Przedsiębiorcy zatrudniający pracowników na umowę o pracę mają obowiązek naliczania, pobierania i odprowadzania do ZUS składek od wynagrodzeń tych pracowników. Składki te wykazywane są na imiennych raportach za osoby ubezpieczone, tworzonych w miesiącu osiągnięcia przychodu stanowiącego podstawę ich wymiaru. Okres deklaracji ZUS, w której należy wykazać składki z umów o pracę i zlecenia, jest powiązany z okresem wypłaty wynagrodzenia. Składki z umów o pracę i umów zlecenie pracowników wykazuje się w deklaracji rozliczeniowej, a konkretnie w raportach imiennych RCA danego pracownika w miesiącu, w którym miała miejsce wypłata wynagrodzenia.
Jeśli rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło w trakcie miesiąca, pracownikowi należy się wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca. Sposób jego ustalenia zależy od tego, jak jest ono naliczane. Jeżeli pracownik jest wynagradzany stawką godzinową, to przysługuje mu wynagrodzenie zależne od liczby godzin przepracowanych w danym miesiącu. Gdy pracownik ma ustaloną stawkę akordową lub prowizyjną, wtedy za czas przepracowany w danym miesiącu przysługuje mu wynagrodzenie zależne od efektów jego pracy.
Jeżeli pracownik jest wynagradzany minimalną stawką, to w razie rozwiązania z nim stosunku pracy w trakcie miesiąca, jego pensja za ten miesiąc może być niska i może się wtedy okazać, że obliczona składka zdrowotna będzie wyższa od wyliczonej od tego wynagrodzenia zaliczki na pdof (realnej lub - w przypadku pracownika, który korzysta z ulg podatkowych - hipotetycznej). Pracodawca powinien w takiej sytuacji obniżyć tę składkę do wysokości wyliczonej zaliczki na pdof. Trzeba jednak pamiętać, że przy obliczaniu zaliczki na pdof dla celów ewentualnego obniżenia składki zdrowotnej, należy stosować parametry, które obowiązywały przy wyliczeniu tej zaliczki na dzień 31 grudnia 2021 r.
W razie rozwiązania z pracownikiem umowy o pracę pracodawca ma obowiązek wyrejestrować go z ubezpieczeń w ZUS. Po rozwiązaniu z pracownikiem umowy o pracę obowiązkiem pracodawcy jest przekazanie wyrejestrowania zwolnionej osoby z ubezpieczeń w ZUS. Jeśli pracownik zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny, pracodawca powinien też przekazać do ZUS wyrejestrowanie tych osób z ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZCNA.
Podstawę wymiaru składek społecznych oraz składki zdrowotnej stanowi dla osoby zatrudnionej na etacie przychód w rozumieniu przepisów o pdof, osiągany ze stosunku pracy. Od tego przychodu pracodawca nalicza składki do ZUS, które następnie wykazuje w dokumentach rozliczeniowych, a konkretnie w raporcie ZUS RCA. Raport ten załącza do zbiorczej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i jako komplet dokumentów rozliczeniowych przekazuje do ZUS.
Należności wynikające ze stosunku pracy zasadniczo powinny być wypłacone pracownikowi w ostatnim dniu trwania umowy o pracę. Jednak ze względu na terminy wypłaty określonych świadczeń obowiązujące w zakładach zdarza się, że pracodawcy dokonują tego już po rozwiązaniu umowy o pracę. Natomiast gdy wynagrodzenie zostanie wypłacone pracownikowi w następnym miesiącu po rozwiązaniu z nim umowy o pracę, jego rozliczenia trzeba dokonać w raporcie ZUS RCA sporządzonym za miesiąc, w którym zostanie dokonana wypłata, wykazując pracownika z kodem tytułu ubezpieczenia 30 00 X X.
