Praca na 1/8 etatu jest coraz częściej stosowanym rozwiązaniem, zwłaszcza gdy w firmie potrzebny jest pracownik na kilka godzin w tygodniu. Dla przedsiębiorcy oznacza to szereg obowiązków: musi wyliczyć liczbę godzin, zgłosić pracownika do ubezpieczeń, ustalić dopuszczalny limit godzin ponadwymiarowych i zapewnić równe traktowanie w zakresie praw pracowniczych. W artykule wyjaśniamy, ile godzin odpowiada 1/8 etatu, jak obliczyć wynagrodzenie i składki oraz jakie konsekwencje niesie zatrudnienie na tak mały wymiar.
Specyfika zatrudnienia na 1/8 etatu
1/8 etatu oznacza przeciętnie 5 godzin pracy tygodniowo, bazując na standardowym 40-godzinnym tygodniu pracy. W skali miesiąca daje to około 20-22 godziny. Rozkład tych godzin może być bardzo elastyczny. Zanim pracownik zostanie dopuszczony do pracy, to musi najpierw podpisać umowę o pracę lub pisemne potwierdzenie ustaleń związanych z zawarciem umowy o pracę, o ile umowa posiada inną formę niż pisemna (art. 29 par. 2 Kodeksu pracy). Jeżeli pracodawca zaniedba ten obowiązek, to musi liczyć się z nałożeniem na niego kary grzywny od 10 000 zł do 30 000 zł. Strony ustalają w umowie o pracę dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad określony w umowie wymiar czasu pracy pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, których przekroczenie uprawnia pracownika, oprócz normalnego wynagrodzenia, do dodatku do wynagrodzenia, o którym mowa w art. 151 par. 5 Kodeksu pracy. Praca na 1/8 etatu może odpowiadać potrzebom pracownika np. jeżeli łączy pracę z nauką lub opieką na osobami bliskimi. Może być też tak, że pracownik zatrudniony do tej pory na część etatu chciałby zacząć pracę na pełny etat. Dlatego pracodawca ma obowiązek informować swoich pracowników w sposób u niego przyjęty m.in. o możliwości zatrudnienia w pełnym lub w niepełnym wymiarze czasu pracy.
Praca na 1/8 etatu jest rozwiązaniem, które najlepiej sprawdza się w specyficznych sytuacjach, np. gdy pracodawca potrzebuje sporadycznego wsparcia (np. 5 godzin tygodniowo) lub chce wprowadzić nowego pracownika w obowiązki. Dla pracownika jest to dobre rozwiązanie, jeśli potrzebuje minimalnego ubezpieczenia (np. z racji nauki lub opieki nad dzieckiem).
Formalności przed rozpoczęciem pracy
Przed podjęciem pracy pracownik musi wykonać podstawowe badania, aby można było ustalić, czy nadaje się do pracy na określonym stanowisku. Na podstawie badań lekarz wydaje zaświadczenie potwierdzające lub nie, możliwość zatrudnienia. Jeżeli osoba ubiegająca się o zatrudnienie posiada aktualne badania lekarskie z poprzedniego zakładu pracy, a warunki pracy są takie same, to pracodawca nie musi koniecznie kierować takiej osoby na badania, pod warunkiem, że przerwa pomiędzy jednym, a drugim zatrudnieniem jest krótsza niż 30 dni. Kolejnym etapem, który powinien zaliczyć kandydat na pracownika jest udział w szkoleniu z zasad bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP) na określonym stanowisku. Szkolenie musi być zakończone wydaniem zaświadczenia potwierdzającego jego odbycie.
