Śmierć pracownika to trudny moment, który wymaga od pracodawcy nie tylko wrażliwości, ale też skrupulatnego dopełnienia obowiązków wymaganych przez tę sytuację. Informacja o śmierci pracownika najczęściej dociera do jego firmy wraz z dostarczeniem aktu zgonu przez rodzinę zmarłego. Jeśli jednak, z jakiegokolwiek powodu, akt ten nie zostanie dostarczony, pracodawca powinien samodzielnie wystąpić do Urzędu Stanu Cywilnego o jego odpis. To niezwykle istotne, ponieważ śmierć pracownika pociąga za sobą szereg obowiązków względem pracodawcy.
Przede wszystkim, zgodnie z art. 631 § 1 Kodeksu pracy, śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy łączącego pracodawcę i pracownika. Pracodawca ma obowiązek rozliczenia należności, które przysługują pracownikowi do dnia śmierci. W niektórych przypadkach śmierć pracownika wiąże się dla pracodawcy z obowiązkiem wypłaty odprawy pośmiertnej.
Obowiązki pracodawcy po śmierci pracownika
Pierwszym obowiązkiem pracodawcy, spoczywającym zazwyczaj na dziale kadr, w przypadku śmierci pracownika jest wystawienie świadectwa pracy. Zgodnie z przepisami należy to zrobić niezwłocznie po uzyskaniu informacji o zgonie, a następnie włączyć dokument do akt osobowych zmarłego. Pracodawca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy zmarłego pracownika, gdzie w punkcie 3 ust. c jako powód rozwiązania stosunku pracy wykazuje wygaśnięcie umowy spowodowane śmiercią pracownika. Oryginał oraz kopię dokumentu należy dołączyć do części C akt osobowych pracownika.
Dodatkowo, warto pamiętać, że osoby upoważnione do otrzymania świadczeń po zmarłym pracowniku mogą wnioskować, pisemnie lub elektronicznie, o wydanie świadectwa pracy. Z wnioskiem o wydanie przez pracodawcę świadectwa pracy może wystąpić członek rodziny zmarłego pracownika, a także inna osoba będąca spadkobiercą tego pracownika.
Rozliczenie należności i odprawa pośmiertna
Pracodawca musi rozliczyć także wszystkie należności przysługujące pracownikowi do dnia jego śmierci. I tak, będą to: wynagrodzenie za przepracowany czas, w tym ewentualne nadgodziny, a także: wszelkie premie, dodatki oraz ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Od wypłaconego rodzinie wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy nie potrąca się składek ZUS, jednak konieczne jest odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy.
Warto podkreślić, że wynagrodzenie pracownika oraz związane z nim świadczenia nie wchodzą automatycznie w skład masy spadkowej. Zgodnie z art. 631 §2 Kodeksu pracy, prawa majątkowe ze stosunku pracy po zmarłym pracowniku przechodzą, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki do uzyskania renty rodzinnej na podstawie przepisów o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Dopiero w przypadku braku takich osób, prawa te wchodzą do spadku.
Przepisy nie dookreślają terminu wypłaty powyższych należności, jednak przyjmuje się, że powinno to nastąpić niezwłocznie po ustaleniu osób uprawnionych do ich otrzymania.
Dodatkowym świadczeniem przysługującym bliskim zmarłego pracownika jest odprawa pośmiertna, której zasady reguluje art. 93 Kodeksu pracy. Prawo do jej otrzymania przysługuje tej samej grupie osób, co w przypadku wypłaty należnych świadczeń po zmarłym. Z tym, że jeśli po zmarłym pracowniku pozostała tylko jedna osoba uprawniona do odprawy, otrzymuje ona połowę należnej kwoty. Wysokość odprawy jest zależna od okresu zatrudnienia pracownika u ostatniego pracodawcy. Możliwe jest wliczenie zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy tylko w przypadku, gdy zmiana pracy nastąpiła wskutek przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę lub gdy z mocy innych przepisów nowy pracodawca jest następcą prawnym poprzedniego pracodawcy.
