Rozwój nowoczesnych technologii ma niewątpliwe przełożenie na zasady obowiązujące w miejscach pracy - pracodawcy są zainteresowani nie tylko usprawnieniem procesów technologicznych, lecz także maksymalnym wykorzystaniem potencjału zatrudnionych pracowników.
Pracodawca ma prawo do kontroli wysyłanych i odbieranych przez pracownika wiadomości, jednakże prawo to nie ma charakteru nieograniczonego - konieczne jest spełnienie przesłanek wynikających z ustawy i przepisów RODO.
Przez narzędzia pracy należy rozumieć - w zależności od konkretnej sytuacji - na przykład udostępnione pracownikom komputery służbowe, laptopy, telefony komórkowe czy systemy umożliwiające komunikację na odległość.
Pracodawca (ani żaden upoważniony do wykonywania zadań z zakresu monitoringu poczty elektronicznej podwładny) nie ma prawa do ingerowania w treść wysyłanych czy odbieranych wiadomości, jak również w zawartość służbowej skrzynki pocztowej. Pracodawca w żadnym wypadku nie może kontrolować jego prywatnych wiadomości.
Kontrola wiadomości może dotyczyć wyłącznie poczty służbowej. Pracodawca nie ma prawa do kontrolowania prywatnych skrzynek pracowników, nawet wówczas gdy w czasie godzin pracy logują się do nich.
Wymogi prawne dotyczące monitoringu poczty elektronicznej
Przepisy Kodeksu pracy wprost wskazują na możliwość monitoringu poczty elektronicznej (art. 223 § 1). Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej). Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Pracodawca musi zatem wykazać, że monitoring poczty jest niezbędny z punktu widzenia efektywności zatrudnionych pracowników i prawidłowości wykonywania przez nich zadań służbowych.
Przepis art. 223 § 4 Kodeksu pracy odwołuje się do wcześniejszego przepisu art. 222 § 6-10 Kodeksu pracy, które określają zasady stosowania monitoringu.
Obowiązki informacyjne pracodawcy
Pracodawca nie może monitorować poczty bez powiadomienia pracowników o tej procedurze.
- Art. 222 § 6 Kodeksu pracy: Cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.
- Art. 222 § 7 Kodeksu pracy: Pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem.
- Art. 222 § 8 Kodeksu pracy: Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o których mowa w § 6.
- Art. 222 § 9 Kodeksu pracy: W przypadku wprowadzenia monitoringu pracodawca oznacza pomieszczenia i teren monitorowany w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.
Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek poinformowania pracowników o wprowadzeniu monitoringu poczty na minimalnie dwa tygodnie przed rozpoczęciem stosowania tej metody. Z uwagi na konieczność zachowania zgodności stosowanych procedur z przepisami dot. RODO pracodawca winien jednak stosować analogiczne zasady również w odniesieniu do osób wykonujących pracę na rzecz pracodawcy w oparciu o inne umowy, np. umowy cywilnoprawne.
Pracodawca powinien zatem wykazać, że monitoring poczty jest niezbędny z punktu widzenia efektywności zatrudnionych pracowników i prawidłowości wykonywania przez nich zadań służbowych.
Pracodawca musi mieć możliwość sprawowania kontroli w miejscu pracy nad procesami, które mają miejsce w firmie. Pracownik posiada z kolei prawo do ochrony swojej prywatności (w tym tajemnicy korespondencji) czy godności (i innych dóbr osobistych), z drugiej strony zaś ciąży na nim obowiązek lojalności względem pracodawcy i dbania o dobro zakładu pracy.
Pracodawca może kontrolować służbową pocztę elektroniczną pracowników, jeżeli wcześniej ich o tym poinformował. Zasady i warunki takiej kontroli najlepiej ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych, np. w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy.
Dostęp do poczty pracownika a prawo do prywatności
Zgodnie ze Słownikiem języka polskiego PWN, przez „monitoring” rozumiemy stałą obserwację i kontrolę jakichś procesów lub zjawisk czy stały nadzór nad jakimś obiektem chronionym. W przypadku poczty elektronicznej i innych podobnych narzędzi, monitoring implikuje konieczność wykorzystania jakiegoś systemu (zazwyczaj innego narzędzia IT), który będzie wykorzystany w tym celu.
Monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. Jeżeli zdarzy się sytuacja, że osoba bliska pracownikowi wyśle do niego wiadomość na służbową skrzynkę pocztową związaną ze sprawami prywatnymi tj. odbiór dziecka z przedszkola - pracodawca nie może odczytać takiej wiadomości. Należy pamiętać, że tajemnica korespondencji jest określona jako jedno z dóbr osobistych wskazanych w art. 23 Kodeksu Cywilnego, dodatkowo chroniona jest również w samej Konstytucji RP.