Umowa o pracę
Każda umowa o pracę, bez względu na wymiar etatu, musi zawierać obowiązkowe elementy. Twoja umowa o pracę na 1/8 etatu musi jasno określać strony umowy, jej rodzaj (np. na czas określony, nieokreślony, na okres próbny) oraz datę zawarcia. Strony umowy o pracę w niepełnym wymiarze często pomijają ważną kwestię - nie ustalają w umowie ile godzin ponad przyjęty wymiar czasu pracy pracownik może przepracować za normalne wynagrodzenie, a od którego momentu należy mu się dodatkowe wynagrodzenie. Godziny pracy ponad ustalony w umowie niepełny wymiar czasu pracy (np. ½ etatu), które jednak nie przekraczają normy czasu pracy dla pełnego etatu (8 godzin dziennie i przeciętnie 40 godzin tygodniowo) nie są godzinami nadliczbowymi. Są to tzw. godziny ponadwymiarowe. Za pracę w godzinach ponadwymiarowych pracodawca musi wypłacić pracownikowi normalne wynagrodzenie za czas przepracowany. Powstaje natomiast pytanie czy oraz za którą godzinę ponadwymiarową pracownikowi ma przysługiwać dodatkowe wynagrodzenie. Dopuszczalny limit pracy bez dodatku można ustalić w umowie jako limit dzienny, tygodniowy, miesięczny lub dla okresu rozliczeniowego. Przykładowo 6h dziennie będzie oznaczało, że niezależnie czy pracownik zgodnie z rozkładem czasu pracy pracuje danego dnia 3h czy 5h, dodatek dostanie dopiero po przekroczeniu szóstej godziny, a więc za 7. i kolejną godzinę. Jeżeli w umowie będzie limit 30h na tydzień, pracownik pracujący np. na pół etatu, a więc co do zasady 20h w tygodniu, otrzyma dodatek dopiero za przepracowanie 31. Wysokość tego dodatku będzie wówczas taka, jak wysokość dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych.
Wynagrodzenie i składki
Obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie pracownikowi wynagrodzenia za wykonywaną pracę co najmniej w wysokości ustalonej na dany rok stawki minimalnej. W przypadku zatrudnienia na część etatu, wynagrodzenie powinno być wyliczone proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Jeżeli więc pracownik został zatrudniony na 1/8 etatu, to jego wynagrodzenie nie może być niższe od kwoty stanowiącej 1/8 minimalnego wynagrodzenia. Od wynagrodzenia brutto potrącane są składki ZUS (emerytalna, rentowa, chorobowa), składka zdrowotna oraz zaliczka na podatek dochodowy. Ty, jako pracownik, i Twój pracodawca opłacacie składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Składki te naliczane są od wynagrodzenia brutto. Ich wysokość nie jest proporcjonalna do wymiaru etatu, lecz do kwoty Twoich zarobków. Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na 1/8 etatu dla pracodawcy obejmuje wynagrodzenie brutto oraz wszystkie należne składki ZUS.
Podstawą wymiaru składki zdrowotnej stanowi przychód pracownika pomniejszony o składki emerytalne, rentowe i chorobowe finansowane przez pracownika. Wysokość składki zdrowotnej wynosi 9% i jest w całości finansowana przez pracownika. Przy umowie o pracę składki emerytalna i rentowa są współfinansowane przez pracownika i pracodawcę, składkę chorobową w całości finansuje pracownik, a składkę wypadkową w całości finansuje wyłącznie pracodawca. Pracodawca (płatnik składek) finansuje i opłaca składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP), o ile spełnione są warunki ustawowe i nie ma zastosowania zwolnienie. Składkę na Fundusz Pracy nalicza się tylko wtedy, gdy miesięczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe danego pracownika wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Jeżeli pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy w danym miesiącu ma podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe niższą niż minimalne wynagrodzenie za pracę (nie przelicza się jej do pełnego etatu), pracodawca co do zasady nie opłaca za niego składek na Fundusz Pracy.