Co ważne, odprawa pośmiertna znajduje się w katalogu dochodów zwolnionych z podatku dochodowego, co oznacza, że nie podlega opodatkowaniu. Na koniec należy wskazać, że co do zasady, każdy pracodawca ma obowiązek jej wypłaty. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracodawca ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez firmę ubezpieczeniową nie jest niższe niż kwota odprawy. Jeśli natomiast odszkodowanie jest niższe, pracodawca ma obowiązek wyrównać różnicę między wysokością odszkodowania a należną odprawą pośmiertną.
Sprostowanie świadectwa pracy zmarłego pracownika
Przepisy kodeksu pracy i przywołanego rozporządzenia nie regulują sytuacji, gdy w świadectwie pracy zostaną wykryte błędy, a pracownik nie wystąpił z wnioskiem o ich sprostowanie w ustawowym terminie 7 dni od otrzymania dokumentu. Nie oznacza to jednak, że w takiej sytuacji świadectwo pracy ma pozostać w aktach pracownika z błędnymi informacjami.
Gdy pracownik zwraca się z prośbą o sprostowanie świadectwa pracy po tym terminie, należy zastosować - w drodze analogii - procedurę obowiązującą przy sprostowaniu świadectwa pracy. Niezależnie od czasu, w jakim pracownik znalazł błąd w wydanym świadectwie może żądać od pracodawcy jego sprostowania. Po otrzymaniu wniosku pracodawca powinien wydać nowe świadectwo pracy, zawierające informację o tym, że jest korektą poprzednio wydanego świadectwa.
W przypadku śmierci pracownika uprawniona osoba, tzn. członek rodziny czy spadkobierca może ubiegać się o wydanie świadectwa pracy (również jego sprostowania w ciągu 7 dni) po zmarłym pracowniku. Jest to dopuszczalne na mocy przepisów rozporządzenia w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania. Jeżeli świadectwo posiada uchybienia, błędy, uprawniony członek rodziny zmarłego albo inny jego spadkobierca w myśl art. 97 § 21 k.p. mogą wystąpić z wnioskiem o sprostowanie świadectwa. Pracodawca będzie miał 7 dni od otrzymania wniosku na wydanie nowego świadectwa lub zawiadomienie o negatywnym rozpatrzeniu wniosku. Należy zauważyć, że przekroczenie terminu (wskazanego w/w art k.p.) na złożenie wniosku o sprostowanie świadectwa, nie cofa prawa do jego złożenia. Zasady współżycia społecznego przemawiają wówczas za uwzględnieniem takiego wniosku i odniesieniem się do niego po rozważeniu stanu faktycznego, nawet pomimo złożenia owego wniosku po narzuconym przez ustawodawcę terminie 7 dni od dnia otrzymania przez pracownika świadectwa pracy.
Sprostowanie świadectwa pracy polega na wydaniu nowego, poprawnie przygotowanego dokumentu. Najpóźniej w dniu wydania nowego świadectwa pracy, pracodawca usuwa z akt osobowych i niszczy błędnie wydane świadectwo, a wpina do akt osobowych nowe. Sprostowanie świadectwa pracy należy wystawić jako nowy dokument z bieżącą datą. Pracodawca obowiązany jest wydać pracownikowi nowe świadectwo pracy z bieżącą datą i na aktualnie obowiązującym wzorze (bez wykazywania w treści, iż jest to korekta bądź sprostowanie). Działając na zasadzie analogii z § 7 ust. 5 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy należy usunąć z akt osobowych pracownika i zniszczyć poprzednio wydane świadectwo pracy.
Postępowanie sądowe w przypadku błędów w świadectwie pracy
W razie nieuwzględnienia wniosku o sprostowanie świadectwa pracy, pracownik ma prawo - w ciągu 7 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy - wystąpić z żądaniem jego sprostowania do sądu pracy. W postępowaniu sądowym, uregulowanym przepisami kodeksu postępowania cywilnego, dopuszczalne jest przeprowadzenie wszelkich dowodów dla wykazania okoliczności mających wpływ na prawo do świadczenia. Można to robić zarówno wtedy, gdy pracodawca wystawił świadectwo pracy, a ZUS kwestionuje jego treść, jak i wówczas, gdy taki dokument z różnych przyczyn nie może być sporządzony. Sąd ma bowiem obowiązek rozważenia na nowo całego zebranego w sprawie materiału oraz prawo do jego własnej oceny (art. 233 KPC).
