Pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia swoim pracownikom profilaktycznej opieki zdrowotnej. Oprócz badań lekarskich wstępnych, okresowych i kontrolnych musi on zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, jeżeli konieczność ich stosowania będzie wynikała z zaświadczenia lekarskiego wystawionego przez lekarza medycyny pracy. W związku z tym dofinansowanie do okularów jest obowiązkiem leżącym po stronie pracodawcy.
Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Zgodnie z art. 207 par. 2 ustawy Kodeks pracy, musi on chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Natomiast na podstawie art. 237(6) par. 8 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (dalej jako: rozporządzenie) stanowi, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi profilaktyczną opiekę zdrowotną, w zakresie i na zasadach określonych w odrębnych przepisach.
Rozporządzenie precyzuje, że takim monitorem jest urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu (par. 2 pkt 1 rozporządzenia). Natomiast przez pracownika należy rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Pod warunkiem jednak, że pracownik spędza przy takim monitorze co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.
Obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok dotyczy tylko pracowników, którzy w swojej pracy wykorzystują monitor ekranowy przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, a więc minimum cztery godziny dziennie.
Dofinansowanie do okularów pracowniczych - podstawy prawne
Mówi o tym art. 237(6) Kodeksu pracy: „Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami”, a także rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku, które precyzuje, że: „Pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom okulary korygujące wzrok zgodne z zaleceniem lekarza , jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego”.
Od 17 listopada 2023 roku pracownicy, którzy pracują na laptopach, mają prawo do żądania od pracodawcy szkieł kontaktowych. Nowe przepisy poprawiają komfort pracy osób z problemami ze wzrokiem. Pracodawcy będą teraz zobowiązani do dofinansowania szkieł kontaktowych dla pracowników, którzy potrzebują ich do wykonywania pracy.
Zwrot za okulary i szkła kontaktowe dla pracownika: co ile?
Samo rozporządzenie niestety nie wskazuje, co ile pracownikowi powinno przysługiwać dofinansowanie do zakupu okularów lub szkieł kontaktowych. W związku z tym, część z pracodawców w regulaminach uwzględniła, że refundacja przysługuje raz na trzy, czy cztery lata. A skąd się wzięły cztery lata? Tyle mogą być ważne badania okresowe osób pracujących przy monitorach ekranowych. Jednakże takie zapisy mogą być zakwestionowane przez pracownika, który może podejrzewać, że praca przed ekranem pogorszyła jego wzrok. W takich przypadkach pracownik ma prawo zgłosić się do pracodawcy, by ten wystawił mu skierowanie na badania okresowe okulistyczne. W przypadku, gdy lekarz stwierdzi, że pracownik powinien zacząć nosić okulary, wymienić je na mocniejsze, lub zacząć korzystać z mocniejszych szkieł kontaktowych, pracodawca ma obowiązek refundacji kosztów poniesionych przez pracownika na ich zakup.
Procedury a dofinansowanie do okularówJak już wcześniej wspomniano, dofinansowanie do okularów pracowniczych jest obowiązkiem w przypadku osób, które spędzają przed monitorem ekranowym co najmniej cztery godziny dziennie. Informacja o tym powinna znaleźć się na skierowaniu wystawionym przez pracodawcę, aby lekarz medycyny pracy mógł właściwie ocenić ryzyko pogorszenia wzroku w przypadku pracy na danym stanowisku. Jeżeli na zaświadczeniu lekarskim dotyczącym badań wstępnych, okresowych czy kontrolnych - po chorobie trwającej 30 dni - lekarz napisze, że pracownik musi pracować w okularach korekcyjnych, jest to podstawa do refundacji kosztów zakupu okularów czy szkieł kontaktowych przez pracownika.
Reasumując, pracodawca powinien refundować okulary lub soczewki korygujące wzrok pracownika tak często, jak zleci to lekarz medycyny pracy. Niedopuszczalne jest, co często się zdarza, regulowanie w wewnątrzzakładowych przepisach sztywnych okresów, np. co dwa lata lub co trzy lata, gdyż w odniesieniu do konkretnego pracownika przepisy te mogą nie znaleźć zastosowania. O wymianie okularów zawsze decyduje lekarz okulista podczas badań lekarskich z zakresu medycyny pracy. Jeżeli stwierdzi on w orzeczeniu lekarskim, że pracownikowi w związku z pracą pogorszył się wzrok, pracodawca musi zwrócić pracownikowi pieniądze za wymianę szkieł.
