Śmierć pracownika to trudny moment, który wymaga od pracodawcy nie tylko wrażliwości, ale też skrupulatnego dopełnienia obowiązków wynikających z tej sytuacji. W każdym przypadku bezpośrednim skutkiem śmierci pracownika jest automatyczne wygaśnięcie stosunku pracy, niezależnie od podstawy zatrudnienia. Z dniem śmierci pracownika stosunek pracy wygasa. Wygaśnięcie stosunku pracy polega na automatycznym zakończeniu zatrudnienia w związku ze zdarzeniem, któremu przepisy prawa pracy przypisują taki skutek. Oznacza to, że dla zaistnienia wygaśnięcia umowy o pracę nie jest konieczne żadne działanie ze strony pracodawcy. Pracodawca nie może również swoim działaniem powstrzymać wygaśnięcia zatrudnienia ani też zmienić jego momentu. Stosunek pracy wygasa z dniem zgonu pracownika i z tym dniem należy rozwiązać umowę o pracę. Zgodnie z art. 631 § 1 Kodeksu pracy, stosunek pracy wygasa na mocy tego przepisu.
Dniem śmierci pracownika jest dzień zgonu określony w akcie zgonu. W praktyce odpis aktu zgonu pracownika przedstawiany jest najczęściej pracodawcy przez rodzinę pracownika informującą o zgonie. Dostarczenie tego dokumentu pracodawcy leży bowiem w interesie tych osób, ze względu na przysługującą im z tego tytułu odprawę pośmiertną oraz ewentualne przejście praw majątkowych ze stosunku pracy. Pracodawca, który nie otrzymał odpisu aktu zgonu pracownika (np. pracownik nie miał osób bliskich, które przekazałyby ten dokument), może wystąpić do urzędu stanu cywilnego o wydanie odpisu aktu zgonu, wskazując swój interes prawny, który jest związany z obowiązkiem prawidłowego i pełnego prowadzenia akt osobowych pracownika. Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, odpis aktu stanu cywilnego wydaje się osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi, osobie, która wykaże w tym interes prawny.
Obowiązki pracodawcy po śmierci pracownika
Śmierć pracownika pociąga za sobą szereg obowiązków dla pracodawcy. Należą do nich:
- Wystawienie świadectwa pracy.
- Wyrejestrowanie zmarłego pracownika z ubezpieczeń.
- Naliczenie i wypłata osobom uprawnionym odprawy pośmiertnej.
- Rozliczenie świadczeń należnych pracownikowi, niewypłaconych przed jego śmiercią.
Wystawienie świadectwa pracy
W razie wygaśnięcia stosunku pracy z powodu śmierci pracownika pracodawca sporządza świadectwo pracy i włącza je do części C akt osobowych zmarłego pracownika. Pracodawca powinien sporządzić świadectwo pracy niezwłocznie po uzyskaniu informacji o śmierci pracownika, przy czym nie powinien czekać na sam dokument potwierdzający zgon (odpis aktu zgonu pracownika). Obowiązek sporządzenia świadectwa pracy jest bowiem wynikiem zaistnienia zdarzenia (w tym przypadku śmierć pracownika), a nie udokumentowania tego zdarzenia. Na wniosek małżonka lub innej osoby uprawnionej do ubiegania się o rentę rodzinną, zgodnie z przepisami o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych, a w razie braku takich osób - innej osoby będącej spadkobiercą tego pracownika, złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, pracodawca wydaje świadectwo pracy w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku.
W przepisach nie została bezpośrednio uregulowana możliwość dochodzenia sprostowania świadectwa pracy przez rodzinę lub spadkobierców zmarłego pracownika. Taka regulacja skierowana jest jedynie do samego pracownika, któremu wydano świadectwo. Zgodnie z art. 97 § 21 k.p., może on w ciągu 7 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa. W razie nieuwzględnienia wniosku przysługuje mu prawo wystąpienia z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. Ma na to 7 dni od zawiadomienia go o odmowie sprostowania świadectwa pracy. Należy uznać, że uprawnienia te przysługują również rodzinie i spadkobiercom zmarłego pracownika. Skoro osoby te uprawnione są do otrzymania po śmierci pracownika świadectwa pracy, to muszą być wyposażone także w środki prawne do weryfikacji treści wydanego świadectwa.
Wypłata odprawy pośmiertnej
W razie śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy lub w czasie pobierania po jego rozwiązaniu zasiłku z tytułu niezdolności do pracy wskutek choroby rodzinie przysługuje od pracodawcy odprawa pośmiertna. Odprawa przysługuje następującym członkom rodziny zmarłego pracownika: małżonkowi, innym członkom rodziny spełniającym warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej według przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Małżonek zmarłego pracownika uprawniony jest do odprawy nawet wówczas, gdy nie spełnia wymogów niezbędnych do nabycia po zmarłym renty rodzinnej. W przypadku pozostałych członków rodziny należy sięgnąć do postanowień ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w zakresie przepisów o rencie rodzinnej.
W razie braku osób uprawnionych pracodawca nie wypłaca odprawy pośmiertnej, gdyż przysługuje ona tylko osobom wskazanym w k.p. i nie wchodzi do spadku po zmarłym pracowniku. Odprawa pośmiertna nie przysługuje, jeżeli pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez instytucję ubezpieczeniową jest nie niższe niż przysługująca odprawa pośmiertna. Jeżeli odszkodowanie jest niższe od odprawy pośmiertnej, pracodawca jest obowiązany wypłacić rodzinie kwotę stanowiącą różnicę między tymi świadczeniami.
