Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej to kluczowy dokument podsumowujący składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, odprowadzane przez płatnika składek za ubezpieczonego w danym roku kalendarzowym. Stanowi ona roczne zestawienie, które otrzymuje ubezpieczony w ramach rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych (ZUS).
Przygotowanie i dostarczenie informacji rocznej jest obowiązkiem każdego płatnika składek. Dotyczy to podmiotów zatrudniających pracowników na umowę o pracę, zleceniodawców, a także wszelkich innych jednostek, które odprowadzają składki za osoby fizyczne. Każda osoba ubezpieczona ma prawo otrzymać taką informację za dany rok, niezależnie od rodzaju umowy łączącej ją z płatnikiem, na przykład umowy o pracę czy umowy zlecenia.
Informacja roczna gromadzi szczegółowe dane dotyczące rozliczeń składek za poprzedni rok kalendarzowy, precyzyjnie odzwierciedlając stan odprowadzonych należności zgodnie z przepisami. Jej główny cel to zapewnienie przejrzystości rozliczeń i umożliwienie osobie ubezpieczonej sprawdzenia, czy składki zostały odprowadzone prawidłowo. Dokument ten dostarcza pracownikowi lub zleceniobiorcy pełnej wiedzy o kwotach, które trafiły na jego indywidualne konta w systemie ubezpieczeń. Ma to istotne znaczenie, gdyż wysokość zgromadzonych środków bezpośrednio rzutuje na przyszłe świadczenia, takie jak emerytura, renta, zasiłki chorobowe czy dostęp do publicznej opieki zdrowotnej.
Kto jest zobowiązany do sporządzenia i przekazania informacji rocznej?
Obowiązek sporządzenia i przekazania informacji rocznej spoczywa na płatniku składek. Są to podmioty takie jak:
- Pracodawcy zatrudniający pracowników na umowę o pracę.
- Zleceniodawcy.
- Wszelkie inne jednostki, które odprowadzają składki za osoby fizyczne.
Każda osoba ubezpieczona ma prawo otrzymać taką informację za dany rok, bez względu na rodzaj umowy łączącej ją z płatnikiem.
Co zawiera informacja roczna dla osoby ubezpieczonej?
Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej (IMIR) obejmuje szereg kluczowych elementów, które zapewniają pełny obraz rozliczeń składkowych:
- Szczegółowe wyszczególnienie kwot składek na poszczególne fundusze: emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe, z podziałem na kwoty finansowane przez ubezpieczonego i płatnika (jeśli dotyczy).
- Dokładne dane o wysokości składek na ubezpieczenie zdrowotne, co potwierdza prawo do świadczeń zdrowotnych.
- Dane płatnika składek (np. NIP, REGON, nazwa) i dane osoby ubezpieczonej (np. PESEL, NIP, imię, nazwisko) - ich poprawność jest niezbędna do właściwego przypisania składek.
- Identyfikator informacji.
- Dane płatnika (imię i nazwisko lub nazwa firmy, data urodzenia).
- Dane ubezpieczonego (PESEL lub inny identyfikator).
- Wojewódzki kod oddziału NFZ, do którego przynależy ubezpieczony.
- Kod tytułu ubezpieczenia oraz wymiar czasu pracy.
- Zestawienie należnych składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) oraz ubezpieczenie zdrowotne za okres miesięczny.
- Łączna kwota składek na ubezpieczenia społeczne za dany miesiąc.
- Informacja o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe.
- Kwota obniżenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne z tytułu opłacenia składki w ramach pracowniczego programu emerytalnego.
- Zestawienie wypłaconych świadczeń i wynagrodzeń za czas absencji chorobowej (rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek).
- Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale dotycząca roku poprzedniego (podstawa emerytalna, rentowa, wypadkowa).
- Kwota przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok świadczeń macierzyńskich, chorobowych, opiekuńczych czy rehabilitacyjnych, która nie stanowiła podstawy wymiaru na ubezpieczenia emerytalno-rentowe należna za poprzednie okresy oraz za inne lata kalendarzowe.
- Okresy wykonywania pracy nauczycielskiej.
- Data wypełnienia i podpis płatnika składek.
Dane do informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej są pobierane z raportów imiennych, które są dołączane do deklaracji DRA.