Zwrot za okulary i szkła kontaktowe dla pracownik: kwota
Niestety rozporządzenie nie wskazuje jakiejkolwiek kwoty, którą pracodawca miałby pokryć w związku z kupnem okularów lub szkieł kontaktowych. Jednak należy pamiętać, że w rozporządzeniu znalazł się zapis, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej. A to oznacza, że kwoty dofinansowań muszą mieć realne przełożenie na ceny szkieł kontaktowych oraz na ceny okularów korekcyjnych. Pracodawca może jednak wskazać, że ponosi sam koszt szkieł do okularów, a nie ponosi kosztów oprawek.
Dofinansowanie do okularów - jakie kwoty zobligują pracodawcę?Tak jak w przypadku częstotliwości refundacji nie ma przepisów, które wskazywałyby dokładny termin zwrotu za okulary kupione przez pracownika, tak też w przypadku refundacji nie ma w przepisach informacji, jaką kwotę należy zwrócić pracownikowi. Najczęściej kwestie te reguluje regulamin pracy obowiązujący w zakładzie, który wskazuje, że dofinansowanie do okularów wynosi przykładowo 200 czy 300 zł. W regulaminie też powinny znaleźć się inne zasady refundacji, np. czy pracodawca refunduje tylko szkła, czy również oprawki. Ze względów praktycznych wydaje się istotne, aby on sam określił, co i w jaki sposób zamierza refundować. Istnieje bowiem bardzo duża rozpiętość cen opraw okularowych i wydaje się, że kwota refundacji powinna pokryć zakup okularów w podstawowym standardzie.
Jeżeli okaże się ona zbyt niska i uniemożliwi ona pracownikowi zakup okularów, może on wystąpić do sądu z roszczeniem przeciwko pracodawcy, np. o odszkodowanie z powodu uszczerbku na zdrowiu spowodowanego pracą przy monitorze ekranowym bez wymaganych okularów, które zalecił lekarz. W regulaminie także powinna znaleźć się informacja, czy w przypadku pogorszenia wzroku pracodawca refunduje tylko szkła i robociznę, czy również oprawy. Wielu pracodawców bowiem zastanawia się, czy jeżeli pracownik po roku pracy przy komputerze otrzyma od lekarza zaświadczenie, że musi pracować w okularach, to czy oznacza to konieczność ponoszenia kosztów wymiany opraw okularowych, które przecież nie muszą ulec wymianie.
Brak jakichkolwiek informacji na ten temat może powodować, że pracownik nawet co roku może występować do pracodawcy o zwrot poniesionych kosztów na wymianę okularów, mimo że tak naprawdę musi wymienić tylko szkła.
Zwrot za okulary i szkła kontaktowe dla pracownik: faktura
Warto sprawdzić u swojego pracodawcy ( np. w regulaminie pracy) szczegółowe zasady dotyczące zwrotu kosztów za okularów lub soczewek kontaktowych. W tych zasadach powinny być określone m.in. maksymalne kwoty jakie może uzyskać pracownik, co ile pracownik może wystąpić o zwrot kosztów, czy też informacje o tym, co powinno znaleźć się na fakturze, a także termin jej dostarczenia. Najczęściej, by uzyskać zwrot poniesionych kosztów (bądź częściowy zwrot) związanych z zakupem okularów lub szkieł kontaktowych, pracownik powinien dostarczyć pracodawcy fakturę za zakup okularów korekcyjnych, bądź szkieł kontaktowych. Część pracodawców potrzebuje dane swojej firmy, a część preferuje faktury wystawione na danego pracownika. Często pracodawcy podkreślają, by na fakturę za zakup okularów lub szkieł kontaktowych znalazła się informacja o pracy przy komputerze.
Praca przy komputerze
Warto także pamiętać o tym, że zgodnie z tym samym rozporządzeniem, osoby, które pracują przy obsłudze monitora ekranowego powinny mieć możliwość łączenia pracy związanej z obsługą monitora ekranowego przemiennie z innymi rodzajami prac, które nie obciążają narządu wzroku oraz są wykonywane w innych pozycjach ciała, pod warunkiem. Ważny jest limit nieprzekraczania godziny nieprzerwanej pracy przy obsłudze monitora ekranowego. W przypadku, gdy nie da się zapewnić łączenia naprzemiennego pracy z ekranem oraz innej, pracodawca powinien zapewnić pracownikowi 5 minutowe przerwy po każdej godzinie pracy przy ekranie. Co ważne, przerwy te należy wliczać do czasu pracy.
