Świadectwo pracy jest jednym z najważniejszych dokumentów, jakie pracodawca zobowiązany jest wystawić pracownikowi w momencie zakończenia stosunku pracy. Dokument ten pełni kluczową funkcję nie tylko z perspektywy formalnej, ale również dla przyszłych pracodawców, którzy na jego podstawie mogą uzyskać informacje o dotychczasowym zatrudnieniu danej osoby. Jednym z elementów, które muszą znaleźć się w świadectwie pracy, jest informacja o urlopach wykorzystanych przez pracownika, w tym w szczególności o urlopie wypoczynkowym, urlopie na żądanie czy urlopach bezpłatnych.
W niniejszym artykule omówimy, jakie urlopy w świadectwie pracy powinny być uwzględniane, w jaki sposób powinny być przedstawiane oraz jakie konsekwencje może mieć brak odpowiednich informacji na tym dokumencie. Oprócz tego poruszymy również kwestię zmian w przepisach, które mogą wpływać na formułowanie świadectw pracy.
Pracodawca w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy jest obowiązany wydać pracownikowi świadectwo pracy. Zamieszcza się w nim m.in. dane o wykorzystanych przez pracownika różnego rodzaju urlopach. Informacje te podaje się głównie pod kątem przyszłego pracodawcy, w celu prawidłowego ustalenia przez niego wymiaru urlopu wypoczynkowego lub w celu zapobieżenia bezprawnego wykorzystania uprawnień.
Sposób wypełnienia świadectwa pracy wynika z rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy (Dz. U. z 2024 r. poz. 1016). Zamieszczono w nim wzór świadectwa pracy, przy wypełnianiu którego można kierować się wskazówkami zawartymi w wyjaśnieniu zamieszczonym na końcu formularza świadectwa.
W świadectwie pracy pracodawca powinien podać m.in. informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. (art. 97 § 2 Kodeksu pracy).
Pracodawca wydaje świadectwo pracy bezpośrednio pracownikowi albo osobie upoważnionej przez pracownika. Upoważnienie może być dostarczone pracodawcy w postaci papierowej lub elektronicznej. W przypadku wydania świadectwa pracy, odnosząc się do art. 97 §1 Kodeksu pracy (k.p.), ustawodawca wskazuje że należy wydać je w dniu, w którym następuje ustanie stosunku pracy. Natomiast jeżeli z przyczyn obiektywnych wydanie świadectwa pracy we wskazanym terminie nie jest możliwe, pracodawca w ciągu 7 dni od dnia upływu tego terminu przesyła świadectwo pracy pracownikowi za pośrednictwem operatora pocztowego lub w inny sposób.
Prawidłowe wypełnienie świadectwa pracy, zwłaszcza w kontekście urlopów, może mieć długoterminowy wpływ na dalszą karierę pracownika oraz jego uprawnienia socjalne. Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 11 maja 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie świadectwa pracy (Dz.U. z 2023 r., poz. 912, dalej: rozporządzenie) wprowadza nowy wzór świadectwa pracy.
Urlop wypoczynkowy - zasady naliczania i prezentacji w świadectwie pracy
Urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych praw pracowniczych gwarantowanych przez Kodeks pracy. Każdy pracownik, niezależnie od formy zatrudnienia, ma prawo do urlopu wypoczynkowego, którego wymiar zależy od stażu pracy. Wymiar ten wynosi 20 dni dla osób zatrudnionych krócej niż 10 lat oraz 26 dni dla pracowników ze stażem pracy wynoszącym 10 lat i więcej.
Informacja o liczbie dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego powinna być dokładnie określona w świadectwie pracy, co ma znaczenie nie tylko dla przyszłego pracodawcy, ale także dla samego pracownika, który na podstawie tej informacji będzie mógł określić, ile dni urlopu przysługuje mu u nowego pracodawcy.
W świadectwie pracy wykazuje się m.in. dane o wykorzystanym przez pracownika urlopie wypoczynkowym. Ponieważ celem podania tych danych jest prawidłowe ustalenie przez przyszłego pracodawcę wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi - w razie podjęcia przez niego nowego zatrudnienia w roku rozwiązania stosunku pracy - w świadectwie wykazuje się tylko dane o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym ustało zatrudnienie.
Urlop wypoczynkowy wykazuje się w ust. 6 pkt 2 świadectwa pracy. Pracodawca w tym fragmencie świadectwa podaje liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Przy czym dni niewykorzystanego urlopu opłacone ekwiwalentem traktuje się - przy wypełnianiu świadectwa pracy - tak jak dni urlopu wykorzystanego w naturze.