Terminy i formy przekazania informacji rocznej
Płatnik składek musi przekazać informację roczną osobie ubezpieczonej w ściśle wyznaczonym terminie. Dokument dotyczący danego roku kalendarzowego należy dostarczyć do końca lutego roku następnego.
Przepisy pozwalają na przekazanie informacji rocznej dla osoby ubezpieczonej w dwóch głównych formach:
- Papierowej (jako tradycyjny wydruk).
- Elektronicznej (za zgodą ubezpieczonego, z zachowaniem bezpieczeństwa danych zgodnie z RODO, np. poprzez zaszyfrowany plik z unikalnym hasłem i kwalifikowanym podpisem elektronicznym płatnika).
Wybór konkretnej formy często zależy od wewnętrznych ustaleń lub praktyki przyjętej w danej firmie czy instytucji, a także od zgody ubezpieczonego na formę elektroniczną.
Informacja roczna a poprzednie dokumenty (ZUS RMUA)
Informacja roczna dla osoby ubezpieczonej (IMIR) zastąpiła dokumentację znaną wcześniej jako miesięczne raporty ZUS RMUA. Zasadnicza różnica dotyczy częstotliwości - RMUA było raportem miesięcznym (choć istniała opcja generowania raportu rocznego), natomiast IMIR jest dokumentem wyłącznie rocznym, który podsumowuje cały rok kalendarzowy. Obowiązek przekazywania informacji IMIR wprowadzono od 2019 roku (za rok 2018), co ujednoliciło formę rocznego podsumowania składek dla ubezpieczonych.
Wyjątki od obowiązku przekazania informacji rocznej
Istnieją sytuacje, w których płatnik składek jest zwolniony z obowiązku przekazywania informacji rocznej:
- Osoby podlegające wyłącznie ubezpieczeniu zdrowotnemu: Zleceniodawcy są zwolnieni z obowiązku przekazywania informacji rocznej w stosunku do zleceniobiorców objętych tylko obowiązkowym ubezpieczeniem zdrowotnym.
- Przekazywanie informacji miesięcznych: W sytuacji, gdy płatnik na bieżąco (co miesiąc) przekazuje swoim ubezpieczonym miesięczne informacje, wówczas ma on prawo nie przekazywać informacji rocznej. W takiej sytuacji uznaje się, że dopełnił on obowiązku wynikającego z ustawy systemowej. Jednak warto pamiętać, że ubezpieczony może zawsze zwrócić się o wydanie informacji rocznej - wtedy należy mu ją wydać.
Co zrobić w przypadku wątpliwości lub błędów w informacji rocznej?
Osoba ubezpieczona, która otrzymała dokument informacji, może po jego przeanalizowaniu zgłosić swoje wątpliwości, na przykład co do nieprawidłowej wysokości składek naliczanych przez płatnika. Zgodnie z przepisami, ubezpieczony może zgłosić na piśmie lub do protokołu, do płatnika składek wniosek o sprostowanie informacji zawartych w rocznej informacji, w terminie 3 miesięcy od jej otrzymania.
Jeżeli płatnik składek nie wyjaśni różnic i nie uwzględni korekty, osoba ubezpieczona może zwrócić się do ZUS. W ciągu miesiąca od dnia złożenia wniosku o sprostowanie do płatnika, ZUS zainicjuje postępowanie wyjaśniające i wyda decyzję w przedmiotowej sprawie.
Jak pobrać zaświadczenie/ informację ZUS z konta osoby ubezpieczonej (druk US-7)?
Generowanie informacji rocznej w systemie wFirma.pl
System wFirma.pl ułatwia generowanie informacji dla osoby ubezpieczonej. Dane do tego dokumentu są pobierane bezpośrednio z raportów imiennych (ZUS RCA, RZA, RSA, RPA), które są dołączane do deklaracji DRA. Aby wygenerować roczną informację o składkach ZUS, należy przejść do zakładki START » PODATKI » ROCZNE DEKLARACJE PRACOWNIKÓW » DODAJ DEKLARACJĘ, a następnie wybrać INFORMACJA ROCZNA DLA OSOBY UBEZPIECZONEJ. W oknie generowania uzupełnia się rok, datę wypełnienia oraz identyfikator raportu (w przypadku korekt należy go zmienić).
tags: #informacja #roczna #dla #osoby #ubezpieczonej #a