Delegacja krajowa to sytuacja, w której pracownik odbywa podróż służbową na terenie kraju związaną z obowiązkami zawodowymi. Szczegóły dotyczące definicji delegacji krajowej znajdziemy w Kodeksie pracy, w artykule 775 § 1. Opisano w nim sytuację, w której pracownik wykonuje na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Podkreślono, że pracownikowi takiemu przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Widzimy więc wyraźnie trzy niezbędne warunki, jakie musi spełniać wyjazd określany jako delegacja: musi służyć realizacji zadań służbowych, musi zostać zlecony przez przełożonego, musi wiązać się z realizacją zadania poza siedzibą firmy lub stałym miejscem pracy.
Warto dodać, że delegacja krajowa nie dotyczy pracowników na co dzień pracujących w terenie i przemieszczających się między różnymi miejscowościami. To określenie odnoszące się do osób na co dzień pracujących stacjonarnie.
Będąc w delegacji krajowej, pracownik ponosi koszty związane m.in. z wyżywieniem, noclegiem czy przejazdami. Za ich pokrycie odpowiedzialny jest pracodawca.
Pracodawca ma prawo określić w wewnętrznym regulaminie firmy (lub bezpośrednio w umowach w przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych) indywidualne stawki diet i ryczałtów. Przy stawkach dotyczących diet pracodawca musi jednak pamiętać, że zgodnie z Kodeksem pracy (art. 775 § 4) nie mogą być one niższe niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, którą podają przepisy rozporządzenia MPiPS wykonawczego do ustawy.
Pracodawca ma prawo ustalić wyższe niż obowiązujące w przepisach limity, jednak na uwadze musi mieć wówczas fakt, że nadwyżka zwróconych pracownikowi wydatków związanych z podróżą służbową ponad limit nie będzie stanowiła dla firmy kosztów podatkowych.
Delegacja krajowa - co to takiego?
Delegacja pracownika to wyjazd służbowy odbywany na polecenie pracodawcy, w celu wykonania obowiązków poza miejscem pracy. Delegacje dzielą się na krajowe i zagraniczne. Jeśli wysyłasz pracownika w podróż służbową, zarówno krajową, jak i zagraniczną, musisz wziąć pod uwagę obowiązek pokrycia związanych z nią wydatków. Jeżeli twoja firma nie ma własnych regulacji w tym zakresie, stosuj przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 października 2022 r.
Podróż służbowa krajowa rozumiana jest jako wyjazd pracownika w miejsce, które znajduje się poza obszarem wykonywania jego pracy lub poza miejscowość, w której mieści się siedziba zatrudniającej go firmy. Wszystko to w celu realizacji zadań powierzonych przez pracodawcę. Wtedy pracownik najczęściej otrzymuje pisemne polecenie wyjazdu.
Czas podróży służbowej liczy się od momentu rozpoczęcia Twojej podróży. Wlicza się w to czas, który pracownik potrzebuje na dotarcie do miejsca, w którym należy wykonać zadanie, a także czas niezbędny na powrót. Oczywiście uwzględnia się również czas wykonywania powierzonego przez pracodawcę zadania. Niekiedy jednak taki wyjazd wiąże się z pracą w godzinach nadliczbowych.
Czym jest dieta i czy zawsze przysługuje?
Dieta jest to kwota przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej. W związku z tym nie mogą na nią liczyć pracownicy, którym podczas delegacji krajowej zostało zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie. A co z pracownikami korzystającymi z bezpłatnego wyżywienia częściowego? W zależności od tego, jaki posiłek zagwarantowano, dieta zostaje pomniejszona:
- o 25% przy zapewnionym śniadaniu,
- o 50% przy zapewnionym obiedzie,
- o 25% przy zapewnionej kolacji.
Dieta krajowa wynosi 45 zł za dobę podróży. Jeśli pracownik otrzymuje bezpłatne wyżywienie, dietę obniża się. Dotyczy to także zakwaterowania w hotelu z wyżywieniem.
