Rozplanowanie godzin pracy dla pracownika stanowi podstawę organizacji czasu pracy. Dzięki niemu osoba zatrudniona może połączyć świadczenie pracy np. z obowiązkami rodzinnymi lub innymi zobowiązaniami. Indywidualny rozkład czasu pracy może być sporządzony zarówno w formie pisemnej, jak i w postaci elektronicznej. Grafik może być określony na czas krótszy niż przyjęty okres rozliczeniowy, musi jednak obejmować co najmniej 1 miesiąc.
Każdy pracownik jest objęty jakimś rozkładem czasu pracy. Wyjątek dotyczy osób pracujących w systemie zadaniowym, w którym jednak także pracodawca może ograniczyć swobodę pracowników poprzez zakreślenie dni, w których praca może być wykonywana, czy częściowych przedziałów godzinowych (np. zadania mają być realizowane w dniach poniedziałek-piątek w taki sposób, by każdego z tych dni wykonywane były m.in. w przedziale godz. 12.00-14.00), co pozwoli na współpracę z tym pracownikiem, ułatwi z nim kontakt itp.
Podstawa prawna oraz najważniejsze informacje dotyczące rozkładu czasu pracy
Dla ogromnej większości pracowników podstawowe regulacje w zakresie czasu pracy zostały zawarte w Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 roku - Kodeks pracy, zwanej dalej „kp”. Zgodnie z brzmieniem art. 129 § 1 kp czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy, z zastrzeżeniem odrębności dotyczących szczególnych systemów czasu pracy uregulowanych w kp.
Czteromiesięczny podstawowy okres rozliczeniowy może być jednak w pewnych okolicznościach przedłużony. Jak bowiem wynika z art. 129 § 2 kp, w każdym systemie czasu pracy, jeżeli jest to uzasadnione przyczynami obiektywnymi lub technicznymi, lub dotyczącymi organizacji pracy, okres rozliczeniowy może być przedłużony - nie więcej jednak niż do 12 miesięcy, przy zachowaniu ogólnych zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników.
Konkretny pracownik wykonuje pracę w granicach czasowych wyznaczonych w indywidualnym rozkładzie czasu pracy, który bywa także określany jako grafik lub harmonogram. Rozkład czasu pracy ustala się na podstawie wymiaru czasu pracy obowiązującego danego pracownika. Taki harmonogram określa rozkład godzin pracy w poszczególnych dniach roboczych, z uwzględnieniem dni ustawowo wolnych oraz dni wolnych od pracy wynikających z zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, a także okresów odpoczynku: dobowego i tygodniowego. W grafiku nie powinno się ustalać godzin pracy w niższym wymiarze czasu pracy niż ustalony w umowie (ryzyko przestoju niezawinionego przez pracownika). Nie jest także dopuszczalne określenie pracy w wyższym wymiarze, mogłoby to bowiem zostać zinterpretowane jako planowanie pracy w godzinach nadliczbowych, co jest niezgodne z zasadami prawa pracy.
Przepisy kp regulują postępowanie w zakresie terminu, jaki ma pracodawca na przekazanie pracownikowi harmonogramu pracy na dany okres. Pracodawca przekazuje pracownikowi rozkład czasu pracy co najmniej na 1 tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, na który został sporządzony ten rozkład.
Zmiana rozkładu czasu pracy na wniosek pracownika
Zasadniczo nie budzi wątpliwości zmiana rozkładu czasu pracy dokonana na wniosek pracownika. Jeżeli pracownik wywodzi korzyść z takiej modyfikacji, to można przyjąć, że zgoda pracodawcy jest działaniem w interesie zatrudnionego. Akceptując wniosek pracownika, pracodawca musi pamiętać, aby nie spowodowało to naruszenia powszechnie obowiązujących zasad prawa pracy.
Przykład 1. Pracownik zwrócił się do pracodawcy o zmianę rozkładu czasu pracy w następnym dniu ze względu na przyczyny natury rodzinnej. Decyzja pracodawcy jest uwarunkowana następującymi czynnikami: potrzebami pracownika i zakładu pracy oraz koniecznością przestrzegania przepisów kp. Jak więc powinien postąpić przełożony? Pracodawca po przeanalizowaniu okoliczności zgodził się dokonać zmian w rozkładzie czasu pracy - na wniosek pracownika.
