Strona internetowa jest obecnie niezbędnym narzędziem dla każdego przedsiębiorcy, który chce skutecznie oferować swoje produkty i usługi oraz promować swoją markę na rynku. W dobie wszechobecnego dostępu do sieci internetowej, pierwsze wrażenie odbiorcy takiej strony jest niezwykle ważne, dlatego w pełni profesjonalna witryna www jest kluczowa dla osiągnięcia sukcesu. Na co zatem zwrócić uwagę przy zawieraniu umów z twórcami takich stron internetowych?
Umowa na wykonanie strony internetowej to umowa, której przedmiotem jest uregulowanie zasad stworzenia i przekazania zamawiającemu funkcjonalnej strony www wraz z przeniesieniem autorskich praw majątkowych lub udzieleniem licencji. Charakter prawny takiej umowy zależy od jej konstrukcji. Najczęściej umowa przybiera formę umowy o dzieło (art. 627 kodeksu cywilnego), gdzie wykonawca zobowiązuje się do wykonania strony internetowej jako oznaczonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia. Może też funkcjonować jako umowa zlecenie lub umowa o świadczenie usług, szczególnie gdy obejmuje długoterminową obsługę lub gdy wykonanie strony internetowej to jedynie element szeregu innych świadczeń w ramach współpracy. W rozumieniu prawa autorskiego, strona internetowa stanowi utwór, co oznacza konieczność uregulowania kwestii zasad korzystania ze strony internetowej przez zamawiającego. Umowa powinna jasno określać sposób i termin przeniesienia praw autorskich lub warunki licencji, aby zamawiający mógł swobodnie korzystać ze strony www.
Najczęściej umowa taka przybiera postać umowy o dzieło. Często jednak strony decydują się także na zawarcie umów mieszanych (nienazwanych) z elementami umowy o dzieło, rzadziej - umów zlecenia. Wybór odpowiedniej formy umowy przez strony ma duży wpływ na obowiązki, jak i prawa zarówno twórcy, jak i klienta, także pod względem podatkowym, stąd zawierając taką umowę, strony muszą rozważyć wszystkie „za” i „przeciw” przemawiające za wyborem konkretnej formy umowy. Umowa o dzieło jest tzw. umową rezultatu uregulowaną w kodeksie cywilnym, na podstawie której twórca zobowiązuje się do wykonania za wynagrodzeniem oznaczonego dzieła. Z tego względu umowa ta jest więc w tym przypadku dobrym rozwiązaniem, albowiem dziełem (rezultatem) jest stworzenie w pełni działającej strony internetowej.
Kluczowe elementy umowy o wykonanie strony internetowej
Umowa o wykonanie strony powinna zawierać co najmniej oznaczenie stron, przedmiot umowy (czyli jasny opis tego co wykonawca ma wykonać), wynagrodzenie wykonawcy, terminy realizacji, zasady przeniesienia praw autorskich, warunki odbioru oraz postanowienia o odpowiedzialności. Wszystkie kluczowe ustalenia muszą być formalnie zawarte w dokumencie lub ewentualnie w załącznikach, a jej treści powinny być precyzyjnie określone, aby uniknąć sporów.
1. Oznaczenie stron
Prawidłowe oznaczenie stron to fundament ważności umowy. Dla osób fizycznych niezbędne są: imię, nazwisko, adres, PESEL. Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą dodatkowo podają NIP i REGON. Spółki, poza danymi wynikającymi z KRS wskazują osoby uprawnione do reprezentacji - tylko uprawniony do reprezentacji może skutecznie podpisać umowę. Szczególną uwagę należy zwrócić na precyzyjne określenie miejsca zawarcia umowy oraz daty. Te informacje są istotne dla ustalenia właściwości sądu w przypadku sporów oraz określenia momentu powstania zobowiązania (chyba, że umowa zawiera postanowienia dotyczące właściwości umownej, czyli określenie przez strony konkretnego sądu właściwego miejscowo dla sporów wynikających z umowy).
