Zwolnienie lekarskie (L4) jest mechanizmem umożliwiającym pracownikom powrót do zdrowia bez utraty dochodu i konieczności pracy. W okresie niezdolności do pracy pracownik zachowuje prawo do świadczeń finansowych - przez pierwsze 33 dni (a w przypadku pracowników po 50. roku życia - 14 dni) wynagrodzenie chorobowe wypłaca pracodawca, a po tym czasie przysługuje zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS. Ponieważ świadczenia te są wypłacane ze środków pracodawcy lub systemu ubezpieczeń społecznych, ustawodawca przewidział możliwość przeprowadzania kontroli prawidłowości wykorzystywania L4. Jej celem jest sprawdzenie, czy L4 jest wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem oraz czy pracownik faktycznie stosuje się do zaleceń lekarskich.
Podstawę prawną dla przeprowadzania kontroli L4 stanowi art. 68 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, a szczegółowe wytyczne zostały określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 27 lipca 1999 roku w sprawie szczegółowych zasad i trybu kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy oraz formalnej kontroli zaświadczeń lekarskich.
Prawa i obowiązki pracownika przebywającego na L4
Pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim ma prawo do usprawiedliwionej nieobecności w pracy oraz do otrzymywania należnych świadczeń chorobowych, pod warunkiem że wykorzystuje L4 zgodnie z jego celem. Jednocześnie ciąży na nim obowiązek powstrzymania się od pracy zarobkowej oraz od działań, które mogłyby utrudnić proces leczenia lub opóźnić powrót do zdrowia. Pracownik powinien również przestrzegać zaleceń lekarza, w tym dotyczących trybu życia oraz miejsca pobytu w czasie zwolnienia. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować zakwestionowaniem zwolnienia i utratą prawa do świadczeń.
Rodzaje zwolnień lekarskich
W polskim systemie zwolnień lekarskich lekarz, wystawiając elektroniczne zaświadczenie (e-ZLA), określa nie tylko czas niezdolności do pracy, lecz także rodzaj zwolnienia, wpisując odpowiednią cyfrę. Zwolnienie „leżące” (kod 1) oznacza, że pacjent powinien pozostawać w domu i ograniczać aktywność fizyczną, unikając wychodzenia poza miejsce zamieszkania z wyjątkiem uzasadnionych przypadków, takich jak wizyta u lekarza czy apteka. Natomiast zwolnienie „chodzące” (kod 2) dopuszcza poruszanie się poza domem - np. wykonanie zakupów, krótki spacer czy wizytę medyczną - o ile nie zagraża to procesowi leczenia. Lekarz decyduje o rodzaju L4 na podstawie stanu zdrowia pacjenta i tego, co jest niezbędne do powrotu do zdrowia.
Kto może przeprowadzić kontrolę zwolnienia lekarskiego?
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego może być przeprowadzona zarówno przez pracodawcę, jak i przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zakres uprawnień do kontroli zależy przede wszystkim od tego, kto wypłaca świadczenia chorobowe pracownikowi oraz od liczby osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego. Przepisy przewidują konkretne zasady, które określają, kiedy kontrolę przeprowadza pracodawca samodzielnie, a kiedy konieczne jest zaangażowanie ZUS.
Kontrola zwolnienia lekarskiego przez pracodawcę
Każdy pracodawca ma prawo kontrolować prawidłowość wykorzystywania zwolnień lekarskich w okresie, za który wypłaca pracownikowi wynagrodzenie chorobowe ze środków własnych, zgodnie z art. 92 Kodeksu pracy. Oznacza to, że kontrola może dotyczyć zwłaszcza pierwszych dni niezdolności do pracy, za które nie przysługuje jeszcze zasiłek z ZUS. Dodatkowo pracodawcy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych, są uprawnieni do samodzielnej kontroli także w okresie pobierania przez pracowników zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego lub świadczenia rehabilitacyjnego. Uprawnienie to dotyczy nie tylko pracowników etatowych, lecz także innych ubezpieczonych, np. zleceniobiorców. Kontrolę może przeprowadzić sam pracodawca lub osoba przez niego upoważniona, np. inny pracownik lub podmiot zewnętrzny.
Kontrola zwolnienia lekarskiego przez ZUS
Jeżeli pracodawca zgłasza do ubezpieczenia chorobowego nie więcej niż 20 ubezpieczonych, nie przeprowadza on kontroli samodzielnie w okresie pobierania przez pracownika zasiłku. W takiej sytuacji pracodawca występuje z wnioskiem o przeprowadzenie kontroli do właściwego oddziału ZUS, który wypłaca świadczenia jego pracownikom.
