Od 1 stycznia 2016 roku lekarze mają możliwość wystawiania elektronicznych zwolnień lekarskich, znanych jako e-ZLA. Oznacza to, że pracownik zazwyczaj nie otrzymuje już dokumentu w formie papierowej, choć na jego prośbę lekarz może wydrukować zaświadczenie. Kluczową zmianą, która ułatwia obieg dokumentów i proces wypłaty zasiłków, jest bezpośrednie przesyłanie e-ZLA do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
Elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) to dokument wystawiany przez lekarza bezpośrednio w systemie ZUS PUE. Dokument ten od razu trafia do ZUS i staje się widoczny dla pracodawcy na Portalu Pracodawcy. Dzięki temu pracownik nie musi już osobiście dostarczać fizycznego zwolnienia.
Jak działa system e-ZLA?
Lekarz, po wystawieniu elektronicznego zwolnienia i podpisaniu go za pomocą certyfikatu ZUS, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego (PZ ePUAP), przesyła je do ZUS. Następnie ZUS udostępnia zwolnienie:
- Płatnikowi składek (np. pracodawcy): Na jego profilu na PUE ZUS, nie później niż w dniu następującym po dniu otrzymania e-ZLA. W tym przypadku numer statystyczny choroby nie jest podawany.
- Ubezpieczonemu (np. pracownikowi): Jeśli posiada on profil ubezpieczonego/świadczeniobiorcy na PUE ZUS.
Dzięki tej integracji, termin dostarczenia zwolnienia lekarskiego do ZUS przez pracodawcę w celu wnioskowania o zasiłek nie jest już obligatoryjny. Zwolnienie trafia bezpośrednio do ZUS po jego wystawieniu, co eliminuje potrzebę samodzielnego dostarczania dokumentu przez płatnika.
Obowiązek posiadania profilu PUE ZUS
Do końca 2015 roku obowiązek utworzenia profilu PUE ZUS spoczywał na płatnikach składek zobowiązanych do elektronicznego przekazywania dokumentów ubezpieczeniowych, czyli tych rozliczających składki za więcej niż 5 osób. Jeśli pracodawca zatrudnia mniej niż 5 osób, utworzenie profilu PUE jest dobrowolne. W przypadku braku profilu, pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o konieczności dostarczania wydruku elektronicznego zwolnienia lekarskiego, jeśli lekarz wystawi je w takiej formie. Warto podkreślić, że dla celów wypłaty świadczeń, dowodem jest elektroniczne ZUS ZLA, a nie jego wydruk.
Przepisy nie przewidują sankcji za niezałożenie profilu PUE ZUS, jednak brak takiego profilu skutkuje brakiem dostępu do elektronicznych zwolnień lekarskich, co może prowadzić do konieczności korekt wynagrodzeń i innych konsekwencji.
Czy pracownik musi dostarczyć zwolnienie lekarskie?
W przypadku choroby pracownika, pracodawca może uzyskać informację o zwolnieniu lekarskim na platformie PUE lub otrzymać je od pracownika w wersji wydrukowanej. Jeśli pracodawca posiada konto PUE (zatrudnia powyżej 5 pracowników lub założył je dobrowolnie), zwolnienie ZUS ZLA dotrze do niego elektronicznie i będzie widoczne na jego profilu. W sytuacji, gdy płatnik nie ma profilu na PUE ZUS, pracownik powinien dostarczyć wydruk ZUS ZLA. W takim przypadku nie ma konieczności przekazywania tego wydruku do ZUS, ponieważ elektroniczne zwolnienie i tak trafi tam automatycznie po wystawieniu przez lekarza.
Podsumowując, jeśli pracownik otrzyma wydrukowane zwolnienie lekarskie, powinien niezwłocznie dostarczyć je pracodawcy, aby ten mógł ująć absencję w ewidencji czasu pracy. Natomiast jeśli pracodawca posiada profil PUE, pracownik nie ma obowiązku dostarczania wydruku zwolnienia.
ZUS ZLA a formularz Z-3/Z-3a
W przypadku, gdy pracodawca nie jest płatnikiem zasiłków, ZUS nie wypłaci pracownikowi zasiłku automatycznie na podstawie samego zwolnienia. Aby zasiłek został wypłacony, płatnik musi o niego zawnioskować. Wniosek ten stanowi zaświadczenie płatnika składek na druku Z-3 (dla pracownika) lub Z-3a (dla zleceniobiorcy i innych ubezpieczonych z innych tytułów). W przypadku nieprzerwanego zwolnienia lekarskiego, płatnik również powinien wysłać druk Z-3 lub Z-3a do ZUS, jednak wypełnia go tylko częściowo:
- Druk Z-3: Płatnik wypełnia tylko sekcję dotyczącą informacji o pracowniku (punkty 1 i 5).