Błędne oznaczenie stron może skutkować nieważnością umowy, problemami z egzekucją należności, niemożnością dochodzenia roszczeń w sądzie oraz komplikacjami przy przeniesieniu autorskich praw majątkowych. Brak pełnych danych strony w umowie o wykonanie strony utrudnia identyfikację kontrahenta. W przypadku sporu sąd może mieć problem z ustaleniem, kto faktycznie jest stroną umowy. Szczególnie problematyczne jest nieprawidłowe wskazanie reprezentanta spółki - umowa zawarta przez osobę nieuprawnioną może być nieważna. Dla przedsiębiorców kluczowe jest podanie prawidłowego NIP i nazwy zgodnej z wpisem do rejestru. Błędy w tych danych komplikują wystawianie faktur i rozliczenia podatkowe. W przypadku działalności gospodarczej należy sprawdzić aktualność wpisu w CEIDG lub KRS. Nieprawidłowe oznaczenie wpływa też na przeniesienie praw autorskich. Zgodnie z prawem, umowa przeniesienia autorskich praw majątkowych wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Błędne dane strony mogą podważyć ważność tego przeniesienia jak i ustalenie kto jest beneficjentem tych praw.
2. Przedmiot umowy i zakres prac
Przedmiot umowy powinien zawierać dokładny opis typu strony (wizytówka, sklep, portal), specyfikację techniczną, wymagane funkcjonalności, strukturę podstron oraz wskazanie, kto dostarcza treści i dostęp do serwera www. Należy szczegółowo określić funkcje i elementy w obrębie strony www. Nie ma przeszkód aby szczegółowy opis parametrów znajdował się w dedykowanym załączniku.
Precyzyjne określenie zakresu prac chroni przed nieporozumieniami. Warto wskazać, czy wykonanie strony www obejmuje tylko kodowanie, czy także projekt graficzny. Umowa powinna określać technologie (CMS, framework), integracje z zewnętrznymi systemami oraz wymagania dotyczące responsywności.
Kluczowe jest ustalenie, kto odpowiada za dostarczenie materiałów. Jeśli zamawiający ma przekazać treści, zdjęcia czy dostęp do serwera www, umowa musi określać terminy ich dostarczenia. Treść dostarczana przez zamawiającego powinna być jasno określona. Harmonogram powinien zawierać precyzyjne określenie terminów realizacji, zgodnie z ustalonymi etapami współpracy. Wykonawca powinien mieć uprawnienie do wyznaczenia zamawiającemu odpowiedniego terminu na dostarczenie materiałów, gdyż opóźnienie w przekazaniu materiałów często wpływa na określony czas realizacji całego projektu. Po upływie terminu na dostarczenie materiałów mogą wystąpić określone konsekwencje umowne np. brak odpowiedzialności wykonawcy za opóźnienie w realizacji.
Wykonawca zobowiązuje się nie wykonywać autorskich praw osobistych do strony oraz upoważnia Zamawiającego do wykonywania tych praw w swoim imieniu. Wykonawca uprawniony jest do rozpowszechniania projektu strony internetowej w swoim portfolio, w tym również na swojej stronie internetowej, blogu oraz w profilach w mediach społecznościowych prowadzonych przez Wykonawcę.
Umowa powinna jasno określać prawa autorskie do stworzonej strony, zarówno w kontekście kodu źródłowego, jak i zawartych w niej treści i elementów graficznych. Wykonawca oświadcza i gwarantuje Zamawiającemu, że wykonana strona internetowa nie będzie naruszać praw podmiotów trzecich, w szczególności praw autorskich, dóbr osobistych, praw własności przemysłowej. Temat praw autorskich do strony internetowej wydaje się prosty i oczywisty, ale wcale taki nie jest. Wykonawca wprawdzie niewątpliwie jest twórcą strony, ale czy faktycznie do wszystkich elementów strony przysługują mu prawa autorskie? Przeniesienie autorskich praw majątkowych nie dotyczy tych elementów strony internetowej, do których Wykonawca nie posiada praw autorskich, w szczególności elementów wykorzystanych na podstawie licencji udzielonej przez inny podmiot, w tym wolnej licencji. Tam, gdzie wykonawca tworzy projekt graficzny pytanie jest bezpodstawne, bo tu nie ulega wątpliwości, że mówimy o chronionym utworze.
