Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa udzielanym przez przedsiębiorcę. Obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokurent spółki pełni istotną rolę w strukturze przedsiębiorstwa odciążając zarząd w codziennym funkcjonowaniu. W niniejszym artykule omówimy, kim jest prokurent, jakie są jego uprawnienia i odpowiedzialność, jakie są zasady wynagradzania oraz jak wygląda proces jego powoływania i odwoływania.
I. Kim jest Prokurent?
Prokurent w spółce to osoba fizyczna, której udzielono szczególnego pełnomocnictwa (prokury) do reprezentowania spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) albo innych przedsiębiorców we wszystkich sprawach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jego uprawnienia są znacznie szersze niż standardowe pełnomocnictwo, jednak nie obejmują czynności wymagających zgody wspólników, takich jak zbycie nieruchomości spółki lub przedsiębiorstwa.
Zgodnie z dyspozycją art. 109 § 1. k.c. "Prokura jest pełnomocnictwem udzielonym przez przedsiębiorcę podlegającego obowiązkowi wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej albo do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które obejmuje umocowanie do czynności sądowych i pozasądowych, jakie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa."
1) Rola i funkcje Prokurenta w spółce z o.o.
Prokurent pełni rolę pełnomocnika, który działa w imieniu spółki, ma prawo reprezentować spółkę zarówno w postępowaniach sądowych, jak i pozasądowych, ma prawo reprezentować spółkę przed organami administracyjnymi oraz w negocjacjach handlowych, może również reprezentować spółkę w relacjach z kontrahentami. Zakres uprawnień prokurenta obejmuje zatem niemal wszystkie czynności związane z funkcjonowaniem spółki.
Prokurent podpisuje umowy handlowe, rozmawia z bankiem przy okazji kredytowania inwestycji, reprezentuje spółkę w trakcie czynności wyjaśniających czy też kontroli przeprowadzanych przez Urzędy, czasem także reprezentuje spółkę w sądzie gospodarczym. W codziennym życiu spółki to właśnie on może podpisać umowę najmu biura, umowę leasingu samochodów czy złożyć ofertę w przetargu. Dzięki prokurentowi spółka działa płynnie, nawet jeśli członkowie zarządu są zajęci innymi sprawami.
2) Kto może zostać Prokurentem?
Prokurentem może zostać osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych. W praktyce najczęściej funkcję tę pełnią zaufane osoby, często wspólnicy spółki niezasiadający w zarządzie. Prokurent nie może być osobą prawną ani osobą ograniczoną w zdolności do czynności prawnych, a do jego powołania konieczna jest uchwała zarządu spółki.
Należy podkreślić, iż prokurentem może być wyłącznie osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych w myśl art. 1092 ustawy z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny.
II. Jakie są rodzaje prokur?
W spółce można wyróżnić dwa rodzaje prokury:
1) Prokura samoistna zwana również jako oddzielna
Prokura samoistna to szczególny rodzaj pełnomocnictwa, który przedsiębiorca może przyznać wybranej osobie fizycznej. Dzięki temu ta osoba zyskuje możliwość samodzielnego reprezentowania firmy w określonym zakresie. W odróżnieniu od prokury łącznej, gdzie decyzje muszą być podejmowane wspólnie przez kilku prokurentów lub w działaniu z członkiem zarządu, tutaj jedna osoba działa niezależnie. To rozwiązanie znacząco przyspiesza procesy decyzyjne w firmie, co bywa kluczowe w sytuacjach wymagających natychmiastowej reakcji.
Negocjacje z kontrahentami często wymagają szybkich decyzji, prokurent może wziąć udział w takich rozmowach, a jeżeli jest to prokura samoistna i transakcja nie wpada w specjalne kryteria, złożyć wiążące oświadczenie woli w imieniu spółki.