Zmiana rozkładu czasu pracy z inicjatywy pracodawcy
O ile zmiana grafiku na wniosek pracownika jest dozwolona przy zachowaniu podstawowych zasad prawa pracy, o tyle taka modyfikacja w ramach jednostronnej decyzji pracodawcy wymaga zaistnienia szczególnych okoliczności. Jak już wspomnieliśmy, przepisy art. 129 kp nie regulują omawianych zagadnień, w związku z czym zmiana rozkładu czasu pracy nie jest - co do zasady - zabroniona. Aby jednak była zgodna z prawem, muszą być spełnione pewne warunki.
W piśmie z 6 kwietnia 2009 roku (GPP-417-4560-19/09/PE/RP) Państwowa Inspekcja Pracy (PIP) uznała, że jednostronna zmiana rozkładu czasu pracy przez pracodawcę jest możliwa, lecz może to nastąpić wyjątkowo - w szczególnych okolicznościach. Równocześnie harmonogram czasu pracy nie podlega swobodnym zmianom - podkreśliła PIP. Modyfikacje grafiku są dozwolone wyłącznie w przypadkach określonych w zakładowym prawie pracy (m.in. nieobecność pracownika o długotrwałym charakterze) oraz w przepisach kodeksowych, np. rekompensata pracy nadliczbowej w dniu rozkładowo wolnym (art. 151(3) kp) lub rekompensata za pracę w niedziele i święto (art. 151(11) kp).
Przykład 2. Pracodawca zawarł w regulaminie pracy zapis, w którego myśl pracownicy zatrudnieni przy obsłudze klientów mogą być objęci zmianami dotyczącymi rozkładu czasu pracy, jeżeli wynika to z przyczyn nieprzewidzianych przy ustalaniu grafiku pracy, takich jak długotrwała, nieprzewidziana nieobecność innego pracownika. Czy pracodawca postąpił zgodnie z wytycznymi określonymi przez PIP? W świetle wyjaśnień przedstawionych przez PIP postępowanie pracodawcy należy uznać za prawidłowe. Zmiana grafiku została przewidziana w prawie wewnątrzzakładowym (regulamin pracy), dopuszczalność tej korekty ma incydentalny charakter, ponadto modyfikacja grafiku nie wynika z ponadstandardowych wymagań pracodawcy.
Przy zmianach rozkładów czasu pracy nie może być zatem mowy o dowolności - wprowadzenie swobody w tym zakresie świadczyłoby o pozorności obowiązku tworzenia grafików czasu pracy. Takie podejście godziłoby w bezpieczeństwo pracowników, temu bowiem służy opracowywanie harmonogramów.
Za dopuszczalnością zmiany regulaminu przez pracodawcę opowiedziało się także Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej (MPiPS). W piśmie Departamentu Prawa Pracy MPiPS z 18 października 2013 roku (2013/9673/5) stwierdzono, że zmiany w harmonogramach czasu pracy są dozwolone z przyczyn obiektywnych, przy czym mogą one mieć wyłącznie wyjątkowy charakter potwierdzony odpowiednimi zapisami w prawie zakładowym. Takie korekty nie mogą być uzasadnione dodatkowymi potrzebami pracodawcy. Zaznaczono jednocześnie, że przepisy kp nie wskazują, z jakim wyprzedzeniem zmiany rozkładu czasu pracy mają być dokonywane.
Istnieje możliwość zaistnienia sytuacji, w której zastosowanie 7-dniowego terminu nie będzie możliwe, choćby w przypadku choroby pracownika i konieczności jego zastępstwa. Takich zdarzeń nie można przewidzieć, a na danym stanowisku jest wymagane zachowanie ciągłości pracy. Z opinii MPiPS można wywnioskować dopuszczalność zmiany rozkładu czasu pracy bez zachowania tygodniowego terminu. Ponadto, w wyjątkowych okolicznościach, zmiana harmonogramu może być dokonana zaledwie z 1-dniowym wyprzedzeniem.