Jeżeli Zamawiający przekaże Wykonawcy określone informacje z wyraźnym zastrzeżeniem ich poufności, Wykonawca zobowiązuje się zachować je w tajemnicy i nie wykorzystywać w jakichkolwiek innych celach niż realizacja umowy, w szczególności nie przekazywać ich jakimkolwiek osobom trzecim ani nie wykorzystywać we własnych celach. Jeżeli wykonawca ma również dostęp do danych osobowych, bo np. pracuje nad stroną, która istniała już wcześniej i przy okazji prac technicznych może mieć choćby tylko potencjalny wgląd w zasoby, gdzie przechowywane są dane osobowe, wykonawcy powinno zostać również powierzone przetwarzanie danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO.
3. Wynagrodzenie i płatności
W umowie należy jasno określić warunki dotyczące wynagrodzenia, w szczególności jeśli płatność wynagrodzenia następuje w transzach. Postanowienia dotyczące odpowiedzialności stron powinny uwzględniać ewentualne ograniczenie odpowiedzialności np. z uwagi na wystąpienie siły wyższej lub zawinione opóźnienia stron umowy mające finalny wpływ na przebieg współpracy. Umowa powinna także określać przesłanki odpowiedzialności oraz zakres uprawnień stron.
Wynagrodzenie ryczałtowe sprawdza się przy prostych projektach o jasno określonym zakresie, natomiast model etapowy lub godzinowy lepiej funkcjonuje przy złożonych realizacjach wymagających elastyczności. Wynagrodzenie wykonawcy w umowie o wykonanie strony może przyjąć różne formy. Model ryczałtowy oznacza stałą kwotę za całość prac - daje pewność kosztów, ale wymaga precyzyjnego określenia zakresu. Przekroczenie zakresu skutkuje dodatkowymi kosztami. Model etapowy dzieli wynagrodzenie na transze wypłacane po zakończeniu poszczególnych etapów (projekt, kodowanie, testy). Zapewnia kontrolę nad postępem prac i motywuje wykonawcę do terminowości. Przy tym modelu kluczowe jest określenie warunków odbioru każdego etapu. Rozliczenie godzinowe stosuje się najczęściej przy projektach o zmiennym zakresie. Wykonawca raportuje przepracowane godziny, a zamawiający płaci według ustalonej stawki. Ten model wymaga wzajemnego zaufania i dokładnej ewidencji czasu pracy.
Wykonawca najchętniej przyjąłby płatność całości wynagrodzenia z góry i po sprawie. Oczywiście, że można. A nawet trzeba, żeby żadna ze stron nie czuła się niesprawiedliwie potraktowana. W ciągu 3 dni od zawarcia umowy, Zamawiający zobowiązany jest przelać na rachunek bankowy Wykonawcy zadatek w wysokości XXX (słownie: XXX) złotych brutto. Brak zapłaty zadatku w terminie, uprawnia Grafika do odstąpienia od umowy w ciągu kolejnych 30 dni. Jeżeli Grafik nie odstąpi od umowy, pozostaje uprawniony do przedłużenia terminu realizacji strony internetowej. Z przekazaniem zadatku strony łączą skutki, o których mowa w art. 394 Kodeksu cywilnego. To oczywiście tylko przykład. Wynagrodzenie zawsze można opisać po swojemu.