W jakiej sytuacji można przeprowadzić kontrolę prawidłowości wykorzystania L4?
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego może zostać przeprowadzona w każdej sytuacji, w której ubezpieczony korzysta z L4 i pobiera z tego tytułu wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek. Kontrola może dotyczyć zarówno zwolnień związanych z chorobą pracownika, jak i zwolnień przysługujących z tytułu sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny.
Czasowa niezdolność do pracy spowodowana chorobą
W przypadku zwolnienia lekarskiego wystawionego z powodu czasowej niezdolności do pracy spowodowanej chorobą, kontrola polega na sprawdzeniu, czy pracownik w okresie L4 nie wykonuje pracy zarobkowej oraz czy jego zachowanie nie jest sprzeczne z celem zwolnienia. Ocenie podlega w szczególności to, czy pracownik stosuje się do zaleceń lekarskich oraz czy podejmowane przez niego aktywności nie mogą negatywnie wpływać na proces leczenia lub opóźniać powrót do zdrowia. Kontrola może zostać przeprowadzona niezależnie od długości zwolnienia oraz rodzaju L4, o ile pracownik pobiera świadczenia chorobowe.
Konieczność sprawowania opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny
Kontrola prawidłowości wykorzystywania zwolnienia lekarskiego może dotyczyć także zwolnień wystawionych z tytułu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym dzieckiem lub innym chorym członkiem rodziny. W takim przypadku weryfikowane jest nie tylko to, czy ubezpieczony faktycznie sprawuje opiekę, lecz również czy nie ma innej osoby, która mogłaby tę opiekę zapewnić. Zasiłek opiekuńczy przysługuje bowiem wyłącznie wtedy, gdy opieka musi być sprawowana osobiście przez ubezpieczonego, a w gospodarstwie domowym nie ma innych dorosłych osób pozostających we wspólnym gospodarstwie, które mogłyby przejąć opiekę nad chorym.
Czego dotyczy kontrola zwolnienia lekarskiego?
Kontrola zwolnienia lekarskiego koncentruje się na sprawdzeniu, czy ubezpieczony wykorzystuje L4 zgodnie z jego przeznaczeniem oraz czy nie podejmuje w tym czasie działań, które mogą naruszać przepisy lub cel zwolnienia. W praktyce kontrola obejmuje przede wszystkim dwie kluczowe kwestie: wykonywanie pracy zarobkowej oraz sposób korzystania ze zwolnienia w kontekście zaleceń lekarskich.
Wykonywanie pracy zarobkowej
Jednym z najważniejszych elementów kontroli zwolnienia lekarskiego jest ustalenie, czy osoba przebywająca na L4 nie wykonuje w tym czasie pracy zarobkowej lub innej działalności, która mogłaby być uznana za działalność o charakterze zarobkowym. Zakaz ten dotyczy nie tylko pracy na rzecz własnego pracodawcy, ale również wykonywania pracy u innego podmiotu, prowadzenia działalności gospodarczej czy świadczenia pracy na podstawie umów cywilnoprawnych.
Co istotne, zgodnie z nowymi przepisami wprowadzonymi w 2026 roku, które porządkują zasady korzystania ze zwolnień lekarskich, możliwa jest sytuacja, w której pracownik ma zwolnienie u jednego pracodawcy, a jednocześnie wykonuje pracę u innego, jeżeli rodzaj tej pracy nie jest sprzeczny z celem zwolnienia i jest to zgodne z charakterem jego stanu zdrowia. Taka możliwość została uregulowana po to, aby lepiej odzwierciedlać różnorodność współczesnych form zatrudnienia i sytuacji zawodowych. Nowe przepisy przewidują też obowiązek poinformowania pracodawcy, u którego posiada się zwolnienie, o podejmowaniu pracy u innego pracodawcy w czasie L4.
Korzystanie z L4 w sposób niezgodny z jego celem
Kontrola obejmuje również ocenę, czy sposób korzystania ze zwolnienia lekarskiego jest zgodny z jego celem, czyli powrotem do zdrowia lub sprawowaniem opieki nad osobą chorą. Weryfikowane jest w szczególności to, czy ubezpieczony stosuje się do zaleceń lekarskich oraz czy podejmowane przez niego czynności nie utrudniają leczenia lub nie stoją w sprzeczności z charakterem zwolnienia. Miejsce czasowego pobytu - adres, pod którym pracownik przebywa w okresie zwolnienia, jest podawany w zaświadczeniu lekarskim (e‑ZLA).