Za osoby zatrudnione na etacie (o ile nie ukończyły 55 lat w przypadku kobiet i 60 lat w przypadku mężczyzn) pracodawca nalicza też i opłaca (z własnych środków) składki na FP, FS i FGŚP. Obowiązek opłacenia składek na FP i FS zależy jednak od wysokości oskładkowanego przychodu pracownika. Są one bowiem należne za niego dopiero wtedy, gdy jego przychód, od którego pracodawca nalicza mu składki emerytalno-rentowe, w przeliczeniu na okres miesiąca wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie. Takiego przeliczenia dokonuje się m.in. w razie rozwiązania umowy o pracę w trakcie miesiąca z pracownikiem wynagradzanym minimalną stawką. Sprawdza się wtedy, jaka byłaby podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych, gdyby przepracował on cały miesiąc.
Dla każdej osoby ubezpieczonej, dla której podstawę wymiaru składek ubezpieczeniowych stanowi przychód w rozumieniu przepisów o PDOF, w dokumentach rozliczeniowych sporządzonych za dany miesiąc płatnik uwzględnia należne składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne od wszystkich podlegających oskładkowaniu wypłat - dokonanych lub postawionych do dyspozycji ubezpieczonego od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego, którego dokumenty te dotyczą.
Jeżeli natomiast w danym miesiącu pracownicy nie otrzymali żadnych przychodów stanowiących podstawę wymiaru składek ZUS, wówczas pracodawca w miesiącu tym nie nalicza za nich żadnych składek ubezpieczeniowych. W takim przypadku sporządza za takie osoby m.in. imienny raport miesięczny ZUS RCA z wykazanymi w nim zerowymi zarówno podstawami wymiaru, jak i składkami na poszczególne rodzaje ubezpieczeń. Raport ten dołącza do deklaracji rozliczeniowej - formularz ZUS DRA i jako komplet dokumentów rozliczeniowych za dany miesiąc przekazuje do ZUS.
W przypadku wypłaty wynagrodzenia do 10. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni, składki naliczane od tego wynagrodzenia wykazuje się na raporcie RCA w miesiącu, w którym nastąpiła wypłata. Składki od wynagrodzenia za maj wypłaconego w czerwcu będą wykazane w deklaracji za czerwiec i należy je wpłacić do ZUS do 20 lipca.
Wielu pracodawców ma wątpliwości co do wykazania pracownika w deklaracji za pierwszy miesiąc jego pracy, w sytuacji gdy nie zostało mu wypłacone wynagrodzenie. Wtedy konieczne jest sporządzenie za pracownika zerowego raportu RCA. Dla ZUS oznacza to, że osoba taka została zgłoszona do ubezpieczeń, ale w danym miesiącu nie osiągnęła dochodu, od którego można naliczyć składki.
Przykład 3. Pani Dagmara została zatrudniona od 11 lipca 2025 roku. Pracodawca wypłaca wynagrodzenia z przesunięciem, pierwszą pensję pracownica otrzymała więc 10 sierpnia. Jak powinna zostać wykazana na deklaracji rozliczeniowej za lipiec i sierpień? W RCA za lipiec pani Dagmara zostanie wykazana z zerowymi kwotami składek, bowiem nie osiągnęła wówczas przychodu, który byłby podstawą do ich naliczenia.
Niekiedy pracodawcy decydują się na zmianę terminu wypłaty wynagrodzeń pracownikom. Jeśli wypłata zostanie przesunięta z ostatniego dnia miesiąca na dziesiąty dzień kolejnego, to dojdzie wówczas do sytuacji, kiedy w jednym z miesięcy pracownik będzie wykazany z zerowymi składkami w RCA. W odwrotnym przypadku nie będzie zerowego raportu, ale pojawi się taki, gdzie składki naliczone są podwójnie.
