Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce wymaga spełnienia określonych formalności, które zależą od jego obywatelstwa oraz posiadanego tytułu pobytowego. Kluczowe jest zapewnienie legalności pobytu pracownika, co jest obowiązkiem pracodawcy.
Podstawowe zasady zatrudniania cudzoziemców
Najprościej sytuacja wygląda, gdy polski pracodawca chce zatrudnić cudzoziemca z jednego z krajów UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii. W tym przypadku nie są wymagane żadne dodatkowe formalności, ponieważ obywatele tych państw traktowani są na polskim rynku pracy jak Polacy.
Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest sprawdzenie legalnego pobytu cudzoziemca. Przepis, który określa, że pracodawca jest obowiązany żądać od cudzoziemca dokumentu potwierdzającego jego legalny pobyt, zawarty jest w ustawie o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.
Pracodawcy powinni również wiedzieć, że kopię takiego dokumentu należy przechowywać przez określony czas. Stanowi o tym ten sam artykuł ww. „Podmiot powierzający pracę cudzoziemcowi przechowuje kopie dokumentów uprawniających do pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez cały okres wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz przez okres, o którym mowa w ust. 6.”.
Ponadto, jeżeli ważność dokumentu się skończy, a cudzoziemiec nie uzyska kolejnego tytułu do pobytu, zatrudnienie w tym okresie (po zakończeniu ważności dokumentu pobytowego) również będzie nielegalne.
Dopiero cudzoziemiec, który ma legalny pobyt w Polsce (uprawniający go do pracy) może być legalnie zatrudniony w RP.
Dokumenty potwierdzające legalny pobyt
Pobyt krótkoterminowy zapewniają przede wszystkim paszport lub paszport biometryczny - w przypadku państw, których obywatele są zwolnieni z obowiązku posiadania wizy podczas przekraczania granic zewnętrznych państw członkowskich na pobyt nie dłuższy niż 90 dni w okresie 180 dni.
Ponadto cudzoziemiec może przebywać w Polsce w ramach pobytu krótkoterminowego (90 dni w ciągu 180 dni), jeżeli posiada wizę Schengen typu C wydaną przez polski organ, wizę Schengen typu C wydaną przez inne państwo obszaru Schengen (nie uprawnia do pracy w RP), wizę krajową D wydaną przez inne państwo strefy Schengen (nie uprawnia do pracy w RP), dokument pobytowy wydany przez inne państwo obszaru Schengen (np. kartę pobytu).
Jeżeli chodzi o pobyt długoterminowy, są to: wiza krajowa typu D (wydana przez polski organ) oraz zezwolenie na pobyt m.in. zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE.
Pieczątka pobytu - "Stampila"
Pisząc o dokumentach legalizujących pobyt, warto również wspomnieć o pieczątce (odcisku stempla), którą cudzoziemiec otrzymuje w paszporcie po złożeniu (bez braków formalnych lub po uzupełnieniu braków formalnych w terminie) wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy, pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE.
Stampila to pieczątka urzędu wojewódzkiego, zgodnego z miejscem pobytu cudzoziemca, która potwierdza złożenie wniosku o udzielenie pobytu czasowego, stałego lub pobytu rezydenta długoterminowego UE. Zajmuje ona całą stronę paszportu.
Złożenie wniosku do urzędu wojewódzkiego nie oznacza automatycznego uzyskania takiej pieczątki. Wniosek musi zostać jeszcze zweryfikowany pod kątem braków formalnych. Dopiero po weryfikacji i złożeniu odcisków palców przez cudzoziemca, urzędnik umieszcza w paszporcie stampilę.
Pobyt cudzoziemca na terytorium Polski uważa się za legalny od dnia złożenia wniosku do dnia, w którym decyzja w sprawie udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy, stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE stanie się ostateczna. Oznacza to, że niezależnie od tego jaka decyzja (pozytywna czy negatywna) zostanie wydana, pobyt w trakcie oczekiwania będzie legalny. Jeśli cudzoziemiec uzyska decyzję negatywną, wtedy ma możliwość odwołania się. Jeśli odwołanie złoży w wyznaczonym przez urząd terminie, jego pobyt pozostanie legalny, aż do wydania decyzji ostatecznej.
