Urlop wypoczynkowy jest okresem, w którym pracownik nie świadczy pracy. Jednak zatrudnionemu za ten czas przysługuje wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, które otrzymałby, gdyby wykonywał swoje obowiązki. Aby wypłacić pracownikowi poprawne wynagrodzenie za czas urlopu trzeba wziąć wszystkie składniki wynagrodzenia te stale i także zmienne.
Ustalanie podstawy wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy
Ustalając wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, bierzemy pod uwagę pensję zasadniczą oraz inne świadczenia ze stosunku pracy. Wyliczając podstawę wynagrodzenia urlopowego, należy pamiętać o wyłączeniu niektórych składników ze stosunku pracy, a mianowicie:
- jednorazowych lub nieperiodycznych wypłatach za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
- wynagrodzeniach za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przestoju,
- gratyfikacjach (nagrodach) jubileuszowych,
- wynagrodzeniach za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
- ekwiwalentach pieniężnych za urlop wypoczynkowy,
- dodatkowych wynagrodzeniach radców prawnych z tytułu zastępstwa sądowego,
- kwocie wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnego wynagrodzenia,
- wynagrodzeniach za czas niezdolności do pracy wskutek chorób lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
- nagrodach z zakładowego funduszu nagród,
- dodatkowego wynagrodzenia rocznego,
- należnościach przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
- odprawach emerytalnych lub rentowych albo innych odprawach pieniężnych,
- wynagrodzeniach i odszkodowaniach przysługujących w razie rozwiązania stosunku pracy.
Premia uznaniowa, która nie ma charakteru roszczeniowego, nie stanowi składnika wynagrodzenia za pracę. Wobec tego nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego. Periodyczność świadczenia ma bowiem znaczenie drugorzędne. Jeśli jednak kryteria przyznawania są konkretne, to sprawdzalne świadczenie może okazać się premią, a nie nagrodą. Obliczając wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy nie uwzględnia się premii uznaniowej, która nie ma charakteru roszczeniowego.
Pozostałymi składnikami, wliczającymi się do obliczenia podstawy wynagrodzenia za urlop, są m.in.:
- dodatki do wynagrodzenia, np. stażowy, funkcyjny,
- premie regulaminowe,
- wynagrodzenie za godziny nadliczbowe,
- dodatki za pracę w nocy,
- wynagrodzenie za pracę ponadwymiarową pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.
W sytuacji, w której pracownik ma zawartą jednocześnie umowę cywilnoprawną ze swoim pracodawcą (umowę zlecenie lub umowę o dzieło), nie jest ona brana pod uwagę określając wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.
Stałe składniki wynagrodzenia a wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy
Składniki wynagrodzenia określonego w stałej stawce miesięcznej za czas urlopu wypłacane są w takiej wysokości, w jakiej przysługują w miesiącu, w którym pracownik korzysta z urlopu.
Przykład 1.
Pracownik otrzymuje wynagrodzenie składające się ze stałych składników określonych w umowie o pracę tj. 5 000 zł (wynagrodzenie zasadnicze) i 500 zł dodatku funkcyjnego. W styczniu przebywał 10 dni na urlopie wypoczynkowym.
Zmienne składniki wynagrodzenia a wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy
W przypadku wynagrodzenia składającego się ze składników zmiennych, wypłacanych za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, należy wyliczyć podstawę wymiaru tego wynagrodzenia.
Pod uwagę brana jest suma składników wypłaconych pracownikowi w okresie:
- 3 miesięcy kalendarzowych, poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu,
- nie więcej niż z 12 miesięcy kalendarzowych, poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu, ale tylko wtedy, gdy składniki zmienne znacznie się od siebie różnią.
Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy ze składników zmiennych liczy się, dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa. Następnie tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy mnoży się przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby podczas urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym rozkładem, gdyby wówczas nie korzystał z urlopu.
Przy składnikach zmiennych należy:
- ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego z okresu 3 bądź 12 miesięcy, poprzedzających urlop,
- określić liczbę godzin przepracowanych w okresie przyjmowanym do ustalania podstawy urlopowej,
- ustalić stawkę za 1 godzinę urlopu (podstawę wymiaru urlopu dzieli się przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika w okresie, z którego ustala się to wynagrodzenie),
- pomnożyć stawkę za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin urlopu.
Przykład 2.
Pracownik w styczniu przebywał na 10-dniowym urlopie wypoczynkowym. Jego wynagrodzenie zasadnicze składa się ze stałej kwoty 6 000 zł, dodatku funkcyjnego 500 zł oraz co miesięcznej premii, która w październiku wyniosła 150 zł, w listopadzie było to 200 zł, a w grudniu 250 zł. Pracownik zatrudniony był na pełen etat w październiku, listopadzie i grudniu przepracował 496 godzin. Jak zostanie obliczone wynagrodzenie urlopowe?
Wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy oblicza się następująco:
- dwa pierwsze składniki (wynagrodzenie zasadnicze i dodatek funkcyjny) należy uwzględnić w wysokości należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu, czyli w styczniu - 6 000 zł + 500 zł = 6 500 zł;
- składnik zmienny, czyli premię miesięczną, przyjmuje w łącznej wysokości z trzech miesięcy, poprzedzających miesiąc wykorzystywania urlopu - 150 zł (za październik) + 200 zł (za listopad) + 250 zł (za grudzień) = 600 zł;
- kwotę 600 zł należy podzielić przez liczbę godzin pracy pracownika, przypadających na 3 miesiące, czyli w tym przypadku przez 496 godziny » 600 zł : 496 h = 1,21 zł;
- otrzymany wynik mnoży się przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby w czasie urlopu zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby wówczas nie korzystał z urlopu » 1,21 zł x 80 h = 96,80 zł;
- za czas urlopu wypoczynkowego pracownik powinien otrzymać wynagrodzenie z tytułu składników zmiennych w wysokości 96,80 zł.
Wynagrodzenie jest płatne ostatniego dnia kalendarzowego. Pensja, która przysługuje pracownikowi za styczeń, wynosi: 6 000 zł + 500 zł + 96,80 = 6 596,80 zł.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Pracownikowi, który nie wykorzysta całego lub części urlopu wypoczynkowego z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, przysługuje ekwiwalent pieniężny (art. 171 § 1 K.p.). Oblicza się go według reguł obowiązujących dla wynagrodzenia urlopowego ze zmianami wynikającymi z § 15-19 rozporządzenia urlopowego.
Podstawę ekwiwalentu stanowią składniki:
- stałe miesięczne,
- zmienne za okresy miesięczne oraz zmienne za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (tzw.
Ekwiwalent za 1 dzień urlopu oblicza się, dzieląc podstawę ekwiwalentu przez współczynnik urlopowy, który w 2024 r. wynosi.
Termin wypłaty ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy - zmiany od 2026 roku
Ustawa z dnia 4 grudnia 2025 r. o zmianie ustawy - Kodeks pracy oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wprowadza istotne zmiany dotyczące terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zmiany te wchodzą w życie 27 stycznia 2026 r.
Dotychczasowe przepisy
Do tej pory art. 171 Kodeksu pracy nie zawierał konkretnego wskazania, kiedy pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent. Roszczenie o wypłatę ekwiwalentu za urlop było wymagalne od dnia rozwiązania umowy o pracę. Powodowało to konieczność generowania dodatkowych list płac i przelewów, a czasami prowadziło do nieprawidłowych obliczeń.
Nowe przepisy (od 27 stycznia 2026 r.)
Zgodnie z nowymi przepisami, terminem wypłaty ekwiwalentu urlopowego będzie dzień wypłaty wynagrodzenia za pracę ustalony zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy. Jeżeli ten dzień przypada przed zakończeniem stosunku pracy, wypłaty ekwiwalentu pieniężnego dokonuje się w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy. Gdy taki termin jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym.
Ustawodawca uzasadnia powyższą zmianę koniecznością uproszczenia procesu rozliczeń przy rozwiązaniu umowy o pracę, a także ograniczenia liczby błędów wynikających z braku pełnych danych w dniu zakończenia pracy.
Nowe brzmienie art. 171 Kodeksu pracy:
- § 1. W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.
- § 2. (uchylony)
- § 3. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
- § 4. Pracodawca dokonuje wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, w terminie wypłaty wynagrodzenia ustalonym zgodnie z art. 85.
- § 5. Przepisu § 4 nie stosuje się, jeżeli termin wypłaty wynagrodzenia ustalony zgodnie z art. 85 przypada na dzień przed zakończeniem stosunku pracy. W takim przypadku wypłaty ekwiwalentu pieniężnego, o którym mowa w § 1, dokonuje się w terminie 10 dni od zakończenia stosunku pracy. Jeżeli ustalony w ten sposób termin wypłaty ekwiwalentu jest dniem wolnym od pracy, ekwiwalent wypłaca się w dniu poprzedzającym.
Urlopy wypoczynkowe a kodeks pracy - odcinek 1
Elektroniczne dokumenty w Kodeksie pracy
Od 27 stycznia 2026 r. w Kodeksie pracy wprowadza się możliwość załatwiania wielu spraw kadrowych w formie elektronicznej (zamiast wyłącznie w papierowej). Ma to przyspieszyć obieg dokumentów.
Elektronicznie można teraz załatwić m.in.:
- wnioski pracownicze: o czas wolny za nadgodziny, o wyjście prywatne, o urlop bezpłatny, czy o indywidualny rozkład czasu pracy,
- informacje od pracodawcy: dotyczące monitoringu w firmie, przekazania zakładu pracy innemu podmiotowi, czy instrukcji BHP,
- konsultacje związkowe: np. w sprawie zamiaru zwolnienia pracownika.
Przepisy dopuszczają formę papierową lub elektroniczną, co daje stronom wybór.
tags: #ile #czasu #ma #pracodawca #na #wyplate