- Druk Z-3a: Płatnik wypełnia sekcję Informacje o ubezpieczonym (punkty 1-3 i 9), a w przypadku wypełniania i przesyłania z profilu PUE ZUS, również tylko tę sekcję.
Pozostałe dokumenty, takie jak zaświadczenie płatnika składek Z-3 lub Z-3a, należy przekazać do ZUS niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od otrzymania zaświadczenia lekarskiego ZUS ZLA na profilu PUE ZUS (jeśli płatnik posiada profil) lub od otrzymania wydruku ZUS ZLA od pracownika (jeśli płatnik nie ma profilu PUE).
Jak złożyć zaświadczenie ZUS Z-3b? Krok po kroku
Czy pracownik musi poinformować o chorobie?
Często pojawia się przekonanie, że skoro pracodawca otrzymał elektroniczne zwolnienie lekarskie, pracownik nie musi już informować o swojej nieobecności. Jest to błędne założenie. Mimo otrzymania e-ZLA przez pracodawcę, pracownik nadal ma obowiązek zgłosić swoją nieobecność w pracy. Samo wpłynięcie dokumentu do systemu PUE nie jest równoznaczne z poinformowaniem pracodawcy o chorobie.
Zgodnie z przepisami, pracownik powinien uprzedzić pracodawcę o przyczynie i przewidywanym okresie nieobecności w pracy, jeśli są one z góry wiadome lub możliwe do przewidzenia. Samo wpłynięcie ZUS ZLA do pracodawcy nie jest równoznaczne z usprawiedliwieniem nieobecności. Pracownik powinien niezwłocznie zawiadomić pracodawcę o przyczynie swojej nieobecności. Sposób zawiadomienia może być określony w wewnętrznych przepisach pracodawcy. W przypadku braku takich regulacji, pracownik może dokonać zgłoszenia osobiście, telefonicznie, za pośrednictwem innego środka łączności lub drogą pocztową. Niedotrzymanie terminu może być usprawiedliwione jedynie w szczególnych okolicznościach, np. z powodu ciężkiej choroby uniemożliwiającej terminowe dopełnienie obowiązku.
Podsumowanie
Wprowadzenie elektronicznych zwolnień lekarskich (e-ZLA) znacząco usprawniło przepływ informacji między lekarzami, pracownikami a ZUS. Termin dostarczenia zwolnienia lekarskiego do ZUS przez pracownika nie jest już wymagany, ponieważ dokument trafia tam bezpośrednio. Mimo że pracodawca otrzymuje e-ZLA niemal tego samego dnia, pracownik nadal ma obowiązek poinformowania o przyczynie swojej nieobecności. Pracodawcy, którzy nie są płatnikami zasiłków, nie muszą przekazywać zwolnienia lekarskiego do ZUS - wystarczające są formularze Z-3 lub Z-3a.
Ważne aspekty związane z dokumentacją zwolnień lekarskich:
- Zdjęcie zwolnienia lekarskiego: Pracodawca nie powinien wypłacać zasiłku chorobowego na podstawie zdjęcia zwolnienia lekarskiego przesłanego z telefonu komórkowego. Podstawą do ustalenia prawa do zasiłku i jego wypłaty jest oryginalne zaświadczenie lekarskie na druku ZUS ZLA lub jego elektroniczny odpowiednik.
- Obowiązek drukowania e-ZLA: Nie ma potrzeby drukowania elektronicznego zwolnienia lekarskiego. Dowodem do wypłaty świadczeń są dokumenty w formie elektronicznej, dostępne na profilu pracodawcy w PUE ZUS.
- Okresy niezdolności do pracy: Płatnik składek wstępnie sumuje nieprzerwane okresy niezdolności do pracy z powodu choroby lub okresy z przerwą do 60 dni. Wniosek o ustalenie okresu zasiłkowego należy przekazać do ZUS nie później niż 2 miesiące przed jego zakończeniem.
- Zasiłek opiekuńczy: W przypadku gdy lekarz orzeknie konieczność sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub członkiem rodziny, pracownikowi przysługuje zasiłek opiekuńczy, o ile spełnia wymogi ustawowe.
- Dowody stwierdzające niezdolność do pracy: Chociaż zaświadczenie lekarskie jest podstawowym dowodem stwierdzającym czasową niezdolność do pracy, orzecznictwo sądowe dopuszcza możliwość wykazania niezdolności do pracy innymi środkami dowodowymi, jeśli zwolnienie lekarskie nie zostało wystawione prawidłowo lub wystąpiła przerwa w jego ciągłości. Niemniej jednak, pracodawca w celu wypłaty świadczeń powinien opierać się na formalnie poprawnych dokumentach.
tags: #zasilek #chorobowy #bez #druku #zla