Umowa o pracę na czas nieokreślony stanowi fundament stabilnych relacji pracodawca-pracownik i jest standardem docelowym w polityce zatrudnienia większości firm. Jest to podstawowa i najbardziej pożądana forma zatrudnienia w polskim prawie pracy. Charakteryzuje się brakiem z góry ustalonej daty zakończenia - stosunek pracy trwa bezterminowo, dopóki któraś ze stron go nie rozwiąże. Dla pracodawców jest to forma stabilnego zatrudnienia kluczowych pracowników, choć wiąże się z większymi obowiązkami przy ewentualnym zwolnieniu.
Umowa na czas nieokreślony cieszy się dużym uznaniem wśród pracowników. Nic dziwnego - gwarantuje ona największą stabilizację zawodową, a przez to zwiększa poczucie bezpieczeństwa, co jest istotne zwłaszcza w niepewnych czasach. Umowa na czas nieokreślony jest wciąż jedną z najbardziej pożądanych form zatrudnienia z perspektywy pracowników. Daje im ona najwięcej przywilejów i praw oraz najpełniej ich chroni. Umowa na czas nieokreślony to inaczej bezterminowa umowa o pracę. Te nazwy dobrze oddają charakter takiego rozwiązania. Zatem co oznacza umowa na czas nieokreślony? Zgodnie z przepisami, w tego typu dokumencie po prostu nie zawiera się terminu zakończenia jego obowiązywania. Oczywiście umowa na czas nieokreślony może zostać rozwiązana. Konieczne jest jednak podjęcie konkretnych działań ze strony pracownika lub pracodawcy.
W praktyce wiele stosunków pracy rozpoczyna się od umowy na czas określony, która następnie przekształcana jest w umowę na czas nieokreślony. Zgodnie z Kodeksem Pracy między tym samym pracodawcą i pracownikiem łączny czas zatrudnienia na podstawie umów na czas określony nie może przekroczyć 33 miesięcy, a łączna liczba takich umów nie może być większa niż trzy. Przekroczenie choćby jednego z tych limitów skutkuje automatycznym przekształczeniem bieżącej umowy terminowej w umowę na czas nieokreślony z mocy prawa. Dzieje się to odpowiednio: następnego dnia po upływie 33 miesięcy zatrudnienia na umowach terminowych lub od dnia nawiązania czwartej z kolei umowy na czas określony u tego samego pracodawcy. Co istotne, do wspomnianego limitu wliczają się wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia na czas określony u danego pracodawcy - prawo nie przewiduje „resetowania” limitu nawet po dłuższej przerwie w zatrudnieniu. Pracodawca powinien zatem sumiennie monitorować historię zatrudnienia pracownika, by nie naruszyć reguły 33 miesięcy lub 3 umów. Jeśli limit zostanie przekroczony, przyjmuje się, że od wskazanego momentu strony wiąże umowa na czas nieokreślony. Warto dodać, że przepisy przewidują wyjątki od powyższych limitów.