Przykład 5. Pracodawca zdecydował, że od czerwca zmieni datę wypłaty wynagrodzenia z ostatniego dnia miesiąca na dzień 10. W związku z tym, że pracownicy otrzymali wynagrodzenie za maj 31 maja, a wynagrodzenie za czerwiec 10 lipca, to w RCA: za czerwiec pracownicy będą wykazani z zerowymi składkami; za lipiec pracownicy będą wykazani z wypłatą z czerwca.
Często zdarza się również, że pracownicy otrzymują wynagrodzenie po ustaniu zatrudnienia. Zwykle występuje to w sytuacji, gdy data wypłaty ustalona jest na 10. dzień miesiąca lub pracownikowi przysługują składniki, które są rozliczane po zakończeniu umowy. Wtedy konieczne jest wykazanie osób wyrejestrowanych z ZUS-u z odpowiednim kodem na raportach RCA, tj. 30 00 - osoba, za którą należy rozliczyć i opłacić składki lub należne świadczenia w dokumentach rozliczeniowych składanych nie wcześniej niż za następny miesiąc, po ustaniu tytułu do ubezpieczeń.
Przykład 6. Wynagrodzenie w zakładzie pracy wypłacane jest na 10. dzień miesiąca. Pani Magdalena wypowiedziała umowę i pracowała do 31 sierpnia, a 1 września została wyrejestrowana z ZUS-u. Ostatnie wynagrodzenie otrzymała 10 września. W związku z tym, że nastąpiło to po ustaniu zatrudnienia, pracodawca powinien wykazać je na raporcie RCA z naliczeniem składek od tej pensji z kodem 30 00, a nie jak dotychczas z kodem 01 10.
Składki społeczne finansowane przez płatnika z wynagrodzeń wypłaconych po terminie mogą budzić wątpliwości. Aby zrobić to prawidłowo, należy wziąć pod uwagę rodzaj umowy, której składki dotyczą, miesiąc, za jaki należne jest wynagrodzenie, rzeczywistą datę wypłaty wynagrodzenia, okres deklaracji, w której należy wykazać składki za pracowników, oraz termin zapłaty składek.
W przypadku umów o pracę składki społeczne finansowane przez płatnika można ująć w kosztach na zasadzie memoriału w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie, pod warunkiem że zostaną opłacone w terminie. Jako że o okresie deklaracji, w której należy wykazać składki, decyduje termin wypłaty wynagrodzenia, wiążący będzie termin zapłaty składek z tej deklaracji, w której przedsiębiorca ma obowiązek je wykazać.
Przykład 7. Pan Mariusz wypłacił wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę za lipiec 2024 roku 15 września. Opłaca składki terminowo. W jakiej deklaracji ZUS DRA ma obowiązek wykazać składki za pracowników? Na kiedy przypada termin ich zapłaty? W jakim momencie może ująć je w kosztach? Składki z tej umowy należy wykazać w deklaracji ZUS DRA za wrzesień, w tym miesiącu nastąpiła bowiem wypłata wynagrodzenia. Termin zapłaty składek z tej deklaracji przypada na 21 października 2024 roku. Zatem jeśli pan Mariusz terminowo opłaca składki, to może je ująć w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie.
W przypadku umów zlecenie składki stanowią koszt w miesiącu, w którym zostaną opłacone. Zatem należy zwrócić uwagę na miesiąc wypłaty wynagrodzenia, bo on decyduje w deklaracji o tym, za jaki okres będą wykazane składki pracownicze, z kolei okres deklaracji wskazuje termin zapłaty tych składek.
Przykład 9. Pan Michał wypłacił wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie za lipiec 2024 roku 15 września. Opłaca składki terminowo, zawsze do 15. dnia miesiąca. W jakiej deklaracji ZUS DRA ma obowiązek wykazać składki za pracowników? Na kiedy przypada termin ich zapłaty? W jakim momencie pan Michał może ująć w kosztach te składki? Składki z tej umowy należy wykazać w deklaracji ZUS DRA za wrzesień, w tym miesiącu nastąpiła bowiem wypłata wynagrodzenia. Termin zapłaty składek z tej deklaracji przypada na 21 października 2024 roku. W kosztach składki za pracowników pan Michał księguje w dacie faktycznej ich zapłaty, czyli 15 października 2024 roku.