W przypadku gdy pracownik nie miał zapewnionego przez pracodawcę noclegu, nie przedłożył również dokumentów (faktur, rachunków), może otrzymać zwrot części kosztów - tzw. ryczałt noclegowy. Odległość ta mogłaby zostać pokonana przez pracownika na piechotę. Również możliwe jest skorzystanie przez pracownika z komunikacji miejskiej (przestanek znajduje się przy dworcu jak również miejscu docelowym).
Za każdy dzień (dobę) spędzony w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym podczas podróży zagranicznej, pracownikowi przysługuje wyłącznie 25% pełnej diety obowiązującej w danym kraju. Co więcej, taki ograniczony wymiar diety ma na celu uwzględnienie faktu, że pracownik przebywa w placówce, gdzie wyżywienie jest zwykle zapewnione. W związku z tym, pełna dieta nie jest w takich sytuacjach należna, co znacząco wpływa na końcową wysokość rozliczenia.
Dieta ulega zmniejszeniu w przypadku, gdy pracownik miał zapewnione posiłki.
Ile wynosi dieta podczas delegacji krajowej?
W przypadku delegacji krajowej pełna dieta wynosi 45 zł za dobę. Sposób wyliczenia należności jest ściśle określony - bierzemy pod uwagę godzinę wyjazdu i powrotu pracownika.
Jeżeli cała podróż trwa nie dłużej niż dobę, mamy trzy możliwości:
- podróż krótsza niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
- podróż trwająca 8-12 godzin - przysługuje 50% stawki,
- podróż trwająca ponad 12 godzin - przysługuje 100% diety.
Jeżeli cała podróż trwa dłużej niż dobę, pracownik otrzymuje 100% diety za każdą pełną dobę. Należność z tytułu krajowej podróży służbowej oblicza się, sumując poniesione wydatki oraz wysokość przysługującej diety. Pełna dieta w kwocie 45 zł przysługuje w przypadku podróży trwającej powyżej 12 godzin. Jeśli podróż trwała od 8 do 12 godzin, wysokość diety wynosi 22,5 zł. Ponadto dieta nie przysługuje przy podróży krótszej niż 8 godzin.
Stawki diet delegacji krajowych w latach 2024 i 2025 pozostają na poziomie 45 zł za pełną dobę. Oznacza to, że pracownik otrzymuje tę kwotę, jeśli jego delegacja trwa minimum 12 godzin. Co więcej, w przypadku krótszych delegacji, dieta jest obliczana proporcjonalnie, zgodnie z zasadami określonymi w przepisach.
Noclegi podczas delegacji krajowej - ile wynosi zwrot?
Podczas delegacji krajowej pracodawca zapewnia pracownikowi zwrot kosztów noclegów. Wyjątek stanowi sytuacja, w której pracodawca oferuje pracownikowi bezpłatny nocleg. Zwrot nie należy się także pracownikom, którzy (według pracodawcy) mają możliwość codziennego powrotu do swojego miejsca zamieszkania.
Na jakie stawki mogą liczyć pracownicy? Wiele zależy od tego, czy koszt jest potwierdzony odpowiednim rachunkiem. Jeżeli pracownik przedstawi taki rachunek, otrzyma zwrot kosztów, który nie może jednak przekroczyć wysokości dwudziestokrotności stawki diety, czyli 900 zł.
W przypadku pracownika, który nie przedstawi rachunku za nocleg, obowiązuje ryczałt w wysokości 150% diety (67,50 zł). Istnieją jednak pewne warunki, które trzeba spełnić, by skorzystać z ryczałtu - nocleg musi odbywać się między godziną 21.00 a 7.00 i trwać minimum 6 godzin.
Za nocleg w hotelu pracodawca zwraca pracownikowi poniesioną opłatę, pod warunkiem, że została ona potwierdzona fakturą. Co więcej, istotne jest, aby pamiętać, że kwota za jedną noc nie może przekroczyć dwudziestokrotności diety, czyli maksymalnie 900 zł. Natomiast, jeśli pracownik nie otrzymał zapewnienia noclegu od pracodawcy, a dodatkowo nie przedstawił rachunku za nocleg, należy mu się ryczałt w wysokości 150% diety.