Zgodnie z ukształtowaną linią orzeczniczą w tym obszarze, mocno podkreślane są prawo do prywatności i tajemnica korespondencji pracownika. W wyroku z 2007 roku, Trybunał stwierdził, że podstawowym warunkiem legalności stosowania monitoringu jest poinformowanie pracownika o stosowaniu monitoringu (sprawa Copland przeciwko Zjednoczonemu Królestwu).
W przypadku nieobecności pracownika, pracodawcy powinni podjąć niezbędne środki i przewidzieć odpowiednie procedury mające na celu umożliwienie dostępu do służbowej komunikacji elektronicznej tylko wtedy, gdy dostęp taki jest konieczny ze względów służbowych oraz, że dostęp należy uzyskać w sposób możliwie najmniej inwazyjny i wyłącznie po poinformowaniu zainteresowanych pracowników.
W takim przypadku wymogi związane z wprowadzeniem monitoringu poczty nie mają zastosowania, ale nie oznacza, że pracodawca ma dalej idącą swobodę podejmowania takich działań. Nawet bowiem w takich okolicznościach dostęp do skrzynki pocztowej pracownika powinien być działaniem wyjątkowym i możliwy jest tylko po spełnieniu szeregu wymogów.
W sytuacji, gdy pracodawca naruszy zasady i bezprawnie zajrzy do prywatnej korespondencji pracownika, może ponieść poważne konsekwencje. Pracownik ma prawo złożyć skargę do UODO, czyli Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W takim przypadku możliwe jest wszczęcie postępowania administracyjnego, które może zakończyć się nałożeniem kary finansowej na pracodawcę.
To jednak nie wszystko. W sytuacji, gdy naruszenie dotyczy tajemnicy korespondencji lub innych dóbr osobistych pracownika, możliwe jest także dochodzenie roszczeń na drodze sądowej, w postępowaniu cywilnym. Pracownik może domagać się np. zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych.
Pracodawca może jednak monitorować liczbę prywatnych wiadomości na służbowej skrzynce - np. sprawdzać, ile z nich nosi oznaczenie „prywatne”. Taka kontrola może pomóc mu ocenić, czy służbowa poczta elektroniczna pracownika wykorzystywana jest zgodnie z jej przeznaczeniem.
Kluczowe jest więc jasne określenie zasad - w regulaminie pracy oraz codziennej praktyce firmy. To właśnie przejrzystość, wzajemny szacunek i znajomość przepisów pomagają uniknąć niepotrzebnych konfliktów i budować zaufanie między pracodawcą a pracownikiem.
Kiedy pracodawca może uzyskać dostęp do poczty pracownika?
Pracodawca ma możliwość kontroli służbowej skrzynki pocztowej pracownika. Kodeks Pracy w swoich postanowieniach wprost wskazuje na taką możliwość, poprzez tzw. monitoring poczty elektronicznej (art. 223 § 1).
Przez właściwe użytkowanie udostępnionych narzędzi pracy należy rozumieć formę kontroli nad narzędziami takimi jak komputer, telefon, samochód itd., które udostępniane są do wykonywania obowiązków służbowych. Przez monitoring poczty elektronicznej należy rozumieć stałą formę nadzoru, kontroli służbowej skrzynki pocztowej.
Co istotne, za monitoring nie uznamy również samego dostępu pracodawcy do skrzynki pocztowej pracownika. W takim przypadku wymogi związane z wprowadzeniem monitoringu poczty nie mają zastosowania, ale nie oznacza, że pracodawca ma dalej idącą swobodę podejmowania takich działań. Nawet bowiem w takich okolicznościach dostęp do skrzynki pocztowej pracownika powinien być działaniem wyjątkowym i możliwy jest tylko po spełnieniu szeregu wymogów.
W sytuacjach wyjątkowych - np. dłuższa nieobecność pracownika z powodu urlopu lub zwolnienia - pracodawca ma prawo otworzyć służbową skrzynkę podwładnego, ale tylko wtedy, gdy nie ma innej możliwości uzyskania informacji niezbędnych do prowadzenia działalności. Co ważne, powinien wtedy działać w sposób możliwie najmniej ingerujący w prywatność pracownika.
