Umowa zlecenia, choć jest umową cywilnoprawną, może wiązać się z koniecznością odbycia podróży przez zleceniobiorcę w celu wykonania powierzonych mu zadań. W takich sytuacjach pojawia się pytanie o możliwość i zasady zwrotu poniesionych przez niego kosztów, a także o ich wpływ na podatek dochodowy i składki ZUS.
Podróż zleceniobiorcy - czy to to samo co podróż służbowa pracownika?
Przede wszystkim należy podkreślić, że przepisy Kodeksu pracy dotyczące podróży służbowej odnoszą się wyłącznie do pracowników związanych z pracodawcą stosunkiem pracy. Osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia nie są traktowane jako pracownicy w rozumieniu prawa pracy, co oznacza, że pracodawca nie może ich formalnie wysłać w "podróż służbową" w rozumieniu Kodeksu pracy.
Niemniej jednak, umowa zlecenia może przewidywać konieczność odbycia podróży przez zleceniobiorcę w celu realizacji zadań wynikających z umowy. Wówczas kluczowe jest, aby taka możliwość oraz zasady zwrotu kosztów podróży zostały precyzyjnie określone w samej umowie zlecenia. Zapisy te powinny jasno wskazywać, jakie wydatki podlegają zwrotowi, np. diety, koszty przejazdu, noclegów czy inne uzasadnione wydatki.
Zwrot kosztów podróży zleceniobiorcy - przychód podlegający opodatkowaniu?
Otrzymane przez zleceniobiorcę należności z tytułu zwrotu kosztów podróży stanowią dla niego przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof). Przychodem są bowiem wszelkie otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń.
Jednakże, przychód ten może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego. Na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, do wysokości określonej w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Oznacza to, że diety i zwrot kosztów noclegu wypłacone zleceniobiorcy są wolne od podatku na zasadach przewidzianych w tym przepisie oraz w art. 21 ust. 13 updof, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Kluczowe limity określone w rozporządzeniu to:
- Dieta krajowa: 30 zł za dobę podróży krajowej.
- Zwrot kosztów noclegu: W wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, tj. 600 zł (30 zł x 20).
Nadwyżka kwot z tytułu diet i zwrotu kosztów noclegu ponad określone w tym rozporządzeniu limity podlega opodatkowaniu.
Zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym
Jeżeli umowa zlecenia przewiduje zwrot kosztów przejazdu, zleceniodawca może dokonać takiej wypłaty. Stanowi ona koszt uzyskania przychodu (KUP) na zasadach zbliżonych do zwrotu kosztów przejazdu w podróży służbowej pracownika.
W ramach określonych limitów i zasad wynikających z ustawy podatkowej, świadczenie takie korzysta ze zwolnienia od podatku PIT. Aby rozliczenie kosztu przejazdu samochodem prywatnym było możliwe i korzystało ze zwolnienia, konieczne jest, aby zleceniobiorca prowadził ewidencję przebiegu pojazdu i przedkładał ją zleceniodawcy.
Wykorzystanie prywatnego samochodu do celów służbowych przez zleceniobiorcę, w tym zwrot kosztów paliwa (tzw. kilometrówka), jest dopuszczalne, jeśli zasady te są uregulowane w umowie zlecenia i zleceniobiorca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu. Stawki za 1 kilometr przebiegu nie mogą przekraczać limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych.
Składki ZUS i podatek zdrowotny
Należności zwracane zleceniobiorcy z tytułu podróży służbowej (w tym diety, zwrot kosztów przejazdu, noclegów) do wysokości określonej w przepisach rozporządzenia o podróżach służbowych, co do zasady, nie podlegają oskładkowaniu składkami na ubezpieczenia społeczne (emerytalne i rentowe) oraz ubezpieczenie zdrowotne.
Podstawą prawną do takiego zwolnienia są przepisy dotyczące szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, które wyłączają z podstawy wymiaru diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika do określonych limitów.
Jednakże, jeśli wypłacone należności przekraczają limity określone w przepisach, nadwyżka ta podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu.
Film instruktażowy dla pracodawców z zakresu prowadzenia zajęć i TELE-wykładów – film II
Dokumentowanie zwrotu kosztów podróży zleceniobiorcy
Choć przepisy nie określają wprost dokumentacji dla zwrotu wydatków związanych z podróżą zleceniobiorcy, dopuszcza się stosowanie dowodu rozliczenia podróży służbowej, podobnego do tego stosowanego przy pracownikach. Należy pamiętać o prawidłowym udokumentowaniu wydatków, np. poprzez faktury, rachunki, bilety, a w przypadku braku możliwości udokumentowania - pisemne oświadczenie zleceniobiorcy.
W przypadku zwrotu kosztów za przejazd samochodem prywatnym, niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Należy również pamiętać, że zwrot kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych, w tym tzw. kilometrówka, może korzystać ze zwolnienia z podatku dochodowego, o ile spełnione są warunki z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b) oraz ust. 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, a także gdy nie są to jazdy lokalne.
Ważne jest, aby zleceniodawca jako płatnik prawidłowo naliczał podatek dochodowy od kwot przekraczających ustalone limity.
Podsumowując, zwrot kosztów podróży zleceniobiorcy jest możliwy i może być korzystny podatkowo i składkowo, pod warunkiem ścisłego przestrzegania zapisów umownych i obowiązujących limitów.
tags: #umowa #zlecenie #zwrot #kosztow #podrozy #wzor