Przejazdy w delegacji krajowej - jak wygląda zwrot kosztów transportu?
Pracownik wyruszający w delegację krajową może liczyć na zwrot kosztów związanych z przejazdami. Oczywiście nie dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca zapewnia bezpłatny przejazd. Warto dodać, że jeśli podróż trwa minimum 10 dni, należny jest również zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy.
Jak wyglądają stawki? Obowiązuje ryczałt w wysokości 20% diety na każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej (9,00 zł). To do pracodawcy należy określenie, z jakiego środka transportu korzystać będzie pracownik. Jeżeli pracownik chciałby podróżować niebędącym własnością pracodawcy samochodem osobowym lub innym pojazdem (np. swoim motocyklem), ma taką możliwość - musi jednak złożyć odpowiedni wniosek i uzyskać zgodę pracodawcy. W takiej sytuacji zwrot kosztów odbywa się na podstawie obliczenia iloczynu przejechanych kilometrów i stawki za kilometr przebiegu.
Określono maksymalne stawki za kilometr, które wynoszą:
- w przypadku samochodu osobowego: 0,89 zł (pojemność skokowa silnika do 900 cm3) lub 1,15 zł (pojemność skokowa silnika powyżej 900 cm3),
- w przypadku motocykla: 0,69 zł,
- w przypadku motoroweru: 0,42 zł.
Paliwo zużyte podczas krajowej podróży służbowej rozlicza się na podstawie liczby przejechanych kilometrów, a także pojemności silnika. Należy zatem je pomnożyć przez stawkę za kilometr - otrzymana suma to obliczone koszty zwrotu. W praktyce oznacza to, że wysokość stawki jest uzależniona od rodzaju pojazdu. Dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm3 wynosi 0,89 zł. W przypadku aut o większej pojemności silnika obowiązuje stawka 1,15 zł. Jeśli pracownik porusza się motocyklem, jest to 0,69 zł, zaś w przypadku motoroweru - 0,42 zł.
Pan Jacek pojechał w podroż służbową własnym autem o pojemności silnika poniżej 900 cm3. Przejechał 500 km, a pracodawca wypłacił mu 500 zł kilometrówki. Jednak pracodawca zaliczy do kosztów uzyskania przychodu tylko 445 zł (0,89 zł x 500).
Jeśli w podróży służbowej korzystasz ze środków komunikacji miejscowej, koszty rozliczasz w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku. Odliczyć możesz także inne wydatki związane z prowadzoną działalności, np. płatne miejsce parkingowe.
Kiedy i w jaki sposób rozliczyć delegację krajową?
Pracownik zobowiązany jest do rozliczenia delegacji krajowej maksymalnie do 14 dni od jej zakończenia. Warto dodać, że przed wyjazdem może wnioskować o przyznanie zaliczki na poczet podróży służbowej, której wysokość oblicza się na podstawie wstępnej kalkulacji kosztów.
Pracownik powinien pamiętać o zgromadzeniu różnego rodzaju dokumentów, dzięki którym będzie w stanie potwierdzić poniesione podczas delegacji krajowej wydatki. Mowa tu przede wszystkim o rachunkach, fakturach za nocleg czy biletach potwierdzających przejazdy. Dokumenty nie będą natomiast potrzebne w przypadku diet i ryczałtów. Co się dzieje, kiedy pracownik zapomniał o zbieraniu dokumentów lub np. zgubił fakturę? Jego obowiązkiem jest złożenie pisemnego oświadczenia potwierdzającego wydatek oraz wyjaśnienie przyczyn uniemożliwiających załączenie stosownego dokumentu.
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej (§ 5 pkt 1) dotyczące krajowych podróży służbowych wyznacza 14 dni od dnia zakończenia tej podróży do jej rozliczenia.