Podsumowanie: Czy pracodawca może zmienić z dnia na dzień wcześniej ustalony plan pracy?
Pracodawca jest obowiązany określić indywidualny rozkład czasu pracy dla pracownika na okres nie krótszy niż miesiąc. Grafik powinien być przekazany pracownikowi z tygodniowym wyprzedzeniem. Przepisy kp nie regulują kwestii zmiany harmonogramów w czasie ich obowiązywania, jednak w świetle wyjaśnień PIP i MPiPS takie korekty są dopuszczalne wyjątkowo - w razie zaistnienia szczególnych okoliczności. Takie zmiany mogą wynikać z wniosku pracownika, wówczas modyfikacja rozkładu czasu pracy nie wzbudza większych kontrowersji.
Pracodawca nie może, co do zasady, samodzielnie ustalić innego niż określony w regulaminie pracy harmonogramu czasu pracy. Uzasadnienie: Systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się, zgodnie z art. 150 § 1 ustawy z dnia 6 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) - dalej k.p., w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Dla wprowadzenia nowego rozkładu czasu pracy konieczna jest zatem zmiana aktu wewnątrzzakładowego, w którym dany rozkład został pierwotnie uregulowany.
Zgodnie z art. 150 § 1 Kodeksu pracy „systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, z zastrzeżeniem § 2-5 oraz art. 139 § 3 i 4”. Nadto w oparciu o § 2 „pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę systemów i rozkładów czasu pracy oraz okresów rozliczeniowych czasu pracy, może stosować okres rozliczeniowy czasu pracy, o którym mowa w art. 135 § 2 i 3 - po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy”.
Jeżeli rozkład czasu pracy został wyraźnie zastrzeżony w umowie o pracę, wówczas zmiana zastrzeżonego w tej umowie rozkładu czasu pracy wymaga wypowiedzenia przez zakład pracy warunków pracy i płacy, zgodnie z art. 42 k.p., albo porozumienia stron co do takiej zmiany. Zgodnie zatem z art. 42 § 2 i 3 k.p., wypowiedzenie warunków pracy uważa się za dokonane, jeżeli pracownikowi zaproponowano na piśmie nowe warunki. Natomiast w razie odmowy przyjęcia przez pracownika zaproponowanych warunków pracy, umowa o pracę rozwiązuje się z upływem okresu dokonanego wypowiedzenia. Jeżeli pracownik przed upływem połowy okresu wypowiedzenia nie złoży oświadczenia o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków, uważa się, że wyraził zgodę na te warunki. Pismo pracodawcy wypowiadające warunki pracy powinno zawierać pouczenie w tej sprawie. W razie braku takiego pouczenia, pracownik może do końca okresu wypowiedzenia złożyć oświadczenie o odmowie przyjęcia zaproponowanych warunków.
Pracodawca co do zasady może zmienić rozkład czasu pracy pracownika. Jeżeli jest on wskazany w regulacjach wewnętrznych, np. w regulaminie pracy, to wówczas pracodawca, aby zmienić rozkład czasu pracy pracownikowi, będzie musiał zmienić też regulamin pracy. Moim zdaniem można uznać, że nastąpiło to w ramach indywidualnego rozkładu czasu pracy. Zgodnie z art. 142 Kodeksu pracy „na pisemny wniosek pracownika pracodawca może ustalić indywidualny rozkład jego czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty”. Jeżeli na początku pracy wystąpił Pan z takim wnioskiem, a Pana rozkład czasu pracy został ustalony na piśmie, to przed pracodawcą upierałabym się, że ma Pan ustalony indywidualny czas pracy, a zatem obowiązuje on cały czas, gdyż żadne zmiany w tym zakresie (poza informacjami ustnymi) nie zostały Panu przekazane. Jeżeli nie występował Pan na piśmie do pracy o taki indywidualny rozkład czasu pracy, to myślę, że teraz jest dobra okazja do tego. Proszę powołać się przy tym na rzetelne wykonywanie obowiązków oraz długą współpracę, która Państwa łączy. Warto również wspomnieć o orzeczeniu, które Pan posiada.