Przykład obliczenia wynagrodzenia i składek
Pani Anna jest zatrudniona na 1/8 etatu od 1 stycznia 2026 r. Pracuje 5 godzin tygodniowo, a jej wynagrodzenie brutto wynosi 600,75 zł (tj. 1/8 minimalnego wynagrodzenia 4 806 zł). Składki finansowane przez pracownika (od 600,75 zł): emerytalna 9,76% (58,63 zł), rentowa 1,5% (9,01 zł) oraz chorobowa 2,45% (14,72 zł). Podstawa wymiaru składki zdrowotnej wynosi 600,75 − 82,36 = 518,39 zł, więc składka zdrowotna (9%) to 46,66 zł. Pracodawca odprowadza równocześnie swoje części składek oraz składkę wypadkową. Ponieważ miesięczna podstawa składek emerytalno-rentowych (600,75 zł) jest niższa niż minimalne wynagrodzenie 4 806 zł, składka na Fundusz Pracy co do zasady nie jest naliczana.
Zgłoszenie do ZUS i rozliczenia
Każdy zatrudniony pracownik musi zostać zgłoszony do ubezpieczeń społecznych ZUS na formularzu ZUS ZUA w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku do ubezpieczeń, czyli od daty rozpoczęcia stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek wykazania naliczonych składek w raporcie ZUS RCA, który powinien dołączyć do składanej deklaracji DRA w terminie do 20 dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni. W tym samym terminie pracodawca ma obowiązek opłacić należne składki. Po zakończeniu roku w terminie do końca lutego, pracodawca musi przekazać pracownikowi informację o pobranych składkach od wynagrodzenia za poprzedni rok, a także o wypłaconych świadczeniach chorobowych.
Przykład zgłoszenia do ZUS
Pani Anna została zatrudniona w zakładzie pracy od 1 sierpnia, a rozpoczęcie pracy nastąpiło od poniedziałku 2 sierpnia. Z jakim dniem pracodawca powinien zgłosić panią Annę do ZUS-u? Mimo że pracownik rozpoczyna pracę 2 sierpnia, to dniem rozpoczęcia stosunku pracy jest 1 sierpnia, dlatego zgłoszenia pracownika należy dokonać właśnie z tym dniem. Deklarację ZUA należy wysłać do ZUS-u maksymalnie 8 września.
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK)
Pracownik, który przepracuje 3 miesiące i jest w wieku 18 - 55 lat zostaje automatycznie zgłoszony do PPK. Jeżeli przed upływem 3 miesięcy nie złoży rezygnacji z uczestnictwa w programie, to w takiej sytuacji pracodawca musi podpisać umowę o zarządzanie PPK z jedną z instytucji finansowych i umowę o prowadzenie konta dla danej osoby. Rachunek PPK zasilany jest zarówno wpłatami samego uczestnika, jak i pracodawcy. Wpłaty mogą być dokonywane w stawce podstawowej. Można też dokonywać wpłat dodatkowych. Maksymalna wartość wpłat dokonywanych na PPK może wynieść 8% wynagrodzenia będącego podstawą naliczania składek emerytalno-rentowych. Osoby, których wynagrodzenie nie przekracza 1,2-krotności wynagrodzenia minimalnego mogą mieć obniżoną wpłatę podstawową do wysokości 0,5% wynagrodzenia, co oznacza, że prawo do obniżenia wpłaty do PPK części finansowanej przez pracownika zależy od wysokości osiągniętego przez niego wynagrodzenia. Ma to znaczenie w przypadku osób zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, które mogą złożyć deklarację o obniżeniu wpłaty podstawowej o ile ich wynagrodzenie nie przekracza 1,2-krotności wynagrodzenia minimalnego, ponieważ pensja takiej osoby nie jest przeliczana do pełnego etatu.
Podatek dochodowy
Pracodawca zobowiązany jest do miesięcznego naliczania i odprowadzania za pracownika zaliczek na podatek dochodowy (PIT-4) w terminie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Zaliczek na podatek dochodowy nie odprowadza się za pracowników do 26 roku życia zatrudnionych na umowę o pracę, chyba że pracownik złoży u pracodawcy oświadczenie, że chce dokonywać wpłat. Po zakończonym roku pracodawca musi za pracownika sporządzić i złożyć do urzędu skarbowego deklaracje podatkowe. Ma na to czas do 31 stycznia. PIT-11 - informacja o dochodach i pobranych zaliczkach. Składa się ją także za pracownika, za którego nie były odprowadzane zaliczki na podatek dochodowy.