Nowelizacja Kodeksu pracy z kwietnia 2023 r. wprowadziła przepis, który umożliwia pracownikowi ubieganie się o bardziej stabilne warunki zatrudnienia. Pracownik zatrudniony u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy (nie wlicza się okresu próby) może raz w roku kalendarzowym wystąpić z pisemnym lub elektronicznym wnioskiem o zmianę rodzaju umowy o pracę na czas nieokreślony lub o inne bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy (np. zmianę wymiaru etatu z częściowego na pełny). Pracodawca powinien, w miarę możliwości kadrowych i organizacyjnych, taki wniosek uwzględnić. Może jednak odmówić, jeśli ma ku temu uzasadnione powody - wówczas musi udzielić pracownikowi odpowiedzi z uzasadnieniem decyzji odmownej. Co ważne, odpowiedź powinna zostać przekazana pracownikowi na piśmie lub drogą elektroniczną w terminie miesiąca od otrzymania wniosku. Brak odpowiedzi lub jej opóźnienie stanowi naruszenie obowiązków pracodawcy. W razie odmowy zmiany umowy przepisy nie przewidują dla pracownika specjalnej drogi odwoławczej (nie może on z tego powodu dochodzić swoich racji w sądzie pracy), jednak regularne odrzucanie wniosków bez uzasadnionych przyczyn może narazić pracodawcę na zarzut obchodzenia prawa i zostać odnotowane np. Oczywiście niezależnie od powyższych mechanizmów, zmianę rodzaju umowy można zawsze dokonać w drodze porozumienia stron. Pracodawca i pracownik mogą w każdym momencie uzgodnić, że dotychczasowa umowa na czas określony zostaje zastąpiona umową na czas nieokreślony - wymaga to podpisania nowej umowy lub aneksu (choć formalnie bezpieczniej jest sporządzić nową umowę na czas nieokreślony, a poprzednią rozwiązać za porozumieniem stron).
Wypowiedzenie jest podstawowym sposobem rozwiązania umowy na czas nieokreślony. Polega na jednostronnym oświadczeniu woli (pracodawcy lub pracownika) o rozwiązaniu umowy z upływem określonego okresu wypowiedzenia. Forma pisemna i uzasadnienie przyczyny - Wypowiedzenie umowy przez pracodawcę koniecznie musi mieć formę pisemną. W piśmie wypowiadającym umowę należy wskazać konkretną przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy (art. 30 § 4 Kodeksu Pracy). Okres wypowiedzenia - Dla umowy na czas nieokreślony długość okresu wypowiedzenia zależy od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy.
Okresy wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony:
- 2 tygodnie - jeżeli pracownik był zatrudniony nie dłużej niż 6 miesięcy;
- 1 miesiąc - jeśli był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;
- 3 miesiące - jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.
Pracodawca, wypowiadając umowę na czas nieokreślony, ma obowiązek podania przyczyny.
Z perspektywy działu kadr i pracodawcy, zatrudnienie pracownika na czas nieokreślony wiąże się z szeregiem obowiązków dokumentacyjnych i proceduralnych.
- Przygotowanie i podpisanie umowy o pracę - Sporządzamy umowę w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach (dla pracownika i pracodawcy), zawierającą wszystkie wymagane elementy omówione wcześniej (strony, rodzaj umowy, warunki pracy i płacy itd.). Należy pamiętać o aktualizacji wzoru umowy o najnowsze wymagane klauzule informacyjne, np.
- Uzyskanie od pracownika wymaganych dokumentów - przed dopuszczeniem do pracy pracownik powinien dostarczyć świadectwo pracy od poprzedniego pracodawcy (jeśli to kontynuacja zatrudnienia, w celu ustalenia uprawnień urlopowych i stażu), ewentualnie orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku (skierowanie na wstępne badania lekarskie to obowiązek pracodawcy) oraz odbyć szkolenie wstępne BHP.
- Zgłoszenie pracownika do ZUS - Nowo zatrudnionego pracownika należy zgłosić do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych. Pracodawca (płatnik składek) musi w ciągu 7 dni od daty nawiązania stosunku pracy przekazać do ZUS formularz ZUS ZUA zgłaszający pracownika do ubezpieczeń (emerytalnego, rentowego, wypadkowego, chorobowego oraz zdrowotnego).
- Informacja o warunkach zatrudnienia - Jak wspomniano w rozdziale o zawarciu umowy, w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy trzeba przekazać pracownikowi pisemną informację uzupełniającą postanowienia umowy. Najczęściej sporządza się osobny dokument zatytułowany np. „Informacja dla pracownika zgodnie z art. 29 §3 Kodeksu pracy”, który szczegółowo opisuje m.in. obowiązującą normę czasu pracy (np. 8 godzin dziennie, 40 tygodniowo), częstotliwość wypłat wynagrodzenia (np. raz w miesiącu do 10.