Odnośnie straszenia Pana wypowiedzeniem, to wskazać należy, że nie jest to takie proste. Przede wszystkim wskazać należy, że zgodnie z art. 30 § 1 pkt. 2 „jednym ze sposobów rozwiązania stosunku pracy jest rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem przez jedną ze stron stosunku pracy”. Natomiast w oparciu o art. 30 § 4 oraz art. 38 § 1 pracodawca w sytuacji rozwiązania umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony jest obowiązany do wskazania przyczyny wypowiedzenia. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 10 maja 2000 r., sygn. akt I PKN 641/99, sprostanie wymaganiom określonym w art. 30 § 4 polega na wskazaniu przyczyny w sposób jasny, zrozumiały i dostatecznie konkretny. Dodatkowo zarówno w orzecznictwie jak i w doktrynie wskazuje się, że przyczyna wypowiedzenia musi niejako usprawiedliwiać złożone wypowiedzenie, a zatem chodzi o to, aby przyczyna wskazana na wypowiedzeniu umowy mogła być uznana za uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę zawartą na czas nieokreślony (tak m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 3 sierpnia 2007 r., sygn. akt. I PK 79/07). Zatem musi istnieć powód, dla którego pracodawca podejmuje decyzję o rozwiązaniu umowy zawartej na czas nieokreślony, a nadto powód ten powinien zasługiwać na akceptację. Zgodnie z art. Punktem wyjścia do merytorycznej oceny przyczyn wskazanych w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy o pracę jest zawsze uprzednia ocena dochowania wymogów formalnych przewidzianych w przepisach kodeksu pracy dla skutecznego rozwiązania umowy o pracę, jak również złożonego odwołania do sądu pracy. Oczywiste jest, że wypowiedzenie umowy o pracę jest zwykłym trybem rozwiązania stosunku pracy. Stąd też przyczyny uzasadniające ten tryb rozwiązania umowy podlegają mniej surowej ocenie niż ma to miejsce w przypadku rozwiązania stosunku pracy dokonanego na podstawie art. 52. Konsekwencją takiego stanowiska jest liberalizacja wymagań odnośnie do zasadności wypowiedzenia. Przyczynę wypowiedzenia może stanowić każda okoliczność pozostająca w związku ze stosunkiem pracy i to okoliczność zarówno dotycząca samego pracownika, sposobu wykonywania przez niego powierzonych obowiązków pracowniczych, jak i też okoliczność dotycząca zdarzeń niezależnych od pracownika albo od żadnej ze stron stosunku pracy. Z drugiej jednak strony trzeba mieć na uwadze, że uznanie wypowiedzenia umowy za zwykły tryb rozwiązania stosunku pracy nie oznacza przyzwolenia na arbitralne, dowolne, nieuzasadnione lub sprzeczne z zasadami współżycia społecznego wypowiedzenie umowy o pracę (tak m.in. Sąd Najwyższych w wyroku z dnia 28 października 1998 r., sygn. Wskazanie w pisemnym oświadczeniu pracodawcy przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie lub rozwiązanie umowy o pracę przesądza o tym, że spór przed sądem pracy toczy się tylko w granicach przyczyny podanej w pisemnym oświadczeniu pracodawcy. Tym samym pracodawca nie może wykazać zasadności wypowiedzenia w oparciu o inną przyczynę, niż wskazana w wypowiedzeniu (por. m.in. wyrok Sądu Najwyższego z 19 lutego 1999 r., sygn. akt I PKN 571/98). Według art. 45 § 1 istnieją dwie alternatywne przyczyny uwzględnienia roszczeń pracownika na podstawie tego przepisu - albo wypowiedzenie umowy o pracę jest nieuzasadnione, albo narusza przepisy o wypowiadaniu umów o pracę. Wobec powyższego nie musi się Pan obawiać zwolnienia. Natomiast dobrze zadbać o to, aby ten czas pracy pozostał dla Pana taki, jaki był.
#prawo pracy. Czym charakteryzuje się system równoważnego czasu pracy?
