Pracownicy często wyjeżdżają w delegacje, a dojazd do celu podróży służbowej zazwyczaj odbywa się służbowym samochodem. Jednym z kluczowych pytań, jakie się pojawia, jest to, czy czas poświęcony na podróż służbową, w tym prowadzenie pojazdu, wlicza się do czasu pracy. Zgodnie z kodeksową definicją, czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Podróż służbowa to natomiast wykonywanie na polecenie pracodawcy zadań służbowych poza miejscowością, w której ma siedzibę pracodawca lub poza stałym miejscem pracy pracownika.
Nie cały okres trwania podróży służbowej zaliczany jest do czasu pracy pracownika. Wliczane są jedynie te jej części, które przypadają na zwykłe godziny pracy wynikające z rozkładu czasu pracy danej osoby, a także te, które są poświęcone na realizację zleconego zadania służbowego. Czas podróży służbowej wybiegający poza rozkład czasu pracy jest wliczany do czasu pracy pracownika jedynie w zakresie, w którym czas ten jest poświęcony bezpośrednio na pracę, czyli realizację zleconego przez pracodawcę zadania służbowego.
Czas przejazdu poza rozkładowymi godzinami pracy zazwyczaj nie jest zaliczany do czasu pracy. Byłby wliczany wówczas, gdyby w tym okresie pracownik przykładowo przygotowywał zgodnie z poleceniem materiały na spotkanie. W sytuacji, gdy pracownik jest pasażerem i nie wykonuje żadnych czynności służbowych, sam czas dojazdu poza godzinami pracy nie musi być traktowany jako czas pracy w podróży służbowej.
Kiedy czas podróży służbowej jest czasem pracy?
Istnieją jednak sytuacje, w których czas podróży służbowej jest wliczany do czasu pracy. Należy do nich przede wszystkim:
- Czas podróży przypadający w normalnych godzinach pracy: Jeśli podróż służbowa odbywa się w godzinach pracy pracownika wynikających z normalnego rozkładu czasu pracy, ten okres jest zaliczany do czasu pracy, niezależnie od tego, czy pracownik faktycznie wykonuje w tym czasie pracę.
- Czas faktycznego wykonywania pracy w delegacji: Jeżeli w trakcie podróży służbowej pracownik wykonuje pracę, np. prowadzi samochód służbowy, przygotowuje dokumenty, uczestniczy w wideokonferencji czy realizuje inne obowiązki służbowe, wówczas ten czas należy zaliczyć do czasu pracy.
Sytuacja nieco się komplikuje w przypadku pracowników, którzy prowadzą pojazd podczas podróży służbowej. Cały czas prowadzenia pojazdu w podróży służbowej jest czasem pracy dla pracownika kierującego pojazdem na polecenie pracodawcy, nawet jeśli przypada on poza harmonogramowymi godzinami pracy. Jest to wyjątek od ogólnej reguły, wynikający z orzecznictwa Sądu Najwyższego. Pracownik ten, przewożący w trakcie delegacji innych pracowników, oprócz diety, będzie miał prawo do wynagrodzenia za cały czas podróży służbowej.
W przypadku gdy czas prowadzenia pojazdu przypada poza harmonogramowymi godzinami pracy, pracodawca powinien rozliczyć się z pracownikiem na zasadach określonych dla pracy w godzinach nadliczbowych.
Delegacja w weekend i dni wolne
Jeśli pracownik w dniu wolnym od pracy (np. w sobotę lub niedzielę) tylko podróżuje i nie wykonuje żadnych obowiązków służbowych, sam przejazd zazwyczaj nie jest traktowany jako czas pracy. Jednakże, jeśli w sobotę lub niedzielę pracownik wykonuje obowiązki służbowe, należy mu się rekompensata w postaci dnia wolnego lub dodatkowego wynagrodzenia. W pierwszej kolejności pracodawca powinien udzielić innego dnia wolnego, a dopiero jeśli jest to niemożliwe - wypłacić wynagrodzenie z dodatkiem.
Rozliczanie kosztów podróży służbowej
Niezależnie od tego, czy dany okres podróży służbowej jest wliczany do czasu pracy, pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów i innych udokumentowanych wydatków. W przypadku korzystania z własnego samochodu do celów służbowych, zwrot kosztów następuje w postaci tzw. kilometrówki, czyli iloczynu liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę.
Stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu są określone przepisami i zależą od rodzaju pojazdu:
- Samochód osobowy:
- o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,89 zł
- o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 1,15 zł
- Motocykl: 0,69 zł
- Motorower: 0,42 zł
Do rozliczenia podróży pracownik powinien dołączyć odpowiednie dokumenty, takie jak rachunki, faktury lub bilety, z wyjątkiem diet i wydatków objętych ryczałtami.
Pracownicy mobilni a czas pracy
Szczególną kategorię stanowią pracownicy mobilni, czyli osoby, które ze względu na specyfikę pracy stale przemieszczają się po określonym terytorium w ramach swoich obowiązków. Zgodnie z dominującym poglądem w orzecznictwie sądowym, przejazdy odbywane przez takich pracowników w ramach wykonywania wyznaczonych zadań są traktowane jako czas pracy. W takich przypadkach czas poświęcony na niezbędne przejazdy jest wliczany do czasu pracy, ponieważ pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, a samo przemieszczanie się jest niezbędne do wykonania podstawowych zadań pracowniczych.
Jeżeli czas poświęcony na przejazdy odbywane w delegacji narusza ustaloną w Kodeksie pracy normę 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku na dobę, pracownikowi przysługują dni wolne albo dodatkowe wynagrodzenie.
Zasady wliczania podróży służbowej do czasu pracy
Podsumowując, rozliczanie czasu pracy w delegacji wymaga indywidualnej analizy każdej sytuacji. Kluczowe jest rozróżnienie czasu przejazdu, faktycznego wykonywania pracy w delegacji oraz momentu, w którym podróż się odbywa w stosunku do harmonogramowych godzin pracy pracownika. W przypadku wątpliwości, pracodawcy powinni kierować się przepisami Kodeksu pracy, orzecznictwem Sądu Najwyższego oraz, w miarę potrzeby, zasięgnąć porady specjalistów z zakresu prawa pracy.
tags: #delegacja #samochod #pasazer #ilosc #godzin