W podpunkcie 2) wpisujemy liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, które zostały wykorzystane w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy. Jest to kluczowa informacja dla przyszłego pracodawcy. Urlop pracownika, który zatrudniony był w niepełnym wymiarze czasu pracy ustalamy proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Należy pamiętać, że w tym miejscu wykazujemy również ekwiwalent za niewykorzystany urlop w danym roku.
Jeżeli pracownik zakończył pracę w trakcie roku kalendarzowego, pracodawca musi wyliczyć liczbę dni urlopu proporcjonalnie do przepracowanego okresu. W świadectwie pracy należy wówczas uwzględnić, ile dni urlopu przysługiwało pracownikowi oraz ile z nich zostało faktycznie wykorzystanych. Takie rozliczenie jest kluczowe w sytuacjach, kiedy pracownik przechodzi do nowej pracy, ponieważ nowy pracodawca musi znać stan urlopowy pracownika, aby naliczyć należne mu dni wolne.
Warto również zauważyć, że urlop wypoczynkowy, który nie został wykorzystany w danym roku kalendarzowym, nie przepada. Pracownik ma prawo do wykorzystania zaległego urlopu w kolejnych miesiącach, a pracodawca ma obowiązek udzielić tego urlopu do końca września następnego roku. Informacja o zaległym urlopie również powinna zostać umieszczona w świadectwie pracy, co pozwala nowemu pracodawcy na odpowiednie uwzględnienie tego prawa.
Informacje o urlopie wypoczynkowym należy wykazać w pkt 6.2. świadectwa pracy. Podając informacje o tym urlopie, trzeba pamiętać o 3 głównych zasadach:
- Bardzo ważną kwestią jest to, że należy podać wymiar urlopu w dniach i godzinach.
- Kolejną ważną zasadą jest to, że w świadectwie pracy podaje się wymiar urlopu tylko i wyłącznie dotyczący roku, w którym zakończył się stosunek pracy. Oznacza to, że nie podaje się wymiaru urlopu zaległego.
- W świadectwie pracy należy podać wymiar przysługującego (wykorzystanego) wymiaru urlopu wypoczynkowego.
Urlop na żądanie - oddzielna kategoria w świadectwie pracy
Urlop na żądanie, będący częścią urlopu wypoczynkowego, przysługuje pracownikowi w wymiarze 4 dni w każdym roku kalendarzowym. Jego specyficzny charakter polega na tym, że pracownik może skorzystać z tego uprawnienia bez wcześniejszego zgłoszenia i uzgodnienia z pracodawcą, co czyni go narzędziem przydatnym w nagłych sytuacjach.
W świadectwie pracy urlop na żądanie powinien być wyraźnie oddzielony od standardowego urlopu wypoczynkowego i wykazany w pkt 6.2. Pracodawca musi podać dokładną liczbę dni, które pracownik wykorzystał jako urlop na żądanie, co pozwala przyszłemu pracodawcy na monitorowanie tego uprawnienia w danym roku kalendarzowym. Zasady te wynikają z potrzeby transparentności i ułatwienia obliczania urlopu przez nowego pracodawcę. Jest to o tyle istotne, że urlop na żądanie, choć jest integralną częścią urlopu wypoczynkowego, ma odrębny charakter i przysługuje w niezmienionym wymiarze nawet przy krótszych okresach zatrudnienia w danym roku.
Odrębnie podaje się natomiast liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego wykorzystanego na podstawie art. 1672 K.p., tzw. urlopu na żądanie.
Brak informacji o wykorzystanych dniach urlopu na żądanie może prowadzić do nieporozumień pomiędzy pracodawcami oraz pracownikiem. W sytuacji, gdy świadectwo pracy nie zawiera precyzyjnych danych, nowy pracodawca nie będzie mógł odpowiednio kontrolować uprawnień pracownika w danym roku kalendarzowym, co może prowadzić do nadmiernego korzystania z tego uprawnienia. W związku z tym dokładność informacji o urlopach na żądanie jest kluczowa, aby uniknąć potencjalnych sporów.
Urlop dodatkowy osoby z niepełnosprawnością
Kontynuując kwestię urlopu wypoczynkowego, należy zwrócić uwagę także na prawidłowość wykazania informacji o dodatkowym urlopie wypoczynkowym dla osoby z niepełnosprawnością. Osoby mające orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności mają prawo do dodatkowych 10 dni urlopu wypoczynkowego. Informacje o tym urlopie również należy wykazać w świadectwie pracy, jednak nieco inaczej niż wymiar podstawowy.