- Prowadzenie akt osobowych i ewidencji - Pracodawca ma ustawowy obowiązek prowadzić i przechowywać dokumentację pracowniczą, w tym akta osobowe w podziale na części A, B, C, D,E (zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej).
- Zmiany warunków umowy w trakcie zatrudnienia - Jeśli w okresie trwania umowy na czas nieokreślony dochodzi do zmian takich jak awans, zmiana stanowiska, podwyżka wynagrodzenia, zmiana wymiaru czasu pracy itp., należy je formalnie potwierdzić. Robi się to przez podpisanie porozumienia zmieniającego (aneksu) do umowy lub wręczenie pracownikowi wypowiedzenia zmieniającego (które również podlega akceptacji lub powoduje rozwiązanie umowy przy braku zgody pracownika).
- Monitoring limitów i uprawnień urlopowych - Kadry muszą także czuwać nad naliczaniem urlopów wypoczynkowych (dla umowy na czas nieokreślony, zakładając ciągłość zatrudnienia, pracownik nabywa 1/12 rocznego wymiaru z każdym miesiącem pracy), udzielaniem urlopów macierzyńskich, rodzicielskich, wychowawczych czy okolicznościowych zgodnie z przepisami.
- Procedura rozwiązania umowy - Gdy dochodzi do zakończenia umowy na czas nieokreślony (wypowiedzenie, rozwiązanie bez wypowiedzenia lub porozumienie stron), dział kadr przygotowuje odpowiednie dokumenty: wypowiedzenie umowy (wraz z pouczeniem o prawie odwołania, i ewentualnie informacją o przyczynie w przypadku wypowiedzenia dokonywanego przez pracodawcę), zawiadomienie związków zawodowych (jeśli dotyczy), porozumienie stron - w zależności od trybu. Po ustaniu stosunku pracy sporządzane jest świadectwo pracy, które trzeba wydać pracownikowi maksymalnie w ciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia (a najlepiej wręczyć od razu ostatniego dnia pracy).
- Przechowywanie i archiwizacja - Po zakończeniu umowy na czas nieokreślony (np. po wielu latach pracy) akta osobowe przechowujemy przez wymagany okres, jak wspomniano wyżej.
Obowiązki kadrowe związane z umową na czas nieokreślony nie odbiegają zasadniczo od tych przy innych umowach o pracę - kluczowa różnica polega na tym, że stosunek pracy jest długoterminowy, więc dokumentacja gromadzi się przez lata. Dla pracodawcy istotne jest też śledzenie zmian w prawie pracy, aby np. uaktualnić treści informacyjne dla pracowników (np. gdy zmienia się wysokość minimalnego wynagrodzenia, stawki urlopowe lub inne regulacje).
Umowa o pracę na czas nieokreślony stanowi fundament stabilnych relacji pracodawca-pracownik i jest standardem docelowym w polityce zatrudnienia większości firm. Jednocześnie nakłada na pracodawcę większą odpowiedzialność przy ewentualnym rozwiązywaniu umowy - konieczność wykazania uzasadnionej przyczyny wypowiedzenia, respektowania okresów wypowiedzenia oraz szczególnych ochron przewidzianych przepisami.
Pracodawcy korzystali z możliwości zawierania z pracownikami nawet kilkuletnich umów o pracę. Robili to w związku z dotychczasowym brakiem regulacji dotyczącej maksymalnego czasu trwania umów o pracę zawieranych na czas określony. Od 22 lutego 2016 r. umowy zawierane na czas określony nie będą mogły trwać dłużej niż 33 miesiące. Ponadto, w przypadku zawarcia umów, które mają służyć zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania pracodawcy, pracodawcy są zobowiązani poinformować o tym fakcie właściwego okręgowego inspektora pracy. Pracodawcy obowiązkowo wskazują przyczyny, które uzasadniają zawarcie z pracownikami wybranych umów o pracę. Dotyczy to umów okresowych zawartych w celu zastępstwa albo w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym. Również w celu wykonywania pracy na okres kadencji. Oraz gdy pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie, trwające w dniu wejścia w życie przepisów.