Zatrudnienie cudzoziemca planującego przyjazd do Polski
Polski pracodawca, który chce zatrudnić cudzoziemca przebywającego w swoim kraju i dopiero planującego przyjazd do pracy do Polski, powinien uzyskać dla niego zezwolenie na pracę / zezwolenie na pracę sezonową (zaświadczenie o wpisie wniosku do ewidencji wniosków w sprawie pracy sezonowej) lub oświadczenie o powierzeniu pracy cudzoziemcowi.
Na podstawie jednego z tych dokumentów cudzoziemiec może starać się o wizę (cel wydania 05a, 05b, 06).
Jeżeli cudzoziemiec po zakończeniu ważności wizy będzie chciał nadal pracować w Polsce i nie będzie chciał wyjeżdżać do swojego kraju po kolejną wizę, może w urzędzie wojewódzkim (właściwym dla miejsca swojego pobytu) złożyć wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy w związku z pracą (tzw. karta pobytu).
Specjalne zasady dla obywateli Ukrainy
Konflikt zbrojny na terytorium Ukrainy i związany z nim masowy napływ obywateli tego kraju do Polski sprawił, że wprowadzono przepisy znacznie ułatwiające zatrudnienie obywateli Ukrainy w RP. Nie znaczy to, że mogą oni być zatrudnieni bez spełnienia jakichkolwiek warunków.
Obywatele Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 23 lutego 2022 r. i deklarują chęć pozostania w Polsce są objęci ochroną czasową i ich pobyt jest uznany za legalny do *4 marca 2026 r. Również ważność dokumentów pobytowych obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski przed 24 lutego 2022 r. wydłuża się do *4 marca 2026 r. Także termin do opuszczenia RP oraz termin dobrowolnego powrotu obywateli Ukrainy zostały wydłużone do tej samej daty.
Nie oznacza to jednak, że pracodawca nie ma obowiązku ustalenia legalnego pobytu obywatela Ukrainy.
Ponadto, zatrudnienie obywatela Ukrainy, który nie jest na podstawie polskich przepisów zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, wymaga wysłania powiadomienia do urzędu pracy w ciągu 7 dni od zatrudnienia. Wysłanie powiadomienia nie wymaga uiszczenia żadnej opłaty.
Od 1 grudnia 2025 r. wprowadzono opłatę 400 zł za złożenie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi. W wyniku przepisów dotyczących pomocy obywatelom Ukrainy pracę obywatela Ukrainy można powierzyć na podstawie bezpłatnego powiadomienia, które legalizuje wykonywanie pracy w okresie legalnego pobytu bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę lub oświadczenia.
Jeżeli obywatel Ukrainy wjechał do Polski z powodu działań wojennych od 24 lutego 2022 r. i jego pobyt został uznany za legalny w ramach ochrony czasowej do 4 marca 2027 r., zatrudnienie tego cudzoziemca może być zalegalizowane wyłącznie poprzez powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy; ten rodzaj pobytu nie uprawnia do podjęcia pracy na podstawie oświadczenia ani zezwolenia na pracę, w tym sezonowego.
Zmiany w przepisach dotyczących zatrudniania cudzoziemców
Zakończyły się już prace parlamentarne, które doprowadziły do uchwalenia i opublikowania pakietu ustaw zawierającego nowe przepisy dotyczące głównie kwestii związanych z pobytem i pracą cudzoziemców.