§ 5. 1. Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży krajowej lub podróży zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży. 2. Do rozliczenia kosztów podróży, o których mowa w ust. 1, pracownik załącza dokumenty, w szczególności rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. 3. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość.
Pracodawca i pracownik powinni zachować kopię tego dokumentu. Podczas delegacji pracownik powinien regularnie zbierać wszystkie rachunki, faktury oraz bilety, ponieważ to one stanowią podstawę do zwrotu kosztów. Co więcej, brak tych dokumentów może skutkować odmową ich refundacji, co może wprowadzić niepotrzebne komplikacje. Na szczęście, dokumenty mogą być gromadzone zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, co ułatwia ich przechowywanie i przekazanie do pracodawcy.
Jeśli jednak zaliczki nie było, albo wydatki przewyższają jej wartość, to pracodawca będzie musiał zwrócić pracownikowi wydane kwoty. I tu pojawia się pytanie, w jakim terminie powinien to zrobić. O ile w przepisie znajdujemy termin narzucony pracownikowi na rozliczenie wyjazdu (14 dni), tak nie ma tam żadnej informacji o terminie zwrotu pracownikowi wydatków związanych z delegacją. Przekładając to na relację pracodawca - pracownik można uznać, że takim wezwaniem dłużnika (czyli pracownika) jest przedłożone rozliczenie delegacji, pracodawca zaś powinien jak najszybciej dokonać zwrotu. Aby uniknąć nieporozumień, rekomendowane jest wprowadzenie odpowiednich zapisów ze sprecyzowanymi terminami do przepisów wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie wynagradzania).
Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze, że w razie kontroli może zaistnieć konieczność uzasadnienia delegacji. Na wypadek, gdyby przedstawiciele kontroli domagali się od podatnika wyjaśnień, warto wraz z rozliczeniem delegacji przechowywać dowody, które potwierdzą nasz wyjazd w celach służbowych. Niektóre z nich, jak bilety (z datą i godziną przejazdu), faktury za nocleg stanowią jednocześnie dowody księgowe, więc ich przechowywanie jest oczywiste. Dodatkowo jednak można przechowywać korespondencję z klientem, kontrahentem w sprawach związanych właśnie z wyjazdem, foldery czy umowy podpisane podczas pobytu w delegacji. Dodatkowo w przypadku wyjazdów na szkolenia czy targi przedsiębiorca powinien posiadać faktury lub rachunki za wstęp, potwierdzające cel wyjazdu.
Dane na rozliczeniu podróży służbowej
Dokument ten powinien zawierać przede wszystkim dane takie jak:
- imię i nazwisko osoby odbywającej podróż służbową,
- stanowisko pracownika,
- cel podróży,
- miejsce wyjazdu,
- nazwa miejscowości docelowej,
- liczba godzin i dni przebywania w podróży służbowej,
- data i godzina wyjazdu oraz powrotu,
- stawka i wartość przysługujących podróżującemu diet krajowych i/lub diet zagranicznych,
- informacje o stosowanych podczas podróży środkach lokomocji,
- sumę poniesionych kosztów (w praktyce najlepiej z podziałem na koszty przejazdu wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty przejazdu - ryczałt lub koszty przejazdu - kilometrówka jeżeli wyjazd dotyczy samego przedsiębiorcy, koszty noclegów wynikające bezpośrednio z dokumentów zakupowych, koszty noclegów - ryczałt i inne).
Do sporządzonego rozliczenia należy dołączyć dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku (faktury lub rachunki).
Jak prawidłowo rozliczyć delegacje służbowe
Koszty związane z delegacją krajową to zmartwienie pracodawcy, na którego polecenie pracownik wyrusza w podróż związaną ze swoimi służbowymi zadaniami. Obowiązkiem pracownika jest jednak staranne dokumentowanie poniesionych wydatków i dopilnowanie, by rozliczyć się z nich w odpowiednim terminie.
tags: #dopiero #wyplacona #delegacja #kosztem