Zgodnie z art. 85 § 2 Kodeksu pracy comiesięczne wynagrodzenie za pracę wypłaca się z dołu, czyli po upływie miesiąca pracy, ale nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Ten artykuł daje pracodawcom dużą swobodę w określeniu terminu wypłaty wynagrodzenia w przepisach wewnątrzzakładowych. Co więcej, mogą go zmieniać w trakcie roku kalendarzowego.
Pracodawca ma prawo do wyznaczenia wcześniejszej lub późniejszej daty wypłaty wynagrodzenia za pracę. Ważne, aby termin był stały, ustalony z góry i wypadał co najmniej raz w miesiącu. To oznacza, że pracownicy mogą dwukrotnie dostać wynagrodzenie w tym samym miesiącu wskutek zmiany terminu, np. 10 października (za wrzesień) i 31 października (za październik). Niestety, mniej korzystne rozwiązanie zakłada, że odstęp między wynagrodzeniami wyniesie niemal 1,5 miesiąca. Stanie się tak, kiedy pracodawca przesunie termin wypłaty wynagrodzenia na późniejszy.
Pracodawca, który zmienia termin wypłaty wynagrodzenia, musi zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia na podstawie art. 29 § 3(3) k.p. Ten przepis zobowiązuje pracodawcę do niezwłocznego poinformowania pracownika o zmianie warunków pracy i płacy wskazanych w art. 29 § 3 k.p. Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia w umowie o pracę nie wymaga złożenia wypowiedzenia zmieniającego.
Zgodnie z art. 104 § 1 k.p. regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Art. 1041 § 1 pkt 5 k.p. zobowiązuje pracodawcę do ujęcia czasu, częstotliwości, miejsca i terminu wypłaty wynagrodzenia w regulaminie pracy. Niemniej musisz wiedzieć, że regulamin pracy nie jest obowiązkowy dla każdego pracodawcy.
Jeżeli Twoi pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy i nie masz obowiązku utworzenia regulaminu pracy, możesz ogłosić regulamin wynagradzania, w którym podasz termin wypłaty wynagrodzenia. Zmiany w regulaminie wynagradzania wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od podania tej informacji do wiadomości pracowników (art. 772 § 3 k.p.).
Pracodawca wypłaca wynagrodzenia za pracę 5. dnia roboczego następnego miesiąca kalendarzowego. Mimo że pracownicy dostawali wynagrodzenie za grudzień dopiero w styczniu, otrzymywali 12 wypłat w ciągu roku. Jeżeli pracodawca przesunie termin wypłaty wynagrodzenia na ostatni dzień miesiąca, pracownicy dostaną aż 13 wypłat w ciągu roku (za listopad i za grudzień w grudniu). W odwrotnej sytuacji, czyli po przesunięciu terminu wypłaty wynagrodzenia z ostatniego dnia miesiąca na 5. 13 wynagrodzeń w ciągu roku - w miesiącu, w którym pracownik dwukrotnie otrzyma wynagrodzenie, pracodawca odliczy pojedyncze koszty uzyskania przychodów i pojedynczą kwotę zmniejszającą podatek. Sumę za 12 miesięcy uwzględni w PIT-11.
Jeżeli pracodawca przesunie termin wypłaty wynagrodzenia z ostatniego dnia miesiąca na 5. dzień następnego miesiąca kalendarzowego, pracownicy nie otrzymają wynagrodzeń w 1 miesiącu. Wtedy należy złożyć tzw. zerowy raport RCA, ponieważ pracodawca nie naliczy składek ZUS za dany miesiąc. W odwrotnym przypadku, czyli po przesunięciu terminu wypłaty wynagrodzenia z 5. dnia miesiąca następnego miesiąca kalendarzowego na ostatni dzień miesiąca, pracodawca złoży raport RCA z podwójnymi składkami.
