Tj. 17 dni - 3 dni urlopu zaległego = 14 dni.
W przypadku zatrudnienia w niepełnym wymiarze czasu pracy, urlop przysługuje proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Na przykład, jeśli pracownik pracuje na pół etatu, jego roczny wymiar urlopu wynosi 10 dni (dla stażu pracy poniżej 10 lat) lub 13 dni (dla stażu pracy co najmniej 10 lat). Zgodnie z art. 154(2) §1 Kodeksu pracy: „Wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.”
W przypadku umowy na czas określony, urlop również przysługuje proporcjonalnie do okresu zatrudnienia w danym roku. Jeśli umowa obejmuje tylko kilka miesięcy, pracownik ma prawo do urlopu proporcjonalnego do tego okresu.
Niewykorzystany urlop wypoczynkowy - co się dzieje?
Przy zmianie pracy pojawia się pytanie „co dzieje się z niewykorzystanym urlopem wypoczynkowym”? Zgodnie z polskim Kodeksem pracy, urlop wypoczynkowy nie przechodzi automatycznie do nowego pracodawcy. W momencie rozwiązania umowy o pracę pracodawca ma obowiązek rozliczenia się z pracownikiem z tytułu niewykorzystanego urlopu. Urlop nabyty w poprzednim miejscu pracy nie przechodzi do nowej firmy. Jest rozliczany na zakończenie współpracy. Za niewykorzystane dni pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
W przypadku rozwiązania umowy o pracę, gdy pracownik posiada niewykorzystany urlop wypoczynkowy, pracodawca ma obowiązek rozliczyć się z pracownikiem w tym zakresie. W tym celu może wybrać jedną z dwóch opcji:
- udzielić pracownikowi urlopu wypoczynkowego
- wypłacić mu ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni urlopowe.
Należy podkreślić, że o ile urlop wypoczynkowy jest uprawnieniem pracownika, o tyle w okresie wypowiedzenia to pracodawca ma decydujący wpływ na sposób, który wybierze. Może również połączyć obydwie formy rozliczenia urlopu. Jednak bez względu na to, na którą się zdecyduje, ważne jest, aby zakończyć wszystkie kwestie z tym związane przed ustaniem stosunku pracy.
Jeśli pracownik wykorzystał tylko część przysługującego mu urlopu, pozostałe dni urlopowe powinny zostać odpowiednio rozliczone. Pracodawca jest zobowiązany do wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystane dni urlopowe.
Zdarza się, że pracownik nie wykorzysta żadnych dni urlopu przed zakończeniem stosunku pracy. W takiej sytuacji niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie przepada. Zgodnie z art. 171 §1 Kodeksu pracy: „W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.”
Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu w dniu wygaśnięcia lub rozwiązania umowy o pracę i stosowany jest wskaźnik dotyczący roku, w którym to prawo nabył. Jeżeli pracownik jest zatrudniony na część etatu, wartość współczynnika obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Wskaźnik ekwiwalentu zależy od łącznej liczby dni wolnych od pracy w przeciętnym pięciodniowym tygodniu pracy w danym roku kalendarzowym (niedziele, soboty i święta).
W 2024 roku współczynnik za niewykorzystany urlop wynosi 20,92.
[365 dni roku - (52 niedziele + 11 dni świątecznych + 52 soboty)] : 12 = 20,92; 250 dni : 12 = 20,92
Ekwiwalent oblicza się na podstawie średniego wynagrodzenia pracownika z ostatnich 3 miesięcy przed zakończeniem stosunku pracy. Do obliczenia ekwiwalentu wlicza się nie tylko podstawę wynagrodzenia, ale również inne składniki, takie jak premie, dodatki czy nagrody.