Czy tylko praca przy monitorze ekranowym uprawnia do zwrotu za okulary?Pracodawcy często mają problem z ustaleniem, czy należy się refundacja okularów pracownikowi, który pracuje na laptopie. Przepisy z lat dziewięćdziesiątych nie uwzględniały bowiem faktu, że pracownik może wykonywać swoją pracę, korzystając z laptopa. W związku z tym, że nie ma nowych rozporządzeń w tej sprawie, wydaje się, że należy uznać, iż pracownikom pracującym na laptopach, tabletach czy smartfonach także należy się refundacja okularów.
Stanowisko w tej sprawie zajął Główny Inspektorat Pracy 21 grudnia 2012 roku: „W ocenie Głównego Inspektoratu Pracy również pracownicy zatrudnieni przy monitorach ekranowych komputerów przenośnych (laptopów) mogą być uznani za pracowników, którym przysługują okulary korygujące wzrok refundowane ze środków pracodawcy, jeżeli laptop jest narzędziem pracy pracownika przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy”.
JAK SIEDZIEĆ PRZY KOMPUTERZE? || Body&Mind Clinic - Bogna Listewnik
Dofinansowanie do okularów - zwolnienie od podatku
W związku z tym, że obowiązek zapewnienia okularów korygujących wzrok pracownikom pracującym przy monitorze ekranowym minimum 4 godziny dziennie wynika z przepisów BHP, kwota zwrotu jest wolna od podatku dochodowego. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku od osób fizycznych, który mówi, że „wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw”.
Potwierdzenie tego faktu znajduje się także w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 11 maja 2011 roku (IBPBII/1/415-141/11/BJ): „kwota zwrotu kosztów zakupu okularów korekcyjnych na podstawie faktury wystawionej na pracownika jako jedna z form zaopatrzenia w okulary podlega zwolnieniu na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W związku z tym wnioskodawca, jako płatnik, nie ma obowiązku obliczania, potrącania i zapłaty zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, zgodnie z art. 31 tej ustawy”.
Należy zatem zaznaczyć, że tylko zakup okularów pracownika, który w zaświadczeniu od lekarza medycyny pracy będzie posiadał informację, że musi w nich pracować przy obsłudze monitora ekranowego, będzie podlegać zwolnieniu od podatku. Jeżeli pracownik we własnym zakresie uda się do specjalisty i otrzyma od niego receptę na okulary, a następnie przedłoży pracodawcy fakturę za ich zakup, to zwrot za okulary w tym wypadku nie będzie wolny od podatku. To samo będzie miało miejsce w przypadku, gdy okulary ulegną zniszczeniu lub zgubieniu, a pracownik wystąpi z wnioskiem do pracodawcy o ich refundację.
Tylko zakup okularów przez pracownika, który posiada stosowne zaświadczenie od lekarza medycyny pracy, jest wolny od podatku dochodowego.
Podobnie wygląda sytuacja w kwestii składek ZUS od zwróconej kwoty za okulary lub soczewki kontaktowe. Jeżeli wartość refundacji będzie wynikiem decyzji lekarza medycyny pracy, to zostanie ona zwolniona z oskładkowania.
Art. 21 § 2.1 pkt 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych mówi o tym, że podstawy wymiaru składek nie stanowią przychody stanowiące „wartość świadczeń rzeczowych wynikających z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy oraz ekwiwalenty za te świadczenia wypłacane zgodnie z przepisami wydanymi przez Radę Ministrów lub właściwego ministra, a także ekwiwalenty pieniężne za pranie odzieży roboczej, używanie odzieży i obuwia własnego zamiast roboczego oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów lub innych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie napojów bezalkoholowych, posiłków oraz artykułów spożywczych, w przypadku gdy pracodawca, mimo ciążącego na nim obowiązku wynikającego z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, nie ma możliwości wydania pracownikom posiłków i napojów bezalkoholowych”. Jednak w sytuacji, gdy pracownik sam uda się do lekarza okulisty i na podstawie wystawionej przez niego recepty wykupi okulary, to dofinansowanie do okularów będzie podlegała obowiązkowo składkom ZUS.
System wFirma.pl umożliwia prowadzanie na listę płac dofinansowania do zakupu okularów, które nie wchodzi do podstawy wymiaru składek czy naliczania podatku.
Pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi okulary korekcyjne, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy. Pod warunkiem jednak, że pracownik spędza przy monitorze ekranowym co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Sposób zapewnienia okularów korekcyjnych, reguły i termin ubiegania się o ewentualną refundację ich zakupu, jej zakres oraz kwoty powinny zostać uregulowane w wewnętrznym akcie.
tags: #dofinansowania #do #okularow #przez #pracodawca #czy