Urlop wypoczynkowy osoby z niepełnosprawnością trzeba wykazać w świadectwie pracy w następujący sposób:
- w punkcie 6.2 - należy wykazać wymiar urlopu wypoczynkowego, który pracownik wykorzystał w danym roku kalendarzowym do momentu zakończenia umowy o pracę;
- w punkcie 6.15 - trzeba wykazać wymiar urlop dodatkowy, który - tak, jak w przypadku urlopu wypoczynkowego - należy wykazać bez względu na to, czy pracownik wykorzystał go w naturze, czy został mu wypłacony ekwiwalent.
Jeżeli pracownik w trakcie zatrudnienia wykorzystał urlop dodatkowy z tytułu niepełnosprawności, wówczas fakt ten wykazuje się w ust. 6 pkt 15 świadectwa pracy, odrębnie od kodeksowego urlopu wypoczynkowego. Pracodawca podaje w tym ustępie dane o wykorzystanym przez pracownika urlopie dodatkowym, obejmujące liczbę wykorzystanych dni i godzin urlopu.
Urlop bezpłatny - szczegółowe zasady dokumentowania w świadectwie pracy
Urlop bezpłatny, choć udzielany na wniosek pracownika, ma swoje konsekwencje prawne i finansowe. Przede wszystkim okres ten nie wlicza się do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze, w tym prawo do urlopu wypoczynkowego. Pracodawca ma obowiązek uwzględnić każdy okres urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy, co pozwala na precyzyjne ustalenie przerwy w zatrudnieniu.
Informacje o urlopie bezpłatnym muszą być zawarte w świadectwie pracy, ponieważ mogą mieć wpływ na dalsze uprawnienia pracownika, szczególnie w kontekście prawa do urlopu wypoczynkowego u kolejnych pracodawców. Przykładowo pracownik, który skorzystał z długoterminowego urlopu bezpłatnego, nie będzie mógł domagać się urlopu wypoczynkowego za ten czas, ponieważ nie pozostawał w stosunku pracy w rozumieniu przepisów kp.
Urlop bezpłatny może mieć również wpływ na prawo do niektórych świadczeń, takich jak zasiłek chorobowy czy macierzyński, dlatego jego uwzględnienie w świadectwie pracy jest istotne także z punktu widzenia instytucji rozliczających świadczenia. Z tego powodu pracodawca powinien dokładnie podać daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy.
Warto nadmienić, że w świadectwie pracy wykazuje się również fakt wykorzystania urlopu bezpłatnego (w ust. 6 pkt 4 świadectwa) z podaniem podstawy prawnej jego udzielenia. Ten punkt świadectwa pracy dotyczy nie tylko typowego urlopu bezpłatnego udzielanego na podstawie art. 174 K.p., ale także urlopów bezpłatnych udzielanych na innej podstawie prawnej, np. urlopu bezpłatnego udzielonego w związku z odbywaniem przez pracownika ćwiczeń wojskowych.
Urlop bezpłatny należy wykazać w pkt 6.4. świadectwa pracy. W punkcie tym trzeba wymienić wszystkie okresy urlopu bezpłatnego (zakres dat) oraz wskazać podstawę prawną jego udzielenia.
Pracodawca wykazuje w świadectwie pracy nie tylko okres trwania urlopu bezpłatnego, ale także podstawę prawną jego udzielenia. W świadectwie pracy pracodawca powinien podać m.in. informacje dotyczące okresu i rodzaju wykonywanej pracy, zajmowanych stanowisk, trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy, a także inne informacje niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Ponadto w świadectwie pracy zamieszcza się wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę w myśl przepisów o postępowaniu egzekucyjnym. Na żądanie pracownika w świadectwie pracy należy podać także informację o wysokości i składnikach wynagrodzenia oraz o uzyskanych kwalifikacjach. (art. 97 § 2 Kodeksu pracy). Wśród informacji zamieszczanych w świadectwie pracy powinny znaleźć się także informacje dotyczące wykorzystanego urlopu bezpłatnego i podstawy prawnej jego udzielenia (§ 2 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy). Informacje o urlopie bezpłatnym należy podać w każdym przypadku jego udzielenia, także wtedy gdy urlop ten był wykorzystywany przez krótkie okresy, nawet jednodniowe. Wymiar urlopu bezpłatnego ma znaczenie dla nowego pracodawcy, który uwzględnia go przy obliczaniu stażu pracy.
W świadectwie pracy pracodawca wykazuje każdy udzielony pracownikowi urlop bezpłatny. W świadectwie pracy znajduje się specjalna pozycja (ust. 6 pkt 4 wzoru świadectwa pracy), w której należy wykazać nie tylko okres trwania urlopu bezpłatnego, ale także podstawę prawną jego udzielenia.