Również w sztandarowej w tym obszarze sprawie Bărbulescu przeciwko Rumunii Trybunał stwierdził - niezależnie od poszanowania praw pracownika - iż ochrona interesu pracodawcy uzasadnia przeglądanie poczty służbowej pracownika w zakresie, w jakim jest to uzasadnione interesem pracodawcy, a prawo pracownika do prywatności doznaje w tym zakresie ograniczeń uzasadnionych ochroną interesów pracodawcy.
W przypadku, gdy zachodzi uzasadnione podejrzenie poważnych uchybień pracowniczych oraz ryzyko dużych strat finansowych, a celu monitoringu nie da się osiągnąć za pomocą monitoringu innego niż ukryty, pracodawca może stosować monitoring lub mieć dostęp do poczty elektronicznej pracownika, nawet bez jego wiedzy.
Pracodawca może jednak monitorować liczbę prywatnych wiadomości na służbowej skrzynce - np. sprawdzać, ile z nich nosi oznaczenie „prywatne”. Taka kontrola może pomóc mu ocenić, czy służbowa poczta elektroniczna pracownika wykorzystywana jest zgodnie z jej przeznaczeniem.
Odcinek 4 Podcast- monitoring poczty elektronicznej - okiem pracodawcy i pracownika.
Prywatna korespondencja na służbowym adresie
Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę (art. 22 § 1 Kodeksu pracy). Skoro istotną cechą stosunku pracy jest pozostawanie pracownika w dyspozycji pracodawcy w czasie przeznaczonym na pracę, to powinno temu odpowiadać uprawnienie pracodawcy do kontroli sposobu wykonywania obowiązków przez pracownika, w tym obowiązków realizowanych z użyciem poczty elektronicznej.
Przez właściwe użytkowanie udostępnionych narzędzi pracy należy rozumieć formę kontroli nad narzędziami takimi jak komputer, telefon, samochód itd., które udostępniane są do wykonywania obowiązków służbowych.
W przypadku, gdy osoba bliska pracownikowi wyśle do niego wiadomość na służbową skrzynkę pocztową związaną ze sprawami prywatnymi tj. odbiór dziecka z przedszkola - pracodawca nie może odczytać takiej wiadomości. Należy pamiętać, że tajemnica korespondencji jest określona jako jedno z dóbr osobistych wskazanych w art. 23 Kodeksu Cywilnego, dodatkowo chroniona jest również w samej Konstytucji RP.
Najlepiej, gdy pracownik nie korzysta z firmowej skrzynki do prywatnych celów. Jeśli jednak zdarzy mu się wysłać wiadomość o charakterze osobistym z adresu służbowego - warto ją wyraźnie oznaczyć, np. dopiskiem „PRYWATNE” w temacie.
Co w sytuacji, gdy szef przypadkowo otworzy taką wiadomość? Powinien zachować jej treść w tajemnicy. Oznacza to, że nie wolno mu jej analizować, komentować ani wykorzystywać.
Przepisy Kodeksu pracy nie regulują wprost tej kwestii. Oznacza to, że - teoretycznie - pracownik może korzystać z poczty służbowej do celów prywatnych, ale... tylko jeśli pracodawca tego nie zakazał. A może to zrobić, wprowadzając odpowiedni zapis w regulaminie pracy.
Taki zakaz nie jest jednak automatyczny. Jeśli nie został zapisany w wewnętrznym regulaminie - pracownik nie robi nic złego, gdy sporadycznie użyje służbowej skrzynki do prywatnych spraw. Nie może to jednak utrudniać pracy ani wpływać na właściwe użytkowanie poczty. I co równie ważne - taka sytuacja nie może być podstawą do zwolnienia.
Podsumowanie
Pracodawca może uzyskać wgląd do poczty elektronicznej, którą udostępnił pracownikowi do celów służbowych co do zasady tylko w ramach uregulowanej w Kodeksie pracy procedury monitoringu tej poczty. W innych przypadkach dostęp do poczty pracownika powinien być działaniem wyjątkowym i odpowiednio uzasadnionym.
Monitoring poczty nie jest więc zakazany, ale jego stosowanie wymaga rozwagi, jasnych procedur i transparentności wobec zespołu.
Kluczowy jest tutaj balans. Monitoring nie może prowadzić do naruszenia tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika.
Dla pracodawców to ważne narzędzie kontroli efektywności i bezpieczeństwa (np. ochrona przed wyciekiem danych). Dla pracowników - przypomnienie, że poczta służbowa to nie to samo, co prywatna.
Wszelkie przedstawione w nim treści wyrażają osobiste poglądy autora oraz jego wiedzę na temat omawianych zagadnień.
tags: #czy #pracodawca #ma #prawo #bez #poinformowania