Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, jako osoba prawna, nie jest w stanie samodzielnie prowadzić swoich spraw. Do tego potrzebne są organy, w których skład wchodzą osoby fizyczne, zdolne do podejmowania wszelkich czynności w celu reprezentacji i zarządu. Niewątpliwie, dla prawidłowego funkcjonowania spółki, zarząd jest niezwykle istotny. Mimo że zgromadzenie wspólników posiada najdalej idące kompetencje, to w rzeczywistości najważniejszym organem jest zarząd, który zajmuje się bieżącą działalnością spółki we wszystkich jej aspektach.
Aby jednak zarząd mógł działać i podejmować wiążące decyzje, wspólnicy spółki muszą powołać jego członków. Powstaje pytanie, jakie wymogi musi spełniać członek zarządu, w jaki sposób należy go powołać, co, jeśli nie spełnia powierzonych zadań, i czy można go odwołać?
Jakie wymogi musi spełniać członek zarządu?
Zasadniczo nie istnieją ustawowe przepisy nakładające na członków zarządu wymóg posiadania specjalnych umiejętności, wiedzy czy doświadczenia. Aby pełnić tę funkcję, nie trzeba legitymować się wyższym wykształceniem prawniczym, ekonomicznym czy zarządczym, stażem w branży ani zaświadczeniem o zdanym egzaminie państwowym. Członkami zarządu mogą być osoby fizyczne posiadające pełną zdolność do czynności prawnych, czyli osoby pełnoletnie (kobiety po ukończeniu 16 lat, które zawarły związek małżeński) i nieubezwłasnowolnione częściowo lub całkowicie. Do zarządu spółki mogą zostać powołane zarówno osoby będące wspólnikami, jak i osoby niepowiązane ze spółką.
Dodatkowym wymogiem jest brak skazania za przestępstwa określone w przepisach rozdziałów XXXIII-XXXVII Kodeksu karnego (przestępstwa przeciwko ochronie informacji, wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu i interesom majątkowym w obrocie cywilnoprawnym, a także przeciwko obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi), a także w art. 587 ksh (fałszowanie danych), art. 590 ksh (umożliwianie bezprawnego głosowania) oraz art. 591 ksh (udział w bezprawnym głosowaniu). Wyjątek stanowi sytuacja, gdy osoba skazana została zwolniona z zakazu lub zakaz ten ustał wskutek upływu czasu.
Oprócz ograniczeń ustawowych istnieć mogą również ograniczenia umowne, nakładane przez wspólników spółki. Zgodnie z art. 201 § 5 ksh, uchwała wspólników lub umowa spółki może określać wymagania, jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu. Tutaj mogą pojawić się wymogi dotyczące wykształcenia czy doświadczenia, a także tzw. wymogi negatywne.
Konsekwencje niewłaściwego powołania członka zarządu są poważne. W przeciwieństwie do ustaleń umownych wspólników, wymogi ustawowe mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Oznacza to, że decyzja wspólników o powołaniu osoby niespełniającej ustawowych przesłanek nie wywoła żadnego skutku. Osoba taka, nawet powołana uchwałą, nie uzyska statusu członka zarządu, a podjęte przez nią czynności będą nieważne. Warto wskazać wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 25 kwietnia 2013 roku (sygn. akt: V Aca 600/12), który przyjął, że utrata zdolności do pełnienia funkcji członka zarządu następuje z chwilą uprawomocnienia się wyroku za popełnione przestępstwo i skutek ten następuje ex lege.
Powołanie członka zarządu
Powołanie członka zarządu jest czynnością prawną, przez którą wyrażany jest akt woli podmiotu powołującego. W zależności od statutu spółki, akt ten może przyjąć różne postaci. Jeśli kompetencje w tym zakresie przysługują zgromadzeniu wspólników lub radzie nadzorczej, powołanie przyjmie postać uchwały. Jeżeli jednak zarząd powołują poszczególni wspólnicy lub inne osoby, następuje ono w drodze oświadczenia.