Dokumentacja pracownicza
Pracodawca ma obowiązek założenia i prowadzenia za każdego pracownika, również tego zatrudnionego na niepełny etat, teczki z aktami osobowymi, w której powinna znaleźć się cała dokumentacja pracownicza. Zarówno akta osobowe, jak i dokumentacja pracownicza mogą być sporządzone i przechowywane w wersji papierowej lub elektronicznej przez kres 10 lat.
Uprawnienia pracownicze
Zatrudnienie na 1/8 etatu nie pozbawia pracownika statusu pracownika w rozumieniu Kodeksu pracy i co do zasady korzysta on z tych samych uprawnień, co osoba zatrudniona na pełny etat, z uwzględnieniem proporcjonalnego wymiaru niektórych świadczeń. Przysługuje Ci proporcjonalny urlop wypoczynkowy: przy stażu pracy do 10 lat 1/8 z 20 dni, a powyżej 10 lat - 1/8 z 26 dni. Ponadto masz prawo do wynagrodzenia chorobowego, bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, terminowego wynagrodzenia oraz ochrony przed dyskryminacją i mobbingiem. Przysługują Ci także inne uprawnienia wynikające z Kodeksu Pracy, np. prawo do świadczeń socjalnych z ZFŚS (jeśli fundusz działa), pod warunkiem spełnienia kryteriów socjalnych. Pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy ma co do zasady takie same prawa jak pracownik pełnoetatowy, jednak wynagrodzenie oraz niektóre świadczenia przysługujące w pieniądzu lub w wymiarze dni/godzin (np. urlop wypoczynkowy) ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Okres pracy na część etatu wlicza się w całości do stażu pracy, co wpływa na prawo do nagrody jubileuszowej, odprawy i innych świadczeń.
Urlop wypoczynkowy ustala się proporcjonalnie do wymiaru etatu. Przy 1/8 etatu i stażu poniżej 10 lat jest to 20 dni × 1/8 = 2,5 dnia, zaokrąglone do 3 dni urlopu w roku (24 godziny). Przy stażu co najmniej 10 lat - 26 dni × 1/8 = 3,25 dnia, zaokrąglone do 4 dni (32 godziny). Urlopu udziela się w godzinach zgodnie z harmonogramem - z puli urlopu odlicza się tyle godzin, ile pracownik miał zaplanowane do przepracowania w danym dniu. Przy przeliczaniu puli urlopu przyjmuje się, że 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom.
Zatrudnienie na część etatu nie wpływa na prawo do urlopu macierzyńskiego, rodzicielskiego czy wychowawczego ani na prawo do zasiłku chorobowego. Wysokość świadczeń (np. zasiłku chorobowego) ustala się jednak w oparciu o niższy przychód pracownika, dlatego zasiłek będzie proporcjonalnie mniejszy.
Prawo pracy w Holandii / Arbeidsrecht in Nederland (25.11.20)
Podsumowanie
Zatrudnienie pracownika na 1/8 etatu daje przedsiębiorcom elastyczność i pozwala zwiększyć obsadę na kilka godzin w tygodniu. Jednak taka forma zatrudnienia pociąga za sobą konkretne obowiązki. Należy ustalić dokładny wymiar czasu pracy i limit nadgodzin, zapewnić wynagrodzenie co najmniej na poziomie 1/8 minimalnej płacy i pamiętać o równym traktowaniu pracowników bez względu na etat. Pracodawca musi zgłosić pracownika do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy i opłacać należne składki - z Funduszu Pracy jest zwolniony m.in. gdy wynagrodzenie jest niższe niż minimalne albo spełnione są inne ustawowe warunki zwolnienia. Pracownicy na 1/8 etatu mają pełne prawo do ubezpieczenia zdrowotnego i świadczeń socjalnych oraz do urlopu wypoczynkowego proporcjonalnego do etatu.
tags: #zatrudnienie #pracownika #na #1 #8 #etatu