Jakich zasad należy przestrzegać podczas kontroli L4?
Przeprowadzając kontrolę zwolnienia lekarskiego, pracodawca i osoby przez niego upoważnione muszą przestrzegać szeregu zasad, które mają na celu ochronę praw pracownika i zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami.
Poszanowanie prywatności pracownika
Kontrola powinna być prowadzona w sposób dyskretny i z szacunkiem wobec ubezpieczonego. Nie wolno ujawniać informacji o przebiegu kontroli osobom trzecim ani naruszać intymnej sfery pracownika.
Zasady RODO i ochrona danych osobowych
Osoba przeprowadzająca kontrolę ma prawo korzystać tylko z danych niezbędnych do weryfikacji zwolnienia lekarskiego. Pracodawca pozostaje administratorem danych osobowych i odpowiada za to, aby wszystkie informacje uzyskane podczas kontroli były przetwarzane zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Dane te nie mogą być wykorzystywane w innych celach, a dokumentacja z kontroli powinna być przechowywana w bezpieczny sposób.
Upoważnienie osoby kontrolującej
Kontrolę może przeprowadzać wyłącznie osoba posiadająca imienne upoważnienie od pracodawcy oraz dokument tożsamości. Jeśli kontrolę powierza się podmiotowi zewnętrznemu, umowa powinna jasno określać zakres i cel przetwarzania danych osobowych, a pracodawca nadal odpowiada za przestrzeganie przepisów RODO.
Dokumentowanie kontroli
Każda kontrola powinna być odpowiednio udokumentowana w protokole, który wskazuje datę, miejsce, osoby obecne oraz ustalenia dotyczące prawidłowości wykorzystania zwolnienia. Protokół stanowi podstawę do ewentualnych działań pracodawcy lub ZUS.
Jakie są konsekwencje nieprawidłowego wykorzystania zwolnienia lekarskiego?
Warto podkreślić, że nie każda nieobecność w domu lub wykonywanie aktywności w czasie L4 oznacza automatycznie nieprawidłowe wykorzystanie zwolnienia. Przepisy uwzględniają różne sytuacje życiowe - np. krótkie wyjście do apteki, spacer w celach zdrowotnych czy inne czynności dopuszczalne w ramach zwolnienia. Ważne jest, aby działania pracownika nie były sprzeczne z celem L4, czyli powrotem do zdrowia lub sprawowaniem opieki nad osobą chorą, oraz żeby nie podejmował pracy zarobkowej wbrew ograniczeniom wynikającym ze zwolnienia.
Jeżeli kontrola odbywa się w miejscu zamieszkania lub czasowego pobytu, a kontrolujący nie zastanie pracownika w domu, należy w miarę możliwości ponowić kontrolę i jednocześnie wyjaśnić przyczyny nieobecności. Stwierdzenie nieprawidłowego wykorzystania zwolnienia lekarskiego może mieć różne skutki - zarówno finansowe, jak i prawne.
Utrata prawa do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku
Jeśli kontrola wykazała, że pracownik wykonywał pracę zarobkową lub korzystał ze zwolnienia w sposób sprzeczny z jego celem, traci prawo do wynagrodzenia chorobowego (w okresie, za który pracodawca wypłaca wynagrodzenie) lub zasiłku chorobowego/opiekuńczego (wypłacanego przez ZUS).
Obowiązek zwrotu nienależnie pobranego świadczenia
W sytuacji, gdy ZUS stwierdzi, że zwolnienie było wykorzystywane nieprawidłowo, pracownik może zostać zobowiązany do zwrotu nienależnie pobranego zasiłku chorobowego lub opiekuńczego.
Konsekwencje dyscyplinarne
Nadużywanie L4 może stanowić podstawę do zastosowania środków dyscyplinarnych przewidzianych w Kodeksie pracy, w tym nawet rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia w przypadku poważnego naruszenia obowiązków pracowniczych.
#5naPiątek: Procedura kontroli zwolnienia lekarskiego według przepisów_21.10.2022
Często zadawane pytania
W jakich przypadkach ZUS kontroluje L4?