Wzór na obliczenie ekwiwalentu:
Średnie miesięczne wynagrodzenie / Współczynnik za niewykorzystany urlop w danym roku
Podstawa obliczenia ekwiwalent, czyli średnie wynagrodzenie: 5100 zł
5100 zł : 20,92 = 251,36 zł
W tej sytuacji ekwiwalent za jeden dzień niewykorzystanego urlopu wynosi 251, 36 zł
Urlop w okresie wypowiedzenia
Pracodawca może zdecydować o udzieleniu pracownikowi zaległego urlopu w trakcie trwania okresu wypowiedzenia. Zgodnie z art. 1671 Kodeksu pracy:
W okresie wypowiedzenia umowy o pracę pracownik jest obowiązany wykorzystać przysługujący mu urlop, jeżeli w tym okresie pracodawca udzieli mu urlopu. W takim przypadku wymiar udzielonego urlopu, z wyłączeniem urlopu zaległego, nie może przekraczać wymiaru wynikającego z przepisów art. 1551 wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika w razie ustania stosunku pracy.
Należy podkreślić, że podstawowym celem urlopu wypoczynkowego jest zapewnienie pracownikowi wypoczynku. Dlatego też w pierwszej kolejności pracodawca w okresie wypowiedzenia powinien wysłać pracownika na urlop. W tym przypadku nie jest potrzebna zgoda pracownika. Dopiero w sytuacji szczególnej, kiedy pracodawca z ważnych i obiektywnych przyczyn nie może udzielić urlopu w trakcie wypowiedzenia, zobowiązany jest do wypłaty ekwiwalentu za urlop.
Pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu w dowolnym terminie, ponieważ jest to jego jednostronna decyzja, jednak nie później niż ustaje stosunek pracy. Tzn. nie może on wysłać pracownika na 6-dniowy urlop wypoczynkowy, zaczynając np. na 2 dni przed końcem okresu wypowiedzenia.
Pracodawca może wysłać pracownicę na dwutygodniowy urlop wypoczynkowy (10 dni urlopu - gdyż tyle było dni roboczych do końca okresu wypowiedzenia), za pozostałe 10 dni musi wypłacić ekwiwalent.
Wyjątek od zasady - przeniesienie urlopu na kolejną umowę
Kodeks pracy przewiduje jedną sytuację, która stanowi wyjątek od wyżej przedstawionych zasad. Art. 17 § 3 Kodeksu pracy:
Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Kodeks pracy wskazuje, że jeśli zostanie zawarta kolejna umowa o pracę z tym samym pracodawcą bezpośrednio po wygaśnięciu lub rozwiązaniu poprzedniego stosunku pracy, to pracodawca może zawrzeć porozumienie z pracownikiem. Tym samym za zgodą obu stron możliwe będzie przeniesienia niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego na kolejną umowę o pracę. Co ważne, między kolejnymi umowami nie może dojść do żadnej przerwy. Nawet 1-dniowa przerwa w zawartych umowach uniemożliwia zawarcie takiego porozumienia.
Urlop wypoczynkowy a przejęcie zakładu pracy
Możliwa jest sytuacja, kiedy zakład pracy przechodzi na innego pracodawcę w drodze przejęcia zakładu pracy. Pracownicy mają wtedy wiele obaw i wątpliwości. Jedną z nich jest, co z urlopem wypoczynkowym pracowników? Otóż przejęcie zakładu pracy nie wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego. Pracownicy zachowują dokładnie taki sam wymiar jak posiadali u poprzedniego pracodawcy.
Jak rozliczyć urlop w równoważnym systemie czasu pracy? #tipkadrowy #blondynkawhr #urlop
Wyrok Sądu Najwyższego z 28 stycznia 2021 roku (sygn. I USKP 4/21) Odniesienie pojęcia zakład pracy do instytucji transferu (art. 231 kp) zmusza do podkreślenia aspektu majątkowego, zadaniowego i organizacyjnego. Ustawodawca nie przesądził, który z nich ma charakter dominujący. Nie można pominąć, że zakładem pracy jest również załoga, czyli zespół pracowników powiązanych funkcjonalnie z zadaniami i majątkiem. Niekiedy zadania i majątek nie muszą iść w parze. Mogą zaistnieć sytuacje, w których nowy pracodawca przejmie zadania, z pominięciem majątku (albo odwrotnie).
tags: #chce #zmienic #prace #a #mam #juz