Umowa zlecenie jest jedną z najczęściej wybieranych form współpracy cywilnoprawnej. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego, wynagrodzenie za wykonane zlecenie należy się zleceniobiorcy po wykonaniu zlecenia, chyba że umowa lub przepisy szczególne stanowią inaczej. Jednak czy do wypłaty wynagrodzenia konieczne jest wystawienie rachunku? Przepisy tego nie przewidują, ale w praktyce rachunek stał się kluczowym elementem rozliczeń.
Zdarza się, że przedsiębiorca na potrzeby firmowej dokumentacji wymaga od osoby prywatnej będącej wykonawcą wystawienia rachunku. W praktyce jednak najczęściej firma robi to za niego. Rachunek może posłużyć jako sposób udokumentowania transakcji, jednak nie jest to warunek konieczny do wypłaty wynagrodzenia. Zleceniobiorca ma obowiązek jego wystawienia tylko w przypadku, gdy zleceniodawca sobie tego zażyczy. Co za tym idzie, wynagrodzenie jest należne bez względu na to, czy zleceniobiorca wystawił rachunek.
Zawarcie umowy zlecenia wiąże się zazwyczaj z wystawieniem rachunku, stanowiącego podstawę do rozliczenia między zleceniodawcą a zleceniobiorcą. Warto zatem wiedzieć, co powinien on zawierać i kiedy należy go przygotować. Rachunek do umowy zlecenie zazwyczaj wystawia zleceniobiorca w terminie 7 dni od wykonania usługi.
Wypłata wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia nie jest prawnie uzależniona od wystawienia rachunku. W myśl obowiązujących przepisów, wystawienie rachunku do umowy zlecenia nie jest obowiązkowe. Nie warto jednak rezygnować z takiej praktyki, ponieważ dokument ten może informować o ilości godzin przepracowanych przez zleceniobiorcę, co ma istotne znaczenie, gdy usługa rozliczana jest z zastosowaniem minimalnej stawki godzinowej.
Kwestia sposobu zapłaty wynagrodzenia za wykonane zlecenie jest uregulowana przepisami Kodeksu cywilnego. Regulacje te nie przewidują częstotliwości wypłat innej niż zostanie to zapisane w samej umowie. Jednak po zmianach, wypłata z tytułu umowy zlecenia zawartej na okres dłuższy niż jeden miesiąc powinna zostać dokonana przynajmniej raz w miesiącu.
W przypadku umów zawieranych na okres dłuższy niż jeden miesiąc, wypłata z tytułu umowy zlecenia musi mieć miejsce co najmniej raz w miesiącu. Zleceniobiorca ma prawo do otrzymywania wynagrodzenia za wykonywane usługi regularnie, jako że umowy, jakie podpisuje ze swoim zleceniodawcą, opiewają na okres dłuższy niż 1 miesiąc.
Pracodawca może zobowiązać pracownika lub zleceniobiorcę do założenia konta bankowego celem przekazywania wynagrodzenia, jednak w przypadku pracownika dopuszcza się obowiązkową zapłatę wynagrodzenia w formie bezgotówkowej tylko w układzie zbiorowym pracy. W przypadku pracownika, obowiązującą zasadą jest wypłata wynagrodzenia w gotówce do rąk pracownika, chyba że pracownik uprzednio wyrazi na to zgodę na piśmie. Wymaganie pisemnej zgody pracownika na bezgotówkową formę wypłaty wynagrodzenia za pracę ma ściśle bezwzględnie obowiązujący charakter.
W przypadku umowy zlecenia, stosowny zapis o formie wypłaty można zawrzeć w umowie. Brak takiego zapisu nie upoważnia jednak zleceniodawcy do odmowy wypłaty umówionego wynagrodzenia w gotówce. W razie opóźnienia w zapłacie wynagrodzenia zleceniodawca będzie obowiązany zapłacić odsetki za zwłokę.
Co powinien zawierać rachunek do umowy zlecenia?
Zgodnie z ordynacją podatkową, rachunek musi zawierać określony zestaw elementów podstawowych. Możliwe jest również zamieszczenie kwoty brutto, wartości kosztów uzyskania przychodów, wysokości zaliczki na podatek dochodowy. Choć te elementy nie są konieczne, to pozwalają na prawidłowe rozliczenie.
Na rachunku powinny widnieć jednostkowa cena usługi lub stawka godzinowa. W przypadku zapłaty w formie gotówki niezbędna jest również informacja o otrzymaniu zapłaty, a także potwierdzający ten fakt podpis zleceniobiorcy. W świetle najnowszych regulacji nie ma potrzeby, aby taki dokument został opatrzony podpisem.
Na rachunku do umowy zlecenia powinien znaleźć się jeszcze jeden element - informacja o składkach ZUS, jakim podlega zleceniobiorca. Mowa jednak wyłącznie o składkach, które płaci on sam. Te, finansowane przez zleceniodawcę, nie muszą być określone w rachunku. Co więcej, od pomniejszonej o składki kwoty brutto należy obliczyć koszty uzyskania przychodu.
