Masz niewykorzystany urlop wypoczynkowy i zastanawiasz się, czy on przepadnie? A może jako pracodawca chcesz mieć pewność, że urlop zaległy jest rozliczany zgodnie z przepisami i nie narażasz się na problemy? W tym artykule w prosty sposób wyjaśniamy, co z niewykorzystanym urlopem, kiedy urlop wypoczynkowy nie przepada, a kiedy może dojść do jego przedawnienia.
Urlop wypoczynkowy - podstawowe zasady
Zgodnie z art. 152 § 1 Kodeksu pracy, każdemu pracownikowi, zatrudnionemu na podstawie stosunku pracy, przysługuje prawo do corocznego, nieprzerwanego, płatnego urlopu wypoczynkowego. Co istotne, pracownik nie może zrzec się tego prawa - urlop wypoczynkowy przysługuje niezależnie od ustaleń stron stosunku pracy.
Prawo do urlopu powstaje z mocy prawa w każdym roku kalendarzowym, w którym pracownik pozostaje w zatrudnieniu. Wymiar urlopu wypoczynkowego został określony w art. 154 Kodeksu pracy i wynosi odpowiednio:
- 20 dni - jeśli staż pracy wynosi mniej niż 10 lat,
- 26 dni - jeśli staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.
Do okresu zatrudnienia wlicza się z tytułu ukończenia:
- zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
- średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 5 lat,
- średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych - 5 lat,
- średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,
- szkoły policealnej - 6 lat,
- szkoły wyższej - 8 lat.
Okresy nauki, o których mowa w pkt 1-6, nie podlegają sumowaniu.
Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika, a niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia.
Jednocześnie art. 161 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek udzielenia urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Jeżeli jednak dojdzie do sytuacji niewykorzystania urlopu do końca roku kalendarzowego, urlop ten przechodzi na kolejny rok jako zaległy urlop wypoczynkowy.
Niewykorzystany urlop wypoczynkowy - czy przepada?
Wbrew częstym obawom pracowników, niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie przepada automatycznie z końcem roku kalendarzowego. Jeżeli urlop wypoczynkowy nie został wykorzystany w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, przechodzi on na kolejny rok jako urlop zaległy.
W przypadku niewykorzystania urlopu ustawodawca nakłada na pracodawcę konkretne obowiązki związane z udzieleniem urlopu w późniejszym terminie. Dopiero niespełnienie określonych warunków, takich jak upływ terminu przedawnienia, może prowadzić do wygaśnięcia roszczenia o urlop.
Urlop zaległy to niewykorzystany urlop wypoczynkowy z poprzedniego roku kalendarzowego, do którego pracownik nabył prawo, ale nie skorzystał z niego w całości w ustawowym terminie.
Urlop wypoczynkowy nie przepada z końcem roku, ale nie jest też wieczny.
Niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie przepada - możesz go odebrać do 30 września roku następnego.
Urlop zaległy - do kiedy należy go wykorzystać?
Zasady dotyczące terminu wykorzystania urlopu zaległego reguluje art. 168 Kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem urlop zaległy należy wykorzystać najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Oznacza to, że urlop za 2025 rok musisz wykorzystać najpóźniej do 30 września 2026.
Najpóźniej 30 września następnego roku kalendarzowego pracownik powinien rozpocząć korzystanie z zaległego urlopu wypoczynkowego.
Wypełnienie obowiązku udzielania urlopu zaległego do 30 września oznacza takie zorganizowanie pracy, aby pracownik mógł najpóźniej w ostatnim dniu września rozpocząć korzystanie z urlopu zaległego.
Ostatecznym terminem udzielenia urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego w 2024 r. jest więc 30 września 2025 r. Dokładniej, taki zaległy urlop może rozpocząć się najpóźniej w dniu 30 września.
Urlop zaległy z 2024 r. należy wykorzystać do dnia 30 września 2025 r.
Zaległego urlopu wypoczynkowego niewykorzystanego przez pracownika z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym.
Pracodawca ma obowiązek udzielenia zaległego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego.
Do 30 września pracodawcy mają obowiązek udzielić pracownikom zalegnego urlopu wypoczynkowego.
Przedawnienie urlopu wypoczynkowego - kiedy urlop przepada?
Choć urlop wypoczynkowy nie przepada z końcem roku, należy pamiętać o instytucji przedawnienia. Zgodnie z art. 291 § 1 Kodeksu pracy, roszczenia ze stosunku pracy - w tym roszczenie o udzielenie urlopu - przedawniają się z upływem 3 lat.
Termin przedawnienia liczony jest od dnia, w którym urlop powinien zostać udzielony. Po upływie tego okresu zaległy urlop wypoczynkowy przepada, a pracownik traci możliwość skutecznego dochodzenia prawa do jego wykorzystania.
Roszczenie o urlop przedawnia się z upływem trzech lat od końca roku, w którym pracownik uzyskał do niego prawo.
Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
W przypadku zaległego urlopu - tak. Pracodawca ma prawo wyznaczyć termin wykorzystania zaległego urlopu, nawet bez zgody pracownika, aby dopełnić obowiązku ustawowego.
Po tym czasie pracownik traci prawo do niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego (art. 291 Kodeksu pracy).
Prawo do urlopu wypoczynkowego za rok 2022 ulegnie przedawnieniu 30 września 2026 roku.
Zgodnie z art. 291 Kodeksu pracy roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne.