4. Prawa autorskie i licencja
Przeniesienie autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych daje zamawiającemu pełną kontrolę nad stroną, podczas gdy licencja pozwala na korzystanie z utworu w określony sposób przy zachowaniu praw przez wykonawcę - wybór zależy od swoich potrzeb biznesowych. Umowa powinna precyzyjnie określać zasady przeniesienia autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych, a także warunki, na jakich wykonawca może przenieść te prawa na zamawiającego.
Przeniesienie praw autorskich przypomina umowę sprzedaży. Zamawiający staje się właścicielem majątkowych praw do strony internetowej i może nią swobodnie dysponować: modyfikować, sprzedawać, licencjonować innym w zakresie wskazanym w umowie. Wykonawca w przypadku pełnego przeniesienia praw traci wszelkie prawa majątkowe, choć zachowuje autorskie prawa osobiste (nie może się zrzec autorstwa). W umowie warto także uregulować kwestie oznaczenia autorstwa - wykonawca może żądać, aby na stronie twórcy za każdym razem, gdy strona jest publikowana, widniała informacja o autorze, np. logo lub odnośnik lub zamawiający może zobowiązać wykonawcę niewykonywania tych praw.
Licencja to alternatywa pozwalająca zachować prawa wykonawcy. Może być wyłączna (tylko zamawiający korzysta) lub niewyłączna (wykonawca może udzielać licencji innym). W umowie określa się pola eksploatacji, czas trwania, terytorium oraz możliwość sublicencjonowania.
| Aspekt | Przeniesienie praw | Licencja |
|---|---|---|
| Właściciel praw | Zamawiający | Wykonawca |
| Modyfikacje | Bez ograniczeń (przy pełnym przeniesieniu praw) | Zgodnie z umową |
| Dalsze wykorzystanie przez wykonawcę | Niemożliwe (przy pełnym przeniesieniu praw) | Możliwe (przy licencji niewyłącznej) |
| Koszt | Zazwyczaj wyższy | Zazwyczaj niższy |
| Portfolio wykonawcy | Wymaga zgody | Zwykle dozwolone |
Niezależnie od ustalonego modelu umowa powinna zawierać informację o momencie nabycia praw autorskich/licencji przez zamawiającego. Najczęściej ten moment jest tożsamy z momentem odbioru strony internetowej lub zapłatą całości wynagrodzenia.
5. Terminy realizacji i poprawki
Umowa powinna zawierać precyzyjne określenie terminów realizacji, zgodnie z ustalonymi etapami współpracy. Wykonawca powinien mieć uprawnienie do wyznaczenia zamawiającemu odpowiedniego terminu na dostarczenie materiałów, gdyż opóźnienie w przekazaniu materiałów często wpływa na określony czas realizacji całego projektu. Po upływie terminu na dostarczenie materiałów mogą wystąpić określone konsekwencje umowne np. brak odpowiedzialności wykonawcy za opóźnienie w realizacji.
Ureguluj zasady poprawek w umowie. W ramach wynagrodzenia określonego umową, Wykonawca zapewnia Zamawiającemu XXX godzin zegarowych celem omówienia lub dopracowania wstępnej koncepcji. Zamawiający ma prawo do dwóch tur poprawek. Zamawiający ma XXX dni roboczych na uzupełnienie listy poprawek. Brak uzupełnienia w tym terminie oznacza, że Zamawiający nie oczekuje więcej poprawek. Lista poprawek ma charakter ostateczny i wiążący po upływie wskazanego powyżej terminu. Zamawiający ma XXX dni roboczych na sprawdzenie wdrożonych poprawek.
Przykładowo, na wstępnym etapie pracy, gdy jeszcze nie poświęciłeś zbyt dużo czasu, możesz być zainteresowany odstąpieniem od umowy.
6. Odpowiedzialność i kary umowne
Postanowienia dotyczące odpowiedzialności stron powinny uwzględniać ewentualne ograniczenie odpowiedzialności np. z uwagi na wystąpienie siły wyższej lub zawinione opóźnienia stron umowy mające finalny wpływ na przebieg współpracy. Umowa powinna także określać przesłanki odpowiedzialności oraz zakres uprawnień stron.