Wystawianie rachunku do umowy zlecenia można podzielić na kilka następujących po sobie etapów. Pierwszym jest ustalenie, jakiego rodzaju składkom ZUS podlega zleceniobiorca, a także, jakie koszty ponosi w związku z realizacją usługi. Następnie, na podstawie kwoty brutto wynagrodzenia, oblicza się wysokość składek na ubezpieczenie społeczne. Aby wyliczyć podstawę opodatkowania umowy zlecenia, od kwoty brutto należy odjąć sumę składek na ubezpieczenie społeczne i kosztów uzyskania przychodu. Uzyskana wartość podlega zaokrągleniu. Kolejnym krokiem jest ustalenie wysokości podatku dochodowego. Jego wartość to 12% podstawy opodatkowania.
Minimalna stawka godzinowa w umowach zlecenie
Od 1 stycznia 2017 roku w życie weszły przepisy ustanawiające funkcjonowanie minimalnej stawki godzinowej przy umowach zleceniach. Minimalna stawka godzinowa oznacza minimalną wysokość wynagrodzenia za każdą godzinę wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przysługującą przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi. Od 1 stycznia 2026 r. wynosi ona 31,40 zł brutto.
Przepisy te są wiążące i nawet wola zleceniobiorcy nie może doprowadzić do wynagrodzenia zleceniobiorcy na warunkach gorszych niż ustawa przewiduje. Wysokość tej stawki jest powiązana z wysokością minimalnej płacy z tytułu umowy o pracę i ma rosnąć razem z nią.
Niewywiązywanie się z zapisów dotyczących minimalnej stawki godzinowej w przypadku umów zleceń oraz o świadczenie usług może skutkować karą grzywny. Kolejną zmianą powiązaną z wprowadzeniem minimalnej stawki godzinowej jest konieczność ewidencjonowania godzin pracy zleceniobiorcy. Ma to na celu udokumentowanie stosowania minimalnej stawki godzinowej, szczególnie w przypadkach, gdy nie ma określonej stawki godzinowej, a jest na przykład kwota za całość wykonanego zlecenia.
W celu sprawdzenia, czy wynagrodzenie zleceniobiorcy zostało ustalone w prawidłowej wysokości, konieczne jest podzielenie kwoty wynagrodzenia przez ilość godzin zlecenia wykonanego w danym miesiącu. W przypadku gdy zleceniobiorca otrzyma wynagrodzenie niezapewniające minimalnej stawki godzinowej, to zgodnie z przepisami.
Kto może wystawić rachunek?
Zgodnie z przepisami ustawy - Ordynacja podatkowa, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Aby powstał obowiązek wystawienia rachunku, muszą być spełnione trzy warunki: brak obowiązku wystawienia faktury, podatnik prowadzi działalność gospodarczą, kupujący żąda wystawienia dokumentu.
Definicja działalności gospodarczej zawarta w Ordynacji podatkowej jest bardzo szeroka i z całą pewnością obejmuje także działalność zleceniobiorców. W konsekwencji, jeśli zleceniodawca zażąda wystawienia rachunku z tytułu wykonanej umowy, zleceniobiorca ma obowiązek go wystawić.
Choć przepisy nie nakładają obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy, to w praktyce rachunek w pewnym sensie zastępuje tę ewidencję, umożliwiając weryfikację zgodności wypłacanych wynagrodzeń z prawem, zwłaszcza w kontekście minimalnej stawki godzinowej.
W przypadku wystawienia rachunku, powinien on być sporządzony w dwóch egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Podpisy na rachunku nie są obowiązkowe, ale mogą okazać się skutecznym dowodem w razie ewentualnego sporu.
Poradnik BizIn.pl: Jak wystawić rachunek
Co zrobić, gdy rachunek zaginął lub został zniszczony?
W sytuacji, gdy rachunek zaginął bądź został zniszczony, należy wystawić go ponownie. Nie istnieją żadne ograniczenia, jeśli idzie o liczbę rachunków wystawianych do jednej umowy.
Umowa zlecenie wymaga od zleceniodawcy rozliczenia kosztów, które się z nią wiążą. W prosty sposób można tego dokonać, tworząc dowód wewnętrzny. Opisem kosztu jest rodzaj i numer umowy, której koszt dotyczy. W miejscu „Cena” przedsiębiorca powinien wpisać kwotę brutto widniejącą na umowie. Do kosztów należy dodać składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę wynikające z umowy.
Załóż konto i przetestuj program do fakturowania, dzięki któremu uzyskasz możliwość wystawiania faktur „zw” (dawnych rachunków). Każdy użytkownik może wystawiać do 3 faktur miesięcznie za darmo.
tags: #czy #zleceniobiorca #musi #otrzymac #wynagrodzenie #na