2) Prokura Łączna
Prokura łączna polega na tym, że do ważności czynności wymagane jest współdziałanie kilku prokurentów lub prokurenta wraz z członkiem zarządu. Taka forma prokury ma na celu zwiększenie kontroli nad decyzjami podejmowanymi w imieniu spółki, ponieważ żadna z osób nie może działać samodzielnie. Tego typu rozwiązanie często spotykane jest w firmach, gdzie zarządzanie wymaga większej kontroli i koordynacji. Dzięki temu przedsiębiorca może mieć pewność, że kluczowe decyzje są podejmowane po konsultacjach i dokładnym rozważeniu przez przynajmniej dwie osoby.
Jedną z głównych zalet prokury łącznej jest zatem zwiększone bezpieczeństwo zarządzania firmą. Współdziałanie kilku osób zmniejsza ryzyko pochopnych decyzji, dodatkowo sprzyja to lepszej komunikacji oraz współpracy z zarządem.
Z drugiej strony, ten model może prowadzić do opóźnień przy podejmowaniu decyzji, zwłaszcza gdy konieczne jest szybkie działanie. Konieczność uzyskania zgody od kilku osób bywa czasochłonna co niejednokrotnie utrudnia efektywne zarządzanie firmą.
III. Powołanie Prokurenta
Proces powołania prokurenta w zależności od formy prowadzonej działalności będzie różny, ale w każdym przypadku wymaga przestrzestania określonych procedur i form prawnych.
Powołanie prokurenta następuje jednomyślną uchwałą zarządu lub uchwałą wspólników, to do kompetencji tych organów najczęściej należy powołanie prokurenta. Ustanowienie prokury wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
W praktyce ustanowienie prokury jest czynnością wewnętrzną, poprzedzającą formalne udzielenie pełnomocnictwa. O ile ustanowienie prokury ma miejsce dycycją kolegialną, to odwołać prokrenta może każdy z członków zarządu samodzielnie, bez konieczności uzyskiwania zgody pozostałych członków, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Powołać prokurenta najczęściej można zatem:
- w drodze uchwały wspólników w spółkach osobowych lub
- decyzją zarządu w spółkach kapitałowych.
1) Proces powołania Krok po Kroku w spółkach kapitałowych
- Podjęcie uchwały przez Zarząd - Zarząd spółki podejmuje uchwałę o ustanowieniu prokurenta, która wymaga zgody wszystkich członków zarządu, czyli jednomyślności organu.
- Zgłoszenie do KRS - Po podjęciu uchwały, prokurent musi zostać zgłoszony do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), chociaż wpis do KRS ma charakter deklaratoryjny i ważność samej prokury nie jest uzależniona od wpisu.
2) Wymagania Formalne i Uchwała Zarządu
Powołanie prokurenta musi zostać dokonane uchwałą zarządu, która musi być jednomyślna. Uchwała ta powinna precyzować rodzaj prokury oraz zakres uprawnień prokurenta. Z chwilą podjęcia uchwały, zarząd zobowiązany jest do złożenia wniosku o wpis prokury do KRS. Uchwała musi oczywiście zostać podjęta w formie pisemnej pod rygorem nieważności.
Powołanie prokurenta wymaga zgody wszystkich członków zarządu na mocy art. 208 § 6 ustawy z dnia 15.09.2000 r. Kodeks Spółek Handlowych.
IV. Obowiązki Prokurenta
Jak wcześniej wskazaliśmy, prokurent w spółce pełni niezwykle istotną funkcję polegającą na reprezentowaniu spółki. Ta reprezentacja obejmuje zarówno sprawy sądowe, jak i pozasądowe, czyli wszystkie te czynności, które są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Prokurent nie jest zatem „zwykłym pełnomocnikiem”, jego kompetencje są znacznie szersze, a decyzje, które podejmuje, mogą wprost wpływać na przyszłość całej spółki.