Kary umowne powinny obejmować opóźnienia w realizacji (0,5-2% wynagrodzenia za dzień), nieusunięcie wad w terminie oraz naruszenie poufności - muszą być proporcjonalne do wartości umowy. Kary za opóźnienie w wykonaniu strony internetowej to standard. Zazwyczaj wynoszą 0,5-1% wynagrodzenia za każdy dzień zwłoki, z limitem 10-20% całości. Nierzadko w umowach stosuje się postanowienie regulujące, że po bezskutecznym upływie wyznaczonego terminu na usunięcie wad można naliczyć kary w wysokości przykładowo 0,5% wynagrodzenia za dzień opóźnienia. Zbyt wysokie kary mogą być uznane za rażąco wygórowane i zredukowane przez sąd, dlatego niezwykle ważne jest ich precyzyjne, ale też realne określenie.
Warto różnicować wysokość kar w zależności od kategorii błędu - wyższe za wady krytyczne uniemożliwiające korzystanie ze strony www, niższe za drobne usterki. Kary powinny działać obustronnie. Wykonawca może zastrzec kary za opóźnienie w dostarczeniu materiałów przez zamawiającego lub brak współdziałania. To zapewnia równowagę i motywuje obie strony do terminowej realizacji swoich obowiązków.
7. Odbiór efektów prac
Odbiór efektów prac to jeden z kluczowych momentów w realizacji umowy o wykonanie strony internetowej. To właśnie wtedy zamawiający potwierdza, że wykonanie strony internetowej zostało zrealizowane zgodnie z ustalonym zakresem i standardami określonymi w umowie. Jasne postanowienia dotyczące odbioru strony internetowej pozwalają uniknąć nieporozumień i sporów, a także stanowią podstawę do rozliczenia wynagrodzenia wykonawcy.
W praktyce najczęściej stosuje się protokół odbioru, który jest formalnym dokumentem potwierdzającym wykonanie strony. Warto w umowie o wykonanie strony internetowej określić, w jakim terminie zamawiający powinien dokonać odbioru - na przykład w ciągu 7 dni od udostepnienia strony przez wykonawcę. Takie rozwiązanie jest wygodne i pozwala na szybkie sfinalizowanie etapu wykonania strony. Warto również przewidzieć w umowie, że w przypadku wykrycia usterek zamawiający powinien zgłosić je wykonawcy w określonym terminie, a wykonawca zobowiązuje się do ich usunięcia w uzgodnionym czasie. Dzięki temu obie strony mają jasność co do dalszego postępowania i mogą uniknąć niepotrzebnych opóźnień.
Podsumowując: Precyzyjne postanowienia dotyczące odbioru efektów prac w umowie o wykonanie strony internetowej to gwarancja sprawnego zakończenia projektu i zabezpieczenie interesów zarówno zamawiającego, jak i wykonawcy.
Pułapki, których należy unikać
Pominięcie kwestii hostingu i domeny często kończy się konfliktem. Umowa powinna jasno określać, kto rejestruje domenę, na kogo jest rejestrowana oraz kto zapewnia i opłaca serwer www. Nieuregulowane wsparcie techniczne po odbiorze to kolejna pułapka. Zamawiający często zakłada, że wykonawca będzie „pomagał” po zakończeniu projektu. Bez jasnych zapisów o zakresie i kosztach wsparcia powstają nieporozumienia.
Brak postanowień o poufności naraża obie strony. Wykonawca może mieć dostęp do wrażliwych danych biznesowych, haseł, baz klientów. Klauzula poufności chroni przed nieuprawnionym wykorzystaniem tych informacji. Powinna obejmować także podwykonawców, jeśli wykonawca korzysta z ich wsparcia.