Tak, potwierdza to pismo Głównego Inspektora Pracy z 21 grudnia 2021 roku (GIP-GBI.0701.134.2021.2). Według tego stanowiska prawo pracy nie zakazuje wypłaty wynagrodzenia w terminie, który poprzedza termin wskazany w regulaminie pracy lub innym dokumencie. Warto podkreślić, że zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 k.p. wykroczeniem przeciwko prawom pracownika jest niewypłacenie wynagrodzenia za pracę w ustalonym z góry terminie. Ten artykuł dotyczy sytuacji, w której pracodawca spóźnia się z wypłatami.
Przedsiębiorca zatrudniający pracowników w ramach umowy o pracę oraz umów cywilnoprawnych, tj. np. umów zlecenie ma obowiązek wypłacać wynagrodzenia w ustawowym terminie. Zdarza się jednak, że tak się nie dzieje. Co wówczas z kosztem uzyskania przychodu z tytułu tego wynagrodzenia? Czy składki społeczne finansowane przez płatnika z wynagrodzenia wypłacone po terminie będą stanowić koszt?
W Polsce terminy wypłaty wynagrodzeń są regulowane przepisami prawa pracy, a konkretnie Kodeksem pracy (kp). Zgodnie z art. 85: § 1. Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie. § 2. Wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się z dołu, niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.
Zwykle firmy dokonują wypłaty wynagrodzenia: w miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne, np. wynagrodzenie za lipiec 2024 roku wypłacane jest w ostatnim dniu lipca, tj. 31; do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie, np. wynagrodzenie za lipiec 2024 roku wypłacane jest w terminie nieprzekraczającym 10 sierpnia.
Składki z umów o pracę i umów zlecenie pracowników wykazuje się w deklaracji rozliczeniowej, a konkretniej w raportach imiennych RCA danego pracownika w miesiącu, w którym miała miejsce wypłata wynagrodzenia.
Przykład 1. Pan Dariusz wypłacił wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę i zlecenia za lipiec 2024 roku 31 lipca. W jakiej deklaracji DRA/RCA powinien wykazać składki za pracowników? Składki z tytułu tych wynagrodzeń zostaną ujęte w deklaracji ZUS DRA za lipiec 2024 roku, dla której termin zapłaty przypada do 20 sierpnia 2024 roku, wypłata wynagrodzenia nastąpiła bowiem w lipcu.
Przykład 2. Pani Mariola wypłaciła wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę za lipiec 2024 roku 10 sierpnia. Składki społeczne finansowane przez płatnika - moment powstania kosztu Moment powstania kosztu podatkowego dla składek społecznych finansowanych przez płatnika, czyli przedsiębiorcę jest różny, w zależności od tego, czy dotyczą one umów o pracę, czy umów zlecenia.
W przypadku umów o pracę, jak wskazuje art. 22 ust. 6bb ustawy o PIT, składki społeczne finansowane przez płatnika stanowią koszt podatkowy w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie, pod warunkiem zapłaty ich w terminie. Mowa tu o miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne - bez znaczenia, kiedy przypada moment jego wypłaty.
Art. 22 ust. 6bb ustawy o PIT Składki z tytułu należności, o których mowa w ust. 6ba, określone w Ustawie z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, z zastrzeżeniem art. 23 ust. 1 pkt 37, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów. W przypadku uchybienia temu terminowi do składek tych stosuje się art. 23 ust. 1 pkt 55a i ust. 3d.
Ustawodawca zgodnie ze wskazanym przepisem umożliwia zatem ujęcie w kosztach - na zasadzie memoriału - składek społecznych finansowanych przez płatnika z umów o pracę, pod warunkiem że na moment ujęcia ich w kosztach przedsiębiorca zobowiąże się je opłacić w terminie.