W orzecznictwie przyjmuje się, że powołanie do zarządu stwarza stosunek korporacyjny powołanej osoby ze spółką, na podstawie którego osoba ta zyskuje status członka zarządu i otrzymuje uprawnienia do realizacji związanych z tym stanowiskiem praw i obowiązków. Nie jest to jednak stosunek pracy rozumiany w ujęciu przepisów Kodeksu pracy. Członkowie zarządu nie zostają powoływani na mocy umowy o pracę, powołanie czy mianowanie.
Przepis art. 201 ksh nie statuuje wymogu uzyskania przez podmiot powołujący członka zarządu podpisu osoby powołanej. Mimo to, uzyskanie takiej zgody przed powołaniem daje pewność, że osoba ta rzeczywiście planuje pełnić swoją funkcję. Powołanie wbrew woli danej osoby będzie nieskuteczne. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 11 grudnia 2018 roku (sygn. akt: I FSK 58/17) podkreślił, że uczestnictwo w zarządzie opiera się na wolnej woli osób do niego powoływanych.
Tryby powoływania członków zarządu
Przepis art. 201 § 4 ksh stanowi, że "domyślnym" trybem powołania zarządu jest "uchwała wspólników". Pojęcie uchwały wspólników należy rozumieć jako uchwałę zgromadzenia wspólników. Zgodnie z art. 247 § 2 ksh, uchwała o powołaniu do zarządu wymaga przeprowadzenia tajnego głosowania. Jest to wymóg obligatoryjny.
Powyższa regulacja ustawowa może zostać wyłączona umową spółki. Wynika to z samego tekstu § 4 omawianego przepisu, który formułuje stwierdzenie „chyba że umowa spółki stanowi inaczej”. W praktyce wspólnicy w umowie spółki często delegują kompetencje do powoływania zarządu na radę nadzorczą lub poszczególnych wspólników. Kompetencje w tym zakresie mogą zostać zastrzeżone dla osób trzecich spoza spółki, choć jest to rzadsze.
Istnieją również przepisy szczególne, znajdujące się w innych aktach prawnych, które wyłączają działanie art. 201 § 4 ksh, wyznaczając inny obligatoryjny tryb powołania. Ma to miejsce przede wszystkim w stosunku do organów państwowych. Na przykład, członków zarządu spółek z udziałem jednostek samorządu terytorialnego powołuje i odwołuje zawsze rada nadzorcza.
Odwołanie członków zarządu
Tak jak członkowie zarządu mogą zostać powołani, tak również można ich odwoływać. Co do zasady, charakter i tryb odwołania jest analogiczny do powołania. Zgodnie z § 4 art. 201 ksh, członek zarządu odwoływany zostaje uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Oznacza to, że decyzję o odwołaniu podejmuje zgromadzenie wspólników w formie uchwały w głosowaniu tajnym. Tryb ten jednak może zostać zmieniony przez umowę wspólników.
Warto zwrócić uwagę na jedną kwestię: jak rozumieć sytuację, gdy wspólnicy w umowie modyfikują tryb powoływania, nie wspominając o odwoływaniu? Przyjmuje się, że brak regulacji umownej co do odwoływania członków zarządu oznacza, że wspólnicy zachowują kompetencje w tym zakresie w drodze uchwały.
Powołanie pierwszego zarządu
W przypadku powołania pierwszego zarządu przy rejestracji spółki, notariusz przy zawarciu umowy spółki może zapytać, czy dokument o powołaniu składu zarządu zawrzeć od razu w akcie notarialnym. Jeśli korzystają Państwo z usług prawnika przy zakładaniu spółki, odradzamy takie rozwiązanie, ponieważ pierwszy skład również można powołać na podstawie uchwały wspólników zawartej w zwykłej formie pisemnej. Jeśli znajdzie się ona w akcie notarialnym, zostaną Państwo obciążeni przez notariusza dodatkowymi kosztami. Nasza kancelaria rekomenduje przygotowanie osobnego dokumentu z uchwałą spółki z o.o.
Uchwała zgromadzenia wspólników o powołaniu do pełnienia funkcji członka zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest istotna szczególnie w sytuacji, gdy członek zarządu nie został jeszcze ujawniony w KRS. Będzie ona podstawą do wielu czynności przed urzędami czy kontrahentami. Powołanie do zarządu dokonuje się z chwilą podjęcia aktu powołania.