Ustawa z dnia 4 kwietnia 2025 r. o zmianie niektórych ustaw w celu wyeliminowania nieprawidłowości w systemie wizowym Rzeczypospolitej Polskiej wprowadza reformę systemu wydawania wiz krajowych koniecznych do odbycia studiów w Polsce oraz zezwoleń na pobyt czasowy w celu kształcenia się na studiach. Utrzymane zostało zwolnienie studentów z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę. Ustawa przewiduje ograniczenia w zmianach celu pobytu cudzoziemca. Chodzi o praktykę wykorzystywania wiz wydanych przez inne państwa strefy Schengen jako możliwości dostępu do polskiego rynku pracy. Cudzoziemcy posiadający wizy innych państw Schengen zostaną pozbawieni możliwości składania wniosków o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę w Polsce.
Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprowadza 2-letni okres karencji dla nowych agencji zatrudnienia, które chcą prowadzić działalność gospodarczą w zakresie pośrednictwa pracy oraz pracy tymczasowej na rzecz cudzoziemców.
Ustawa z dnia 20 marca 2025 r. o warunkach dopuszczalności powierzenia pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej zakłada przeciwdziałanie wyłudzeniom zezwoleń na pracę w celu wjazdu na terytorium strefy Schengen. Nowe regulacje dają starostom możliwość określenia listy zawodów i rodzajów pracy, w których zezwolenia na pracę cudzoziemcom zamierzającym podjąć zatrudnienie na terenie danego powiatu nie będą wydawane. Będzie to możliwe np. w sytuacji zwolnień grupowych lub likwidacji dużego zakładu pracy na terytorium danego powiatu.
Istotne są nowe regulacje dotyczące kar za nielegalne zatrudnianie cudzoziemców (od 3 tys. do 50 tys. zł). Wysokość kary grzywny będzie ustalana przez sąd proporcjonalnie do liczby nielegalnie zatrudnionych pracowników.
Ustawa z dnia 24 kwietnia 2025 r. o zmianie ustawy o cudzoziemcach oraz niektórych innych ustaw dostosowuje przepisy do dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2021/1883 z 20 października 2021 r. w sprawie warunków wjazdu i pobytu obywateli państw trzecich w celu zatrudnienia w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji.
Jak zatrudnić OBCOKRAJOWCA w Polsce w 2026 roku? | Tax Safe
Zwolnienia z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę
Warto również sprawdzić, czy cudzoziemiec, który przebywa w Polsce legalnie nie jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, np. ze względu na to, że jest absolwentem studiów na polskiej uczelni. Jeżeli jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę, można go zatrudnić tak jak obywatela polskiego.
Warto upewnić się, na jakim dokumencie pobytowym cudzoziemiec przebywał bezpośrednio przed składaniem wniosku o pobyt (przed uzyskaniem stampili). Może się bowiem okazać, że do pracy nie potrzebuje dodatkowych formalności. Jeśli było to np. zezwolenie na pobyt czasowy w związku ze studiami stacjonarnymi (art. 144 ustawy o cudzoziemcach), małżeństwem z obywatelem polskim (art. 158 ust. 1 pkt 1) czy też w celu połączenia z rodziną z cudzoziemcem zamieszkującym w Polsce (art. 159 ust. 1).
Zwolnieniem z zezwolenia na pracę będzie też objęty cudzoziemiec, który pracując u danego pracodawcy na zezwoleniu na pracę typu A lub zezwoleniu na pobyt czasowy i pracę (tzw. zezwolenie jednolite) składa na to samo stanowisko wniosek o kontynuację pobytu czasowego w związku z pracą.
Cudzoziemiec pracujący w ramach oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy, który składa wniosek o zezwolenie na pobyt czasowy i pracę również może podlegać zwolnieniu z legalizacji pracy. Musi być on jednak pracownikiem, a nie zleceniobiorcą, czyli świadczyć pracę w ramach umowy o pracę przez okres nie krótszy niż 3 miesiące.
Minimalne wynagrodzenie
Od 1 stycznia 2026 r. obowiązuje minimalne wynagrodzenie w wysokości 4 806 zł brutto miesięcznie oraz minimalna stawka godzinowa 31,40 zł brutto.
tags: #zatrudnienie #cudzoziemcow #z #pieczatka #pobytu