Wiele firm decyduje się na powierzenie zadania stworzenia strony internetowej agencjom lub samodzielnym specjalistom. Strona lub sklep będą kształtować Twój wizerunek i bezpośrednio wpłyną na osiągane przychody. Poza oczywistymi sprawami, jak dokładne opisanie w umowie specyfikacji, terminów i cen, a także zapewnienie przeniesienia majątkowych praw autorskich, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych elementów, które przedstawiam w dzisiejszym wpisie.
Pamiętaj, że aktualizacje systemów CMS, wtyczek i innych elementów wymagają stałego uaktualniania, w przeciwnym wypadku Twoja nowa strona stanie się ofiarą ataku, a Twoje pliki zostaną wówczas zmanipulowane. Konsekwencje mogą być ogromne. O ile stworzenie strony jest niewątpliwie dziełem, o tyle jej konserwacja ma charakter ciągły i pod tym względem rekomendujemy zawarcie osobnej umowy. Pamiętaj, bezpieczeństwo strony jest bardzo ważne!
Koniecznie zadbaj o to, żeby w umowie doprecyzowana została sprawa własności domeny, pod którą strona ma być widoczna. Jeśli masz swoją domenę - zazwyczaj nie musisz tu robić nic. Jeśli jednak domeny jeszcze nie masz, a zamawiać ją będzie webmaster - koniecznie ustal, żeby to Twoje dane figurowały w rejestrze WHOIS. W przeciwnym wypadku w oczach NASK właścicielem będzie webmaster i w dowolnej chwili będzie mógł tę domenę zabrać albo zrobić z nią cokolwiek, na co nie będziesz mieć wpływu. Strona stanie się bezużyteczna! Aby tego uniknąć, zarejestruj domenę po prostu na siebie!
Koniecznie zadbaj o uregulowanie spraw hostingu. Strona do działania musi być uruchomiona na serwerze. Najlepiej, jeśli to Ty jesteś właścicielem hostingu. Dobry webmaster bez problemu poleci Ci sprawdzoną firmę hostingową, jednak możesz też kierować się opiniami internautów. Nie daj się zbyć zagrywką w rodzaju „Wrzucę to panu na mój serwer, jakoś się dogadamy”… - twórca strony przez złośliwość albo poprzez zwykłe zapomnienie może wówczas doprowadzić do sytuacji, w której serwer zostanie zablokowany albo skasowany… i nie będziesz mieć na to żadnego wpływu, bo w oczach firmy hostingowej to on jest właścicielem serwera. Wraz z serwerem przepadnie wówczas Twoja strona www. Wystarczy, że twórca witryny wyjedzie na miesiąc egzotycznych wakacji i zapomni opłacić fakturę za przedłużenie serwera i Twoja strona przestaje istnieć. Czujesz już, jak wiele możesz stracić, kiedy ktoś inny jest właścicielem hostingu, na którym funkcjonuje witryna? To właśnie dlatego potrzebujesz własnego hostingu i swojej umowy z firmą hostingową. Jedynie wtedy będziesz mieć pełną kontrolę nad sytuacją.
Umowa o wykonanie strony internetowej. To musisz wiedzieć!
FAQ - pytania o umowę na wykonanie strony www
Czy umowa na wykonanie strony internetowej musi być pisemna?
Dla ważności przeniesienia autorskich praw majątkowych umowa musi mieć formę pisemną. Sama umowa o dzieło czy świadczenie usług może być zawarta ustnie lub w formie elektronicznej, ale ze względów dowodowych forma pisemna lub dokumentowa jest rekomendowana.
Jak długo powinna trwać gwarancja na wykonanie strony www?
Standardowa gwarancja wynosi 6-12 miesięcy od odbioru. Obejmuje usuwanie błędów w kodzie, nie obejmuje zmian wynikających z aktualizacji zewnętrznych systemów czy modyfikacji wprowadzonych przez zamawiającego. Gwarancja to dobrowolne zobowiązanie wykonawcy. Podstawowa odpowiedzialność za wady z reguły ma źródło w przepisach o rękojmi za wady.
tags: #umowa #o #dzielo #na #projektowanie #strony