Urlop bezpłatny jest szczególnym rodzajem urlopu. W przeciwieństwie do urlopu wypoczynkowego jest on udzielany tylko i wyłącznie na wniosek pracownika. Czy urlop ten jest okresem nieskładkowym i gdzie należy wykazać ten rodzaj absencji w świadectwie pracy? Wyjaśniamy w artykule.
Jak wskazuje art. 174 kp, urlop bezpłatny może zostać udzielony przez pracodawcę na pisemny wniosek pracownika. Co ważne, podczas przebywania na urlopie bezpłatnym pracownik, choć jest związany stosunkiem pracy, to jej nie świadczy. To z kolei nie powoduje konieczności wypłaty wynagrodzenia takiemu pracownikowi. Co więcej, okres ten nie jest wliczany do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. Co za tym idzie, osoba na takim urlopie przestaje podlegać ubezpieczeniom społecznym.
Za zgodą pracownika wyrażoną na piśmie, pracodawca może udzielić pracownikowi urlopu bezpłatnego w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy, przez okres ustalony w zawartym w tej sprawie porozumieniu między pracodawcami.
Urlop bezpłatny to nie okres nieskładkowy. Przepisy nie określają, ile czasu może maksymalnie trwać urlop bezpłatny. W sytuacji jednak gdy przekracza on 3 miesiące, strony mogą przewidzieć dopuszczalność odwołania pracownika z urlopu z ważnych przyczyn. Urlop bezpłatny powoduje więc swego rodzaju zawieszenie stosunku pracy, niemniej jednak nie rozwiązuje stosunku pracy. Nie jest on także okresiem nieskładkowym. Katalog okresów nieskładkowych podanych w art. 7 ustawy o emeryturach i rentach z FUS jest katalogiem zamkniętym. Przepis nie wskazuje okresu urlopu bezpłatnego jako okres nieskładkowy.
Urlop bezpłatny uwzględnia się w ogólnym okresie zatrudnienia, podanym w świadectwie pracy. Należy nadmienić, że stosunek pracy jest w takim przypadku zawieszony, ale nie ulega rozwiązaniu. Urlop bezpłatny należy również wykazać w świadectwie pracy, zgodnie ze wzorem podanym w rozporządzeniu. W pkt 6 ust. 4 należy wprowadzić okres trwania urlopu bezpłatnego i podstawę prawną jego udzielenia.
Urlop opiekuńczy i z tytułu rodzicielstwa
W świadectwie pracy należy wykazać fakt korzystania przez pracownika z urlopów związanych z rodzicielstwem. W ust. 6 pkt 5 świadectwa pracy pracodawca podaje wymiar wykorzystanego urlopu ojcowskiego (z wyszczególnieniem części urlopu, jeżeli został na nie podzielony). Natomiast urlop rodzicielski odnotowuje się w ust. 6 pkt 6 świadectwa pracy, z tym że pracodawca jest zobowiązany podać dane o wykorzystaniu tego urlopu (podobnie jak urlopu ojcowskiego) tylko wtedy, gdy pracownik, ze względu na wiek dziecka, mógłby skorzystać z tego urlopu w kolejnym stosunku pracy. Z urlopu rodzicielskiego można skorzystać do upływu roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6. rok życia.
Pracownicy mogą korzystać z urlopu opiekuńczego uregulowanego w art. 1731 K.p., w wymiarze do 5 dni w roku kalendarzowym. Informację o wykorzystaniu tego urlopu w roku ustania zatrudnienia zamieszcza się w ust. 6 pkt 3 świadectwa pracy. Należy go wypełnić zarówno w przypadku, gdy pracownik wykorzystał część z rocznego wymiaru urlopu, jak i gdy skorzystał z niego w maksymalnym wymiarze.
Urlop macierzyński nie jest odrębnie wykazywany w świadectwie pracy - dla potrzeb sporządzenia świadectwa jest traktowany na równi z okresem pracy.
Informacja o urlopie wychowawczym - wykazywanym w ust. 6 pkt 7 świadectwa pracy - zawiera, obok podstawy prawnej udzielenia urlopu wychowawczego oraz jego wymiaru, również okres/okresy wykorzystania urlopu oraz liczbę jego części. Należy zasygnalizować, że w niektórych przypadkach może być konieczne wykazanie ww. urlopu w ust. 6 pkt 16 jako okresu nieskładkowego.