Kwota odprawy pośmiertnej jest uzależniona od okresu zatrudnienia pracownika u danego pracodawcy (czyli od tzw. zakładowego stażu pracy) i wynosi:
- jednomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
- trzymiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
- sześciomiesięczne wynagrodzenie, jeżeli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.
Wysokość odprawy pośmiertnej ustala się według zasad obowiązujących przy obliczaniu ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy. Odprawę pośmiertną dzieli się w częściach równych pomiędzy wszystkich uprawnionych członków rodziny, jeżeli zaś po zmarłym pracowniku pozostał tylko jeden członek rodziny uprawniony do otrzymania tego świadczenia, przysługuje mu odprawa w wysokości połowy wyliczonej kwoty odprawy.
Odprawa przysługuje w związku z samym faktem śmierci pracownika w czasie trwania stosunku pracy. Przepisy nie ograniczają prawa do tego świadczenia przez wprowadzenie innych przesłanek jego nabycia lub wskazanie okoliczności, w których ono nie przysługuje. Nie mają więc tutaj znaczenia jakiekolwiek okoliczności śmierci.
Rozliczenie nieodebranych świadczeń
Po śmierci pracownika prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej na podstawie przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. Małżonek pracownika uprawniony jest do świadczeń na podstawie art. 631 § 2 k.p. bez względu na to, czy spełnia warunki do uzyskania po zmarłym renty rodzinnej (czyli m.in. nie musi pozostawać z nim we wspólności małżeńskiej). Istotne jest tylko to, aby w chwili śmierci pracownika nadal istniał pomiędzy tymi osobami ważnie zawarty związek małżeński.
Prawa majątkowe ze stosunku pracy to m. in. prawo do niewypłaconego wynagrodzenia, nabytych a jeszcze nienaliczonych dodatkowych składników wynagrodzenia (np. dodatek za przepracowany czas w porze nocnej, dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych, premia), ekwiwalent za urlop wypoczynkowy, niewypłacone świadczenia z tytułu podróży służbowej, odszkodowanie za przedmioty zniszczone lub uszkodzone w następstwie wypadku przy pracy, ryczałty za użytkowanie samochodu prywatnego do celów służbowych. Prawem majątkowym ze stosunku pracy w rozumieniu przepisu art. 631 § 2 k.p. jest prawo majątkowe ściśle z tym stosunkiem pracy związane, to jest bezpośrednio z niego wynikające. Tym samym inne prawa majątkowe pośrednio tylko związane ze stosunkiem pracy, a więc świadczenia ze stosunku pracy w szerokim znaczeniu, nie podlegają mechanizmom dziedziczenia ustalonym w komentowanym przepisie. Z drugiej strony, wskazuje się, że art. 631 § 2 k.p. nie ma zastosowania do tych kategorii świadczeń majątkowych, które mają charakter ściśle osobisty (np. talon na usługi medyczne). Zalicza się do nich tylko te, których pracownik za swego życia domagał się na drodze sądowej, jednak zmarł przed wydaniem orzeczenia (np. zasądzone alternatywnie odszkodowanie z art. 45 § 2 k.p.), lub jego wyegzekwowanie.
Przepisy nie dookreślają terminu wypłaty powyższych należności, jednak przyjmuje się, że powinno to nastąpić niezwłocznie po ustaleniu osób uprawnionych do ich otrzymania. Ustawodawca nie wskazał żadnej formy, w jakiej uprawnieni mogą zgłosić do pracodawcy żądanie rozliczenia należności wynikających ze stosunku pracy zmarłego pracownika, zatem można wnioskować, iż jest dopuszczalne w każdej przewidzianej prawem formie - zarówno ustnie jak i pisemnie.
Odprawy pracownika, świadczenie za podróże służbowe i inne
Wyrejestrowanie z ubezpieczeń
Pracodawca obowiązany jest dokonać wyrejestrowania zmarłego pracownika z ubezpieczeń w terminie 7 dni od dnia ustania tytułu do ubezpieczeń (od dnia wygaśnięcia stosunku pracy). Pracownik zmarł 20 października 2017 r. Pracodawca na formularzu ZUS ZWUA "Wyrejestrowanie z ubezpieczeń" w bloku IV w polu 02 wpisuje datę wyrejestrowania 21 października 2017 r., a w polu 03 wpisuje 500 jako kod przyczyny wyrejestrowania (zgon osoby ubezpieczonej). W przypadku zmarłych członków służby zagranicznej zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek jest zobowiązany złożyć w terminie 30 dni od dnia ustania stosunku pracy.
Ponieważ na skutek wygaśnięcia stosunku pracy w wyniku śmierci pracownika osoba fizyczna przestaje być pracownikiem, ustaje obowiązek opłacania składek ubezpieczenia społecznego takiej osoby. Pracodawca jest również zobowiązany do wyrejestrowania zmarłego pracownika z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA podając kod przyczyny wyrejestrowania 500 - śmierć pracownika.
Podsumowanie
Śmierć pracownika to wydarzenie, które wiąże się z licznymi obowiązkami po stronie pracodawcy. Kluczowe jest prawidłowe ustalenie osób uprawnionych do otrzymania należnych świadczeń, co stanowi wsparcie dla rodziny zmarłego pracownika i eliminuje problemy prawne. Pracodawca powinien działać sprawnie i zgodnie z przepisami prawa pracy, dbając o należytą staranność w każdym etapie postępowania.
tags: #czy #pracodawca #moze #zadac #odpisu #aktu