Prokurent może także nadzorować realizację kluczowych przedsięwzięć i dbać o prawidłowy przebieg codziennej działalności gospodarczej. W praktyce oznacza to, że nie tylko podpisuje dokumenty, ale też reaguje, gdy pojawiają się problemy przykładowo, gdy kontrahent nie dotrzymuje terminów lub kiedy trzeba szybko przygotować odpowiedź spółki.
V. Wynagrodzenie Prokurenta
Współpraca Prokurenta z przedsiębiorcą, a w rezultacie ze spółką może odbywać się w różnych formach prawnych jak umowa o pracę, umowa zlecenia czy kontrakcie menedżerskim, może być również zależnie od ustaleń - od pensji stałej do wynagrodzenia uzależnionego od wyników spółki. Wynagrodzenie zawsze jednak musi spełniać zasadę rynkowości.
Wynagrodzenie prokurenta ustanowione na mocy uchwały o powołaniu należy do źródła przychodu - inne źródła na mocy art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Potwierdza to m.in. stanowisko Dyrektora KIS zawarte w interpretacji indywidualnej z dnia 24.04.2018r. o sygn. DKP2/423/18/PBD/RD13.
1) Prokurent a ZUS
a) Ubezpieczenie społeczne Prokurenta
Nie, pełnienie funkcji prokurenta powołanego uchwałą Zarządu nie jest samym w sobie tytułem do ubezpieczenia społecznego. Dane stanowisko zostało potwierdzone przez liczne interpretacje Centrali Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w tym przykładowo pismem z dnia 9 sierpnia 2023r. o sygn. DI/100000/43/737/2023.
b) Ubezpieczenie zdrowotne Prokurenta
Pełnienie funkcji prokurenta od 1 stycznia 2022r. w związku z wejściem w życie tzw. "Polskiego ładu" stanowi podstawą do objęcia niniejszego wynagrodzenia ubezpieczeniem zdrowotnym. Wraz z wejściem "polskiego ładu" z 1 stycznia 2022r. wypłacane wynagrodzenia na podstawie uchwał podlegają już ubezpieczeniom zdrowotnym w wysokości 9% podstawy wymiaru.
Wynagrodzenie wypłacane na podstawie uchwały prokurentowi będzie zatem odpowiednio niższe o pobraną składkę zdrowotną, nowy obowiązek wiąże się z obowiązkiem zgłoszenia takiej osoby do ubezpieczenia zdrowotnego pod kodem 22 50 na formularzu ZUS ZZA.
Zgodnie z nowelizacją art. 66 Ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, obowiązującą od 1 lipca 2022 roku, obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego podlegają m.in. osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania oraz prokurenci, które z tego tytułu pobierają wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym niezależnie od kwalifikacji do źródła przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, z wyłączeniem osób uzyskujących przychody z działalności wykonywanej osobiście, których roczne wynagrodzenie z tego tytułu nie przekracza kwoty 6000 zł.
Pełnienie funkcji prokurenta, będące nowowprowadzonym tytułem do ubezpieczenia zdrowotnego, generuje obowiązek zapłaty składek z dniem powołania, przy czym składka jest ustalana od kwoty wypłaconego wynagrodzenia.
2) Opodatkowanie Prokurenta - jak to wygląda?
Przychody otrzymywane z tego tytułu wykazywane są w deklaracjach podatkowych jako przychody z innych źródeł oraz są opodatkowane na zasadach ogólnych (12% lub 32%).
W przypadku prokurentów co do zasady nie możemy skorzystać z przywileju naliczania stałych ryczałtowych kosztów uzyskania przychodu w wysokości 250 zł jak ma to miejsce przy rozliczaniu uchwały Zarządu.
3) Na jakich deklaracjach PIT wykazujemy wynagrodzenie prokurenta?
Wynagrodzenia uzyskane w ramach uchwały zarządu o wynagrodzeniu Prokurenta spółki, płatnik wykazuje w PIT-11 (w 2023r. wersja 29 formularza) w sekcji F wskazując przykładowy opis w polu 99 "Wynagrodzenie Prokury ustanowione uchwałą zarządu".