Okres urlopu opiekuńczego jest okresem niepłatnym (bez prawa do wynagrodzenia), ale nie jest urlopem bezpłatnym w ścisłym tego słowa znaczeniu. W świadectwie pracy nie wykazujemy go zatem w punkcie dotyczącym urlopów bezpłatnych. Taki zapis byłby błędny i potencjalnie mylący. Urlop opiekuńczy przysługuje na wniosek pracownika w celu zapewnienia osobistej opieki lub wsparcia osobie będącej członkiem rodziny lub zamieszkującej w tym samym gospodarstwie domowym, która wymaga opieki lub wsparcia z poważnych względów medycznych. Wymiar urlopu ustalono na 5 dni w roku kalendarzowym (art. 173[1] par. 1 Kodeksu pracy, dalej: k.p.). Okres urlopu opiekuńczego jest niepłatny - ustawodawca nie przewidział za ten czas niewykonywania pracy wynagrodzenia w związku z czym wynagrodzenie nie przysługuje (art. 80 Kodeksu pracy). Wprost jednak przyjęto, że okres urlopu opiekuńczego wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze (art. 173[2] k.p.).
Urlop bezpłatny to okres nieświadczenia pracy oparty na przepisach wskazujących konkretnie na to, że dany okres jest kwalifikowany jako urlop bezpłatny (np. art. 174 k.p., art. 304 i art. 305 ustawy o obronie Ojczyzny). Często pojawiają się okreścia, że urlop opiekuńczy jest urlopem bezpłatnym. Nie należy wykazywać go w ust. 6 pkt 4 (opierając się na numeracji z pomocniczego wzoru świadectwa pracy) dotyczącym urlopów bezpłatnych.
Jak wskazują przepisy oraz wyjaśnienia do rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie świadectwa pracy, w dokumencie tym należy wykazać wykorzystany urlop ojcowski tylko, kiedy pracownik ze względu na wiek dziecka mógłby korzystać z takiego urlopu u kolejnego pracodawcy. Zatem jeśli wiek dziecka pozbawia pracownika możliwości korzystania z urlopu ojcowskiego, to informacji tej nie zamieszcza się w świadectwie pracy. Zasada ta obowiązuje także w przypadku pozostałych urlopów związanych z rodzicielstwem.
Okresy urlopów macierzyńskich i rodzicielskich są wliczane do stażu pracy, od którego zależą inne uprawnienia pracownicze, co oznacza, że pracownik nie traci na korzystaniu z tych uprawnień. Pracodawca musi podać szczegółowe informacje o każdym rodzaju urlopu związanego z rodzicielstwem, ponieważ mają one wpływ na naliczanie urlopu wypoczynkowego po powrocie do pracy.
Pracownik, który przebywał na urlopie macierzyńskim, ma prawo do pełnego wymiaru urlopu wypoczynkowego za ten okres. Dodatkowo w przypadku urlopu wychowawczego zachowuje on pewne uprawnienia, jednak okres ten nie jest wliczany do stażu pracy, od którego zależą inne uprawnienia, takie jak np. nabycie prawa do dodatkowego urlopu wypoczynkowego.
Jak wykazać urlopy związane z rodzicielstwem w świadectwie pracy?
- Urlop ojcowski - należy wykazać w pkt 6.5. - trzeba podać liczbę dni oraz w ilu częściach pracownik korzystał z tego urlopu.
- Urlop rodzicielski - należy wykazać w pkt 6.6. - trzeba podać liczbę dni oraz w ilu częściach pracownik korzystał z tego urlopu.
- Urlop wychowawczy - należy wykazać w pkt 6.7 - trzeba podać podstawę prawną udzielenia urlopu, wymiar wykorzystanego urlopu, okres korzystania (zakres dat) oraz liczbę części.
PRAWNIK ODPOWIADA. Ograniczenie władzy rodzicielskiej. Kiedy jest możliwe? #prawo #rodzice
Problemy z nieprawidłowym świadectwem pracy - co zrobić?
Jeśli świadectwo pracy nie zawiera pełnych lub prawidłowych informacji dotyczących urlopów, pracownik ma prawo wystąpić do pracodawcy z wnioskiem o sprostowanie świadectwa. Pracodawca jest zobowiązany odpowiedzieć na taki wniosek w ciągu 7 dni. W przypadku gdy odmówi on sprostowania dokumentu, pracownik może wnieść sprawę do sądu pracy.
Prawidłowe świadectwo pracy, szczególnie w kontekście urlopów, ma ogromne znaczenie dla dalszych uprawnień pracowniczych, dlatego warto zadbać o jego rzetelność i zgodność z przepisami. W przeciwnym razie pracownik może napotkać problemy z uzyskaniem świadczeń socjalnych, a także z ustaleniem prawa do kolejnych urlopów u nowego pracodawcy.
tags: #urlop #bezplatny #swiadectwo #pracy