Przykład 3. Pan Dariusz wypłacił wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę za lipiec 2024 roku 31 lipca. Składki z ich tytułu zostaną ujęte w deklaracji ZUS DRA za lipiec 2024 roku, dla której termin zapłaty przypada do 20 sierpnia 2024 roku. Na moment generowania listy płac pan Dariusz zobowiązał się terminowo opłacić składki. W jakim miesiącu może zatem ująć w kosztach składki społeczne w części finansowanej przez płatnika? Jako że pan Dariusz zobowiązuje się do terminowej zapłaty składek, ma prawo ująć w kosztach uzyskania przychodów wspomniane składki w lipcu 2024 roku, czyli w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie.
Przykład 4. Pani Mariola wypłaciła wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę za lipiec 2024 roku 10 sierpnia. Składki z ich tytułu zostaną ujęte w deklaracji ZUS DRA za sierpień 2024 roku, dla której termin zapłaty przypada do 20 września 2024 roku. Na moment generowania listy płac pani Mariola zobowiązała się terminowo opłacić składki. W jakim miesiącu może zatem ująć w kosztach składki społeczne w części finansowanej przez płatnika? Jako że pani Mariola zobowiązuje się do terminowej zapłaty składek, ma prawo ująć w kosztach uzyskania przychodów wspomniane składki w lipcu 2024 roku, czyli w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie.
Składki społeczne finansowane przez płatnika z umów zlecenie stanowią koszt podatkowy w momencie ich faktycznej zapłaty. Zatem zasady te są zupełnie odrębne niż w przypadku umów o pracę. Mimo że ustawa o PIT nie wskazuje wprost, kiedy składki te mogą stanowić koszt podatkowy, można odnieść się do art. 23 ust. 1 pkt 55a.
Art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o PIT Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: 55a) nieopłaconych do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych składek, z zastrzeżeniem pkt 37 oraz art. 22 ust. 6bb, określonych w Ustawie z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek.
Zatem dopiero w momencie, w którym składki zostaną opłacone, mogą one zostać ujęte w kosztach.
Przykład 5. Pani Beata wypłaciła wynagrodzenia z umów zlecenie 31 lipca 2024 roku. Składki z ich tytułu zostaną ujęte w deklaracji ZUS DRA za lipiec 2024 roku, dla której termin zapłaty przypada 20 sierpnia 2024 roku. Pani Beata opłaciła je 15 sierpnia 2024 roku. Kiedy może ująć w kosztach składki społeczne finansowane przez siebie jako pracodawcę z tych umów? Opłacone składki społeczne finansowane przez płatnika z umów zlecenia stanowią koszt podatkowy w momencie ich zapłaty, a więc pani Beata wykazuje je w kosztach z datą 15 sierpnia 2024 roku.
Przykład 6. Pani Maria wypłaciła wynagrodzenia z umów zlecenie 10 sierpnia 2024 roku. Składki z ich tytułu zostaną ujęte w deklaracji ZUS DRA za sierpień 2024 roku, dla której termin zapłaty przypada 20 września 2024 roku. Pani Maria opłaciła je 10 września 2024 roku. Kiedy może ująć w kosztach składki społeczne finansowane przez siebie jako pracodawcę z tych umów? Opłacone składki społeczne finansowane przez płatnika z umów zlecenia stanowią koszt podatkowy w momencie ich zapłaty, a więc pani Maria wykazuje je w kosztach z datą 10 września 2024 roku.