Tutaj należy zwrócić uwagę, że płatnik nie pobiera zaliczki na PIT w trakcie roku, a rozliczenie następuje w zeznaniu rocznym PIT-36, wraz z którym należy wpłacić sumaryczny podatek od wypłaconego wynagrodzenia w roku podatkowym.
4) Czy wypłacane wynagrodzenie prokurentowi stanowi koszt spółki?
Tak, wynagrodzenia prokurentów są kosztem spółki jeżeli spełniają ogólną definicję kosztu (czyli nie są to przykładowo fikcyjne transakcje i pozostają w związku z działalnością podmiotu).
Na możliwość zakwalifikowania wynagrodzenia prokurenta jako kosztu uzyskania przychodu wskazują interpretacje podatkowe przykładowo z 13 lutego 2018 r. o sygnaturze 0115-KDIT3.4011.18.2018.1.J czy też 26 czerwca 2023 r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.230.2023.2.RK
Kryterium pozwalającym na zakwalifikowanie takiego wynagrodzenia jako kosztu jest ogólna definicja kosztu, która w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych jest dosyć lakoniczna. Tak też zgodnie z art. 15 pkt. 1 updop, "Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1."
Orzecznictwo i interpretacje podatkowe doprecyzowują nam to zagadnienie i wskazują że, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
- został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
- jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.
5) Dokumenty związane z rozliczeniem wynagrodzenia Prokurenta
Z punktu widzenia technicznego wraz z uchwaleniem wynagrodzenia prokurenta należy pamiętać również o kilku formalnościach tj,
- Kwestionariuszu osobowym prokurenta dla celów rozliczeniowych podatku dochodowego,
- Wskazaniu wartości brutto wynagrodzenia w treści uchwały, nie natomiast wysokości netto.
Uchwała zaś, której przedmiotem jest przyznanie wynagrodzenia (która została załączona do niniejszego artykułu) musi spełniać:
- wymogi formalne podejmowanych uchwał (zatem co najmniej forma pisemna),
- określać wysokość wynagrodzenia przyznawanego prokurentowi,
- wskazanym jest, aby określić jaki okres działalności obejmuje wynagrodzenie (czy miesięczne, czy za konkretny miesiąc/kwartał).
VI. Odpowiedzialność Prokurenta
Prokurent ponosi węższą odpowiedzialność względem członków zarządu, różni się zakresem i charakterem.
1) Zakres Odpowiedzialności za zobowiązania przedsiębiorcy
Prokurent odpowiada za decyzje i działania, które podejmuje w ramach udzielonego pełnomocnictwa. Może być pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej, jeśli jego działania wyrządzą szkodę spółce lub jej wspólnikom, zatem działa na szkodę spółki. Prokurent spółki z o.o. nie odpowiada za zobowiązania finansowe spółki swoim majątkiem osobistym, ponieważ nie ma prawa do prowadzenia spraw dłużnika a jego reprezentowania.
Odpowiedzialność w sp. z o.o. Jak ograniczyć ryzyko biznesowe? | Prawnik Wyjaśnia
VII. Rejestracja, Wyrejestrowanie i Formalności
1) Zgłoszenie prokury do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
Po podjęciu uchwały, prokurent musi zostać zgłoszony do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS), chociaż wpis do KRS ma charakter deklaratoryjny i ważność samej prokury nie jest uzależniona od wpisu.
2) Odwołanie Prokurenta
O ile ustanowienie prokury ma miejsce dycycją kolegialną, to odwołać prokrenta może każdy z członków zarządu samodzielnie, bez konieczności uzyskiwania zgody pozostałych członków, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
3) Skutki Prawne Odwołania
Po odwołaniu prokurenta należy dokonać odpowiedniego zgłoszenia do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) w celu wykreślenia prokury.
tags: #wynagrodzenie #prokurenta #optima