ZUS może przeprowadzić kontrolę, gdy istnieją wątpliwości co do prawidłowego wykorzystania zwolnienia lekarskiego lub gdy pracodawca wystąpi z wnioskiem o sprawdzenie uprawnień do zasiłku. Kontrola dotyczy zarówno stanu zdrowia pracownika, jak i przestrzegania zaleceń lekarskich.
W jakich godzinach może być kontrola ZUS na L4?
Kontrola ZUS może odbywać się w godzinach odpowiadających normalnej aktywności dnia codziennego, zwykle między 6:00 a 22:00. Nie może być przeprowadzana w godzinach nocnych ani w sposób utrudniający spokojne korzystanie ze zwolnienia.
Co grozi za nie bycie w domu na L4?
Jeżeli pracownik nie jest obecny w miejscu wskazanym w zwolnieniu i nie poda uzasadnionego powodu, kontrola może zostać powtórzona. W przypadku stwierdzenia nadużycia L4 pracownik może utracić prawo do wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku. Zawsze jednak należy uwzględnić usprawiedliwione nieobecności, np. wizytę u lekarza lub inne dopuszczalne czynności.
Czy na L4 chodzącym może być kontrola?
Tak, zwolnienie „chodzące” nie wyklucza kontroli, ale ocena dotyczy przestrzegania zaleceń lekarza i celu zwolnienia. Kontrolujący sprawdza, czy aktywności podejmowane przez pracownika nie są sprzeczne z leczeniem lub opieką nad chorym. Jednak pracownik może wykonywać dozwolone czynności życia codziennego, np. wizytę u lekarza, apteki czy zakupy.
W pierwszym półroczu 2025 roku ZUS przeprowadził ponad 227 tys. kontroli, w wyniku których do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wróciło 150,5 mln zł. ZUS weryfikuje zarówno zasadność wystawienia zwolnień, jak i sposób ich wykorzystywania przez ubezpieczonych. Uprawnienia kontrolne mają również pracodawcy, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób.
W całej Polsce w I półroczu 2025 r. ZUS zweryfikował 227 tys. zwolnień lekarskich. Na tej podstawie Zakład wstrzymał wypłatę świadczeń chorobowych lub oczekuje ich zwrotu od 14,8 tys. ubezpieczonych, na łączną kwotę 22,2 mln zł. Ponadto ZUS obniżył świadczenia po ustaniu zatrudnienia o 128,3 mln zł. Stąd łącznie do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych wróciło 150,5 mln zł.
Część kontroli dotyczyła bezpośrednio ubezpieczonych i polegała na weryfikacji prawidłowości korzystania ze zwolnień wystawionych przez lekarzy. Takich kontroli było w całym kraju 69,1 tys. Wykazały, że 8,1 tys. osób nie stosowało się do zaleceń, dlatego ZUS zakwestionował wypłatę zasiłków chorobowych na kwotę 16,6 mln zł.
Inny rodzaj kontroli, polegający na weryfikacji prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy i wystawiania zwolnień lekarskich, przyniósł oszczędności, które ZUS oszacował na 5,6 mln zł. W okresie od stycznia do czerwca 2025 r. lekarze orzecznicy ZUS sprawdzili w kraju 157,9 tys. zaświadczeń lekarskich, z czego 6,7 tys. spraw zakończyło się wystawieniem zaświadczenia korygującego.
Zwolnienie traktowane jako czas wolny
Wbrew powszechnej opinii, okres zwolnienia lekarskiego nie jest czasem, którym ubezpieczony może swobodnie dysponować, tak jak np. urlopem wypoczynkowym. Zwolnienie chorobowe to inaczej orzeczenie o czasowej niezdolności do pracy, więc ten okres powinien być wykorzystany na dojście do takiego stanu fizycznego, psychicznego i emocjonalnego, by wrócić do pracy. Niestety dla części ubezpieczonych zwolnienie to „wytrych”, dzięki któremu podejmują pracę poza miejscem zatrudnienia lub wyjeżdżają na wakacje.
Przy ocenie nieprawidłowego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego od pracy ZUS bierze pod uwagę cel samego zwolnienia, którym jest odzyskanie przez ubezpieczonego pełnej zdolności do pracy oraz regeneracja organizmu poprzez odpoczynek i ewentualną rehabilitację. Osoba niezdolna do pracy z powodu choroby może podejmować jedynie zwykłe czynności życia codziennego oraz te, które są związane z jej stanem zdrowia, np. może pójść na wizytę do lekarza, udać się do apteki czy po podstawowe zakupy spożywcze.