Rozpatrzmy w zakresie tego przykładu jeszcze dwa przypadki: Jak należy postąpić, jeśli Pan Jan ujął składki pracownicze w kosztach w lipcu 2024 roku, czyli w miesiącu, za który wypłacane było wynagrodzenia, a składki opłacił po terminie wynikającym z deklaracji ZUS DRA? Jako że pan Jan opłacił składki po terminie, to nie miał prawa ich ująć w kosztach w lipcu 2024 roku. W tym przypadku ma on obowiązek: wyksięgowania składek pracowniczych z lipca 2024 roku; zaksięgowania składek pracowniczych w kosztach w dacie faktycznej zapłaty; przeliczenia zaliczki na podatek dochodowy za lipiec 2024 roku, a jeśli wyjdzie dopłata do podatku, to należy ją uregulować wraz z odsetkami od zaległości podatkowych (odsetki podatkowe podlegają wpłacie, jeśli są wyższe niż 8,70 zł); korekty deklaracji ZUS DRA za sierpień 2024 roku (dochód z lipca stanowi bowiem podstawę wyliczenia składki zdrowotnej w deklaracji sierpniowej).
Jak należy postąpić, jeśli Pan Jan nie ujął składek w kosztach w lipcu 2024 roku, czyli w miesiącu, za który wypłacane było wynagrodzenia, a składki opłacił w terminie wynikającym z deklaracji ZUS DRA? Jako że pan Jan opłacił składki w terminie, to ma prawo ująć je w kosztach w lipcu 2024 roku. W tym przypadku może zaksięgować składki pracowniczych w koszty w lipcu 2024 roku, czyli w miesiącu, za który należne jest wynagrodzenie (lub w jednym z kolejnych miesięcy w ograniczeniu do końca roku podatkowego, w którym składki opłacono). W zakresie korekty zobowiązań podatkowych, jeśli ma miejsce doksięgowanie kosztu, to nie ma obowiązku przeliczania zaliczki czy korekty deklaracji ZUS DRA, wartości te bowiem zostaną rozliczone w rocznych rozliczeniach tych zobowiązań.
Przykład 10. Pan Kajetan wypłacił wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenie za lipiec 2024 roku 15 września. Opłaca składki po terminie - w tym przypadku 15 grudnia 2024 roku. W jakiej deklaracji ZUS DRA ma obowiązek wykazać składki za pracowników? Na kiedy przypada termin ich zapłaty? W jakim momencie może ująć je w kosztach? Składki z tej umowy należy wykazać w deklaracji ZUS DRA za wrzesień, w tym miesiącu nastąpiła bowiem wypłata wynagrodzenia. Termin zapłaty składek z tej deklaracji przypada na 21 października 2024 roku. W kosztach składki za pracowników pan Kajetan księguje w dacie faktycznej ich zapłaty, czyli 15 grudnia 2024 roku.
System wFirma umożliwia rozliczenia kadrowe, płacowe oraz w zakresie ubezpieczeń pracowników. W celu wygenerowania listy płac należy przejść do zakładki KADRY » LISTY PŁAC » ZBIORCZE » DODAJ » LISTĘ PŁAC z odpowiednim dopiskiem. Następnie należy wskazać, za jaki miesiąc ma zostać wygenerowana lista płac oraz datę wypłaty. Na podstawie wskazanej daty wypłaty wynagrodzenia zostanie przyporządkowany okres deklaracji, w której zostaną wykazane składki naliczone od tych wynagrodzeń. W przypadku umów o pracę domyślnie zaznaczona opcja automatycznego księgowania powoduje, że płatnik deklaruje się opłacić składki ZUS w terminie.
Jak rozliczyć składki ZUS w kosztach? Umowa o prace i zlecenie
W przypadku, gdy pracownik zgłosił do ubezpieczenia zdrowotnego członków swojej rodziny, pracodawca powinien również przekazać do ZUS wyrejestrowanie tych osób z ubezpieczenia zdrowotnego na druku ZUS ZCNA.
Podsumowując, składki za pracownika należy wykazać w deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA i raportach imiennych RCA zgodnie z datą faktycznej wypłaty wynagrodzenia. Kluczowe jest rozróżnienie momentu powstania obowiązku naliczenia składek w zależności od rodzaju umowy oraz terminowości wypłat.
tags: #czy #mozna #przyjac #do #deklaracji #zus