Pamiętaj! Kodeks spółek handlowych (art. 201 § 1) stanowi, że zarząd składa się z jednej albo większej liczby członków. Oznacza to, że może składać się z jednej osoby - wówczas organ jest jednoosobowy - lub z większej ich liczby - w takim wypadku organ jest wieloosobowy. Ustawa nie wskazuje sytuacji, kiedy należy powołać zarząd jedno-, a kiedy wieloosobowy. Powyższe należy do kompetencji wspólników zawierających umowę spółki.
Wynagrodzenie członków zarządu
Członek zarządu może otrzymywać wynagrodzenie z tytułu pełnionej funkcji, na mocy uchwały zgromadzenia wspólników, określającej wysokość wynagrodzenia, warunki i częstotliwość jego przyznawania. Przychody z racji pełnienia tej funkcji na podstawie aktu powołania zaliczane są do przychodów z działalności wykonywanej osośnie. Wynagrodzenie członka zarządu na podstawie aktu powołania należy opodatkować podatkiem dochodowym na zasadach ogólnych, czyli według skali podatkowej. Zaliczka na podatek dochodowy powinna zostać pobrana w wysokości 12%. W przypadku powołania, członek zarządu ma prawo do pomniejszenia przychodu o standardowe koszty jego uzyskania, analogiczne jak przy stosunku pracy. Dodatkowo od zaliczki może zostać odliczona kwota zmniejszająca podatek, jeśli członek zarządu złożył PIT-2.
Uchwała zgromadzenia wspólników może ustalać zasady wynagradzania członków zarządu, w szczególności maksymalną wysokość wynagrodzenia, przyznawania członkom zarządu prawa do świadczeń dodatkowych lub maksymalną wartość takich świadczeń. Nie ma konieczności zawierania dodatkowej umowy między członkiem zarządu a spółką.
Wynagrodzenie członka zarządu na podstawie powołania jest tytułem do zapłaty składki zdrowotnej. Stawka to 9%, a podstawą jej naliczenia jest kwota brutto określona w uchwale wspólników. Tego typu wynagrodzenie nie wiąże się z koniecznością zapłaty składek społecznych ZUS (emerytalnej, rentowej, chorobowej czy wypadkowej). Ze względu na brak obciążeń z tytułu składek ZUS, odpłatne pełnienie funkcji członka zarządu w spółce jest często wykorzystywanym rozwiązaniem.
Zgłaszanie zmian do KRS
Bez skutecznie zawartej uchwały zgromadzenia wspólników nie można mówić o powołaniu nikogo do organów żadnej spółki. Z kolei brak ujawnienia zmiany w KRS sprawi, że chociaż członek zarządu może wykonywać swoje obowiązki, uchwałę będziemy musieli pokazywać za każdym razem, kiedy będziemy chcieli skorzystać z naszych uprawnień. Chociaż wpis o zmianie do KRS należy z zasady złożyć w terminie 7 dni od tej zmiany, to powołanie następuje już w chwili skutecznie zawartej uchwały.
Obecnie mamy możliwość zgłaszania zmian w KRS poprzez system internetowy PRS. Należy pamiętać jednak, że samo wysłanie uchwały nie sprawi, że sąd rejestrowy zarejestruje zmianę. Do prawidłowo wypełnionego wniosku do KRS należy dołączyć również m.in. zgody na powołanie. Dodatkowo, jeżeli adres do doręczeń osób, o których mowa powyżej, znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej, należy wskazać pełnomocnika do doręczeń w Rzeczypospolitej Polskiej. Istotne jest również to, że każdorazową zmianę adresu do doręczeń tych osób lub danych pełnomocnika należy zgłosić sądowi rejestrowemu.
Zalecamy szczególną ostrożność w korzystaniu ze wzorów uchwały o powołaniu członka zarządu, jakie można znaleźć w Internecie. Jak widzą Państwo powyżej, jest kilka rzeczy, które mogą różnić się w każdej spółce, jak chociażby okres kadencji zarządu, więc wzór może nie być dostosowany do Państwa potrzeb.
Jak powołać i odwołać członków zarządu w spółce z o. o.?
tags: #mianowanie #w #spolce #jawnej