W kontekście ubiegania się o urlop macierzyński i rodzicielski, często pojawia się pytanie o zakres dokumentów, które pracodawca ma prawo przechowywać w aktach osobowych pracownika. Kluczowe jest rozróżnienie między dokumentami niezbędnymi do przyznania świadczeń a tymi, które nie mają podstawy prawnej do przechowywania w aktach pracowniczych.
Podstawa prawna przechowywania dokumentacji pracowniczej
Każdy pracodawca jest zobowiązany do założenia i prowadzenia akt osobowych oraz dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Akta te powinny być przechowywane w sposób zabezpieczający je przed uszkodzeniem lub zniszczeniem, zgodnie z art. 941 Kodeksu pracy.
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika dzieli akta osobowe na trzy części: A, B i C.
Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i jego przebiegu umieszczane są w segregatorze B. Tutaj również znajdują się dokumenty związane z rodzicielstwem, które są wymienione w rozporządzeniu. Są to wyłącznie pisma dotyczące udzielenia pracownikowi:
- dodatkowego urlopu macierzyńskiego,
- dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego,
- urlopu ojcowskiego,
- urlopu wychowawczego,
- urlopu bezpłatnego.
Katalog tych dokumentów jest zamknięty. Oznacza to, że nie ma wśród nich miejsca na kopię aktu urodzenia dziecka ani zaświadczenie o odbytym porodzie jako podstawę udzielenia urlopu macierzyńskiego czy rodzicielskiego, oprócz samego wniosku.
Kiedy ksero aktu urodzenia jest wymagane, a kiedy nie?
Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Jednakże, zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia o aktach osobowych, pracodawca przechowuje w teczce pracownika odpisy lub kopie składanych dokumentów. Nie wolno mu trzymać w aktach oryginału odpisu skróconego aktu urodzenia dziecka.
Nie ma prawnych podstaw do przechowywania kopii aktu urodzenia dziecka lub zaświadczenia o odbytym porodzie w aktach osobowych pracownika w celu udzielenia urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego.
Sytuacja wygląda inaczej w przypadku dokumentowania prawa do zasiłku macierzyńskiego:
Zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego i urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego
Dowodem stanowiącym podstawę przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu macierzyńskiego jest:
- Zaświadczenie lekarskie wystawione na zwykłym druku określające przewidywaną datę porodu - za okres przed porodem.
- Odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika składek albo przez ZUS za zgodność z oryginałem - za okres od dnia porodu.
W przypadku urodzenia dziecka za granicą, dowodem jest zagraniczny akt urodzenia dziecka lub jego kopia potwierdzona przez płatnika składek albo przez ZUS za zgodność z oryginałem. Dokumenty te powinny być przedłożone wraz z tłumaczeniem na język polski.
Ważne: Płatnik zasiłku (np. ZUS) sporządza kserokopię odpisu aktu urodzenia i potwierdza ją za zgodność z oryginałem, zwracając oryginał pracownicy. Pracodawca, który nie jest płatnikiem zasiłku, nie może sam potwierdzać kopii aktu urodzenia do celów przekazania do ZUS.
Zasiłek macierzyński za okres urlopu rodzicielskiego
Podstawą uprawniającą pracodawcę do przechowywania aktu urodzenia dziecka w aktach osobowych pracownika chcącego skorzystać z urlopu rodzicielskiego są przepisy prawa pracy. Zgodnie z § 2 ust. 2 oraz § 4 ust. 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 grudnia 2015 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków, do wniosku o udzielenie urlopu rodzicielskiego dołącza się skrócony odpis aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny akt urodzenia dziecka (dzieci) albo kopie tych dokumentów.
Przepisy te uprawniają pracodawcę do przechowywania w części B akt osobowych pracownika zarówno wniosku o urlop rodzicielski, jak i dołączanego do niego skróconego odpisu aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagranicznego aktu urodzenia dziecka (dzieci) albo kopii tych dokumentów.
Zasiłek macierzyński za okres urlopu ojcowskiego
Dowody stanowiące podstawę przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego wymienia § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Konieczny jest m.in. odpis skrócony aktu urodzenia dziecka lub jego kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez płatnika składek albo ZUS. Możliwe jest także ustalenie prawa do zasiłku na podstawie kopii (ksera) wspomnianego dokumentu, jednakże po jej wcześniejszym poświadczeniu za zgodność z oryginałem.
Ochrona danych osobowych
Przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest ściśle regulowane przez przepisy dotyczące ochrony danych osobowych, w tym RODO (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679). Pracodawca może przetwarzać dane osobowe pracownika tylko w zakresie i celu niezbędnym do realizacji stosunku pracy, w tym do udzielenia urlopu i wypłaty świadczeń. Brak podstawy prawnej do gromadzenia określonych dokumentów oznacza, że ich przetwarzanie jest niezgodne z prawem.
URLOP MACIERZYŃSKI - podstawowe informacje❗
Podsumowanie dotyczące kserokopii aktu urodzenia
Podsumowując:
- Pracodawca nie może przechowywać w aktach osobowych pracownika kserokopii aktu urodzenia dziecka jako podstawy do udzielenia urlopu macierzyńskiego lub rodzicielskiego, poza samym wnioskiem.
- Kserokopia aktu urodzenia dziecka (potwierdzona za zgodność z oryginałem) jest dokumentem niezbędnym do wypłaty zasiłku macierzyńskiego za okres po porodzie, a jej kopia jest dołączana do wniosku o urlop rodzicielski.
- Pracodawca może żądać okazania oryginału aktu urodzenia do wglądu lub sporządzenia kopii, ale oryginał musi zwrócić pracownikowi.
W przypadku wątpliwości co do zakresu dokumentów, które pracodawca może przechowywać, zawsze warto skonsultować się z działem kadr lub prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy.
tags: #urlop #macierzynski #ksero #aktu #urodzenia