Jeśli ZUS stwierdzi nieprawidłowości w trakcie kontroli, ma podstawę do wydania decyzji o odmowie prawa do zasiłku chorobowego lub świadczenia rehabilitacyjnego. Odmowa obejmuje cały okres zwolnienia lekarskiego, w czasie którego pojawiły się nieprawidłowości lub świadczenia rehabilitacyjnego za pełen miesiąc, w którym je stwierdzono.
Dwa rodzaje kontroli ZUS
Zakład Ubezpieczeń Społecznych prowadzi dwa rodzaje kontroli. Pierwsza z nich to weryfikacja prawidłowości orzekania o czasowej niezdolności do pracy i wystawiania zwolnień lekarskich. Przeprowadza ją lekarz orzecznik ZUS. Weryfikuje medyczne przesłanki wystawienia zaświadczenia lekarskiego, tj. czy stan zdrowia uzasadniał ustalenie czasowej niezdolności do pracy na dany okres, z uwzględnieniem rodzaju i warunków pracy. Lekarz orzecznik ZUS może przeprowadzić badanie ubezpieczonego, skierować ubezpieczonego na badanie specjalistyczne do lekarza konsultanta ZUS, zażądać od lekarza wystawiającego zaświadczenie lekarskie udostępnienia dokumentacji medycznej stanowiącej podstawę wydania zaświadczenia lekarskiego oraz udzielenia wyjaśnień i informacji w sprawie. Ponadto, może zlecić wykonanie badań pomocniczych w wyznaczonym terminie.
Decyzję o sposobie przeprowadzenia kontroli, tj. czy będzie to analiza dokumentacji medycznej, czy badanie osoby, która otrzymała zaświadczenie lekarskie, lekarz orzecznik ZUS podejmuje indywidualnie w każdej sprawie. Jeżeli po bezpośrednim badaniu lekarz orzecznik ZUS ustali wcześniejszą datę ustania niezdolności do pracy niż określona w kontrolowanym zaświadczeniu lekarskim, wystawia zaświadczenie korygujące, które jest traktowane na równi z zaświadczeniem stwierdzającym brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, wydanym w myśl art. 229 Kodeksu pracy. Pierwotne zaświadczenie lekarskie traci ważność za okres od daty wskazanej w zaświadczeniu wystawionym przez lekarza orzecznika ZUS i ZUS wydaje decyzję o braku prawa do zasiłku (za ten okres).
Drugi rodzaj kontroli polega na ustaleniu, czy ubezpieczony w okresie orzeczonej niezdolności do pracy wykorzystuje zwolnienie lekarskie zgodnie z jego przeznaczeniem. Tzn., czy na przykład nie pracuje lub nie wykonuje innych czynności, które są niezgodne z zaleceniami lekarza i mogą utrudnić powrót do zdrowia. Jeśli ubezpieczony nieprawidłowo wykorzystuje zwolnienie lekarskie, ZUS wstrzymuje wypłatę świadczenia. A jeżeli świadczenie zostało już wypłacone, ubezpieczony musi je zwrócić. Taką kontrolę wykonują pracownicy ZUS, ale także płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych.
Kiedy kontroluje pracodawca
Do przeprowadzenia kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich od pracy uprawniony jest pracodawca, który:
- wypłaca wynagrodzenie chorobowe (kontrola może obejmować okres, za który przysługuje wynagrodzenie),
- ustala uprawnienia do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa oraz wypłaca je ubezpieczonym, gdyż zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 ubezpieczonych (kontrola może obejmować zwolnienia lekarskie od pracy, za które pracodawca wypłaca swoim pracownikom lub innym ubezpieczonym, np. zleceniobiorcom, zasiłki chorobowe i opiekuńcze oraz świadczenie rehabilitacyjne).
Natomiast pracodawca, który zgłasza do ubezpieczenia chorobowego do 20 ubezpieczonych, występuje o przeprowadzenie kontroli prawidłowości wykorzystywania zwolnień lekarskich, na podstawie których przysługują zasiłki, do oddziału ZUS, który wypłaca te zasiłki jego pracownikom. Nie dotyczy to jedynie okresu, za który jest pobierane wynagrodzenie chorobowe.
Źródło: ZUS/INFORLEX
Oprac. Katarzyna Bogucka
tags: #gdy #pracodawca #wysle #zus #do #kontroli