ŚWIADECTWO PRACY - Business Management praca
Świadectwo pracy jest dokumentem określającym okres zatrudnienia pracownika oraz jego przebieg. Po zakończeniu umowy o pracę musi on otrzymać ten dokument. Pracownicy korzystający z powierzonego przez pracodawcę mienia (np. telefonu komórkowego) powinni rozliczyć się z nim przed rozwiązaniem stosunku pracy. Jednak nawet jeśli tego nie zrobią, pracodawca nie może uzależnić od tego faktu wydania świadectwa pracy.
Po zakończeniu roku pracodawca wystawia deklaracje PIT-11 dla osób, które otrzymały wynagrodzenie po zmarłym pracowniku. Zgłosiła się do nas małżonka naszego byłego, zmarłego pracownika. Złożyła wniosek o wydanie sprostowania do świadectwa pracy. Po pierwsze, nie mam pewności jak powinnam dokonać tego sprostowania, a po drugie. Czy mogę wydać żonie zmarłego pracownika, po wielu latach, taki dokument? Proszę o pomoc!
Świadectwo pracy sporządza się nie tylko w dniu, w którym rozwiązuje się stosunek pracy. Zgodnie z przepisami ustawy Kodeks pracy, umowa o pracę wygasa m.in. z powodu śmierci pracownika. Natomiast świadectwo pracy prostowane po latach powinno zostać sporządzone zgodnie z obowiązującym wzorem oraz aktualną datą jego sporządzenia na podstawie posiadanych przez pracodawcę dokumentów kadrowych.
Zmarłego pracownika należy wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 500 - zgon osoby ubezpieczonej.
Pracodawca jest zwolniony z obowiązku wypłaty odprawy pośmiertnej, jeżeli z własnych środków ubezpieczył pracownika na życie, a odszkodowanie wypłacone przez ubezpieczyciela nie jest niższe niż obliczona odprawa pośmiertna. Osoby uprawnione do otrzymania należności po zmarłym pracownikuŚwiadczenia związane ze stosunkiem pracy oraz odprawę pośmiertną po zmarłym pracowniku otrzymuje małżonek oraz inni członkowie rodziny spełniający warunki do uzyskania renty rodzinnej. Na pracodawcy spoczywa obowiązek, aby ustalić osoby uprawnione do otrzymanie należności po zmarłym pracowniku.
Jeżeli wśród osób uprawnionych są małoletnie dzieci, to wypłaty dokonuje się na ręce prawnego opiekuna. Pracodawca powinien uzyskać od osób uprawnionych aktualny akt potwierdzający pokrewieństwo oraz dodatkowe oświadczenia w celu opłacenia podatku za wypłatę należności. Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca ma obowiązek wystawienia i przekazania uprawnionym osobom oraz do urzędu skarbowego deklarację PIT-11.
Jeżeli do świadczeń po zmarłym pracowniku jest uprawniony tylko jeden członek rodziny, wówczas otrzymuje on połowę odprawy pośmiertnej oraz całość wynagrodzenia (ekwiwalentu za urlop, zasiłku) za przepracowany przez pracownika okres. Jeżeli nie ma żadnej osoby uprawnionej do otrzymania należności po zmarłym pracowniku, wówczas odprawy pośmiertnej pracodawca nie wypłaca nikomu i nie stanowi ona masy spadkowej. Natomiast pozostałe należności ze stosunku pracy pracodawca musi wypłacić spadkobiercom po orzeczeniu sądu o nabyciu spadku.
Wobec powyższego Grant Thornton nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek straty powstałe w wyniku czynności podjętych lub zaniechanych na podstawie niniejszej publikacji. Jeżeli są Państwo zainteresowani dokładniejszym omówieniem niektórych kwestii poruszonych w bieżącym numerze „Newslettera”, zachęcamy do kontaktu i nawiązania współpracy.
tags: #czy #pracodawca #moze #skorygowac #swiadectwo #pracy