W związku z tym 3-letni bieg przedawnienia roszczenia o urlop wypoczynkowy rozpocznie się zawsze 30 września roku następnego po roku kalendarzowym, w którym prawo do urlopu zostało nabyte.
WYSTĄPIENIE JAKICH OKOLICZNOŚCI PRZESUWA TERMIN URLOPU WYPOCZYNKOWEGO?
Urlop a zmiana pracy - co z niewykorzystanym urlopem?
Zmiana pracy nie powoduje, że niewykorzystany urlop wypoczynkowy przepada. Zgodnie z art. 167¹ Kodeksu pracy, w okresie wypowiedzenia pracodawca ma prawo zobowiązać pracownika do wykorzystania przysługującego urlopu, w tym również urlopu zaległego.
Przy zmianie pracy w trakcie roku kalendarzowego warto pamiętać, że nie chodzi o wykorzystanie całego przysługującego na dany rok urlopu, lecz wyłącznie jego część ustalaną proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Zasada ta wynika wprost z art. 155¹ Kodeksu pracy, który reguluje sposób naliczania urlopu w roku, w którym ustaje stosunek pracy.
Zgodnie z tym przepisem, u dotychczasowego pracodawcy pracownikowi przysługuje urlop w wymiarze proporcjonalnym do okresu przepracowanego w danym roku, o ile przed rozwiązaniem umowy nie wykorzystał urlopu w pełnym lub wyższym wymiarze. Oznacza to, że pracownik nie nabywa automatycznie prawa do całego urlopu rocznego tylko dlatego, że zmienia pracę w trakcie roku. Analogicznie, u nowego pracodawcy urlop przysługuje również proporcjonalnie - albo do okresu pozostałego do końca roku, albo do faktycznego czasu zatrudnienia, jeśli umowa została zawarta na krótszy okres.
Co istotne, jeżeli pracownik przed zmianą pracy wykorzystał więcej urlopu, niż wynikałoby to z proporcji, u kolejnego pracodawcy wymiar urlopu zostaje odpowiednio obniżony. Jednocześnie przepisy gwarantują, że łączny wymiar urlopu w danym roku nie może być niższy niż wynikający z faktycznego okresu zatrudnienia u wszystkich pracodawców.
Zaległe dni wolne nie mogą zostać przeniesione do nowego miejsca pracy.
Jeśli więc pracownik zamierza zmienić miejsce pracy, pracodawca jest zobowiązany rozliczyć urlop wypoczynkowy wraz z zakończeniem umowy i wypłacić mu ekwiwalent pieniężny w ostatnim dniu pracy.
Ekwiwalent pieniężny - ile za niewykorzystany urlop?
Jeżeli jednak wykorzystanie urlopu w okresie wypowiedzenia nie jest możliwe, zastosowanie ma art. 171 § 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Dotyczy to wszystkich niewykorzystanych dni urlopu, zarówno bieżących, jak i zaległych.
Podstawą obliczenia ekwiwalentu jest wynagrodzenie pracownika, jakie przysługiwałoby mu za czas urlopu, czyli:
- stałe składniki wynagrodzenia (np. pensja zasadnicza) - w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu,
- zmienne składniki wynagrodzenia (np. premie, prowizje) - uśrednione z ostatnich 3 miesięcy, a w niektórych przypadkach z 12 miesięcy.
Podstawę wynagrodzenia dzieli się przez tzw. współczynnik urlopowy, który ustalany jest corocznie i odpowiada średniej liczbie dni roboczych w miesiącu (po odjęciu niedziel, świąt i dni wolnych). Kwotę za jeden dzień urlopu mnoży się przez liczbę dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego.
Przykład obliczenia ekwiwalentu
Pani Ania rozwiązała umowę o pracę z końcem maja. W dniu zakończenia zatrudnienia pozostało jej 8 dni niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Ponieważ nie było możliwości, aby urlop został wykorzystany w okresie wypowiedzenia, pracodawca był zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop.
Pani Ania otrzymywała wynagrodzenie w wysokości 5 000 zł brutto miesięcznie. Aby obliczyć, ile za niewykorzystany urlop powinien wypłacić pracodawca, należało zastosować obowiązujący współczynnik urlopowy, który w danym roku wynosił 20,83.
Najpierw ustalono wartość jednego dnia urlopu:
5 000 zł ÷ 20,83 = 240,04 zł brutto
Następnie tę kwotę pomnożono przez liczbę dni niewykorzystanego urlopu:
240,04 zł × 8 dni = 1 920,32 zł brutto
W efekcie pani Ani przysługiwał ekwiwalent pieniężny w wysokości 1 920,32 zł brutto, który pracodawca powinien wypłacić najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę.
Jak uniknąć problemów z zaległym urlopem?
Problemy z niewykorzystanym urlopem wypoczynkowym najczęściej wynikają z braku bieżącej kontroli nad terminami i liczbą dni urlopu. Tymczasem pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu, a urlop zaległy należy wykorzystać w ustawowym terminie zgodnie z przepisami Kodeksu pracy. Brak odpowiedniej ewidencji może prowadzić do sytuacji, w których niewykorzystanie urlopu zaległego skutkuje naruszeniem prawa pracy.
Nieudzielenie przez pracodawcę urlopu zaległego w terminie określonym powyżej stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W związku z czym grozi pracodawcy kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.
Właśnie dlatego warto korzystać z systemów do zarządzania urlopami, które porządkują proces i pomagają zapobiegać problemom.
tags: #po #jakim #czasie #przepada #niewykorzystany #urlop