Przepisy Kodeksu pracy nie regulują możliwości i trybu zmiany grafiku wprost. Brak takiej regulacji nie oznacza jednak, że zmiana jest niedopuszczalna. Należy nadmienić, że w niektórych przypadkach dopuszczalność (a nawet konieczność) zmiany grafiku wynika wprost z przepisów, pracodawca w sytuacjach określonych w Kodeksie pracy ma bowiem obowiązek np. wyznaczyć dzień wolny za pracę w niedzielę, święto czy w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Podobnie modyfikacja rozkładu jest ustawowo uzasadniona, jeżeli pracodawca udziela pracownikowi czasu wolnego za pracę w nadgodzinach. Przy nagłych zmianach harmonogramów problematyczne staje się dotrzymanie co najmniej tygodniowego terminu, o którym mowa w art. 129 § 3 Kodeksu pracy. Jednak, jak uważa Departament Prawa Pracy Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 18 października 2013 r. w sprawie modyfikacji rozkładów czasu pracy pracowników, termin tygodnia dotyczy tylko wprowadzenia rozkładu czasu pracy, a nie jego zmiany.
Z przepisów powszechnie obowiązujących nie wynika, z jakim wyprzedzeniem mogą być dokonywane zmiany w regulaminie. Regulacja w tym zakresie może natomiast być zawarta w przepisach wewnątrzzakładowych, obowiązujących u pracodawcy, np. w regulaminie pracy. Powyższe stanowisko wyraża pogląd, że wobec braku regulacji kodeksowej, dotyczącej trybu i terminu modyfikacji rozkładów, powyższe kwestie powinny zostać określone przez pracodawcę w przepisach zakładowych - w nich pracodawca powinien wskazać przypadki uzasadniające zmianę rozkładu oraz określić termin, w jakim pracownik powinien być poinformowany o zmianie.
Ustalając wewnętrzne rozwiązania dotyczące rozkładów czasu pracy, pracodawca jest związany przepisami o czasie pracy, narzuconymi przede wszystkim kodeksem pracy, ale również np. ustawą o czasie pracy kierowców. Przepisy te wyznaczają mu wprost (np. wskazując katalog prac dopuszczalnych do wykonywania w niedziele i święta) albo - częściej - pośrednio (np. poprzez regulacje dotyczące doby pracowniczej i minimalnych odpoczynków czy też norm i ustalania wymiaru czasu pracy) granice, po których może się poruszać. Dziś wskazujemy, na co pracodawca musi zwrócić szczególną uwagę, tworząc grafiki dla swoich pracowników. 150 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1465; ost.zm. Dz.U. z 2024 r. poz. 878; dalej: k.p.). Tym samym muszą one zostać zapisane w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu o czasie pracy. Poza ww. aktami wewnętrznymi rozkład czasu pracy można wprowadzić w drodze indywidualnych uzgodnień z pracownikiem - indywidualny rozkład czasu pracy.
| System pracy | Opis | Przykład |
|---|---|---|
| Zmianowy | Pracownik cyklicznie zmienia porę wykonywania pracy (np. poranna, popołudniowa, nocna). | Pan Krzysztof pracuje w systemie zmianowym - tygodniowo zmienia się między poranną, popołudniową i nocną zmianą. System czasu pracy został określony w regulaminie pracy i nie wymaga każdorazowego ustalania zmian z pracownikami. |
| Indywidualny | Ustalany na wniosek pracownika, uwzględniający jego potrzeby. | Pani Agnieszka złożyła pisemny wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy ze względu na opiekę nad dzieckiem. Pracodawca wyraził zgodę i ustalił godziny pracy od 7:30 do 15:30, zamiast standardowych 9:00-17:00. |
| Nienormowany | Czas pracy nie jest ściśle określony, liczy się efekt pracy. | Pan Marek pracuje jako przedstawiciel handlowy i nie ma sztywno określonych godzin pracy - liczy się efekt i realizacja celów. |
Pojęcie rozkładu czasu pracy: Rozkład czasu pracy to wyznaczone poprzez pracodawcę w sposób względnie stały (w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, obwieszczeniu o czasie pracy) lub z założenia okresowo (w harmonogramie czasu pracy) nałożone na pracownika zobowiązanie dotyczące czasu realizowania zadań wynikających ze stosunku pracy.
tags: #czy #pracodawca #moze #wyznaczyc #godziny #pracy