Nowelizacja Kodeksu pracy z 25 czerwca 2015 roku sprawiła, że od 22 lutego 2016 roku obowiązują nowe reguły zawierania umów o pracę na czas określony. Zasady te (art. 25(1) § 1 Kodeksu pracy) polegają na:
- ograniczeniu liczby zawieranych umów terminowych do trzech;
- wprowadzeniu limitu czasowego trwania zatrudnienia na tej podstawie (umowa na czas określony) do 33 miesięcy.
Powyższe przepisy odnoszą się do umów na czas określony. Natomiast umowa na okres próbny jest innym rodzajem dokumentu.
Przekształcenie umowy o pracę na czas określony w umowę na czas nieokreślony następuje z mocy prawa po wyczerpaniu limitów 33 miesięcy lub trzech umów. Przykładowo, jeśli strony po 3-miesięcznym okresie próbnym zawarły trzy umowy na czas określony - każdą na 6 miesięcy, wykorzystując 18 miesięcy z dopuszczalnego 33-miesięcznego limitu czasu zatrudniania na podstawie umów terminowych, czwarta umowa z mocy prawa ulegnie przekształceniu w umowę na czas nieokreślony. Podobnie, umowa na czas określony zawarta 17 marca 2019 roku, po upływie 33 miesięcy (16 grudnia 2021 roku), przekształci się w umowę na czas nieokreślony.
Przekształcenie umowy dokonuje się na mocy prawa bez potrzeby podejmowania jakichkolwiek czynności przez pracodawcę oraz niezależnie od woli stron stosunku pracy. Podpisywanie porozumienia zmieniającego (tzw. aneksu) do umowy jest zatem zbędne. Choć nie jest to obowiązkowe, pracodawca może rozważyć modyfikację treści umowy w drodze aneksu, aby definitywnie określić jej rodzaj.
W przypadku umowy na czas nieokreślony pracownik nie jest zobligowany do poinformowania pracodawcy o powodach wypowiedzenia umowy. Natomiast pracodawca, który wypowiada pracownikowi umowę o pracę na czas nieokreślony, ma obowiązek zamieścić w oświadczeniu przyczynę tego wypowiedzenia, przy czym przyczyna ta powinna być prawdziwa i konkretna.
Rozwiązanie umowy na czas nieokreślony jest możliwe za porozumieniem stron, za wypowiedzeniem, a także bez wypowiedzenia z winy i bez winy pracownika. W przypadku umowy na czas nieokreślony, pracownik nie jest zobligowany do podania przyczyny wypowiedzenia. Pracodawca natomiast musi uzasadnić swoją decyzję. Okresy wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony zależą od stażu pracy pracownika u danego pracodawcy.
Formy zatrudnienia w Polsce #1
Nowelizacja przepisów dotyczących umów na czas określony znacząco ograniczyła możliwość zawierania długoletnich umów terminowych, zbliżając sytuację pracowników zatrudnionych na czas określony i nieokreślony poprzez ujednolicenie okresów wypowiedzenia. Dla pracodawców zatrudnienie na czas określony straciło część swojej atrakcyjności, zwłaszcza możliwość szybkiego rozwiązania takiej umowy za dwutygodniowym wypowiedzeniem. Niemniej jednak, rozwiązanie umowy na czas określony wciąż jest prostsze niż rozwiązanie umowy na czas nieokreślony. Liczne kontrowersje wciąż wzbudza stosowanie przepisów przejściowych w zakresie obliczania limitów zatrudnienia na czas określony oraz długości okresów wypowiedzenia.
tags: #historia #umow #o #prace #na #czas